ワークフローシステムとは
ワークフローシステムという言葉は聞いたことがあっても、具体的にどのような仕組みかを説明できる方は多くありません。まずは基本的な定義と、従来の紙運用との違いを整理します。
申請から承認までを電子化する仕組み
ワークフローシステムとは、稟議書や経費精算書などの申請書類を電子データとして作成するシステムです。あらかじめ設定した承認ルートに沿って処理を進められます。申請者が入力した内容は自動的に次の承認者へ通知され、承認や差し戻しの操作もシステム上で完結します。
従来の紙の稟議では、書類を手渡しや郵送で回す必要があり、承認者が不在の場合は処理が止まってしまう場合があります。電子化によって場所を問わず承認操作ができるようになり、処理のスピードが改善しやすくなります。
紙運用との違い
紙の申請では、書類の紛失や記入漏れ、押印忘れといった事務的なミスが発生する場合があります。ワークフローシステムでは入力必須項目を設定できるため、記入漏れのまま申請が進んでしまう事態を防ぎやすくなります。
また紙の書類は保管や検索に手間がかかりますが、電子データであれば申請日や部署などの条件で検索できます。監査や内部統制の対応時にも、過去の記録を確認しやすくなります。承認履歴も自動的に記録されます。保管場所を確保する必要がなくなる点も、紙運用との大きな違いです。
ワークフローシステムが必要とされる背景
多くの企業で申請業務の電子化が検討される背景には、働き方の変化や内部統制への対応があります。ここでは代表的な背景を2つの観点から確認します。
働き方の変化への対応
テレワークや在宅勤務が広がる中で、押印や書類回覧のために出社が必要になるという課題が指摘されるようになりました。ワークフローシステムを導入すると、承認業務を社外からでも行えるようになり、出社の必要性を減らせる場合があります。
営業や出張が多い担当者にとっても、外出先からスマートフォンで承認できる環境は業務の停滞を防ぐ助けになります。承認者の所在にかかわらず、申請から承認までの流れを進められる点が特徴です。
内部統制と監査対応
企業規模が大きくなるほど、誰がいつ何を承認したかという記録を残す重要性が高まります。ワークフローシステムは承認ルートと承認履歴を自動で記録するため、内部統制の観点で求められる証跡管理に役立つ場合があります。
監査の際に紙の書類を1件ずつ探す作業は負担になりますが、システム上で検索できれば確認にかかる時間を短縮しやすくなります。承認者や承認日時の抜け漏れも防ぎやすくなるため、内部監査だけでなく外部監査への対応でも証跡を示しやすくなります。
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには申請書の作成から承認ルートの設定まで、複数の機能が備わっています。ここでは代表的な機能を整理し、業務のどの部分に対応するのかを確認します。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 申請書テンプレート作成 | 稟議書や経費精算書などの項目を統一し、入力形式を指定できる |
| 承認ルートの自動設定 | 申請内容や金額に応じて承認者を自動で振り分け、代理承認にも対応する |
申請書テンプレートの作成機能
ワークフローシステムには、稟議書や経費精算書などをあらかじめフォーマット化できるテンプレート機能があります。部署や申請内容ごとに項目をカスタマイズできるため、記入すべき情報が統一され、確認の手間を減らしやすくなります。
入力欄には数値や日付の形式を指定できる場合が多く、誤った形式での入力を防ぎやすくなります。既存の紙帳票をそのままシステムに移行できる製品もあり、運用開始時の負担軽減につながります。
承認ルートの自動設定機能
承認ルートの自動設定機能では、申請内容や金額に応じて承認者を自動的に振り分けられます。例えば一定金額以上の申請は上位の役職者の承認を必須にするなど、条件に応じたルート分岐を設定できます。
承認者が不在の場合に代理承認者へ自動的に回す設定も可能で、承認の停滞を防ぎやすくなります。組織変更があった際もルート設定を見直すことで、実態に合わせた運用を続けられます。承認ルートを変更する際の作業も、システム上の設定変更で完結する場合が多く、担当者の負担を抑えられます。
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ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までの時間短縮だけでなく、業務全体の見直しにもつながります。ここでは代表的な2つのメリットを取り上げます。
処理スピードが向上する
承認者が複数いる申請でも、システム上であれば通知が即座に届くため、書類を手渡しする時間がかかりません。承認の進捗状況も画面上で確認できるため、どの段階で止まっているかを把握しやすくなります。
申請者は承認状況を都度確認でき、催促の連絡をする手間も減らせます。処理スピードの向上は、経費精算や購買申請など件数の多い業務ほど効果を実感しやすい傾向があります。月末に申請が集中する部署では、処理の遅れが業績報告のスケジュールに影響する場合もあるため、速やかな承認が求められます。
属人化した業務の見える化につながる
紙運用では、特定の担当者しか承認ルートを把握していないという属人化が起こる場合があります。ワークフローシステムでは承認ルートがシステム上に設定されるため、誰でも同じ手順で申請や承認を行えるようになります。
業務の流れが可視化されることで、非効率な承認段階の見直しにもつながります。担当者が交代した際の引き継ぎ負担も軽減しやすくなり、組織全体の業務標準化を後押しします。新入社員や異動してきた担当者にとっても、承認手順を一から口頭で教わる必要が減り、独り立ちまでの期間を短縮しやすくなります。
導入時に押さえておきたいポイント
ワークフローシステムを導入する際は、機能だけでなく運用面での確認も重要です。ここでは選定時に見落としやすい観点を2つ紹介します。
既存業務との適合性を確認する
現在の承認ルートや申請書式が複雑な場合、システムの標準機能だけでは対応しきれないことがあります。導入前に自社の業務フローを洗い出し、必要な承認ルート分岐やテンプレート数を整理しておくことが重要です。
部署ごとに運用ルールが異なる企業では、部門単位でのカスタマイズ範囲も確認しておく必要があります。導入後に運用が想定と異なると、かえって業務負担が増える可能性があります。導入前に一部の部署で試験的に運用し、課題を洗い出してから全社展開する進め方も有効です。
他システムとの連携範囲を確認する
会計システムや人事システムと連携できるかどうかも、選定時に確認しておきたいポイントです。連携範囲が限られていると、承認後のデータを別システムへ手作業で転記する作業が残ってしまう場合があります。
連携方法はシステムによって異なり、API連携やcsv出力など複数の方式があります。自社で利用している既存システムとの組み合わせを事前に確認し、運用イメージを具体化しておくと安心です。連携範囲は製品によって差があるため、複数の候補を比較しながら確認することが望ましいといえます。
代表的なワークフローシステム
ここでは、申請書テンプレートの作成や承認ルートの自動設定など、本記事で紹介した基本機能を備えた代表的なワークフローシステムを紹介します。自社の業務規模や既存システムとの連携要件に合わせて比較検討する際の参考にしてください。
ジョブカンワークフロー
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、稟議書や経費精算書などの申請書をテンプレート化して作成できるワークフローシステムです。申請内容や金額に応じて承認ルートを柔軟に設定できるほか、承認者不在時の代理承認にも対応します。スマートフォンからも申請・承認操作が可能で、外出先や在宅勤務時でも業務を停滞させにくい設計となっています。会計システムなど他システムとの連携機能も備え、承認後のデータ活用を見据えた運用がしやすい点が特徴です。
バクラク申請
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
株式会社LayerXが提供する「バクラク申請」は、経費精算や購買申請などの社内申請業務を電子化するワークフローシステムです。申請書の入力項目をあらかじめ設定でき、必須項目の入力漏れを防ぎやすい仕組みになっています。承認ルートは申請内容に応じて自動的に振り分けられ、承認履歴もシステム上に記録されるため、内部統制や監査対応の際に過去の申請状況を確認しやすくなります。他の会計・経費系サービスとの連携にも対応しています。
desknet's NEO
- 社内申請、各種届出や業務フローのスピーディな申請・決裁を実現
- ノーコードで紙の帳票をそのまま再現するワークフローを構築
- AppSuiteとの連携により蓄積されたデータを自動集計
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、スケジュール管理などのグループウェア機能とあわせてワークフロー機能を利用できる製品です。申請書のテンプレートを部署ごとにカスタマイズでき、承認ルートも申請内容や金額に応じて設定できます。グループウェアの各機能と連携しているため、スケジュールや掲示板の情報と合わせて申請状況を把握しやすい点が特徴です。クラウド版とパッケージ版が用意されており、自社の運用環境に合わせて選択できます。
キントーン
- AIとノーコードで自社に合わせたワークフローアプリがつくれる
- 申請から承認までの業務を見える化
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、業務アプリを作成しながら申請・承認の仕組みを組み込めるクラウドサービスです。プログラミングの専門知識がなくても、フォーム項目や承認ルートをドラッグ操作で設定でき、自社の業務に合わせた申請書を作成しやすくなっています。承認の進捗はシステム上で確認でき、履歴も自動的に記録されます。他のクラウドサービスと連携するための拡張機能も豊富に用意されています。
MAJORFLOWZCLOUDワークフロー （パナソニック デジタル株式会社）
- パナソニック基準の安心セキュリティ
- 無料トライアルで基本機能利用可
- 申請・承認の時短と作業効率化
Ci*X Workflow （株式会社電通総研）
- ドラッグ＆ドロップでIT部門に依存せず申請書・承認フロー設計
- シンプルで直感的なUIと使いやすさ
- 多様な要件に対応し、組織変更や複雑な業務にも強い柔軟性。
ワークフローシステムに関するFAQ
ワークフローシステムの導入を検討する際によく寄せられる質問をまとめました。基本的な疑問の解消にお役立てください。
- Q1：ワークフローシステムとグループウェアの違いは何ですか。
- グループウェアはスケジュール管理や社内掲示板など複数の機能を含む総合的なツールで、ワークフローシステムはその中の申請・承認機能に特化した仕組みです。製品によっては両方の機能を備えているものもあります。
- Q2：小規模な組織でも導入する意味はありますか。
- 承認者が少ない組織でも、承認履歴の記録や書類の検索性向上といった効果が期待できます。将来的な組織拡大を見据えて早い段階から導入する企業もあり、業務が複雑になる前に運用の型を作っておける利点があります。
- Q3：導入にはどの程度の期間がかかりますか。
- 既存の承認ルートやテンプレートの複雑さによって期間は異なります。標準機能のみで運用する場合は短期間で開始できますが、カスタマイズが多い場合は準備期間が長くなる傾向があります。
まとめ
ワークフローシステムとは、申請から承認までの流れを電子化し、処理状況を可視化する仕組みです。承認スピードの向上や内部統制への対応、業務の属人化解消といった効果が期待できます。自社の業務フローや既存システムとの連携範囲を確認したうえで、導入を検討してみてください。
