会計システムとは？基本の機能や導入前の選び方を徹底解説！

会計システムとは

会計システムとは、企業の財務会計や管理会計などの会計業務をIT化して、効率よく進めるためのシステムです。多くの場合、帳票の作成や税務署へ報告するための機能が備わったソフトウェアを示します。

システム化によって入力作業の効率化や、決算書など書類作成の手間を軽減できるでしょう。経理部の仕事をサポートするための機能を多く備えたシステムもあります。例えば、銀行などの記録と連携した自動仕分や、用語説明をするサポート機能により専門知識がなくても、日々の業務をスムーズに遂行できるでしょう。

会計システムは、３つの種類にわけられます。単独のシステムもあり、複数の種類のシステムもあります。

財務会計システム

経営状況を株主や取引先などに明示するための、財務諸表の作成業務をサポートします。日常的な仕訳入力から帳簿や決算書の自動作成、帳票の出力などを幅広くカバーするため、業務効率化につながるでしょう。本社以外の拠点データを一元管理することも可能です。

管理会計システム

社内向けの帳票作成機能があり、さまざまな観点から分析ができます。予実管理やプロジェクト管理、セグメント管理にも対応しています。事業や部門に分けてデータをまとめて資料化できるため、資金繰りに役立つでしょう。主に経営者がデータを基準に判断をし、適切な意思決定のために活用します。

債務債権システム

買掛金の支払いや、売掛・入金情報の管理をします。債務の残高や支払予定日など、債務に関する情報を一元管理できます。資金の流れが把握しやすくなるため、健全なキャッシュフローの実現に役立つでしょう。

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会計システムの導入目的やメリット

会計業務をシステム化する目的や、得られる効果について解説します。

経理業務の効率化

経理業務は、毎日もしくは定期的に必ず発生する仕訳や取引の入力が必要です。エクセルなどに入力するより、入力補助機能でスピードが格段にあがるでしょう。また、一度入力すれば、自動作成機能などで帳票やグラフの作成ができる製品もあります。必要書類をひとつずつ作成する時間を削減できます。

人的ミスの減少

従来の業務では、伝票から帳簿への転記作業などでミスの発生がありました。会計システムでは、残高のあわないデータが入力されると警告する機能があるため、ミスを未然に防げるでしょう。入力したデータに不備があった場合でも、元データを修正することで関連する帳票やグラフに反映されます。

税制度変更に対応

税務署に申告するための機能もあります。会計システムはアップデートにより税制度の変更に対応するため、企業側で行わなければならない対応が少なくなるでしょう。 特にクラウド型の会計システムであれば自動でアップデートされるため、制度の変更による負担を最小限に抑えられます。

経営状況をリアルタイムに把握

従来は、入出金の際にデータへ反映するまでのタイムラグがありました。しかし、会計システムを導入するとリアルタイムにデータが反映されます。常に最新のデータを把握できるため状況に即した経営判断を下せるようになりました。

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会計システムの提供形態

導入形態にはいくつかの種類があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。自社に適した提供形態を選びましょう。

クラウド型

近年普及しているタイプです。従来は企業が所有するサーバにインストールして利用する必要がありました。しかしクラウド型は、インターネット上のサービスにアクセスする仕組みのため、設備も場所も選びません。

パッケージ型

企業のサーバにインストールして利用するシステムです。自社で管理できるためカスタマイズの幅が広く、セキュリティ面も安心といえるでしょう。自社に最適な形にしたい場合におすすめの形態です。社内にエンジニアがいる場合は、自社でのメンテナンスも可能です。

基幹システム

業務の中心的役割を担うシステムです。会計だけでなく、在庫管理や生産管理、販売管理なども利用できます。会計以外の管理もまとめたい場合には、基幹システムの導入を検討しましょう。

会計システムの選定ポイント

会計システムを選ぶポイントについて解説します。

導入目的を明確にする

システムによって得意とする機能は異なります。会計業務ができればよいのか、分析結果を経営判断に役立てたいかなど、目的を明確化したうえで製品を選びましょう。

特に経営分析ツールは、製品ごとに特徴があるため違いが出やすいといえます。財務データから必要な数値の抽出をしてグラフ化できる機能や、資金繰り表を作成できる機能などが実装されているので、よく検討しましょう。

自社の目的にあった機能があるか

自社の目的に沿った機能が備わっているか確認しましょう。

実務の効率向上

• ●仕訳入力
• ●帳票・伝票入力

仕訳入力は、預金や現金・従業員への給与や売り上げなどを入力するだけで、自動で仕分けや転記をする機能です。業務効率向上には、迅速かつ正確に仕訳を入力する必要があるため大切なポイントです。また、決算書作成のための帳票・伝票入力をスムーズに行うために、各拠点での分散入力が可能かあわせて確認しましょう。

データ分析で経営判断

• ●分析機能
• ●レポーティング

会計ソフトの役割は、効率よくデータをまとめるだけではありません。データを分析して今後の経営に役立てます。部門別損益や予算実績比較の評価、セグメント分析など機能が充実したソフトを選べば、経営の強い味方となるでしょう。

拡張性や柔軟性があるか

企業の成長で、より高度な機能が必要になる場合もあるでしょう。そのため、機能が拡張できるかどうかも重要です。対応できなければ、システムを再度導入する必要が生じるため、将来もふまえて製品を選びましょう。また、連携可能な業務モジュールを提供しているか事前に確認しましょう。

法改正など変化に対応できるか

会計システムの多くはアップデートにより法改正に対応できるようになっています。制度が変更されても柔軟に対応できるか確認しましょう。

また、IT環境の変化にも対応が必要です。OSの進化やクラウドサービスとの連携などにも対応ができなければ、長期的に利用できません。

サポート体制が整っているか

サポート体制やマニュアルが充実しているかも確認しましょう。導入して間もないころは不明点もあるでしょう。困ったときにサポートを受けられなければ、業務が停滞する可能性もあります。

会計システムを導入の注意点

会計システムの失敗しない運用をするために以下の点に気を付けましょう。

運用ルールを決める

入力データ・扱うタイミング・活用方法の具体的なルール決めにより、会計システム導入で得られるメリットは大きく変わるでしょう。特にグループ会社の情報をシステムで一元管理する際には、適切な意思疎通を図ったうえでのルール制定が重要です。

利用時のリスクを知る

ウイルスや故障でデータを失うリスクもあるため、バックアップを適切に管理しましょう。また、手書きの情報と異なり、システムのデータは並び替えなどの改ざんが容易なのも弱点です。権限の制限やパスワードの厳重な管理をしましょう。

外部の意見も参考にする

製品によっては断られる可能性もあるため、会計システム導入の際は、顧問の税理士へ相談する必要があります。トラブルが起きる前に確認をとりましょう。また、新しいシステムの導入に伴って業務内容が変更になる場合もあるため、他の部署への確認も必要です。

無料トライアルを実施しているベンダーもあるため、機能や操作性、サポート対応を実際に体験してみるのもおすすめです。

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