勘定科目とは
まずは、勘定科目とはどのようなものか見ていきましょう。
会社の取引などを記録する分類項目
勘定科目とは会社の取引を記録するための分類項目です。例えば会社で使用するボールペンを購入すれば、「事務用品費」として勘定科目を分類します。しかしこの勘定科目は法律で細かく決まっているわけではないため、企業ごとに設定する必要があります。また利用する会計ソフトによっても勘定科目が異なることもあるので注意してください。
経営を把握しやすくするために必要
勘定科目は経営を把握するために必要なものです。企業では資産・負債の増減や経費・収益を正確に管理しなければなりません。分類する基準がなければ管理が煩雑になるでしょう。そこで勘定科目で取引の内容を整理することで、適切に経営状況を把握できるようになります。
勘定科目は帳簿に記載するために必要ですが、経費の無駄など経営判断の材料にもなるでしょう。また税金の計算にも勘定科目は必要となるため、慎重に設定してください。
主な勘定科目
つづいて、主な勘定科目である5つの項目を見ていきましょう。
貸借対照表：資産・負債・純資産
勘定科目は決算で必要な「貸借対照表」「損益計算書」の2種類で使われます。この貸借対照表とは会社の資産と負債を記入する表のことであり、現在の財務状態を把握する書類です。
貸借対照表で使われる、資産・負債・純資産は以下のとおりです。
- ・資産
- 会社が有している財産のこと。土地・建物・権利・現金・商品が該当します。
- ・負債
- いずれ支払う義務があるものや債務のこと。買掛金・借入金・支払手形が該当します。
- ・純資産
- 資産から負債を差し引いた残り。資本金・元入金が該当します。
損益計算書：収益・費用
損益計算書とは会社がどれくらい利益を出したか記録する決算書類です。主に収益と費用を計算して管理するものであり、収益から費用を差し引いて利益を把握します。
損益計算書で使われる収益と費用は以下のとおりです。
- ・収益
- 会社が事業を行ったことによって獲得した収入のこと。主に売上が該当し、他には受取利息や受取配当金が含まれます。
- ・費用
- 事業を行うために必要な経費のこと。主に収益を得るために使われることが多く、仕入・給与・交通費・地代家賃などが該当します。
貸借対照表の勘定科目
貸借対照表では、前述の通り、資産、負債、純資産のの欄に勘定科目を入れていくこととなります。
資産は、会社の財産に当たる項目で、流動資産と固定資産に別れます。流動資産は預金や受け取り手形など1年以内に現金に変える事のできる資産のことを指します。
負債とは、将来返す必要のあるお金のことを言います。借入金や買掛金などが、負債に当たります。
純資産は、資産から負債をひいたものとなり、資本金や利益剰余金などがあります。
貸借対照表では、資産を左に記入し、負債と純資産は右側に記載します。勘定科目として主に使用される科目は下記のものがあります。
資本の勘定科目
- 現金
- 小口現金
- 預金
- 受け取り手形
- 売掛金
- 有価証券
負債の勘定科目
- 支払手形
- 買掛金
- 前受金
- 預り金
- 立替金
- 借入金
純資産の勘定科目
- 資本金
- 資本準備金
- 栄駅準備金
- 繰越恵利駅剰余金
- 別途積立金
- 自己株式
これらの勘定科目は一部です。仕訳に必要な科目は都度記入していくこととなります。企業独特の科目も存在しているので、既存の貸借対照表を参照しながら、記入をおこなっていきましょう。
紛らわしい項目の勘定科目
つづいて、経理業務の中でも間違いやすい勘定科目を見ていきましょう。
駐車代の勘定科目
駐車場代に関しては、状況によって勘定科目が変わるため注意してください。自社で用意した営業車両を駐車するときに発生する駐車場代は「地代家賃」に該当します。これは継続的に賃借するものであり、事務所の家賃と同じように判断されるからです。一方、営業担当者が客先を訪問するときなどに発生するような一時的な駐車場代は「旅費交通費」に該当します。
高速代（ETC）の勘定科目
企業でも高速道路はETCを使うのが当たり前となっていますが、この場合の仕訳は注意してください。勘定科目は高速代になるため「旅費交通費」となります。しかしETCの場合はクレジット決済なので、利用時には「未払金」の負債勘定で記帳してください。
運賃の勘定科目
運賃の勘定科目も状況に応じて変わるため注意する必要があります。
- ・商品を販売したときの運賃・送料
- 商品を販売するときは梱包して発送します。そのため勘定科目は「荷造運賃」「発送費」のような経費として記帳してください。
- ・商品を仕入れたときの運賃・送料
- 商品を仕入れたときの運賃を自社が負担する場合は、商品の代金も含め勘定科目は「仕入」となります。
- ・固定資産・消耗品を購入したときの運賃・送料
- 固定資産・消耗品を購入したときの運賃も自社が負担する場合は「原価」として記帳します。そのため機械などの固定資産であれば「機械」や「備品」、消耗品であれば「消耗品」の勘定科目です。
勘定科目を設定する際の注意点
最後に、勘定科目を設定する際の注意点を見ていきましょう。
企業ごとでルールが異なる
勘定科目に絶対的なルールはなく法律で縛られることもないため、企業ごとにルールが異なります。例えば会社で購入するボールペンも「消耗品」とすることもあれば、「文房具費」になる場合もあるでしょう。また特殊な経費が存在するのであれば、新しい勘定科目を増やしても問題ありません。重要なのは売上など収益を把握でき、支出が必要な経費だったのかを管理することです。
そのため経理経験者が転職した場合、前職の勘定科目は利用できないので注意してください。
勘定科目の継続使用
勘定科目は自由に設定しても問題ありませんが、一度選択した勘定科目は変更できません。例えばボールペンを「消耗品」とした場合、その後「文房具費」として適用できないということです。このように原則として同じ勘定科目を適用する必要があります。もし同じ勘定科目を使わなければ、正確な集計・計算を行うことができません。
勘定科目を正しく設定しよう
経理業務では勘定科目が重要です。どのような勘定科目を設定するかは企業の自由ですが、分かりやすい勘定科目を設定しなければ、複数人で経理業務を行うときに支障があります。
適切に記録を残すためにも、勘定科目の理解を深めて業務を行うことが大切です。自社に最適な勘定科目を決めて経理業務を効率化しましょう。
自社での対応が難しい、という企業の方には経理アウトソーシングがおすすめです。以下の記事では、メリットやデメリットと、おすすめのサービスを比較して紹介しています。参考にしてみてください。
