会計ソフトをクラウド化する5つのメリット
会計ソフトをクラウド化することで多くのメリットを受けることができます。
１．インターネット環境があれば利用できる
インターネットがあれば利用できるため、場所を選びません。外出先からも確認・操作することができます。パソコンの機種も問わずに利用できるため、新たに機器を導入する必要もないでしょう。複数人で同時に利用することもできます。
またスマートフォンアプリに対応しているものもあるため、パソコンさえ開くことなく利用することができます。
２．最新のソフトが利用できて法改正にも対応できる
従来のインストールするタイプの製品であれば、アップデートが行われるたびに製品を購入し直す必要がありました。しかしクラウド型であればそのような手間も費用も掛かりません。クラウド上のサービスがアップデートされ、そこにアクセスして利用するだけです。
また、法改正への対応も容易です。サービス自体が対応してくれるため、会社側でソフトを買い替える必要はありません。
３．バックアップする手間がかからない
クラウドサーバ上にデータが保管されるため、会社側でデータの保存を行う必要がありません。従来であれば記録媒体にデータを移してそれを補完するという手間を要しましたが、それが必要なくなります。
４．データ連携により情報の反映や仕訳が簡単にできる
会計ソフト次第では、データの連携で自動入力を行ってくれます。インターネットバンキングの口座やクレジットカードと連携することで、大幅に入力の手間を削減でき、確定申告に使う書類もすぐに作成できるでしょう。
５．リアルタイムで経営状況がわかる
データからすぐにレポートを作成することができます。また上述したように入力の手間もかからないため、すぐに経営状況を確認することができます。これによって、より適切で迅速な経営判断が可能になるでしょう。
クラウド会計ソフトの知っておくべきデメリット
クラウド会計ソフトにはデメリットもあります。
インターネット環境に依存している
インターネット環境があればどこでも使えるのがメリットですが、これはデメリットにもなります。インターネットが使えない場所では利用できません。特にトラブルが発生してインターネットが利用できなくなれば、作業が停滞してしまいます。
維持費がかかり予算が立てづらい
インストール型の会計ソフトであれば、購入時以外は基本的に費用が掛かりません。しかしクラウド型であれば継続的に利用料が発生します。 従量課金プランの場合は予算の見通しが立てづらいうえ、長期的な目で見ると負担が大きくなるかもしれません。
セキュリティ面に不安がある
インターネット上にデータを入力するという特性上、セキュリティ面でやや不安があります。例えばIDとパスワードが流出すると、アカウントを乗っ取られてしまいます。
またサイバー攻撃による情報の流出も考えられます。近年クラウド会計ソフトのセキュリティは厳重になってきていますが、それでもリスクがあることは把握しておく必要があります。
使いづらい場合がある
動作の快適さは会計ソフト自体ではなく、インターネット環境に左右されます。つながりにくい状況だとページを読み込むのに大きな時間を要することになるでしょう。動作自体はインストール型のほうが快適に進みます。
また利用するソフトを変更すると、一から使い方に慣れなければいけません。最初は従業員の負担となるかもしれません。
インストール版とクラウド版の違い
クラウド型とインストール型の違いを紹介します。クラウド型は、インターネット環境は必須ですが、従量課金制なので導入コストは不要です。また、UIは経理初心者にもわかりやすいようにしてあります。なので、中小規模の企業や特定の部署にのみ導入したい場合など有効です。
対してインストール型は、購入してしまえばネット環境は不要です。また、インストール型は、知識のある経理経験者が使うと、UIがわかりやすいようにされているクラウド型より効率的にデータ入力できる場合があります。経理顧問などがいるような大企業では、インストール型がおすすめです。
| 種類 | インストール型 | クラウド型 |
|---|---|---|
| 料金 | 買い切り（パッケージorインストール購入） | 継続課金制 |
| 環境依存度 | ネットワーク環境に左右されない | ネットワークに常につなげておく必要がある |
| バージョンアップ | 手動 | 自動 |
| 利用デバイスの制限 | 基本PCのみ | PC・タブレット・スマホなど様々な形態に対応 |
| 利用台数の制限 | あり（基本1台１ソフト） | なし（アカウント単位の管理） |
| ハードディスク容量 | PCにインストールするため、多大な容量を使う | 必要なデータだけだから容量がすくない |
| 対応OS | 各ソフトに対応したOSのみ | Mac・Windows両方に対応 |
インストール型の会計ソフトを比較したい方は、以下の記事を参考にしてください。
クラウド会計ソフトを選ぶべき企業
クラウド会計ソフトはどのような企業に向いているのでしょうか。
クラウド会計ソフトが向いている企業
以下のような企業には適しているのではないのでしょうか。
- ●手軽に始めたい企業
- ●インターネットバンキングやクレジットカードを利用
- ●データから資料の作成を行いたい
- ●すぐにデータを確認できるようにしたい
また先ほど紹介したように、クレジットカードやインターネットバンキングと連携することで入力の手間を大幅に省くことができます。これらを利用している企業にはメリットが大きいでしょう。
さらにクラウド会計ソフトは資料の作成やデータの閲覧を迅速に行うことができます。そのような特徴を求めている企業に適しています。
クラウド会計ソフトが向いていない企業
以下のような企業にはあまり適していないかもしれません。
- ●すでにいまの会計システム・ソフトが使い慣れている
- ●振込が現金・ATM振込
- ●税務申告が会計の目的
従来のソフトになれている場合、クラウド会計ソフトに移行するのは大きな負担となります。また振込が現金やATM利用の場合は自動入力機能を最大限に活かすことができないため、メリットが小さくなります。
さらに目的が税務申告のみであるという場合には、データ作成機能もメリットにはなりません。そのような企業の場合は、従来のソフトのほうが負担が少なく使いやすいでしょう。
会計ソフトのメリット・デメリットを把握した上で導入
クラウド会計ソフトには大きなメリットがありますが、その一方でデメリットもあります。大切なのは、自社に向いているかどうかです。この記事で紹介した内容をぜひ参考にして、本当に自社に最適な会計ソフトの形を検討してみてください。
