会計ソフト入力のコツの前に、基本用語の解説
会計ソフト入力のコツを知る前に、まずは会計ソフトの基礎用語・知識を正確に知っておく必要があります。まずは会計ソフトで入力する項目の意味について説明していきます。
勘定科目とは
勘定科目とは、業務で取引した内容で、主に企業を運営する中で発生する収益と費用を記録するために使われるものです。勘定項目の種類には「収入」「仕入・経費」「資産」「負債・資本」があります。勘定科目は企業によって内容が異なるため、使っている会計ソフトの種類によっても内容に違いが出てきます。
借方・貸方とは
会計の知識で必要になるものに「貸借対照表」があります。貸借対照表とは企業の会計における、資産と負債の状況を表したものになり、大きく分けて借方と貸方の２種類に分けられます。
- ●借方
- 貸借対照表の左側に記載するものであり、現金や預金を含む「資産」を意味します。
- ●貸方
- 貸借対照表の右側に記載するものであり、買掛金や未払金を含む「負債」と元入金などの「資本」を合わせたものを意味します。
貸借対照表では、借方と貸方の金額が同額になることが重要です。
摘要とは
会計の帳簿には「摘要欄」があります。この摘要欄の役割は重要な情報を記載する項目であり、基本的には取引先の名前や取引内容を記載します。会計帳簿に詳細を記録することで、適切な会計処理を行えます。
会計ソフト入力のコツは、ズバリこれ！
会計業務には専門知識が必要になるため、難易度が高い業務と言われています。会計ソフトを活用する時は、入力の「コツ」を知っておくと便利です。
ここからは会計ソフト入力のコツについて説明していきます。
ソフト内の設定をしっかりする
会計ソフトを活用する前に重要になることは基本項目の設定です。使用する会計ソフトによって、入力する科目の設定も異なります。システム導入時に担当者と相談するか、導入後に会計ソフトを扱う担当者と情報共有を行い適切な設定を行うことが重要です。
順番どおりに入力する必要はない
会計ソフトに情報を入力する時に、伝票を日付順に並べ入力することが多くあります。しかし、多くの会計ソフトには自動で日付順に表示される機能があるため、会計ソフトを使う時は順番通りに入力する必要はありません。
一通り入力してから、残高を合わせる
会計業務は情報入力の正確性が求められますが、一つ一つ確認しながらデータ入力を行うと時間が大幅にかかります。データをある程度入力してから、まとめて確認すると時間短縮できます。
摘要欄は具体的な内容を記載
会計情報を入力する時に「摘要欄」を具体的に記載することが重要です。曖昧な内容を記載していると、最終確認を行う時に項目の内容を確認する手間が発生します。
Excelと併用する
会計ソフトの種類によっては、同一の情報を一度に入力や変更ができないケースもあります。このような場合は、一度Excelにデータ入力を行い、一度に入力したり、置換を用いて一度に変更を行います。
Excelデータが完成すれば会計ソフトにデータを読み込ませれば時間短縮にも繋がります。会計ソフトでできないことをExcelを併用することで効率化できるケースもあります。
使いやすい会計ソフトを導入しよう！
会計は企業において必ず発生し、行う義務がある業務です。取引数に比例して業務量は増えるため、会計ソフトによる効率化は重要です。
会計ソフトによっては、入力形式が違ったり、備わっている機能が違ったりします。入力は速さと正確さを求められるものです。自分に合った会計ソフトで作業していくことをおすすめします。
