ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用の中心となる業務別
- シフトの作成と配布が中心：Qolus（コーラス）、Optamo、勤務シフト作成お助けマン、KAKERUシフト管理、oplus
- 業務量を踏まえた人員配置まで：ハイソルシフト
- 作業の割り当てまで：ハイソルシフト、作業割当AId
- 勤怠実績の集計と管理まで：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠、oplus
- ■使い始めの支援別
- 初期設定の代行・設定支援あり：ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、ジンジャー勤怠
- 操作説明・マニュアルなどのサポートあり：KING OF TIME、勤務シフト作成お助けマン、KAKERUシフト管理、oplus
WFMを使い始める前の初期設定
WFMは、自社の組織や勤務ルールを登録して初めて正しいシフト案を出せます。設定は一度で終わらせようとせず、まず主要な拠点で登録し、運用しながら補うと進めやすくなります。最初に登録する3つの情報を確認しましょう。
拠点・職種・スキルの登録
最初に、拠点や部署、職種と、従業員ごとのスキルや資格を登録します。レジ担当、調理、フォークリフト運転などの区分を決め、誰がどの業務に入れるかをシステムに覚えさせる作業です。
スキルの区分を細かくしすぎると、登録と更新の手間が増えます。まずは、シフトを組むときに実際に確認している条件だけに絞りましょう。区分の一覧を現場の責任者と一緒に作れば、抜けや重複も防げます。
勤務パターンと労務ルールの登録
次に、早番や遅番、夜勤といった勤務パターンと、連続勤務の上限や休憩時間などの労務ルールを登録します。ルールを登録しておくと、条件に反するシフトを作成時に警告で知らせる製品があります。
ルールは、就業規則や労使協定の内容を人事担当が確認したうえで登録しましょう。拠点ごとに異なるルールがある場合は、全社共通の設定と拠点別の設定を分けて管理すると、変更時の修正漏れを防げます。現場ごとの暗黙のルールも洗い出しておくと、シフト案の手直しが減ります。例えば「新人と新人だけの組み合わせにしない」といった条件です。
必要人数の基準づくり
WFMの特徴は、時間帯ごとの必要人数を決めてからシフトを組む点です。売上や来店客数、受注件数などの業務量データと、1人あたりで処理できる量から、必要人数の基準を作ります。
最初から精度の高い基準を作るのは難しいため、過去の実績や現場の感覚をもとに仮の値を入れて始める方法もあります。曜日や時間帯、イベントの有無など、業務量が変わる要因ごとに基準を分けておくと、後で見直す際に原因を特定しやすくなります。後の章で触れる振り返りで、少しずつ実態に近づけましょう。
シフト管理・人員計画（WFM）の1か月の使い方
初期設定が終わったら、毎月のシフト作成をWFMで回します。ここでは月単位でシフトを作る職場を例に、1か月の使い方を3つの場面に分けて紹介します。週単位で作る職場でも、流れは同じです。
希望の回収と締め切りの管理
まず、スタッフから翌月の勤務希望や休み希望を集めます。WFMでは、スタッフが自分のスマートフォンから提出し、管理者が画面で提出状況を確認できる製品があります。
締め切りの数日前に未提出者へ通知を送る設定にしておくと、催促の手間を減らせます。締め切り後に届いた希望をどう扱うかも、あらかじめルールとして周知しておきましょう。
シフト案の作成と調整
希望がそろったら、必要人数の基準と希望をもとにシフト案を作成します。自動作成機能がある製品では、条件を満たす案を出したうえで、管理者が個別の事情を反映して手直しします。
調整の際は、時間帯ごとの過不足や人件費の見込みを画面で確認しながら進めます。不足が残る枠は、応援を頼める他拠点のスタッフや追加募集で埋める方法を検討しましょう。反対に人が余る時間帯は、勤務時間を短くしたり、別の業務を割り当てたりして調整します。手直しした理由をメモに残すと、翌月の条件設定に活かせます。
公開後の変更と欠員への対応
シフトを確定して公開した後も、急な欠勤や交代の依頼は発生します。WFMでは、変更内容をスタッフへ通知したり、空いた枠の代わりを募集したりできる製品があります。
変更の承認者を決めずに運用すると、どの版が最新か分からなくなるおそれがあります。変更の履歴が残る製品であれば、誰がいつ変更したかを後から確認できます。交代はスタッフ同士の合意に加えて管理者の承認を必須にするなど、変更の手順を決めておきましょう。
本部・店長・スタッフごとのWFMの使い方
WFMは、立場によって使う画面と目的が異なります。それぞれの役割を決めておかないと、設定の変更や確認が特定の人に偏ります。本部、現場の管理者、スタッフの使い方を整理しましょう。
本部・人事担当の使い方
本部や人事担当は、勤務ルールや必要人数の基準、権限の設定といった全社共通の設定を管理します。複数拠点の人件費や残業時間を一覧で確認し、基準から外れている拠点に改善を促すのも役割です。
法改正や就業規則の変更があった際に、ルール設定を更新するのも本部の仕事です。更新内容と時期を記録し、各拠点に周知する手順を決めておくと、拠点ごとの対応のばらつきを防げます。
店長・現場管理者の使い方
店長や現場の管理者は、希望の回収からシフトの確定、公開後の変更対応までを担います。日々の業務では、当日の出勤状況と予定の差を確認し、不足があれば応援や残業で調整します。
管理者が1人だけだと、休暇中にシフトの確定や変更の承認が止まるおそれがあります。副店長やリーダーにも代行できる権限を付け、操作手順を共有しておきましょう。
スタッフの使い方
スタッフは、スマートフォンやパソコンから勤務希望を提出し、確定したシフトや変更の通知を確認します。交代の申請や、空いた枠への応募をシステム上で行う使い方もあります。
スタッフの操作は、最初の数回でつまずくと紙やメッセージアプリでの提出に戻りがちです。提出の手順を1枚の資料にまとめて配ったり、店内で操作を案内する時間を設けたりする工夫が有効です。初回の提出期間だけは紙での提出も受け付け、管理者が代わりに入力するといった移行期間を設ける方法もあります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でシフト管理・人員計画システム（WFM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
実績を振り返って人員計画に戻す使い方
WFMは、シフトを作るだけでなく、実績を振り返って次の計画を改善するところまで使うと効果を確かめやすくなります。月末や月初に行いたい振り返りの手順を紹介します。
予定と実績の差を確認する
月末には、計画したシフトと実際の勤務時間、時間帯ごとの必要人数と実際の人数を比べます。勤怠管理システムと連携している場合は、打刻データを取り込んで差を確認できる製品があります。
差が大きかった日は、天候やイベント、急な欠勤など理由をメモしておきます。理由が記録されていれば、翌年の同じ時期に計画を立てる際の参考資料として使えるでしょう。人件費の予算と実績の差も確認し、超過した場合は原因が残業か応援かを分けて見ると、対策を立てやすくなります。
必要人数の基準を見直す
振り返りの結果をもとに、時間帯ごとの必要人数の基準や、1人あたりの処理量の値を見直します。人が余った時間帯と足りなかった時間帯が続けて同じ傾向を示すなら、基準を調整する目安です。
見直しは本部と店長が一緒に行い、変更した理由を記録に残しましょう。基準を変えた翌月の結果を確認する流れを繰り返すことで、計画の精度を上げられます。
WFMが現場で使われなくなる原因と対策
導入直後は使われていても、数か月後に紙やExcelでの調整が復活するケースがあります。原因は一つではなく、設定と運用の両方が関係します。代表的な2つの状況と対策を確認しましょう。
例外を手作業で直す運用が残る
システムに登録したルールが実際の現場の条件とずれていると、管理者は毎回シフト案を大きく手直しする必要が生じます。手間が減らないと感じると、以前のExcelに戻るきっかけにもなりかねません。
対策として、手直しの内容を記録し、繰り返し出てくる条件をルールとして追加登録しましょう。システムで表現できない条件がある場合は、提供会社に設定方法を相談するのも一つの方法です。
設定を変更できる人が限られる
設定に詳しい担当者が1人だけだと、異動や退職をきっかけにルールや基準が更新されなくなるおそれがあります。古い設定のまま使い続けると、シフト案の質が下がります。
設定の手順書と変更履歴を残し、本部と現場の複数人が設定を確認できる状態にしておきましょう。導入時に提供会社の操作研修を受けられる場合は、複数の担当者で参加しておくと引き継ぎが円滑です。
運用の流れで比べるWFM製品一覧
希望の回収からシフト作成、実績の振り返り、使い始めの支援まで、日々の使い方に関わる特徴を製品ごとにまとめました。自社の運用で重視したい場面と照らしあわせてご覧ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | 希望シフトの収集から自動作成、勤怠実績の集計まで対応。初期設定代行サポート（有償）あり |
| KING OF TIME | シフト作成と勤怠管理を一元化。各種マニュアルや設定・運用に関するサポートを提供 |
| Qolus（コーラス） | パターンシフトとフリーシフトが混在する職場でも、希望やスキルを考慮して自動作成 |
| ジンジャー勤怠 | 希望シフトの収集・承認から勤怠集計、給与計算との連携まで対応。導入時の設定支援も用意 |
| Optamo | スキルや勤務条件を考慮してシフトを最適化。公平な人員配置とシフト作成の効率化を支援 |
| 勤務シフト作成お助けマン | 希望の収集、条件設定、自動作成、微修正の4工程でシフトを作成。操作説明も充実 |
| KAKERUシフト管理 | スタッフはLINEでシフトを提出。期限の自動リマインドや希望の自動転記に対応 |
| oplus | 希望シフトの自動転記やスタッフへの連絡、シフト作成から勤怠管理までを一元化 |
| ハイソルシフト | 売上・客数などの業務量を踏まえたモデルシフトの作成と、店舗間の人員過不足の把握を支援 |
| 作業割当AId | 作業計画とスタッフの能力・勤務条件をもとに、作業割当表を自動作成 |
毎月の運用を回しやすいWFM製品
初期設定のしやすさや、希望の回収から実績の振り返りまでどの場面を支援するかに注目して、使い方を具体的にイメージしやすい製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シフトの募集から作成・確定、勤怠実績の集計までを一元管理するクラウド型システムです。スタッフの希望シフトを作成画面に表示しながら調整でき、曜日ごとの必要人数とシフトパターンを設定した自動作成にも対応。人員の過不足判定や予実管理などの機能も備えています。就業規則にあわせた初期設定代行サポート（有償）があり、お試し期間中も電話・メール・チャットによるサポートを利用できます。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- パターン登録数無制限。様々な働き方に対応します。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、シフト作成と勤怠実績の管理をまとめて効率化したい企業向けのクラウド型勤怠管理システムです。さまざまな勤務パターンを登録でき、従業員の希望シフトを踏まえた勤務予定の作成に対応。打刻データと勤務予定を管理し、遅刻や早退、残業時間などの勤務状況も把握できます。導入時や運用開始後に利用できる各種マニュアルやサポートも用意されており、自社の就業ルールにあわせた運用を進められます。
Qolus（コーラス）
- フリー（時間帯）とパターンシフト（日勤、夜勤）を自動作成！
- メンバー間の勤務調整、店舗間調整と複数店舗管理の効率化！
- いつでも、どこからでも簡単に勤務希望の提出と勤務表の確認！
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、パターン勤務とフリーシフトが混在する職場に適したクラウド型の勤務シフト作成サービスです。日勤・夜勤などの勤務パターンと、時間帯を自由に指定するシフトの両方に対応し、従業員の希望やスキル、雇用形態などを考慮してシフトを自動作成します。複数拠点間の勤務調整や応援管理にも対応。従業員はスマートデバイスから勤務希望を提出し、確定した勤務表を確認できます。
ジンジャー勤怠
- 給与システムとの連携も簡単！
- アプリも対応！スマホやタブレットで簡単操作
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、シフト管理から勤怠集計、給与計算との連携までを効率化したい企業向けのクラウド型勤怠管理システムです。従業員の希望シフトの収集や申請・承認に対応し、シフト制や夜勤、変形労働時間制など多様な勤務形態を管理できます。スマートフォンやタブレットによる打刻にも対応し、集計した勤怠データはジンジャー給与との連携が可能。導入時の設定支援も用意されており、自社の就業ルールにあわせた運用開始を支援します。
Optamo
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、従業員のスキルや勤務条件を考慮し、公平な勤務シフトを作成したい企業向けのクラウドサービスです。スタッフごとの勤務条件や必要な人員数などを設定し、最適化技術を活用して勤務シフトを自動作成します。複雑な条件を考慮した人員配置を支援するため、管理者が手作業でシフトを調整する負担を軽減。勤務条件の偏りや過重労働の防止にもつながり、働きやすい職場環境の整備を後押しします。
勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2か月間の無料トライアル中も本契約と同じ機能・サポート付き。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、複雑な勤務条件を考慮したシフト作成を自動化するクラウドサービスです。スタッフの勤務希望の収集、勤務条件の設定、自動作成、微修正という4つの工程でシフトを仕上げます。スマートフォンを持たないスタッフの希望は管理者が代理入力でき、完成したシフトはスマートフォンで確認可能。電話・メール・チャット・Web会議による操作説明やマニュアルも用意されており、使い始めの負担を軽減できます。
KAKERUシフト管理
- 「LINE」でシフト提出・確認
- マニュアル不要のシンプル機能
- 最大60日間無料で無料トライアル可能！
株式会社ミライクが提供する「KAKERUシフト管理」は、LINEを使ったシフトの提出・確認によって、スタッフと管理者の負担を減らすクラウド型サービスです。スタッフは専用アプリを使わずにLINEから勤務希望を提出でき、登録したパターンを選べば1クリックで提出が完了。提出期限には自動でリマインドが届きます。管理者側では提出されたシフトが自動転記され、必要人数に対する過不足も画面上で確認可能。希望回収や転記、スタッフへの催促を効率化したい職場に適しています。
oplus
- スマホやPCからシフトを提出・編集
- 条件に応じたシフトをAIを活用して自動作成
- 多彩な勤怠・労務管理サービスとの外部連携
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、毎月の希望シフトの回収から作成・共有、勤怠管理までを一元化するクラウド型サービスです。スタッフが提出した勤務希望は管理画面へ自動転記され、手入力による集計の負担を軽減します。スタッフへの一斉連絡に使えるメガホン機能も搭載しており、希望提出の締め切りなどを指定したタイミングで通知可能。日別のシフト画面では時間帯ごとの配置状況を確認でき、管理者による人員調整やシフト管理を支援します。
ハイソルシフト （HRソリューションズ株式会社）
- 売上・客数でモデルシフトし、人件費を適正化。
- 店舗間でシフト共有、人手過不足と労働力を可視化。
- 留学生・扶養内勤務者の労働時間をアラート管理
作業割当AId （株式会社リテイルサイエンス）
- マルチジョブ化・人時売上・残業可視化を低コストで実現。
- スマホ完結のシフト管理で、現場と本部の連携を強化。
- 設定上限時間超えシフトにアラート表示で残業代を抑制。
まとめ
WFMの使い方は、拠点やスキル、勤務ルール、必要人数の基準を登録する初期設定から始まります。その後は、希望の回収、シフト案の作成と調整、公開後の変更対応、実績の振り返りを毎月繰り返すのが基本です。本部・店長・スタッフの役割を分け、設定を複数人で管理すると運用が定着しやすくなります。自社の運用にあうシフト管理・人員計画（WFM）を選ぶために、資料請求で設定支援や研修の有無も比較してください。
