契約書管理システムの選び方で最初に確認すべき基本方針
製品を比較する前に、自社が抱える契約書管理の課題と導入目的を整理しておくことが重要です。目的が曖昧なまま比較を始めると、機能の過不足が生じやすくなります。まずは現状の運用を棚卸しし、優先順位を明確にしましょう。
導入目的を明確にする
契約書管理システムを選ぶ際は、検索性の向上や更新漏れの防止、承認フローの効率化など、何を最優先の課題として解決したいのかを整理することが出発点です。目的があいまいなまま比較を進めると、機能の優先順位を判断しにくくなります。
例えば紙の契約書が部署ごとに保管されており検索に時間がかかっている場合は、検索機能や台帳機能を重視した比較が有効です。一方で更新漏れによるトラブルを防ぎたい場合は、アラート機能の充実度を確認する必要があります。
契約書の種類と量を把握する
取り扱う契約書の種類や件数、更新頻度を事前に把握しておくと、システムに求める処理能力や料金プランを判断しやすくなります。件数が多い企業ほど、検索性やデータ移行のしやすさが選定基準として重要です。
例えば数百件規模の契約書を扱う企業では、一括登録機能やCSVでのデータ取り込みに対応しているかどうかが比較のポイントです。件数が少ない場合でも、将来の契約件数の増加を見込んで拡張性を確認しておくと安心です。
比較時にチェックすべき機能面の選定基準
契約書管理システムは製品によって搭載機能に違いがあります。検索性やワークフロー機能、他システムとの連携性など、自社の運用に直結する機能を軸に比較することで、導入後の使い勝手を判断しやすくなります。
検索性とワークフロー機能を確認する
契約書管理システムを比較する際は、契約先や契約種別、金額といった項目からの絞り込み検索に対応しているか確認することが重要です。あわせて申請から承認までのワークフロー機能が自社の決裁フローに合っているかも見ておく必要があります。
検索軸が少ない製品では、契約件数が増えるほど目的の契約書を探しにくくなる場合があります。ワークフロー機能についても、承認者の階層設定を柔軟に変更できるかどうかで、運用の負担が変わってくる可能性があります。
| 比較項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| 検索性 | 契約先や契約種別、金額など複数の項目で絞り込み検索できるか |
| ワークフロー機能 | 自社の決裁フローに合わせて承認者の階層設定を変更できるか |
他システムとの連携性を確認する
会計システムや電子契約サービス、グループウェアなど既存の業務システムとの連携が可能かどうかは、比較時に確認しておきたい項目です。連携が取れていないと、データを二重に入力する手間が発生する場合があります。
例えば電子契約サービスと連携できる製品であれば、締結済みの契約書を自動で取り込める仕組みを構築できる場合があります。連携方法はAPIやCSV連携などさまざまな形式があるため、自社の環境に合うかを事前に確認しましょう。
セキュリティと権限管理から見た選び方
契約書には取引先の情報や金額など機密性の高い内容が含まれます。そのためセキュリティ機能やアクセス権限の設計、法令対応の状況を比較基準に加えることが選び方のポイントの一つです。
アクセス権限の設計を確認する
契約書管理システムを選ぶ際は、部署や役職に応じてアクセス権限を細かく設定できるかどうかを確認することが重要です。権限設計が不十分だと、閲覧すべきでない担当者が契約情報を確認できてしまう可能性があります。
権限設定の粒度は製品によって異なり、フォルダ単位や契約書単位で制御できるものもあります。操作履歴を記録するログ機能を備えているかも、情報の取り扱いを管理するうえで確認しておきたい点です。
電子帳簿保存法への対応状況を確認する
電子的に授受した契約書を保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかを比較時に確認する必要があります。タイムスタンプの付与や検索要件への対応状況は製品によって差があります。
対応状況は製品資料や公式サイトに記載されている場合が多いため、比較段階で必ず確認しましょう。法令要件は改正される場合があるため、最新の情報をベンダーに問い合わせて確認しておくことも有効な進め方です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
料金体系とコストで比較する際のポイント
契約書管理システムの料金体系は製品によって初期費用や月額料金の考え方が異なります。単純な価格だけでなく、契約件数やユーザー数に応じた料金プランの仕組みを理解したうえで比較することが重要です。
料金プランの違いを確認する
契約書管理システムには、ユーザー数に応じて課金される従量制のプランと、契約件数に応じて料金が変わるプランなど複数の体系があります。自社の利用規模に合ったプランを選ぶことが比較の出発点です。
ユーザー数が多い企業では従量課金だとコストが膨らみやすく、契約件数が多い企業では件数課金だと負担が大きくなる場合があります。自社の利用実態に近いシミュレーションを行い、複数製品で比較することが有効です。
初期費用と運用コストのバランスを確認する
初期費用が抑えられている製品でも、月額の運用コストが高く設定されている場合があります。反対に初期費用がかかる製品ほど、その後の運用コストが抑えられているケースも見られます。
導入時の一時的な費用だけでなく、複数年利用した場合の総額を試算して比較することで、長期的なコスト負担を把握しやすくなります。サポート費用やオプション機能の追加費用が別途発生するかどうかも、見積もり段階であらかじめ確認しておきたい項目です。
導入前に社内で確認しておきたい準備事項
比較検討を経て製品を選定した後も、導入をスムーズに進めるためには社内での準備が欠かせません。既存契約書のデータ移行や運用体制の整備を事前に確認しておくことで、導入後の混乱を減らせます。
既存契約書のデータ移行を確認する
紙やExcelで管理していた契約書をシステムに移行する際は、対応形式やデータ量に応じた移行のしやすさを事前に確認することが重要です。移行方法によっては、想定より時間がかかる場合があります。
一括で取り込める件数や対応ファイル形式は製品によって異なるため、契約時に確認しておく必要があります。移行作業をベンダーに依頼できるかどうかも、社内工数を左右する要素の一つです。
運用体制と担当者の役割を確認する
- ■登録ルールの整備
- 契約書の登録タイミングや入力項目の統一ルールを事前に決めておくと、担当者による記載のばらつきを防げます。
- ■更新管理の役割分担
- 更新期限のアラートを確認する担当者を部署ごとに明確にしておくことで、更新漏れの防止につながる場合があります。
システムを導入しても、運用ルールや管理担当者が明確でないと定着しにくくなります。登録ルールや更新の運用フローをあらかじめ社内で決めておくことが、導入後の定着につながります。
例えば契約書の登録担当者を部署ごとに決めておく、更新期限のアラートを誰が確認するかを明確にしておくといった準備が挙げられます。運用ルールを事前に文書化しておくと、担当者が変わった際の引き継ぎもしやすくなります。
選定基準を踏まえて比較したい契約書管理システム
ここまで紹介した選定基準を踏まえて、具体的な契約書管理システムを紹介します。検索性やワークフロー、セキュリティ、他システムとの連携など、製品ごとの特徴を確認しながら、自社の課題や運用に合うものを比較してみましょう。
Docusign CLM
- 手作業で行っていた契約業務を自動化し、ボトルネックを解消
- ニーズに合わせて柔軟にワークフローを構築
- 世界中で利用される電子署名サービスとネイティブ連携
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign CLM」は、契約書のドラフト作成から締結、保管までの一連のプロセスを一元管理できる契約ライフサイクル管理システムです。テンプレートを活用した書類作成や承認ワークフローの設定に対応しており、部署ごとに異なる決裁フローにも柔軟に対応できます。検索機能により契約先や契約種別など複数の条件から目的の契約書を素早く探し出せるほか、外部システムとのAPI連携も可能で、既存の業務システムと組み合わせた運用がしやすい点が特徴です。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、紙とデータの契約書を一元的に管理できるクラウド型の契約書管理システムです。紙の契約書はスキャンして電子化したうえで台帳に登録でき、契約先や金額、契約期間などの項目から絞り込み検索を行えます。更新期限が近づくとアラートで通知する機能を備えており、更新漏れの防止に活用できます。また、電子帳簿保存法の要件を踏まえたタイムスタンプの付与にも対応しており、法令対応を意識した運用がしやすい点が特徴です。
クラウド型電子契約サービス クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超!※弁護士が監修した電子契約サービス
- 官公庁からスタートアップまで幅広い層の導入実績
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウド型電子契約サービス クラウドサイン」は、契約書の締結から保管までをオンラインで完結できる電子契約サービスです。契約書の作成や送付、電子署名の付与をクラウド上で行えるほか、締結済みの契約書を台帳として検索・管理する機能も備えています。契約先や契約種別などの項目で絞り込み検索ができ、社内の承認フローに合わせた申請・承認の設定も可能です。会計システムなど他システムとの連携にも対応しており、業務全体の効率化を図りやすい点が特徴です。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、契約書の管理から関連する契約データの活用までを支援する契約書管理システムです。紙や電子データの契約書を一元的に登録・保管でき、契約先やステータスなどの項目から検索できるため、契約件数が多い企業でも目的の契約書を探しやすい設計です。更新期限のアラート通知や承認ワークフローの設定にも対応しており、部署をまたいだ契約情報の一元管理をしやすくする機能を備えています。
Contract Eyes （株式会社ASU）
- 契約管理システム刷新で法務業務を高度化
- 契約管理システムを刷新
- 大企業が導入している。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
契約書管理システムに関するFAQ
契約書管理システムの選び方について、よく寄せられる質問をまとめました。比較検討を進める際の参考にしてください。
- Q1：契約書管理システムはどのくらいの契約件数から導入を検討すべきですか？
- 件数の目安は一律には決められず、更新管理や検索の手間が課題になっている場合は件数にかかわらず検討する価値があります。まずは現状の運用課題を整理し、それを解決できる機能を持つ製品を比較することをおすすめします。
- Q2：無料プランやトライアルはありますか？
- 製品によって無料トライアルやお試しプランを用意している場合があります。実際の操作性や検索性を確認できるため、比較段階で問い合わせてみることが有効です。
- Q3：既存の電子契約サービスと併用できますか？
- 連携機能を備えた製品であれば、電子契約サービスと併用しながら契約書を一元管理できる場合があります。連携の可否は製品ごとに異なるため、比較時に確認しておく必要があります。
まとめ
契約書管理システムの選び方は、機能面だけでなくセキュリティや料金体系、社内の運用体制まで含めて比較することが重要です。導入目的を明確にしたうえで複数の観点から製品を比較し、自社の運用に合ったシステムを見極めていきましょう。
