Web会議システムの構築手順！会議室の整備から社内展開まで

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■構築の範囲別

• 自社サーバに構築するオンプレミス型：BOSCH会議システム、FreshVoice(フレッシュボイス)
• すぐに使い始められるクラウド型：Zoom、GoogleMeet、V-CUBEミーティング

■会議室の整備別

• 会議室の機器とあわせて導入できる製品：BOSCH会議システム、ZoomRooms、遠隔会議システム/アストロサーブ、KAIGIOCAM360、ClickShare、PolyStudio、RICOHMeeting360V1
• 各自のパソコンやスマートフォンで参加する製品：Zoom、GoogleMeet

Web会議システムの構築は範囲の見極めから始まる

構築という言葉は、サービスの契約から自社サーバの設置まで、幅広い作業を指します。最初に、自社が行う作業の範囲を決めると、後の計画が立てやすくなります。範囲があいまいなまま進めると、費用や期間の見積もりが後から大きく変わる場合があります。

クラウド型を使い始める場合の作業

クラウド型は、提供会社のサーバを利用するため、自社でサーバを用意する必要がありません。アカウントの発行、利用者の登録、基本設定を行えば、短期間で使い始められます。

ただし、手軽な反面、細かな設定や機能の追加は、提供会社の仕様の範囲に限られます。社内ルールに必要な設定が可能かどうかを、事前に確認しておきましょう。

オンプレミス型で自社に構築する場合の作業

オンプレミス型は、自社のサーバにソフトウェアを導入して、社内ネットワークで運用する形です。サーバの調達、ソフトウェアの設定、ネットワークの設計など、作業の範囲が広くなります。

通信経路を自社で管理できる利点がありますが、構築や保守を担える人材が必要です。構築を支援する事業者へ依頼する方法も、選択肢に入れておきましょう。

会議室の機器を整備する場合の作業

会議室に大型の画面、カメラ、マイク、スピーカーを設置する場合は、機器の選定と配線、設置工事が加わります。Web会議のソフトと機器の組み合わせによって、使える機能が変わる場合もあります。

会議室の広さや参加人数によって、必要な機器は変わります。まず1部屋で試し、使い勝手を確認してから広げる進め方が現実的です。一度に全部屋へ導入すると、設計の誤りが全体に及ぶおそれがあります。

会議の使い方からWeb会議の要件を決める

機能の多さで選ぶと、使わない機能に費用がかかる場合があります。実際の会議の使い方を洗い出して、必要な要件を決めましょう。

参加人数と社外の参加者の有無

1回の会議に参加する最大人数と、社外の参加者がいるかどうかは、製品選びの基本です。社外の参加者が多い場合は、URLを共有するだけで参加できる方式が適しています。

同時に開催する会議の数も確認します。部署ごとに会議の時間帯が重なりやすい場合は、特に注意が必要です。複数の会議が重なる時間帯に、接続の上限を超えないかを見積もっておきましょう。

会議室と在宅勤務を組み合わせた会議

会議室と在宅の参加者が混在するハイブリッド会議では、会議室側の音声や映像の品質が重要です。会議室のマイクが発言を拾えないと、在宅の参加者が議論についていけなくなります。

在宅の参加者の発言が、会議室でも聞き取りやすいかも確認します。双方の環境を想定して、必要な機器を検討しましょう。

録画、チャット、画面共有の必要性

録画、チャット、画面共有、資料の共有など、使いたい機能を一覧にします。必須の機能と、あれば便利な機能を分けて整理すると、製品を比較するときの基準を明確にできます。

録画データの保存先や、保存できる時間の上限もあわせて確認しておきます。機能によっては、上位のプランでのみ使える場合があります。見積もりの段階で、必要な機能がすべて含まれているかを確認しましょう。

会議室の機器とネットワークの整備

Web会議の品質は、ソフトだけでなく、機器と通信環境に大きく左右されます。音声や映像のトラブルを防ぐため、基盤の整備を丁寧に行います。

カメラ、マイク、スピーカーの選び方

会議室の広さと人数に応じて、カメラの画角やマイクの集音範囲を選びます。複数人が話す会議室では、全員の声を拾える設計が必要です。

機器とWeb会議のソフトの相性が合わないと、うまく動作しない場合があります。導入するソフトの動作確認済みの機器を、提供会社に確認しましょう。

有線接続と通信の帯域の確保

安定した会議には、十分な通信の帯域が欠かせません。会議室のパソコンや機器は、無線よりも有線のLAN接続のほうが、通信が安定しやすい傾向にあります。

同時に多くの人が利用する時間帯の通信量も見積もります。必要に応じて、会議用のネットワークを分けることも検討しましょう。

ファイアウォールの設定と接続テスト

社内のセキュリティ機器が、Web会議の通信を遮断する場合があります。接続に必要な通信の許可設定を、情報システム部門に依頼します。

設定後は、社内の複数の場所や、社外のネットワークから接続テストを行います。この作業は専門知識を要するため、担当部門や専門事業者と進めてください。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb会議の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

アカウントと権限、セキュリティの設定

Web会議システムは、社外ともつながるため、設定を誤ると情報漏えいにつながるおそれがあります。利用者の管理と会議の保護設定は、構築時に決めておきます。

利用者アカウントの発行と管理の方法

利用者の登録は、1人ずつ行う方法と、既存の社内アカウントと連携する方法があります。人数が多い場合は、連携して一括で管理するほうが、入社や退職の際の更新漏れを防げます。

管理者の権限を持つ人は、必要最小限にします。管理者が1人だけだと不在時に対応が止まるため、複数人で担当する体制が望ましいです。権限の付与と解除の記録も残しておくと、後から確認できます。

会議の保護設定と録画の扱い

会議への参加にパスコードを設定し、参加前に主催者が承認する待機室を使うと、第三者の入室を防ぎやすくなります。画面共有の権限も、主催者のみに設定しておく方法があります。

録画データの保存先と閲覧できる人を決めます。録画する際は、参加者への事前の周知もルールとして定めておきましょう。

Web会議を構築した後の運用と障害対策

Web会議は、構築して終わりではなく、日々の運用が品質を左右します。会議中のトラブルに備えた体制を、構築の段階から用意しておきましょう。

会議中のトラブルに備えた連絡手段

会議中に音声や映像が途切れた場合に備えて、代わりの連絡手段を決めておきます。チャットや電話など、複数の手段を用意しておくと、会議を止めずに対処できます。

トラブルの原因は、ネットワーク、端末、サービス側など複数の可能性があります。切り分けの手順を一覧にして共有しておくと、担当者の対応が早まります。

ソフトの更新と機器のメンテナンス

Web会議のソフトは、新機能の提供や不具合の解消を目的に、定期的に更新されます。更新の際は、会議室の機器との組み合わせで動作に問題が出ないかを確認してから適用します。

カメラやマイクなどの機器も、経年で故障する場合があります。定期的な点検の時期を決め、予備の機器を用意しておくと安心です。

試験運用から社内展開までの進め方

構築が終わったら、いきなり全社へ広げず、段階的に展開します。小さく始めて、改善しながら広げると、トラブルを抑えられます。

一部の部署での試験運用

最初に、特定の部署や拠点で試験的に運用します。実際の会議で使って、音声の品質、操作のしやすさ、設定の過不足を確認します。

試験の参加者から意見を集めて、一覧にします。出てきた課題を解消してから、次の段階へ進みましょう。

マニュアルと問い合わせ窓口の準備

参加方法、マイクやカメラの設定、トラブル時の対処を、画面つきのマニュアルにまとめます。問い合わせの窓口を決め、よくある質問を共有する仕組みも用意します。

窓口は特定の担当者に集中させず、複数人で対応できる体制にします。手順を文書にしておくと、担当者が交代しても運用が続きます。マニュアルは、利用者の声をもとに定期的に更新しましょう。

利用状況の確認と継続的な見直し

展開後は、利用回数や参加人数、接続の失敗の報告などを定期的に確認します。利用が少ない部署には、原因を聞いて、使い方の説明や設定の見直しを行います。

利用者の増加に応じて、契約のプランや機器の追加も見直します。半年から1年ごとなど、見直しの時期を決めておくと、運用が安定します。

構築方法別のWeb会議システム一覧

クラウド型、オンプレミス型、会議室向けの機器と、構築の進め方ごとに選べる製品を、特徴とあわせて一覧にまとめました。

構築の進め方にあわせた会議製品

会議室の機器まで整える製品から、手軽に始められるクラウド型、自社に設置するオンプレミス型までを紹介します。社内の環境と予算にあわせて組み合わせてください。

BOSCH会議システム

株式会社東和エンジニアリング

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《BOSCH会議システム》のPOINT

1. 豊富なラインナップでニーズに合わせた最適な会議システムを構築
2. 高い収音性と明瞭な音声でスムーズなコミュニケーションを実現
3. オンライン会議やICTシステム、同時通訳システムとの連携が可能

まとめ

Web会議システムの構築は、クラウド型の利用開始から自社サーバへの構築まで、範囲によって作業が大きく異なります。会議の使い方から要件を決め、機器とネットワーク、権限の設定を整えましょう。小さく試してから社内に広げると、トラブルを抑えられます。構築の範囲にあう製品は、資料請求で比べてみてください。