会計ソフトとは
経理担当者は、売掛金・買掛金・入金・出金など多くの帳票を作ります。仕訳帳や総勘定元帳への転記まで行うため、経理担当者には簿記の知識が欠かせません。
このハードルを下げてくれるのが会計ソフトです。会計ソフトとは、収支管理や帳簿書類の作成が可能なソフトウェアです。画面の指示に従い必要な項目を入力すれば、仕訳登録が完了します。財務会計と管理会計のどちらの会計業務にも対応し、決算時は仕訳登録されたデータから、貸借対照表・損益計算書などの財務諸表も作成可能です。
会計ソフトの代表的な機能
会計ソフトの利用者が日常的に使う代表的な機能を紹介します。
帳票入力・作成機能
伝票入力は、会計ソフトの利用者が毎日使う機能の１つです。売上・仕入・入出金・経費精算・振替などの入力が可能です。借方・貸方それぞれに勘定科目と金額を入力すれば、システムが仕訳登録を行います。このデータをもとに、総勘定元帳や現金出納帳などの帳簿を自動で作成してくれます。
規模の大きな会社向けの会計ソフトは分散入力にも対応しており、各拠点の利用者の並行作業やリモートワークに便利です。外部データのインポート・エクスポート機能が備わっている場合は、伝票入力の一括登録などに利用できます。
支払・入金管理機能
買掛金と売掛金などの債権管理を行う機能です。買掛金を管理し、取引先へ的確に支払いを行うことは大事な業務です。紙ベースの管理で支払い忘れが発生すれば、信頼を損ねてしまいます。そのため、支払・入金管理は、取引先と健全な関係を継続するために必要です。
支払管理機能では、請求書の内容をもとに下記を実現します。
- ・仕入の追加
- ・仕訳
- ・支払予定日の確認
- ・振込データの作成
入金管理機能では、下記が可能です。
- ・売上の追加
- ・回収消込
- ・回収における予定・遅延の確認
- ・売上債権一覧表の作成
資金管理機能
決算書では入金・出金の時期におけるズレを読み取れないため、資金繰りが悪くなっても気付きにくいです。最悪の場合、収益が上がっているにも関わらず事業の継続が危ぶまれるという事態を引き起こしかねません。
現状確認には、会計ソフトを活用した資金管理が有効です。会計ソフトの資金管理機能は、自社の資金状況を可視化してくれます。このときキャッシュフロー計算機能を用います。科目ごとの計算設定や部門別の集計が可能な会計ソフトもあり、正確な現状把握が可能です。
会計ソフトの種類
会計ソフトはクラウド型とインストール型の２種類があります。それぞれのメリット・デメリットを解説します。
インターネット上にデータを保存する「クラウド型」
クラウド型会計ソフトは、ネットワーク上の特定のサーバに接続して利用します。会計ソフトのクラウドサービスを提供する会社と契約を締結後に使用可能です。
主なメリットは以下の通りです。
- ・インターネットがあれば時間や場所を問わずに使える
- ・スマホやタブレットでも使える
- ・ほかのシステムと連携しやすい
ネットバンキングやクレジットカードなどの外部サービス・POSシステムなどと連携すれば入力の手間が省けます。
デメリットとしては以下が考えられます。
- ・インターネット環境に依存し、一定以上のスピードと安定さが求められる
- ・ランニングコスト（月額制あるいは年額制の費用）がかかる
パソコン内にデータを保存する「インストール型」
インストール型会計ソフトは、自社のパソコンに会計ソフトをインストールして使用します。メリットとして以下が挙げられます。
- ・パソコンだけで利用できる
- ・ランニングコストがかからない
インターネット環境に依存せず、会計ソフトに適したスペックのパソコンがあれば利用できます。重要な会計情報を端末上に集約するため、インターネット経由での情報漏えいの心配がありません。クラウド型のようなランニングコストもかかりません。
デメリットとしては以下が考えられます。
- ・初期費用とバージョンアップ料
- ・パソコンに依存
パソコンにインストールするため、特定の場所で利用することになります。したがって、パソコンの故障対策などが必要です。
会計ソフトのメリット
会計ソフトを導入するメリットは、業務効率化や人的ミスの防止などがあげられます。それぞれ詳しく解説します。
経理業務を効率化できる
経理担当者は、毎日の取引を帳簿に記載し、現金出納帳や売上帳などを作成しています。決算時には、税務署へ提出する貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成する業務もあり多忙です。
会計ソフトを導入すれば、画面の指示通りに数字・項目などを入力するだけで仕訳登録ができます。さらに、必要な帳票を自動作成してくれます。経理担当者の負担を減らし、業務効率を大幅にアップしてくれるでしょう。
人為的な計算ミスを減らせる
毎日の帳簿作成を紙で行えば、転記や計算の段階でミスをする可能性が高くなります。計算ミスや入力ミスが発生すると、財務諸表の正しい数字を出せません。資金の現状が分からず、経営判断を誤る危険性もあります。
会計ソフトを導入すれば、業務の自動化が実現します。転記ミスや計算ミスは減少し、データ改ざんなどの不正行為も防げるため、正しい帳票や財務諸表が作成可能です。
会計ソフトとは何かを知って、導入を検討してみよう
会計ソフトは、必要事項を入力すれば仕訳登録や各種帳票の作成が可能なソフトウェアです。代表的な機能は以下の３つです。
- ・帳票入力／作成機能
- ・支払／入金管理機能
- ・資金管理機能
会計ソフトはクラウド型とインストール型の２種類で、それぞれ特徴が異なります。導入するメリットは２つです。
- ・経理業務を効率化できる
- ・人為的な計算ミスを減らせる
経営判断に必要な財務諸表を作成するために会計ソフトの導入を検討してください。
