会計ソフト導入の5つの失敗例
導入した後に、思わぬ追加コストが発生することや、運用上の不都合が生じてしまうことがあります。失敗例を参考に、自社に合ったツール選定のヒントにしてみてください。
失敗例１．財務会計にかかわる法改正の度に追加コストが発生する
企業における財務会計（制度会計）では、法制度などに従って財務諸表を作成しなければなりません。そのため会計ソフトではシステム上で貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などの財務諸表を作成できる機能を備えています。
一方で、財務諸表の作成に関連する法制度はしばしば改正をされます。そして財務会計は度々行われる法制度の改正にも対応しながら進めなければなりません。税制の改正にも同じく注意する必要があります。
しかし、会計ソフトのアフターサポートの内容などによっては、会計ソフトを法制度の改正などに対応させるために多額のシステム改修コストが発生してしまう可能性もあります。こうした会計ソフトを選択した場合には「法改正の度に会計ソフトにかかわる多額のコストが発生してしまう」という事態に見舞われてしまいます。
失敗例２．管理会計資料の作成には別のツールを活用することになった
会計ソフトの導入時には、まず財務会計を整えようという意図で、管理会計（内部報告会計）の対応への優先度が下がりがちです。
財務会計とは異なり、管理会計（内部報告会計）を行う場合には、自社に必要な内容で財務会計状況を分析し求める情報を的確に把握できる形でドキュメント化する必要があります。特に管理会計において行われる各種分析や分析の結果として作成される資料は経営層のニーズとマッチしている必要があります。
しかし、会計ソフトの中には管理会計にかかわる分析機能やドキュメント作成機能のカスタマイズ性の低いものもあります。そしてこのような会計ソフトでは経営層の求める分析を行い資料にまとめることが難しく、「内部報告用の資料は、結局別のツールを利用して作成しなければならなくなった」という事態を招いてしまうのです。
失敗例３．給与システムなど他の会計システムとの連携に支障が出た
会計ソフトは、給与計算システム、固定資産管理システム、債務管理システム・債権管理システムと連携させることによって財務会計業務の効率をさらに高めることができます。そのため、会計ソフトの導入に当たっては、こうした他の財務会計システムとの連携を念頭に進める場合も少なくありません。
しかし、各システムについて異なるメーカーのシステムを導入したり別々のベンダーから導入した場合には、システムを連携させる上で不都合の生じる可能性も高いです。そもそも周辺システムとの連携を想定していない場合には、データの紐づけなどを行うことが困難だからです。
また仮に連携できる場合であっても、実現には多額のシステム改修コストが発生してしまうことがあります。
失敗例４．自社の現状を把握せずに導入してしまった
会計ソフトの持つ基本機能は多くの製品で共通していますが、どの製品もどこか特化した特徴があります。
会計ソフトを導入する際は、自社が抱える問題を洗い出し、それを解決できるよう特化された製品を導入しましょう。ただコストが安いから、ただ高性能だからで選んでしまっては、導入後に機能不足で困ったり、コスパの悪さが露呈してしまうかもしれません。
製品を導入する前に必ず自社の現状の確認と、製品の精査を行いましょう。
失敗例５．コミュニケーションコストがかかってしまう
例えば社外に顧問税理士がいる場合は、顧問税理士も会計ソフトを使えるようにしておかなければ、余計なコミュニケーションコストが発生してしまいます。
製品の中には会計ソフト上でコミュニケーションをとれるものもあります。もし今顧問税理士がいなくても、将来必要になる場合もありますので、あらかじめ対応したシステムを導入しておいてもいいでしょう。
会計ソフトの選び方を見直そう
会計ソフト導入に失敗する要因としては、導入目的が定まっていない点が挙げられます。
導入目的が明確化されていないと、何を基準に選んでいいのかわからず「多機能」「低価格」「シェア数」のような自社に必要な仕様でないものを導入してしまう可能性があります。
自社に「何が」必要なのか、導入目的を明確にして選定することをおすすめします。
会計ソフト導入で企業会計を健全化！
以上のように会計ソフトの導入では、解説したような失敗に陥ってしまうことが珍しくありません。
そこで、顧問契約をしている税理士に相談することをおすすめします。税理士の中には会計ソフトだけではなく、関連システムにも詳しい場合もあり、自らもいずれかの会計ソフトを利用しています。システムの専門家でなくても利用者目線で的確なアドバイスをもらえる可能性があります。
いずれの失敗も陥ってしまう可能性が高いというだけでなく、企業会計業務の効率化と健全化を目指す上で大きな支障を及ぼす可能性の高いものばかりです。したがって会計ソフトの導入にあたっては、こうした5つの失敗に陥らないようにシステムの導入前に、十分な検討と準備を行うことが重要となるのです。
会計事務効率化のために、ぜひ会計ソフトの導入をご検討ください。
