AI機能搭載のWeb会議システムを比較！AIの活用方法や運用のコツも紹介

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■AI機能の種類別

• 議事録の自動作成・要約：RemoteMeeting、U、ZoomRooms
• リアルタイム翻訳：U、Secure Meet
• ノイズ除去・音声と映像の品質向上：U

■提供形態別

• クラウド型：Zoom Workplace、RemoteMeeting、U
• オンプレミスにも対応する型：Secure Meet、pexip

Web会議システムのAI機能でできること

Web会議のAI機能は、会議中の音声や映像を解析して、記録や聞き取りを補助する働きをします。まずは代表的な3種類の機能と、それぞれの使い道を押さえましょう。

議事録の自動作成と要約

議事録の自動作成とは、AIが会議の音声を文字に起こし、要点を短くまとめる機能です。発言者ごとの文字起こしや、決定事項の抜き出しに対応する製品もあります。

議事録担当者が発言を追いながらメモを取る負担を軽くできます。ただし、文字起こしの結果には誤りが含まれる場合があるため、共有する前に人が確認する工程を設けておく必要があります。

翻訳字幕とリアルタイム通訳の補助

翻訳字幕は、発言をリアルタイムで文字にして画面に表示し、必要に応じて別の言語へ翻訳する機能です。海外拠点との会議や、外国籍の参加者がいる会議で役立ちます。

対応する言語の数や字幕の表示方法は、製品によって異なります。専門用語や固有名詞は誤訳される可能性があるため、重要な会議では通訳者の併用も検討しましょう。

ノイズ除去と映像補正

ノイズ除去は、マイクが拾う生活音や空調音を抑える機能です。映像補正は、背景のぼかしや照明の明るさ調整を行い、自宅や共用スペースから参加する際の聞き取りやすさと見え方を整えます。

処理を端末側で行う製品と、サービス側で行う製品があり、端末の負荷に影響する場合があります。参加者のパソコンの性能もあわせて確認しておくと安心です。

AI機能搭載のWeb会議システムを比較するポイント

AI機能は名称が似ていても、できる範囲や条件が異なります。製品を比べる際は、次の3つの点を具体的に確認しておくと、導入後の食い違いを防げます。

対応言語と話者の識別範囲

文字起こしや翻訳に対応する言語は、日本語を含むかどうかだけでなく、専門用語への対応も確認が必要です。複数人が同時に話した場合に、発言者を区別して記録できるかも比べておきます。

用語を登録して認識を補正できる機能があると、社内特有の言葉が多い会議でも修正の手間を抑えられる可能性があります。無料トライアルがあれば、実際の会議の音声で試す方法が有効です。

AI機能の料金と提供範囲

AI機能が標準で使えるのか、上位プランやオプションの追加が必要なのかは、費用に直結します。利用できる回数や録音の時間に上限が設けられている場合もあります。

AIを使える対象が参加者全員なのか、主催者のみなのかも確認が必要です。見積もりを依頼する際は、AIを使う人数と頻度を伝えて、条件を明確にしておきましょう。

データの取り扱いと保存先

AIが処理する会議の音声や文字データが、どこに保存され、どのくらいの期間保持されるかは重要な確認項目です。入力したデータがAIの学習に使われるかどうかも、製品によって扱いが異なります。

機密性の高い会議を行う場合は、データの保存先の国や地域、削除の方法も確認します。判断が難しいときは、情報システム部門やセキュリティ担当者に相談しましょう。

会議の流れに沿ったAIの活用方法

AIは、会議の前、会議中、会議後のそれぞれの場面で使い道があります。流れに沿って活用すると、導入の効果を実感しやすくなり、社内にも定着しやすくなります。

会議前はアジェンダ共有で下準備する

会議の目的や議題を事前に共有しておくと、AIの要約も議題に沿った形で整理されやすくなります。議題ごとに発言が分かれるよう、進行の順序もあらかじめ決めておきます。

固有名詞や製品名は、用語登録ができる製品なら事前に登録しておきます。こうした下準備を行うことで、会議後の修正作業を減らす効果が期待できます。

会議中は字幕とメモで聞き逃しを減らす

リアルタイムの字幕を表示すると、聞き取りにくい発言や早口の発言を文字で確認できます。聴覚に不安のある参加者や、母語が異なる参加者の理解を助けるうえでも有効です。

議事録の記録をAIに任せると、参加者は議論そのものに集中しやすくなります。ただし、AIによる記録を使う場合は、参加者への事前の周知が欠かせません。

会議後は要約とタスクを共有する

会議が終わったら、AIが作成した要約を参加者や欠席者に共有します。決定事項、担当者、期限を一覧にして展開すると、会議後の動き出しが早くなります。

要約をそのまま転送せず、主催者が内容を確認してから共有しましょう。誤りを見つけた場合は、元の文字起こしにさかのぼって修正する運用が望ましいです。

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AIを使い続けるための運用のコツ

AI機能は、導入しただけでは社内に定着しません。誤りを確認する手順や利用ルールを決めておくと、安定して使い続けられます。ここでは運用で押さえたい3つの点を紹介します。

誤認識を前提とした確認の手順の整備

AIの文字起こしや翻訳には、聞き間違いや誤訳が起こる可能性があります。人名、金額、日付などの重要な情報は、人が確認するルールにしておきましょう。

確認の担当者を1人に固定すると属人化します。会議ごとの持ち回りにして、確認のポイントをまとめたメモを共有しておくと、誰が担当しても一定の水準で見直せます。

録音や文字起こしの同意と周知

会議を録音したり文字に起こしたりする場合は、参加者に事前に知らせることが大切です。社外の参加者がいる会議では、通知の方法や同意の取り方も決めておきます。

社内のルールとして、AIで記録してよい会議の種類を整理しておくと迷いません。個人情報を扱う会議では、情報システム部門への確認も行いましょう。

閲覧権限と保存期間の管理

AIが作成した議事録や要約は、誰が閲覧できるかを設定します。人事や経営に関わる会議の記録は、閲覧できる人を限定する運用が必要です。

保存期間を決めずに放置すると、不要な情報が蓄積していきます。定期的に見直し、不要になったデータを削除する手順を整えておきましょう。

AI機能の効果が出やすい会議と出にくい会議

AI機能は、すべての会議で同じように役立つわけではありません。会議の種類によって向き不向きがあるため、使う場面を選ぶと、効果を実感しやすくなります。

定例会議や報告会での使いどころ

議題や参加者が決まっている定例会議や報告会は、AIの文字起こしや要約を使いやすい場面です。話の流れが整理されているため、要約の内容も読み取りやすくなる傾向があります。

毎回同じ形式の議事録が必要な会議では、要約の出力形式をそろえておくと、記録の蓄積や検索にも役立ちます。担当者の交代時にも引き継ぎやすくなります。

議論が活発な会議や機密性の高い会議での注意

発言が重なる議論の場では、発言者の識別や文字起こしの精度が下がる可能性があります。ブレインストーミングのような自由な会議では、AIの記録に頼りすぎないことも大切です。

人事評価や経営判断など機密性の高い会議では、AIによる記録そのものを行わない選択もあります。社内の情報管理ルールに照らして、使ってよい範囲を決めておきましょう。

AI機能の導入前に確認したいこと

導入後のトラブルを防ぐには、機能だけでなく、既存ツールとの関係や試用の方法もあわせて確認しておくことが重要です。比較検討の最後に見直したい2点を整理します。

既存の会議ツールとの併用可否

すでに別のWeb会議ツールを使っている場合は、AI機能を追加できるのか、別のツールを併用するのかを整理します。ツールが分かれると、参加者の混乱や費用の重複を招く場合があります。

カレンダーやチャットとの連携の有無も確認しておくと、会議の設定から記録の共有までを一連の流れでつなげられます。管理者の作業負担も、あわせて見積もっておきましょう。

試用による効果の確認方法

無料トライアルやデモでは、実際の会議の音声を使って、文字起こしの精度や要約の内容を確かめます。同じ会議の録音を複数の製品で比べると、違いを把握しやすくなります。

確認の際は、修正にかかった時間や、要約の読みやすさも記録しておきます。記録をもとに比べると、導入を判断する場面で社内への説明もしやすくなります。

AI機能を備えたWeb会議システムの一覧

議事録の作成や翻訳、ノイズ除去といったAI機能と、提供形態の違いが分かるように、掲載製品の特徴を一覧にまとめました。

AI機能の違いで見るWeb会議システム

会議の最中や終了後に使えるAI機能を搭載した製品を取り上げます。議事録、翻訳、ノイズ除去のどれを重視するかにあわせて比べてみてください。

まとめ

AI機能搭載のWeb会議システムは、議事録の自動作成や翻訳字幕などで会議の手間を減らせます。比較する際は、対応言語、料金の範囲、データの扱いを具体的に確認することが大切です。運用では誤認識の確認と周知のルールを整えて、継続して使える形を目指しましょう。気になる方は、資料請求で各社のAI機能を比べてみてください。