契約書管理システムとは何か
契約書管理システムとは、締結済みの契約書をデータベース上で一元管理し、検索性や更新管理の効率を高めるためのシステムです。まずは基本的な仕組みと、従来の管理方法との違いを整理します。
契約書を一元的に管理する仕組み
契約書管理システムは、契約書のPDFデータや契約先、契約期間、金額といった情報をデータベースに登録します。登録した情報は、一つの画面から検索・閲覧できる仕組みです。部署ごとに保管場所が分かれていた契約書を集約することで、必要な契約書をすぐに探し出せる状態を整えられます。
登録した情報はキーワードや契約先名、契約種別などの条件で絞り込み検索できる場合が多くあります。あわせてアクセス権限を設定できる製品では、閲覧できる担当者を制限し、情報管理の面でも役立てられます。
従来の管理方法との違い
従来はキャビネットでの紙管理や、エクセルによる台帳管理が一般的でした。この方法では、契約書を探すために複数の部署や保管場所を確認する手間が発生する場合があります。契約書管理システムは検索機能や台帳の自動更新により、この手間を軽減する役割を担います。
また紙の契約書には、劣化や紛失のリスクがあります。一方でシステム上にデータを保管すれば、バックアップにより情報の消失リスクを抑えやすくなります。契約書の原本管理と電子データ管理を併用する運用も見られます。
| 管理方法 | 特徴 |
|---|---|
| 紙・キャビネット管理 | 保管場所の確認に手間がかかり、劣化や紛失のリスクがある |
| エクセル台帳管理 | 更新漏れや属人化が起きやすく、部署間で情報が分散しやすい |
| 契約書管理システム | 検索機能や台帳の自動更新により、契約書を探す手間を軽減できる |
契約書管理システムが必要とされる背景
近年、契約書管理システムを導入する企業が増えている背景には、業務環境の変化があります。ここでは紙やエクセルによる管理の課題と、電子契約の普及という二つの観点から背景を解説します。
紙やエクセルによる管理の課題
紙やエクセルでの契約書管理では、担当者が異動や退職をした際に、管理方法が引き継がれず情報が属人化する場合があります。台帳の更新漏れが起きると、契約更新の期限を見落とすといった事態につながる可能性もあります。
さらに複数の部署がそれぞれ独自の台帳を作成しているケースでは、全社的な契約状況を把握しづらくなります。契約書管理システムはこうした情報の分散を解消し、部署をまたいだ一覧管理を可能にする点が特徴です。
電子契約の普及による管理対象の変化
電子契約サービスの利用が広がったことで、紙の契約書だけでなく電子契約データも管理対象に加わりました。契約書管理システムの中には、電子契約サービスと連携し、締結後のデータを自動で取り込める製品もあります。
紙と電子が混在する状態では、管理方法が分かれることで検索性が下がる可能性があります。契約書管理システムを使って形式を問わず一元的に管理する運用が、こうした課題への対応策として挙げられます。
契約書管理システムの主な機能
契約書管理システムには、契約書を探しやすくする機能や、更新期限を管理する機能などが搭載されています。ここでは代表的な三つの機能を紹介します。
検索機能と契約台帳の自動作成
登録した契約書は、契約先名や契約日、契約金額といった項目で検索できます。紙の台帳を人手で作成する必要がなく、登録した情報をもとに契約台帳が自動で作成される製品もあり、台帳更新にかかる作業を軽減できます。
OCR機能を備えた製品では、紙の契約書をスキャンした際に契約先や日付などの項目を自動で読み取れます。これにより入力の手間を減らせる場合があります。読み取り精度は製品や書類の状態によって異なります。
契約更新期限のアラート機能
契約書には更新期限や解約通知の期限が設定されているものが多くあります。契約書管理システムには、期限が近づくとメールなどで担当者に通知するアラート機能が搭載されている場合があります。
この機能により、担当者が個別に手帳やエクセルで期限を管理する必要が減り、更新期限の見落としを防ぐ一助になります。通知の設定内容や通知先は製品ごとに異なるため、運用に合わせた確認が必要です。
電子契約サービスとの連携機能
契約書管理システムの中には、電子契約サービスとAPIなどで連携し、締結済みの契約データを自動で取り込める製品があります。この連携により、締結後の登録作業を省略できる場合があります。
連携できるサービスの範囲は製品によって異なり、対応していない組み合わせでは手動でのデータ登録が必要になることもあります。導入時には自社が利用する電子契約サービスとの連携可否を確認しておくと安心です。
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契約書管理システムを導入するメリット
契約書管理システムを導入すると、日々の契約書管理業務の効率化や、契約に関わるリスクの低減が期待できます。ここでは代表的な二つのメリットを紹介します。
契約書管理業務の効率化につながる
契約書を探す時間や台帳を手入力する時間を削減できる点は、契約書管理システムの導入メリットの一つです。検索機能により、必要な契約書をすぐに呼び出せる状態を整えやすくなります。
あわせて複数拠点や在宅勤務の担当者からも、同じデータベースにアクセスできます。そのため契約書の原本がある拠点まで移動する必要がなくなる場合もあります。テレワーク環境との相性が良い点も特徴です。
契約に関わるリスクの低減が期待できる
更新期限のアラート機能やアクセス権限の設定により、契約更新の見落としや契約書への不正なアクセスといったリスクを抑えやすくなります。契約内容の管理を組織的に行える点が特徴です。
また契約書の版管理機能を備えた製品では、修正履歴を残しながら最新版を把握できます。これにより、古い契約内容を誤って参照してしまう事態を防ぐ効果も期待できます。
導入時に注意したいポイント
契約書管理システムを導入する際には、事前に確認しておきたい点があります。ここでは既存契約書の登録作業と、社内の運用ルール整備という二つの観点から解説します。
既存契約書を登録する作業が発生する
導入初期には、これまで紙やエクセルで管理していた契約書をシステムに登録する作業が発生します。契約数が多い企業では、この登録作業に一定の時間がかかる場合があります。
OCR機能を活用して登録作業を効率化できる製品もありますが、読み取り結果の確認は必要です。段階的に登録範囲を広げるなど、自社の業務量に合わせた進め方を検討すると負担を分散しやすくなります。
社内の運用ルールを整備する
契約書管理システムを導入しても、登録のタイミングや入力項目のルールが定まっていないと、情報の登録漏れが発生する可能性があります。運用ルールをあわせて整備することが重要です。
誰がいつ契約書を登録するか、どの項目を必須入力とするかをあらかじめ決めておきます。これにより、システムを継続的に活用しやすい体制を整えられます。導入担当者だけでなく現場への周知も欠かせません。
あわせて、既存の契約管理フローや稟議のルールとシステムの運用をすり合わせておくと、部署ごとの運用ばらつきを抑えやすくなります。導入初期に運用マニュアルを整備しておく方法も検討できます。
代表的な契約書管理システムの製品例
検索機能や更新期限のアラート、電子契約サービスとの連携といった観点から、代表的な契約書管理システムを紹介します。
Docusign CLM
- 手作業で行っていた契約業務を自動化し、ボトルネックを解消
- ニーズに合わせて柔軟にワークフローを構築
- 世界中で利用される電子署名サービスとネイティブ連携
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign CLM」は、契約書のライフサイクルを一元管理できるシステムです。契約書のテンプレート化や承認ワークフローの設定に対応し、契約先や契約期間などの情報をもとに検索・閲覧できます。更新期限が近づいた契約についてはアラートで通知する機能を備え、担当者が期限を見落とすリスクを軽減しやすくなっています。電子契約サービスとの連携機能も搭載しており、締結後のデータを取り込んで管理を続けられる点も特徴です。契約数が多い企業や、複数部署で契約書を一元的に把握したい企業に向いています。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、紙・電子両方の契約書を一元管理できるシステムです。契約書をスキャンして登録する際には、OCR機能を活用できます。契約先や契約金額などの項目を自動で読み取ることで、入力の手間を軽減しやすくなっています。契約更新日や解約通知期限が近づくとアラートで通知する機能も備えており、更新漏れの防止に役立てられます。原本の保管を代行するサービスと組み合わせて利用できる点も特徴で、社内のキャビネット管理からの移行を検討している企業に適しています。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、契約書の作成から締結後の管理までを一つのシステムでカバーする契約書管理システムです。契約書データをキーワードや契約先名などで検索できるほか、更新期限が近づいた契約を一覧で確認できる機能を備えています。契約審査や承認のワークフローを設定できるため、部署をまたいだ契約業務の進捗を把握しやすくなる点も特徴です。既存の電子契約サービスと連携できる場合があり、締結済みデータの取り込みにも対応しています。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、契約書のスキャンから検索、更新期限の管理までを一元的に行える契約書管理システムです。紙の契約書をスキャンした際にAIが契約先や契約期間などの項目を読み取り、登録作業の負担を軽減する機能を備えています。契約情報はキーワードや契約種別で検索でき、必要な契約書をすぐに探し出しやすい環境を整えられます。更新期限が近づくとアラートで通知する機能もあり、契約更新の見落とし防止に役立てられます。
Contract Eyes （株式会社ASU）
- 契約管理システム刷新で法務業務を高度化
- 契約管理システムを刷新
- 大企業が導入している。
NEXTDarwin （ネクストソリューション株式会社）
- 文書の部品化で作成・修正を効率化
- 自動組版で工数削減と品質安定化
- ウェブ完結で作成・承認、グループワークを支援。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
契約書管理システムに関するFAQ
契約書管理システムの導入を検討する際によく寄せられる質問をまとめました。
- Q1：契約書管理システムはどのような企業に向いていますか？
- 契約数が多く、紙やエクセルでの管理に手間を感じている企業に向いています。部署をまたいで契約書を確認する機会が多い企業でも、一元管理による効率化が期待できます。
- Q2：既存の紙の契約書はどのように登録しますか？
- スキャナーで読み取ったデータをシステムに登録する方法が一般的です。OCR機能を備えた製品では、契約先名や日付などの項目を自動で読み取れる場合があります。
- Q3：電子契約サービスと契約書管理システムは同じものですか？
- 異なる役割を持つ場合があります。電子契約サービスは契約の締結を担い、契約書管理システムは締結後の契約書を保管・検索・管理する役割を担うことが多くあります。両者が連携できる製品も存在します。
まとめ
契約書管理システムとは、契約書を一元管理し、検索や更新期限の把握を効率化するシステムです。紙やエクセルでの管理に比べて情報の属人化を防ぎやすく、契約に関わるリスクの低減にも役立ちます。導入時には登録作業や運用ルールの整備が必要になるため、自社の契約業務の状況に合わせて製品を比較検討してみてください。
