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会計システムを導入することで会計業務を大幅に効率化でき、手入力の手間やミスを削減し、経営状態の分析に役立てられます。しかし、会計システムにもさまざまな種類の製品があるため、自社に適したものを見極める必要があります。
この記事では会計システムを基本や機能、導入する３つのメリット、システムの選定ポイントなど幅広く解説します。ポイントを抑え、最適なシステム導入を目指しましょう。
最初は会計システムの基本知識から解説していきます。
会計システムとは、企業の会計業務をIT化して進めるためのシステムです。多くの場合は、帳票の作成や税務署へ報告するための機能が備わったソフトウェアのことを示します。
利用するのが企業の経理部であることが多いため、そのほかにも経理部の仕事をサポートするための機能を多く備えたシステムもあります。
具体的にどのような機能を備えているのでしょうか。
財務関係のデータを入出力するための機能です。売掛帳や買掛帳、現金出納帳などに記帳します。多くの支店や店舗のデータをシステムで一元管理することも可能です。
財務関係のデータを分類して分析します。事業や部門に分けてデータをまとめて資料化できるため、資金繰りを考えるうえで役立てられるでしょう。主に経営者にとって有益な機能です。
債務の残高や支払予定日など、債務に関する情報を管理できます。まとめて管理できるため、健全なキャッシュフローの実現に役立つでしょう。
会計システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
計算ミスや入力ミスがなくなります。システムには計算が合わないデータが入力されれば警告するような機能が備わっているため、未然にミスを防げます。その結果、計算が合わなくて修正に追われる時間を大きく削減し、業務を効率化できます。
税務署に申告するための機能も備わっています。会計システムはアップデートにより税制度の変更にも対応するため、企業側で制度変更に伴って行わなければならない対応が少なくて済みます。
特にクラウド型の会計システムであれば自動でアップデートされるため、制度の変更による負担を最小限に抑えられます。
リアルタイムで経営状況を把握できます。従来であれば、お金の出入りがあってからそれがデータに反映されるまでにタイムラグがありました。しかし、システムを導入することで速やかに実際の状況がデータに反映されます。これにより状況に即した経営判断を下すことが可能になりました。
さらに詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
会計システムを選ぶうえでのポイントを解説します。
導入する目的をはっきりさせましょう。システムによって得意とする機能は異なります。単に会計業務だけができればよいのか、データの詳細な分析を行って経営判断に役立てたいのかなど、目的を明確化して製品を選びましょう。
一口に会計システムといっても、導入形態にはいくつかの種類があります。それぞれのメリット・デメリットを把握したうえで選択しましょう。
近年普及してきているタイプの会計ソフトです。従来のソフトは企業が所有するサーバにインストールして使う必要がありましたが、クラウド型はそれが不要です。インターネット上で提供されるサービスにアクセスするだけで利用できるため、設備も場所も選びません。
企業のサーバにインストールして使う従来のタイプです。設備が必要になりますが、完全に自社で管理できるためカスタマイズの幅も広いのが特徴です。自社に最適な形を模索したい場合におすすめの形態です。
企業の業務の中心的役割を担うシステムです。会計だけでなく、在庫管理や生産管理、販売管理などもまとめて行います。会計以外の管理もまとめて行いたい場合には基幹システムの導入を検討しましょう。
自社の目的に沿った機能が備わっているかどうかを確認しましょう。
実務視点での機能を重要視するのであれば、以下の機能について確認しましょう。
実務の効率を向上させるためには、仕訳の入力が迅速に行えるかどうかが重要になります。また資料や帳票の作成がスムーズに行えるかどうかも重要でしょう。
一方、経営視点では次のような機能が重要になります。
会計ソフトの役割は単に効率よくデータをまとめるだけではありません。データを分析して今後の経営に役立てることもできます。部門別損益や予算実績比較の評価、セグメント分析などの機能が充実したソフトを選ぶことで、経営の強い味方となるでしょう。
企業が成長するに伴って、より高度な機能が必要になることがあります。そのような場合に機能拡張できるかどうかも重要です。できなければ、改めてシステムを導入し直す必要が生じます。先のことを見通してシステムを選びましょう。
制度の変更に対応できるかどうかも重要です。多くの会計システムはアップデートによって法改正に対応していますが、変更への対応が柔軟に行われるのかどうかを確認しましょう。
またIT環境の変化にも対応が必要です。OSの進化やクラウドサービスとの連携など、日々変化することへの対応ができなければ、長期的に使うことはできません。
サポートやマニュアルが充実しているかどうかも確認しましょう。導入して間もないころは分からないことも多くあるでしょう。何か困ったときにサポートを受けられなければ、業務が停滞する可能性があります。
会計システムを導入した後は、以下のようなことに気を付けましょう。
会計システムを導入することで情報の入力や管理は効率化します。しかし、その情報をどのように扱うかによって、得られるメリットは大きく変わってくるでしょう。
どのようなデータをどのようなタイミングで、どのように活用するのか、ルールを決めておくことが大切です。特にグループ会社の情報をシステムで一元管理する際には、適切な意思疎通を図りルールを定めることが大切です。
便利な会計システムですが、リスクもあります。
データの漏洩や消失のリスクがあります。ウイルスはもちろん、USBメモリなどを利用したデータの流出も防がなければなりません。故障や不具合で大量のデータが一度に失われるリスクもあるため、バックアップを適切に管理しておきましょう。
改ざんが容易なのも弱点です。手書きの情報と異なり、システムのデータは並び替えも簡単です。従業員に付与する権限の制限やパスワードの厳重な管理によって、未然に防ぐ必要があります。
システム導入を検討する際には、第三者への相談も欠かさないようにしましょう。特に顧問の税理士とは適切にコミュニケーションをとっておく必要があります。会計システムによっては税理士に断られる可能性もあるため、トラブルが起きる前に確認をとりましょう。
また他の部署にも確認をとりましょう。新しいシステムの導入に伴って一部の業務内容を変更しなければならないこともあります。その時に摩擦が生じないように、あらかじめ意思疎通を図っておきましょう。
会計システムを導入する前に、選定ポイントを把握して導入できる準備を整えましょう。そうすることで、導入後の思わぬ失敗を防ぐことができます。
会計システムでは無料トライアルを行っている製品が多くあるので、その機能や仕様を把握することをおすすめします。
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| 12月10日(月) 更新 | |
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