経理担当者が知っておくべき！請求書の発行や管理方法とは？

請求書の発行や管理方法とは？

請求書は商品やサービスの代金の回収を目的に発行され、経営活動上重要な書類です。 企業によっては経理担当ではなく、営業担当が発行することもあるでしょう。

しかし、請求書の発行・管理の方法がいまいちわからない。発行タイミングを知りたい方も多いでしょう。

そこで今回は、経理担当者が知っておくべき請求書の基礎を解説します。発行や管理方法も詳しく解説しますので参考にしてください。

請求書とは

請求書は法律によって発行と保管が義務付けられており、税務調査時には提示が求められることもあります。ここでは請求書について解説します。

料金や代金の支払いを請求するための書類

請求書とは、サービスや商品の代金を請求するための書類で、納品書とは別に後日発行したり、納品書兼請求書として納品時に発行されることもあります。

取引先にサービスや商品を納品しても、請求書を送付しなければ代金は支払われません。

また、取引先が代金の支払いを行わない場合、自社との間に取引があったことを証明する書類となります。そのため、請求書は必ず発行するようにしましょう。

請求書に記載する項目は以下のとおりです。

• 請求先名
• 請求書の発行日
• 請求書番号
• 商品やサービスの内容や数量、納品日
• 請求単価、消費税、合計請求額(税込み)
• 代金の支払期限
• 代金の振込先
• 請求者の会社名、住所、電話番号

企業によって請求書の発行者は異なる

請求書の発行は「営業部」か「経理部」のどちらかで行われ、企業によって異なります。

営業部で請求書を発行する場合、取引先の担当者と面識があるケースが多く、代金の回収がスムーズに行えます。

また、営業事務が請求書の発行を担当している場合もあるでしょう。

一方、経理部が請求書を発行する場合は、経理担当者が請求の締め日に請求内容と金額を確定。請求書を発行し、郵送などの事務処理を行います。

経理部が請求書の発行を担当することは、営業担当による不正が起こりにくい環境だといえるでしょう。

請求書の発行をする日・タイミング

請求書の発行日・タイミングは先方と相談して決めます。具体的にいつ頃発行するのか解説します。

先方の締め日に発行するのが原則

請求書の発行は、先方の締め日に合わせます。

発行日が空欄の場合は、税務調査時にカラ取引と疑われる原因となるので注意が必要です。

また、発行日は決算に関わるため重要です。発行日が決算の境目にあたる場合、請求書を今期にするか来期にするかで、未払金として計上するか否かに分かれ、利益に影響を与えます。

請求内容は今期であるのに、発行日が来期の場合だと「期ズレ」と呼ばれる修正の対象です。そのため、請求書の発行日は注意しましょう。

納品時または納品後に発行

一般的に請求書は商品やサービスの納品時、または納品後に発行します。

しかし、契約締結後や商品の納品前に発行する場合もあり、取引先によってさまざまです。

請求方法は以下の2種類があります。

・都度方式

取引の発生ごとに請求します。会社の資金繰りが良くなるメリットも。

・掛売方式

定常的な取引がある場合、請求を一括で行う方法。締日・発行日を決め、毎月同じタイミングで請求しましょう。

請求書の管理方法

請求書は請求先や支払い状況がさまざまです。その効率的な管理方法を解説します。

未払いと支払い済みを分けて保管

全ての請求書をまとめて保管すると、どれが未払いで、支払い済みであるのかわかりにくいです。

そこで、適切な請求書管理を行うため、未払い・支払い済み請求書を分けて保管します。

請求書を受け取った時、請求金額と内容の一致を確認。さらに、支払日ごとに保管すると支払い漏れを防げ、管理がしやすくなります。

支払い済み請求書に関しては、支払った旨がわかるよう日付などを記入。記入により、二重払いを防げます。

取引先別・請求月別に分けて保管

支払いに関する照会にスムーズに応えるため、支払済み請求書はきちんと管理しましょう。

請求書の整理方法は「取引先別」と「請求月別」の2つ。それぞれの方法の特徴は以下のとおりです。

【取引先別】

• 取引先ごとの数字が把握しやすい
• 月全体の数字が把握しにくい
• 取引先が多いとファイルが多くなり、管理しにくい

【請求月別】

• ファイリングしやすい
• 月全体の数字が把握しやすい
• 特定の会社を探しにくい

法人の場合は7年間保管

請求書の保存期間は法律で定められ、法人の場合だと７年間です。

保存期間の起算日は、事業年度の確定申告の提出期限の翌日からです。

しかし平成20年4月1日以降、事業年度の欠損金の繰越期間は9年間とされました。そのため、欠損金が生じた事業年度の帳簿書類の保存期間は９年間です。

また平成30年4月1日以降に開始する欠損金が生じる事業年度では、保存期間は10年間となります。

起算日を間違えないよう、注意しましょう。

請求書発行の手間を減らすには

請求書発行にもさまざまな工数がかかり、発行フローを構築する必要があります。その手間を減らすにはどのような方法が良いのでしょうか。

経理アウトソーシング

一番手っ取り早い方法共いえるかもしれません。アウトソーシングすることで、請求書発行業務をまるごと外部に委託することができます。

これまでかかっていた、請求書発行の手間がまるごとなくなるので、別の業務に力をいれられます。

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電子文書での保管

請求書を電子文書として保管する方法もあります。

税制上、請求書は原本での保存が原則です。

しかし「電子帳簿保存法」により、電子データで作成した請求書または紙文書をスキャナーでデータ化した請求書でも保存が可能になりました。

ただしスキャナによる電子文書の保存は、税務署への事前申請が必要。さらに、細かなスキャナ保存要件などをクリアしなければなりません。

請求書の電子化は、紙だけでなく、印刷や郵送が不要となるためコスト削減につながります。またデータを送受信するため、照合作業の自動化やシステムへの転記作業が不要です。

作業の効率化や最適化を図るためにも、文書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

請求書の発行・管理方法を理解し、経理業務を正しく行おう

請求書は商品やサービスの代金の回収を目的とし、経理部や営業部が発行・請求を担当します。また、請求書の発行日は取引先の締め日に合わせ、納品時や納品後に発行。

保管は未払い・支払い済みに分け、支払い後は取引先別か請求月別に請求書を管理しましょう。

さらに請求書は７年間の保存が義務付けられ、電子文書での保管は申請や一定条件のクリアが必要。

以上の点を踏まえ、自社に合った方法で請求書管理を行いましょう。