会計システムとは？機能や導入前の選び方を徹底解説！

会計システムとは

会計システムとは、企業の財務会計や管理会計などの会計業務をIT化して、効率よく進めるためのシステムです。多くの場合は、帳票の作成や税務署へ報告するための機能が備わったソフトウェアを示します。

ルーティン業務をサポート

システム化によって入力作業の効率化や、決算書など書類作成の手間を軽減できます。経理部の仕事をサポートするための機能を多く備えたシステムもあります。例えば、銀行などの記録と連携した自動仕分や、用語説明をするサポート機能により専門知識がなくても、日々の業務をスムーズに遂行できるでしょう。

主な種類

会計システムの種類は、３つのシステムにわけられます。単独のシステムもあり、複数の種類のシステムもあります。

財務会計システム

経営状況を株主や取引先などに明示するための、財務諸表の作成業務をサポートします。日常的な仕訳入力から帳簿や決算書の自動作成、帳票の出力など、幅広くカバーするため、業務効率化につながるでしょう。本社以外の拠点データを一元管理も可能です。

管理会計システム

社内向けの帳票作成機能があり、さまざまな観点から分析ができます。予実管理やプロジェクト管理、セグメント管理にも対応します。事業や部門に分けてデータをまとめて資料化できるため、資金繰りに役立つでしょう。主に経営者がデータを基準に判断をし、適切な意思決定を行うために活用します。

債務債権システム

買掛金の支払いや、売掛・入金情報の管理をします。債務の残高や支払予定日など、債務に関する情報を一元管理できます。資金の流れが把握しやすくなるため、健全なキャッシュフローの実現に役立つでしょう。

提供形態

導入形態にはいくつかの種類があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。自社に適した提供形態を選びましょう。

クラウド型

近年普及しているタイプです。従来は企業が所有するサーバにインストールして利用する必要がありました。しかしクラウド型は、インターネット上のサービスにアクセスする仕組みのため、設備も場所も選びません。

パッケージ型

企業のサーバにインストールして利用するシステムです。自社で管理できるためカスタマイズの幅が広く、セキュリティ面も安心といえるでしょう。自社に最適な形にしたい場合は、おすすめの形態です。社内にエンジニアがいる場合は、自社でメンテナンスも可能です。

基幹システム

業務の中心的役割を担うシステムです。会計だけでなく、在庫管理や生産管理、販売管理なども利用できます。会計以外の管理もまとめたい場合には、基幹システムの導入を検討しましょう。

会計システムの導入目的やメリット

会計業務をシステム化する目的や、得られる効果について解説します。

業務の効率化

経理業務は、毎日もしくは定期的に必ず発生する仕訳や取引などの入力が必要です。エクセルなどに入力するより、入力補助機能でスピードが格段にあがるでしょう。また、一度入力すれば、自動作成機能などで帳票やグラフの作成ができる製品もあります。必要書類をひとつずつ作成する時間を削減できます。

人的ミスの減少

従来の業務では、伝票から帳簿への転記作業などでミスの発生がありました。会計システムでは、残高のあわないデータが入力されると警告する機能があるため、未然にミスを防げるでしょう。入力したデータに不備があった場合でも、元データを修正すると関連する帳票やグラフへ反映されます。

制度や税制に対応

税務署に申告するための機能もあります。会計システムはアップデートにより税制度の変更に対応するため、企業側で行わなければならない対応は少なく済むでしょう。 特にクラウド型の会計システムであれば自動でアップデートされるため、制度の変更による負担を最小限に抑えられます。

経営状況をリアルタイムに把握

従来は、入出金の際にデータへ反映するまでのタイムラグがありました。しかし、会計システムを導入するとリアルタイムにデータが反映されます。常に最新のデータを把握できるため状況に即した経営判断を下せるようになりました。

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会計システムの選定ポイント

会計システムを選ぶポイントの解説をします。

導入目的を明確にする

システムによって得意とする機能は異なります。会計業務ができればよいのか、分析を行って経営判断に役立てたいかなど、目的を明確化して製品を選びましょう。

特に経営分析ツールは、ベンダーごとに特徴があり違いの出やすい部分です。財務データから必要な数値の抽出をしてグラフ化できる機能や、資金繰り表を作成できる機能などさまざまあるので、よく検討しましょう。

必要な機能が備わっているか

自社の目的に沿った機能が備わっているか確認しましょう。

実務視点

実務の効率向上を重要視するのであれば、以下の機能について確認しましょう。

• ●仕訳入力
• ●帳票・伝票入力

仕訳入力は、預金や現金・従業員への給与や売り上げなどを入力するだけで、自動で仕分けや転記をする機能です。業務効率向上には、迅速かつ正確に仕訳を入力する必要があるため大切なポイントです。

また、決算書作成のための帳票・伝票入力機能においても、各拠点での分散入力が可能かあわせて確認しましょう。帳票の作成をスムーズに行うためにも重要です。

経営視点

一方、経営視点では次のような機能が重要です。

• ●分析機能
• ●レポーティング

会計ソフトの役割は、効率よくデータをまとめるだけではありません。データを分析して今後の経営に役立てます。部門別損益や予算実績比較の評価、セグメント分析など機能が充実したソフトを選べば、経営の強い味方となるでしょう。

拡張性や柔軟性があるか

企業の成長で、より高度な機能が必要になる場合もあるでしょう。そのため、機能拡張も重要です。対応できなければ、システムを再度導入する必要が生じるため、将来もふまえ製品を選びましょう。また、連携可能な業務モジュールを提供しているか事前に確認しましょう。

法改正など変化に対応できるか

多くの会計システムはアップデートによって法改正に対応していますが、制度の変更も柔軟に対応できるかを確認しましょう。

また、IT環境の変化にも対応が必要です。OSの進化やクラウドサービスとの連携などにも対応ができなければ、長期的に使えません。

サポート体制が整っているか

サポートやマニュアルが充実しているかも確認しましょう。導入して間もないころは不明点もあるでしょう。困ったときにサポートを受けられなければ、業務が停滞する可能性もあります。

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会計システムを導入の注意点

会計システムの失敗しない運用をするために以下の点に気を付けましょう。

運用ルールを決める

会計システムの導入で情報の入力や管理は効率化します。しかし入力した情報の扱い方により、得られるメリットは大きく変わるでしょう。

入力データ・扱うタイミング・活用方法の具体的なルール決めが大切です。特にグループ会社の情報をシステムで一元管理する際には、適切な意思疎通を図りルール制定が重要です。

利用時のリスクを知る

ウイルスはもちろん、USBメモリなどを利用した流出やデータ消失のリスクがあります。故障や不具合で大量のデータを一度に失うリスクもあるため、バックアップを適切に管理しておきましょう。

また、データ改ざんが容易なのも弱点です。手書きの情報と異なり、システムのデータは並び替えも簡単です。従業員に付与する権限の制限やパスワードの厳重な管理によって、未然に防ぐ必要があるでしょう。

外部の意見も参考にする

システム導入を検討する際には、顧問の税理士への相談する必要があります。製品によっては断られる可能性もあるため、トラブルが起きる前に確認をとりましょう。

また、他の部署にも確認をとりましょう。新しいシステムの導入に伴って一部の業務内容の変更をする場合もあります。その時に摩擦が生じないように、あらかじめ意思疎通を図っておきましょう。

無料トライアルを実施しているベンダーもあるため、機能や操作性、サポート対応を実際に体験してみるのもおすすめです。

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