ワークフローシステムで解決できる課題とメリット

ワークフローで改善したい課題

ワークフローシステムを導入する以前には、以下のような課題があります。

書類作成に時間がかかる

経費の精算処理で、勘定科目ごとに入力するべき項目が明確になっていないなどで、書類作成に多くの時間が割かれています。

各種書類の処理手順が複雑で業務が滞る

作成した各種書類を、書類の種類別にどのように提出・回覧し、誰の承認を得るべきかが周知されていないことで、処理が滞っている場合があります。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムの導入は以下のようなメリットが挙げられます。

メリット1：申請書類のレベルを平準化

ワークフローシステムにより申請書類が定型化されることで、入力項目のばらつきが無くなり申請書類のレベルが平準化され、チェック効率も高まります。

メリット2：ペーパレス化による経費削減

ペーパーレス化が進むことで、用紙代、印刷費、プリンターの消耗品や電気代、保管コスト、郵送などの輸送費などのコスト削減が積み重なり、大きな経費削減となります。

また、これらの消耗品管理や保管・郵送作業などに係わる人的コストも軽減されます。

メリット3：申請業務の円滑・迅速化

ワークフローシステムにより承認フローや進捗状況が可視化されるため、滞っている工程があればすぐに発見でき、申請業務が円滑かつ迅速に進められます。

メリット4：書類の保管コスト軽減・データの有効活用

紙の書類では課題となっていた分類・保管業務がワークフローシステムにより電子化・データベース化されることで効率化し、同時に保管スペースの問題も解決します。

また、蓄積された書類の検索性が向上することで、書類の流用や参照が容易になり類似書類作成が効率化されます。

メリット5：業務プロセスの見直し

ワークフローシステムを導入することによって、権限者による業務実行の承認や、承認された業務が適切に遂行されていることのチェック、遂行状況や結果のデータベースへの記録をシステム化することが可能です。

その結果、ワークフローシステムの導入を機会に、従来の業務プロセスの見直しが行われ、単なるIT化に留まらず、業務プロセスの効率化が実現します。

メリット6：内部統制の強化

ワークフローシステムは各種業務手続きのルール化・定義化を進めますので、業務の流れが可視化され内部統制が強化されます。その結果、文書などの情報が円滑に受け渡しされるようになり、各手続きに関わる人たちの役割分担が明確になります。

まとめ～ 業務プロセスを見直す機会に～

ここで紹介したように、電子稟議システムやワークフローシステムを導入することには多くのメリットがあります。そして、システム化に伴って、属人的に対応して複雑化した業務プロセスを見直す良い機会でもあります。できるだけシンプルなプロセスにすることで、システムの導入効果も高められます。

ワークフローシステムの導入を関連業務全体の設計を見直す機会として、検討されてみてはいかがでしょうか。

整理すべき内容については以下の記事も参考にしてみてください。
★ワークフローシステム導入前に考える３つのポイント

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