ITトレンドがおすすめする社宅代行
- ■委託範囲別
- ■契約方式別
社宅代行の種類を知る前に押さえる基本
社宅代行の種類を比べる前に、社宅代行が担う業務と、種類を分ける軸を確認しておきましょう。業務の全体像をつかんでおくと、どの種類を選べば社内の負担が減るかを判断しやすくなります。
社宅代行とは
社宅代行とは、企業が従業員に提供する社宅について、物件探しや賃貸借契約の手続き、家賃の支払い、契約の更新、退去時の精算などの業務を、企業に代わって行うサービスです。社宅管理代行と呼ばれることもあります。
社宅の業務は、不動産会社や貸主とのやり取り、従業員からの問い合わせ、経理や給与計算との連携など、関わる相手が多いことが特徴です。社宅の件数が増えるほど、人事・総務の担当者の負担が大きくなるため、外部に任せる選択肢が検討されます。
種類を分ける2つの軸と契約方式
社宅代行の種類は、委託範囲と対象の社宅という2つの軸で整理すると比べやすくなります。委託範囲は社内に残る業務の量に、対象の社宅は代行会社に求める業務の内容に関わります。
このほかに、代行会社が貸主と契約して企業に貸す転貸方式と、企業が貸主と契約したうえで手続きを代行してもらう代行方式という、契約方式の違いもあります。契約方式は、契約の名義や責任の持ち方に関わるため、委託範囲とあわせて確認しておきましょう。
委託範囲で分ける社宅代行の種類
社宅代行は、入居時から退去時までの業務のうち、どの段階を任せるかによって種類が分かれます。社内で負担に感じている段階を思い浮かべながら、それぞれの種類の特徴を確認しましょう。
入居時の物件探しと契約を任せる種類
転勤や入社にあわせて、従業員の希望と社宅規程の条件にあう物件を探し、貸主との賃貸借契約の手続きを代行してもらう種類です。物件の紹介から内見の調整、契約書の取り交わし、入居日の調整までを任せられる場合があります。
転勤が特定の時期に集中する企業では、短い期間に多くの物件を探す必要があるため、この段階の負担が大きくなります。全国に拠点がある場合は、代行会社がどの地域の物件探しに対応できるかを確認しておきましょう。
入居中の家賃支払いや更新を任せる種類
入居している期間の家賃の支払いや、契約の更新の手続き、従業員や貸主からの問い合わせ対応を代行してもらう種類です。毎月の支払いをまとめて処理してもらえる場合は、貸主ごとに振り込む手間を減らせます。
契約の更新は物件ごとに時期が異なるため、件数が多いと期限の管理が負担です。更新の時期を事前に知らせてもらえるか、更新料などの費用をどのように処理するかを確認しておくと、手続きの漏れを防ぎやすくなります。
退去精算まで一括で任せる種類
入居から退去までの業務を一括で任せる種類で、退去の立ち会いや原状回復の費用の確認、敷金の精算まで含まれる場合があります。社宅の業務を社外にまとめて移したい企業で検討されます。
退去時の原状回復の費用は、貸主との間で負担の範囲をめぐって調整が必要になることがあります。代行会社が費用の内容を確認し、妥当性を説明してくれるかは、比べる際の大切な観点です。従業員の負担とする費用の線引きも、社宅規程とあわせて決めておきましょう。
対象とする社宅で分ける社宅代行の種類
社宅代行は、どのような社宅を対象とするかによっても、代行会社が担う業務が変わります。自社が持つ社宅の形態を確認したうえで、対応できる代行会社を選びましょう。
借上げ社宅を対象とする種類
借上げ社宅とは、企業が民間の賃貸住宅を借りて、従業員に社宅として提供するものです。物件ごとに貸主や管理会社が異なるため、契約や支払い、更新の窓口が分散しやすく、社宅代行が活用されやすい形態です。
借上げ社宅を対象とする社宅代行では、物件探しから契約、支払い、退去までの手続きを、物件ごとの貸主とのやり取りも含めて代行するのが基本です。対応できる物件の数や地域、月ごとの処理件数の上限があるかを確認しておきましょう。
社有社宅や寮を対象とする種類
社有社宅や寮は、企業が自ら所有する建物を従業員に提供するものです。賃貸借契約の手続きは少ない一方で、入居者の募集や部屋の割り当て、建物の点検や修繕、共用部分の管理といった業務が発生します。
社有社宅や寮を対象とする場合は、建物の管理や入居者の対応を担える代行会社かどうかを確認します。借上げ社宅と社有社宅の両方を持つ企業では、両方をまとめて任せられるか、別の会社に分けるかを検討しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社宅代行の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
社宅代行の種類で変わる社内の業務
社宅代行を利用しても、すべての業務が社外に移るわけではありません。選ぶ種類によって、人事・総務や経理に残る業務が変わるため、導入後の社内の体制もあわせて考えておきましょう。
人事・総務に残る業務
どの種類を選んでも、社宅を利用できる従業員の判断や、社宅規程にもとづく条件の決定、代行会社への依頼の取りまとめは、社内で担う業務として残ります。従業員からの相談のうち、社宅規程の解釈に関わるものも社内での対応が必要です。
代行会社との窓口を1人の担当者に任せると、異動や休みのときに業務が止まるおそれがあります。依頼の手順や判断の基準を文書にまとめ、複数の担当者で状況を共有できるようにしておきましょう。
経理や給与計算との連携
社宅の家賃のうち従業員が負担する分は、給与から差し引く形で徴収される場合があります。代行会社から届く家賃や費用のデータを、経理や給与計算にどのように反映させるかを決めておく必要があります。
また、従業員から受け取る家賃が一定の基準を下回ると、差額が給与として課税される場合があります。基準の考え方は国税庁の案内で確認し、従業員の負担額を決める際は税理士にも相談しましょう。社宅に関わる個人情報の扱いも、代行会社と取り決めておくことが大切です。
従業員への案内と問い合わせの窓口
社宅代行を利用すると、物件探しや入居の手続きについて、従業員が代行会社と直接やり取りする場面が生まれます。どの問い合わせを代行会社が受け、どの問い合わせを社内で受けるかを決めておかないと、従業員が迷う原因となります。
導入の際は、代行会社の連絡先や受付時間、依頼の流れをまとめた案内を従業員に配布しましょう。代行会社が受けた問い合わせの内容を定期的に報告してもらうと、社宅規程の分かりにくい点や、従業員の不満を早めに把握でき、規程や運用の見直しに生かせます。
自社にあう社宅代行の種類の決め方
社宅代行の種類が分かったら、自社にあう種類を決めます。社宅の件数や異動の頻度、社宅規程の内容を整理すると、任せるべき範囲がはっきりします。
社宅の件数と異動の頻度から考える
社宅の件数が少なく、異動も年に数件程度であれば、負担の大きい段階だけを任せる種類で足りる場合があります。物件探しに時間がかかっているなら入居時の業務、支払いや更新の管理が負担なら入居中の業務というように、優先順位を決めましょう。
社宅の件数が多く、異動が特定の時期に集中する企業では、入居から退去までを一括で任せる種類が選択肢です。繁忙期にも処理が滞らない体制があるか、代行会社に具体的に確認しておくと安心です。
社宅規程との整合を確認する
社宅代行を利用する前に、自社の社宅規程を見直しておくことが大切です。家賃の上限や間取り、通勤時間の条件、従業員の負担額などが明確になっていないと、代行会社は物件を探す基準を定めにくくなります。
代行会社によっては、社宅規程の見直しについて助言してくれる場合もあります。規程と運用にずれがないかを確認し、例外の扱いを含めて代行会社と共有しておきましょう。導入時の注意点もあらかじめ把握しておくと、運用を始めてからの手戻りを減らせます。
委託範囲と契約方式で比べる社宅代行一覧
物件探しだけを任せるのか、家賃の支払いや更新、退去精算まで任せるのか、転貸方式と代行方式のどちらで契約するのかを比べやすいように、この記事で紹介するサービスをまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ギガプライズの社宅管理サービス（転貸・代行） | 提携3,600店舗から物件を紹介。契約・更新・解約精算まで任せられ、代行と転貸を組み合わせられる |
| 東急社宅マネジメント株式会社の社宅代行サービス | 転貸プランと代行プランの両方を提案。お部屋探しから更新、解約精算まで対応 |
| CREPS | 代行プランと転貸プランを用意。賃料等の支払代行や更新手続き、解約精算業務に対応 |
| 株式会社タイセイ・ハウジーの社宅代行サービス≪ANSWER≫ | 家賃の個別分散支払代行や更新料の立替、解約精算と敷金回収まで代行する |
| 株式会社長谷工ビジネスプロクシーの社宅代行 | 物件探しから解約手続きまで任せられるプランのほか、転貸プランなど複数のプランがある |
| リロの社宅管理 | 転貸借契約による借上社宅業務のフルアウトソーシング。原状回復費の固定経費化を図れる |
| 株式会社NTT ExCパートナーの社宅代行 | 転貸方式を採用し、企業にとっての貸主を一本化する社宅代行 |
| 社宅ラクっとNAVI（旧 転勤ラクっとNAVI） | お部屋探しと引越し一括見積りを提供。オプションのワンコイン転貸で窓口を一本化できる |
| しゃたくさんLite | 自社管理用のクラウドシステムと、1件から委託できる代行サービスを組み合わせて使える |
任せる業務の範囲で選ぶ社宅代行サービス
物件探しや契約手続きを中心に任せたい場合から、家賃の支払い、更新、退去精算まで一括で委託したい場合まで、委託範囲と契約方式の違いが分かるように選びました。
ギガプライズの社宅管理サービス（転貸・代行）
- 【物件紹介力】提携3,600店舗・約300万戸から最適な物件をご紹介
- 【選べる契約形態】代行・転貸を組み合わせ、運用に合わせて設計
- 【安心】東証Pフリービットグループ／社宅システム利用料無料
株式会社ギガプライズが提供する「ギガプライズの社宅管理サービス（転貸・代行）」は、特定の系列に偏らない物件紹介から契約、更新、解約精算、支払調書作成までを一括で任せられる社宅管理サービスです。提携仲介会社3,600店舗の物件情報から、社宅規定にあう物件を紹介します。代行と転貸を組み合わせて契約形態を設計でき、専任スタッフが契約書の内容を精査します。外国人社員の住まい探しにも対応しています。
東急社宅マネジメント株式会社の社宅代行サービス
- 専任チーム体制で企業様ごとにカスタマイズした運用ご提案可能◎
- 全国700社 3,000店舗の提携仲介会社による豊富な物件紹介が可能◎
- 外資系企業導入数業界№1！英語専任チームによる対応が可能◎
東急社宅マネジメント株式会社が提供する「東急社宅マネジメント株式会社の社宅代行サービス」は、転貸プランと代行プランの両方を提案でき、両プランを併用する運用にも対応する社宅代行サービスです。お部屋探しや契約手続、更新手続、解約精算、引越会社手配、支払調書作成など、社宅管理の業務を幅広く任せられます。専任チーム体制で企業ごとの運用を支援し、英語専任チームによる対応も用意されています。
CREPS
- 企業様の利益と社員様の満足度を第一に考えたご提案！
- まるで社内の部署であるかのようなフレキシブルなサポート
- 緊急時の住替え支援ネットワーク
株式会社マイムコミュニティーが提供する「CREPS」は、代行プラン『CREPS』と転貸プラン『CREPS＋』から選べる社宅代行サービスです。代行プランでは、全国のお部屋探しや新規契約業務に加え、契約金・更新費用の立替支払い、賃料等の支払代行、更新手続き、解約精算、入居中のクレーム受付まで対応します。社宅規定のコンサルティングも含まれるため、委託範囲を決めながら規定も見直したい企業の候補です。
株式会社タイセイ・ハウジーの社宅代行サービス≪ANSWER≫
- 《ＡＮＳＷＥＲ》システムによる確かな安心とメリット
- 全国約2,200社の《ＡＮＳＷＥＲ》ネットワーク加盟店
- 貴社専属オペレーション担当者で窓口を一本化
株式会社タイセイ・ハウジーが提供する「株式会社タイセイ・ハウジーの社宅代行サービス≪ANSWER≫」は、社宅の手配から支払、解約までの業務を代行するサービスです。家主ごとの家賃の個別分散支払代行や、更新料・契約金の立替払い、支払調書の作成代行に対応し、解約精算と精算後の敷金回収、企業への返金まで専門スタッフが担います。ANSWER WEBシステムで申請や進捗の確認も行えます。支払と精算の事務を手放したい企業の選択肢です。
株式会社長谷工ビジネスプロクシーの社宅代行
- ”社宅NAVI_Plus”で業務効率UP！社宅管理をスマート化。
- 丁寧な対応が好評！企業と従業員に寄り添うサポート力。
- 充実のプラン！企業ニーズに最適な提案が可能。
株式会社長谷工ビジネスプロクシーが提供する「株式会社長谷工ビジネスプロクシーの社宅代行」は、委託の仕方を複数のプランから選べる社宅代行サービスです。レギュラープランでは物件探しから契約手続き、更新手続き、解約手続きまでを任せられます。転貸プランでは長谷工ビジネスプロクシーが貸主と契約して企業に転貸し、ゼロプランでは契約当事者を企業のままにして原状回復費を固定化します。契約方式を比べながら決めたい企業の候補です。
リロの社宅管理
- 導入社数 1,400社以上／社宅管理戸数 300,000戸超の実績！
- 「DX認定事業者」取得！社宅管理のDX化をリロネットで実現！
- 住宅制度コンサルティングから社宅管理まで”まるごと”お任せ！
株式会社リロケーション・ジャパンが提供する「リロの社宅管理」は、転貸借契約によって借上社宅の業務をまるごと任せられる社宅管理サービスです。部屋の契約はリロとの包括契約のみで、家主ごとの個別契約は不要です。原状回復費の固定経費化により解約精算業務を簡素化でき、敷金などの預託金も不要です。リロネットでは物件紹介リクエストからワークフロー、社宅期限通知、進捗閲覧まで扱えます。
株式会社NTT ExCパートナーの社宅代行
- NTTグループを始め、約30年にわたる安定的な社宅管理
- 健全な財務基盤に基づく安心・安全な業務運営
- 転貸方式による真のフルアウトソーシングを実現
株式会社NTT ExCパートナーが提供する「株式会社NTT ExCパートナーの社宅代行」は、転貸方式を採用し、企業にとっての貸主を同社一本にまとめる社宅代行サービスです。家主ごとの契約や連絡をなくすことで、社宅業務の稼働を減らし、契約に関わるリスクを抑えられます。専門チームとシステムによる一元管理や、提携仲介からの物件紹介で、入居前から入居後までを支援します。家主とのやり取りを社内からなくしたい企業に向いています。
社宅ラクっとNAVI（旧 転勤ラクっとNAVI）
- 【お部屋探し】全国3000店舗の大手中堅不動産ネットワーク
- 【引越相見積】1回の対応で113社の大手中小の引越会社から相見積
- 【社宅管理】業界最安水準の500円で社宅の窓口を一本化
株式会社リベロが提供する「社宅ラクっとNAVI（旧 転勤ラクっとNAVI）」は、転勤時のお部屋探しと引越し手配を中心に支援するサービスです。全国約3,000店舗の法人向け不動産会社のネットワークから、社宅規定にあう部屋を紹介し、113社の引越会社から相見積りを手配します。オプションのワンコイン転貸では、新規契約手続や初期費用、毎月の賃料の支払いまで窓口を一本化できます。お部屋探しのみの利用も可能です。
しゃたくさんLite
- 管理件数290,000件の受託実績から生まれた社宅管理システム
- 料金は使った分だけ！手続き単位で選べる代行サービス
- 最短1ヶ月で導入可能！導入後もヘルプデスクがお客様をサポート
日本社宅サービス株式会社が提供する「しゃたくさんLite」は、自社で社宅を管理するためのクラウドシステムと、必要な業務だけを任せられる代行サービスを組み合わせたサービスです。繁忙期だけ、新規の契約代行だけといった形で、1件から業務を委託できます。家賃送金代行や、法人対応専門の賃貸不動産会社ネットワークによる物件探しも利用できます。全面的な委託の前に、委託範囲を絞って始めたい企業の選択肢です。
まとめ
社宅代行の種類は、入居時の物件探しと契約、入居中の家賃支払いや更新、退去精算まで一括といった委託範囲と、借上げ社宅か社有社宅・寮かという対象の社宅で整理できます。種類によって社内に残る業務も変わるため、社宅の件数や異動の頻度、社宅規程の内容から任せる範囲を決めましょう。複数の社宅代行の資料請求をして、委託範囲と対応できる社宅を比較してみてください。
