経理アウトソーシングを検討する背景
経理アウトソーシングの検討が進む背景には、社内だけでは解決しにくい経理業務の課題があります。まずは代表的な背景を確認しましょう。
経理担当者の人手不足を補う
中小企業やスタートアップでは、経理担当者を専任で確保できず、他の業務と兼務しているケースが少なくありません。経理アウトソーシングを活用すれば、記帳や請求書処理などの定型業務を外部に委託し、限られた人員でも経理業務を回せる体制をつくれます。
採用活動に時間をかけずに経理体制を整えられる点も、人手不足に悩む企業にとってのメリットです。ただし、委託できる範囲は企業の状況によって異なるため、自社の業務量にあわせた委託範囲を検討する必要があります。急な退職が発生した場合の一時的な補完として活用する企業もあり、目的にあわせた使い方の幅が広い点も特徴です。
属人化した経理業務を見直す
特定の担当者しか処理方法を把握していない経理業務は、その担当者が休職や退職をした際に業務が滞るリスクがあります。アウトソーシング先に業務プロセスを整理して委託することで、属人化していた業務を標準化するきっかけにもなります。
委託を機に業務フローを見直すと、これまで気づかなかった非効率な作業や重複した処理が見つかる場合もあります。属人化の解消は、単なる代行にとどまらない副次的な効果として挙げられます。標準化された業務フローは、将来的に社内へ経理業務を戻す際にも活用しやすくなります。
経理アウトソーシングで期待できる効果
経理アウトソーシングを導入することで、企業はどのような効果を期待できるのでしょうか。代表的な効果を紹介します。
コア業務に集中できる環境をつくる
経営者や少人数の管理部門が経理業務に多くの時間を割いていると、本来注力すべき営業活動や事業の意思決定に十分な時間を確保しにくくなります。定型的な経理業務を外部に委託すれば、社内のリソースをコア業務に振り向けやすくなります。
特にスタートアップやひとり管理部門の企業では、経理業務の負担が事業成長のボトルネックになることがあります。委託によって生まれた時間を、事業計画の策定や資金調達の準備にあてる企業もあります。限られた人員をどこに配分するかという経営判断において、委託は選択肢の一つになります。
専門知識を活用して業務品質を保つ
インボイス制度や電子帳簿保存法など、経理業務に関わる制度は改正が続いています。社内の担当者だけで最新の制度に対応し続けるのは負担が大きく、対応漏れが生じるリスクもあります。専門知識を持つアウトソーシング先に委託することで、制度対応の負担を軽減できる場合があります。
ただし、委託先に任せきりにするのではなく、自社としても制度の概要を把握しておくことが望まれます。委託先からの説明を理解できる体制を社内に残しておくと、確認や判断がしやすくなります。制度改正の情報を委託先からどのタイミングで受け取れるかも、契約時に確認しておくと安心です。
目的別に見る経理アウトソーシングの活用場面
経理アウトソーシングは、企業の状況や目的にあわせてさまざまな場面で活用されています。
創業期の企業が体制を整える場面
創業間もない企業では、経理体制がまだ整っておらず、経営者自身が記帳や支払い処理を行っているケースもあります。アウトソーシングを活用すれば、経理担当者を新たに採用しなくても、必要な経理業務を回せる体制を早期に整えられます。
将来的に自社で経理担当者を採用する際も、委託先が整えた業務フローを引き継ぐ形で移行しやすくなる場合があります。事業の成長段階にあわせて委託範囲を見直す柔軟さも、活用のポイントです。資金調達を控えている企業では、投資家に説明しやすい形で財務情報を整理してもらえる点も評価されています。
繁忙期に一時的な業務量増加へ対応する場面
決算期や年末調整の時期など、経理業務が一時的に増える場面では、社内の人員だけで対応しきれないことがあります。繁忙期に限定してアウトソーシングを活用すれば、正社員を増やすことなく業務量の波に対応できます。
スポット的な委託に対応しているサービスもあるため、自社の繁忙期にあわせて柔軟に依頼できるかを確認しておくとよいでしょう。繁忙期のみの依頼を想定している場合は、対応可能な時期や依頼までのリードタイムも事前に確認しておく必要があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で経理アウトソーシングサービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
目的にあわせた委託範囲の決め方
経理アウトソーシングは、記帳代行から決算業務まで委託できる範囲が幅広いのが特徴です。自社の目的にあった範囲を検討しましょう。
定型業務のみを委託する範囲
請求書の発行や経費精算のチェックなど、判断の余地が少ない定型業務だけを委託する方法があります。委託範囲を限定することで、費用を抑えながら人手不足を補える場合があります。
ただし、委託範囲を狭くすると、社内に残る業務との連携が必要になる場面も出てきます。委託先とのやり取りの窓口を明確にしておくと、業務の切り分けがしやすくなります。
月次決算まで含めた委託範囲
記帳から月次試算表の作成まで一括して委託する方法もあります。専任の経理担当者がいない企業でも、毎月の経営状況を把握できる状態を維持しやすくなります。
委託範囲が広がるほど費用も増える傾向があるため、自社にとって必要な範囲を見極めることが重要です。将来的に委託範囲を拡大できるかどうかも、契約前に確認しておきたい点です。
経理アウトソーシング会社を選ぶ際の確認事項
委託先の選定は、経理アウトソーシングの効果を左右する重要な要素です。確認しておきたい観点を紹介します。
セキュリティ体制と情報管理を確認する
経理業務では、財務情報や取引先情報など機密性の高いデータを扱います。委託先がどのようなセキュリティ対策を講じているか、データの取り扱いルールが明確になっているかを事前に確認しておく必要があります。
プライバシーマークなどの第三者認証の有無だけでなく、担当者の入れ替わりが生じた際の引き継ぎ体制についても確認しておくと安心です。委託契約の中で情報管理に関する取り決めを明文化しておくことも有効で、契約終了時のデータ返却方法もあわせて確認しておくとよいでしょう。
コミュニケーション方法と対応スピードを確認する
委託先とのやり取りが電話中心なのかチャットツールに対応しているのかなど、コミュニケーション手段は会社によって異なります。自社の業務スタイルにあった連絡方法に対応しているかを確認しましょう。
急ぎの確認事項が発生した際に、どの程度のスピードで対応してもらえるかも重要な確認点です。契約前に対応時間の目安や、繁忙期の対応可否について質問しておくと、導入後の認識違いを防ぎやすくなります。担当者が固定されるか、都度変わるのかによっても、やり取りのしやすさは変わってきます。
導入後に成果を高める運用の工夫
経理アウトソーシングは委託して終わりではなく、社内との連携を継続することで効果を発揮しやすくなります。運用面での工夫を紹介します。
社内の窓口担当者を明確にする
委託先とのやり取りを特定の担当者だけに任せていると、その担当者が不在の際に確認が滞る場合があります。窓口を複数人で担える体制を整えておくと、急な問い合わせにも対応しやすくなります。委託先とのやり取りの記録を社内で共有しておくことも、引き継ぎをしやすくする工夫の一つです。
委託先からの確認事項に対する回答が遅れると、月次業務のスケジュール全体に影響することがあります。社内での確認フローをあらかじめ決めておくと、やり取りが滞りにくくなります。
委託内容を定期的に見直す
事業の成長にあわせて経理業務の量や内容は変化します。委託開始時に決めた範囲のまま見直さずにいると、必要な業務が委託範囲から漏れてしまう場合や、逆に不要な委託費用が発生している場合があります。
半年や1年ごとに委託内容と自社の状況を照らし合わせ、範囲や契約内容を見直す機会を設けておくと、無駄のない運用を続けやすくなります。委託先との定例ミーティングを設定し、業務量の変化や課題を共有できる場を継続的に持っておくことも有効です。
経理アウトソーシングの目的に合わせたサービス例
経理業務のアウトソーシングは、記帳代行から請求書処理の自動化まで目的に応じてサービス内容が異なります。代表的なサービスを紹介します。
マネーフォワード クラウド(経費・債務支払)
- 経費精算にかかる経理部門の業務工数を削減
- 経理作業の代行による業務の標準化を実現
- 導入ハードルの低さが魅力
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド(経費・債務支払)」は、経費精算から請求書の支払管理までをクラウド上で一元化できるサービスです。交通系ICカードや領収書のデータ取り込みによる入力の自動化、支払業務のワークフロー管理に対応し、経理担当者の手作業を減らす目的で利用されています。
freee支出管理 受取請求書アシスト
- 業務効率化を超えた、業務の⾃動化/削減を実現
- テクノロジーと⼈の⼒を合わせた現状の最適解を提供
- ⾃社も、取引先もストレスフリー
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 受取請求書アシスト」は、受け取った請求書をAI-OCR(AIを活用した光学文字認識技術)で読み取り、支払データの作成や仕訳の登録を自動化するサービスです。freee会計との連携により、請求書の受領から支払処理、記帳までの一連の流れを効率化できる点が特徴です。
メリービズのバーチャル経理アシスタント
- 2,000名以上の実務経験豊富なプロ経理スタッフによる経理代行
- 貴社の課題に合わせてオンライン経理チームを組成してサポート
- 完全カスタマイズ型で企業規模や業種を問わず導入可能
メリービズ株式会社が提供する「メリービズのバーチャル経理アシスタント」は、記帳代行や請求書処理などの経理業務をオンラインで委託できるアウトソーシングサービスです。クラウド会計ソフトを活用したリモート対応により、自社に経理担当者を置かずに日常的な経理業務を進められる体制を提供しています。
HELP YOU （株式会社ニット）
- 多彩な業務に対応するオンラインアシスタント
- AIとRPAによる業務の自動化
- 500名以上の障害者が、多様な業務で全国的に活躍
まとめ
経理アウトソーシングの目的は、人手不足の解消だけでなく、コア業務への集中や属人化の解消、専門知識の活用など多岐にわたります。自社の課題を整理したうえで、委託範囲やセキュリティ体制を確認し、目的にあった委託先を選んで継続的に運用を見直すことが導入効果を高める近道です。まずは資料請求から比較検討を始めてみてください。
