『ShiftMAX』の導入事例【カシオマーケティングアドバンス株式会社様】

携帯電話での打刻で営業スタッフの勤怠管理が効率化

導入企業

カシオマーケティングアドバンス株式会社様

業種

その他のサービス業　

従業員規模

501～1000名　

事業内容

「CASIO」製品全般の国内販売営業業務を受託
「CASIO」製品全般の販売促進業務
国内のカシオ販売チャネルの整備

導入前の課題: 携帯電話で打刻できること、現状書式を変えないことが選定の条件
導入後の結果: Excel対応なので多様な帳票にも対応、画期的な業務効率化につながった

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『ShiftMAX』導入前の課題

携帯電話で打刻できること、現状書式を変えないことが選定の条件

第一営業部　企画管理室
尾崎謙治氏

カシオマーケティングアドバンス株式会社様（以下、カシオマーケティングアドバンス）は、デジタルカメラ、電子辞書、時計、電子楽器など数多くの「CASIO」製品の国内市場での営業および販売促進業を主な事業としている企業です。

フィールドセールスを行う社員が大半を占め、様々な販売店舗へと直行・直帰（入店・退店）するスタッフが多いという特徴があります。

そのため、「携帯電話」を活用した打刻ができれば、勤怠情報の入力漏れもなく、管理がしやすくなる…という理由から、新たな勤怠管理システムの導入を検討しました。

その経緯を次のように振り返るのは第一営業部企画管理室尾崎謙治氏。「携帯電話での打刻ということを必須条件に選定を行いました。しかし、スマートフォンではできるけれど、携帯電話ではできないというシステムも多く、両方に対応できるベンダはなかなか見つかりませんでした。結果、3 社ほどの中から選定することになりました。」

『ShiftMAX』選定ポイント

「現状フォーマットを変えなくてよい」という勤怠管理システム

第一営業部　企画管理室
高見久美子氏

同じく第一営業部の高見久美子氏はシステムの要件を次のようなものだったと語ります。

「入退店の時刻の取得のほか、半休、有給、時間有給、時間外の計算…これらを手書きの書式に記入して行うなど、弊社の勤怠管理は独特なところもあるので、そういう複雑な計算もすべて反映されなければなりません。また、システム導入に当たっては、ほかの部署もある中で、当部署のみ『帳票の書式は変えてはいけない』と、管理部からの要請がありました。」

つまり、「携帯電話での打刻」、そして「現状フォーマットを変えなくてよい」という勤怠管理システム。このように考えた時に、Excel のフォーマットを利用して入力できるKYODOU のシフト＆勤怠管理システム「ShiftMAX」が選ばれました。

『ShiftMAX』導入後の結果

Excel対応なので多様な帳票にも対応、画期的な業務効率化につながった

携帯電話での打刻に対応している上、これまでのExcel のフォーマットがそのまま使えるShiftMAX。まず、その評価した理由について、高見氏はこう解説します。

「携帯電話によるリアルタイム打刻ができて、しかもGPSで打刻場所も特定可能、それがシステム上に反映できるという点がまず、大きな評価ポイントです。それに加え、Excel 上で入力できる。というのが、オンリーワンの製品だと感じました。というのも、当社では、勤怠の申請などに関する書類が多くあります。例えば有給取得の際には、専用の申請用紙に記入した上で、それに検印、郵送するという工数がかかっていました。郵送代だけでも1 人1 件80 円はかかってしまいます。それが、ShiftMAXを活用することで、これまでの申請用紙のExcelのフォーマットがそのまま活用できる上、申請業務が効率化できるのです。申請情報をShiftMAX 上に入力するだけで、有給情報がデータ化。クラウド上で一元管理されているので、郵送代やそれに関する作業コストなどが大きく軽減できたのです。」

さらに高見氏は、月次集計の業務の効率化にも成功したといいます。「例えば20日を締日とすると、その段階で勤怠状況はすべてデータ化されています。これまでは管理部門への提出が、「20日締めで翌月頭」だったのが、「20日締めで23～24日」というように、3営業日くらいで管理部門への提出データが作成できるようになるという、画期的な効率化につながったのです。」

ShiftMAXによる業務の効率化は上記にとどまりません。セールススタッフへの伝達事項が、ShiftMAXの伝言板機能を活用することで効果的に行えるようになったのです。

「スタッフは毎日必ず打刻を行うためにShiftMAXを開きます。そこに伝言板機能を搭載しているため、緊急連絡事項など伝わりやすくなったという効果がありました。また、開封しているスタッフ、未開封のスタッフもわかりますので、そのフォローも素早く行えるようになりました。」と語る尾崎氏。
ShiftMAX の活用で、カシオマーケティングアドバンスは大きな効率化につながっただけではなく、就業管理への意識向上にもつながりました。

『ShiftMAX』

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KYODOU株式会社

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