よくある経理のミス
経理のミスとしてよくあるのは、「領収書の紛失」「二重計上」「在庫の計上漏れ」です。
領収書を紛失すると費用計上できなくなり、支払う税額が高くなります。会社にとって大きな損失となるので、絶対に避けましょう。主な原因は、領収書の保管場所が曖昧でバラバラなことです。
売上の二重計上も起きがちなミスですが、発覚すると虚偽申告になってしまいます。発覚しない場合は、売上が実際より大きくなるため無駄な税金を払うことになります。原因としては、発行する請求書や領収書の書き損じを誤って保存し、同じものが二枚存在してしまうといったケースがあります。
在庫の計上漏れは、在庫数の勘違いや確認不足から生じます。会社の売上や利益計算が上手くいかなくなるので、避けなければなりません。主な原因は、在庫管理を人力で行っていることです。他にもサンプル品を、在庫と誤認するケースもあります。
【個人編】経理のミスを防ぐ方法
経理のミスを個人レベルで防ぐには、どのようにしたらよいのでしょうか。
実務でミスしやすい部分を把握・意識する
経理のミスを防ぐには、「領収書の紛失」「二重計上」「在庫の計上漏れ」を念頭に置いて業務を行うのが有効です。危機意識を持って作業するのと、なにも考えず作業するのとでは、業務の質に大きな差が出ます。普段から気をつけるべきポイントを押さえておけば、うっかりミスを限りなく減らせるでしょう。
具体的には、請求書の内容を書き留めておいたり、残高をしっかり把握したりすることが大切です。
整理整頓を徹底する
領収書の紛失は、保管場所を決めていないのが原因です。よって整理整頓を徹底することが、経理のミスを防ぐのに有効となります。
紙ベースで保存する場合は、たとえば領収書であればどのような目的で発生した費用なのか、メモ書きしておきましょう。領収書の目的をはっきりさせることで、税務調査をパスするのが楽になります。
また、必要なときに必要な書類を取り出せるようにすることも大切です。封筒やノート、ファイリングなどを活用して、整理整頓を徹底しましょう。
集中力が途切れないようにする
経理の仕事は、頭を使うことが多く、集中力の持続が肝となります。「電卓での計算処理」「送金処理」「会計ソフトの扱い」「経費精算」など、ちょっとした打ち間違いが大きな問題になるケースも多いです。そのため普段から、集中力を持続させるための工夫を行いましょう。
おすすめなのが、ポモドーロ・テクニックです。ポモドーロ・テクニックは、長期間の集中を可能にし、試験勉強などに活用されています。業務と休憩を短いスパンで交互に繰り返すのが特徴です。「25分作業と５分休憩を３回、25分作業と15分休憩を１回」が１サイクルとなります。
【組織編】経理のミスを防ぐ方法
組織レベルで経理のミスを防ぐには、どのようなことが有効なのでしょうか。
マニュアルやルールを作る
マニュアルやルールを作ることで、業務の品質が一定になり、経理のミスを減らせます。ミスが生じやすい工程をピックアップし、特に手厚くマニュアル化することも効果的です。経験の浅い社員にこそ有効なので、積極的に活用しましょう。
また、チェック作業に関してもルールを決め、マニュアル化するのがおすすめです。
チェックのルールを設定する際はまず、チェック項目を決めます。この時、入力内容や場所など、細かな内容まで決めてください。次に、どのような方法でチェックするのかを決定します。Web上で行うのか、紙に印刷しペンでチェックするのかなどです。最後にチェックの手順、チェック者の選定・依頼方法などを決めます。
チェックのルールが決まったら、文章にしてマニュアル化します。マニュアル化する際は、ルールを徹底することの重要性や目的も明記しましょう。作成したマニュアルやルールは、社員全員で共有します。いつでも参照できるようにしておくと、業務がスムーズに進みます。
ダブルチェックを実施する
ダブルチェックとは、複数人体制で同じ対象をチェックすることです。１人では気づかないようなミスも、複数人でなら防止できます。また経理業務であれば「ちょっとだけなら割増しても構わないだろう」といった、社内不正の防止にも効果的です。
ダブルチェックする際は、チェック項目や順番を変えましょう。異なる手順にすることで、ミスを発見しやすくなります。すべての項目をダブルチェックにするのではなく、優先順位をつけるのもおすすめです。取引金額の大きい企業からダブルチェックにすると、効率的に業務を進められます。
また、誰がチェックしたか分かるように、サイン項目を設置することも大切です。チェック業務が一人に集中しすぎないように役割分担する工夫も必要でしょう。
経理業務を正確かつ効率的に行う方法
経理業務を正確かつ効率的に行うには、会計ソフトを使うのがおすすめです。会計ソフトを導入すれば、入力業務がスムーズになり、正確性も向上します。誤りの箇所も分かりやすくなるので、担当者の負担を抑えるのにも有効です。人的ミスを防ぎたいという方は、積極的に活用しましょう。
対策を実践して経理のミスを未然に防ごう！
経理のミスで多いのは、「領収書の紛失」「二重計上」「在庫の計上漏れ」です。業務の際は、これらを念頭に置いて領収書や請求書を扱いましょう。
整理整頓を徹底することや、集中力が途切れないようにすることも大切です。会社全体の施策では、マニュアルやルール作り、またダブルチェック体制も効果的です。人力でのミスを減らしたい場合は、会計ソフトを使いましょう。
対策を実践して、経理のミスを未然に防いでください。
