会計システムの基本知識｜導入利点と選定ポイントを解説

会計システムの基本知識

まず、会計システムの基本知識から解説していきます。

会計システムとは

会計システムとは、企業の財務会計や管理会計などの会計業務をIT化して、効率よく進めるためのシステムです。多くの場合は、帳票の作成や税務署へ報告するための機能が備わったソフトウェアを示します。

システム化によって、入力作業の効率化や、決算書など書類作成の手間を軽減させられます。利用する多くが企業の経理部であるため、経理部の仕事をサポートするための機能を多く備えたシステムもあります。

会計システムの主な機能

会計システムの機能は３つのシステムに大別できます。

財務会計システム

経営状況を株主や取引先などに明示するための、財務諸表を作成する業務をサポートする機能です。日常的な仕訳入力から帳簿や決算書の自動作成、帳票の出力など、幅広くカバーします。多くの支店や店舗のデータをシステムで一元管理することも可能です

管理会計システム

社内向けの帳票作成機能を有し、予実管理やプロジェクト管理、セグメント管理にも対応します。事業や部門に分けてデータをまとめて資料化できるため、資金繰りを考えるうえで役立てられるでしょう。主に経営者にとって有益な機能です。

債務債権システム

買掛金の支払いや、売掛・入金情報の管理を行えます。債務の残高や支払予定日など、債務に関する情報を一元管理でき、資金の流れが把握しやすくなるため、健全なキャッシュフローの実現に役立つでしょう。

会計システムを導入する３つのメリット

会計業務をシステム化することで得られる効果について解説します。

人的ミスが減り業務が効率化する

まず、計算ミスや入力ミスを減少させられます。残高が合わないデータが入力されると警告する機能がシステムに備わっているため、未然にミスを防げます。その結果、月末や期末のタイミングで計算が合わなくて修正に追われる心配もなく、業務を効率化できます。

制度や税制に対応できる

税務署に申告するための機能も備わっています。会計システムはアップデートにより税制度の変更にも対応するため、企業側で行わなければならない対応は少なくて済みます。

特にクラウド型の会計システムであれば自動でアップデートされるため、制度の変更による負担を最小限に抑えられます。

リアルタイムで経営状況が把握できる

従来であれば、お金の出入りがあってから、それがデータに反映されるまでにタイムラグがありました。しかし、システムを導入すると速やかに実際の状況がデータに反映されます。これにより状況に即した経営判断を下せるようになりました。

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会計システムの選定ポイント

会計システムを選ぶうえでのポイントを解説します。

１．会計システムの導入目的を明確にする

導入する目的をはっきりさせましょう。システムによって得意とする機能は異なります。単に会計業務だけができればよいのか、データの詳細な分析を行って経営判断に役立てたいのかなど、目的を明確化して製品を選びましょう。

特に経営分析ツールはベンダーごとに特徴があり違いがでやすい部分です。財務データから経営分析に必要な数値を抽出しグラフ化できる機能や、資金繰り表を作成できる機能などさまざまですので、社内でもよく検討しましょう。

２．会計システムの導入する種類を検討する

一口に会計システムといっても、導入形態にはいくつかの種類があります。それぞれのメリット・デメリットを把握したうえで選択しましょう。

クラウド型会計ソフト

近年普及してきているタイプの会計ソフトです。従来のソフトは企業が所有するサーバにインストールして使う必要がありましたが、クラウド型はそれが不要です。インターネット上で提供されるサービスにアクセスするだけで利用できるため、設備も場所も選びません。

パッケージ型会計ソフト

企業のサーバにインストールして使う従来のタイプです。設備が必要になりますが、完全に自社で管理できるためカスタマイズの幅も広いのが特徴です。自社に最適な形を模索したい場合におすすめの形態です。

基幹システム

企業の業務の中心的役割を担うシステムです。会計だけでなく、在庫管理や生産管理、販売管理などもまとめて行います。会計以外の管理もまとめて行いたい場合には基幹システムの導入を検討しましょう。

３．必要な機能が備わっているか

自社の目的に沿った機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

実務視点

実務の効率を向上させるための機能を重要視するのであれば、以下の機能について確認しましょう。

• ●仕訳入力
• ●帳票・伝票入力

仕訳入力は、会計システムに預金や現金・従業員への給与や売り上げなどの数字を入れるだけで、自動で仕分けを行ったり、転記を完了する機能です。業務効率アップには、仕訳の入力が迅速かつ正確に行われる必要があるため大切なポイントです。

また、決算書作成のために必要なデータを効率的に入力できる帳票・伝票入力機能においても、各拠点での分散入力が可能かどうかなどもあわせて確認しておきましょう。帳票の作成をスムーズに行うためにも重要です。

経営視点

一方、経営視点では次のような機能が重要になります。

• ●分析機能
• ●レポーティング

会計ソフトの役割は単に効率よくデータをまとめるだけではありません。データを分析して今後の経営に役立てることもできます。部門別損益や予算実績比較の評価、セグメント分析などの機能が充実したソフトを選べば、経営の強い味方となるでしょう。

４．システムに拡張性や柔軟性があるか

企業が成長するに伴って、より高度な機能が必要になるときもあるでしょう。そのような場合に機能拡張できるかどうかも重要です。対応できなければ、改めてシステムを導入し直す必要が生じます。先のことを見通してシステムを選びましょう。また、同じベンダーが連携可能な業務モジュールを提供しているかも確認しておきましょう。

５．制度や税法改正のような変化に対応できるか

制度の変更に対応できるかどうかも重要です。多くの会計システムはアップデートによって法改正に対応していますが、変更への対応が柔軟に行われるかも確認しておきましょう。

またIT環境の変化にも対応が必要です。OSの進化やクラウドサービスとの連携などにも対応ができなければ、長期的に使うことはできません。

６．サポート体制が整っているかどうか

サポートやマニュアルが充実しているかどうかも確認しましょう。導入して間もないころは分からないことも多くあるでしょう。何か困ったときにサポートを受けられなければ、業務が停滞する可能性があります。

以上、選び方について解説しましたが、無料トライアルを実施しているベンダーもあるため、機能や操作性、サポート対応を実際に体験してみるのもおすすめです。

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会計システムを導入後のポイント

会計システムを導入した後は、以下に気を付けましょう。

会計システムの運用ルールを決める

会計システムの導入で情報の入力や管理は効率化します。しかし、その情報をどのように扱うかによって、得られるメリットは大きく変わってくるでしょう。

どのようなデータをどのようなタイミングで、どのように活用するのか、ルールを決めておくことが大切です。特にグループ会社の情報をシステムで一元管理する際には、適切な意思疎通を図りルールを定めることが大切です。

知っておくべき会計システム利用時のリスク

便利な会計システムですが、リスクもあります。

データ消失の可能性がある

データの漏えいや消失のリスクがあります。ウイルスはもちろん、USBメモリなどを利用したデータの流出も防がなければなりません。故障や不具合で大量のデータが一度に失われるリスクもあるため、バックアップを適切に管理しておきましょう。

データの改ざんが容易

改ざんが容易なのも弱点です。手書きの情報と異なり、システムのデータは並び替えも簡単です。従業員に付与する権限の制限やパスワードの厳重な管理によって、未然に防ぐ必要があります。

外部の意見も参考にする

システム導入を検討する際には、第三者への相談も欠かさないようにしましょう。特に顧問の税理士とは適切にコミュニケーションをとっておく必要があります。会計システムによっては税理士に断られる可能性もあるため、トラブルが起きる前に確認をとりましょう。

また他の部署にも確認をとりましょう。新しいシステムの導入に伴って一部の業務内容を変更しなければならない場合もあります。その時に摩擦が生じないように、あらかじめ意思疎通を図っておきましょう。

最適な製品選びで会計システムのメリットを享受しよう

会計システムを導入する前に、選定ポイントを把握して導入できる準備を整えましょう。そうすることで、導入後の思わぬ失敗を防げます。

資料請求や無料トライアルを利用して、その機能や仕様を把握してからの導入をおすすめします。