契約書管理システムに求められる基本機能
契約書管理システムの土台となるのは、契約情報を一箇所に集約し、誰でもいつでも状況を確認できる状態を整える機能です。ここでは基本となる管理機能について解説します。
契約情報の一元管理
契約書管理システムの基本機能は、契約書の原本データと契約先、契約金額、契約期間などの付随情報を一つのデータベースにまとめて管理する仕組みです。紙の契約書をスキャンして取り込む機能や、電子契約サービスで締結したファイルを自動で取り込む機能を備えた製品もあります。
担当者ごとにファイルを個別に保管していると、他の担当者が契約内容を確認したいときに時間がかかる場合があります。一元管理によって検索や更新履歴の確認がしやすくなり、部署をまたいだ契約状況の把握にも役立ちます。
ファイル形式の統一と保管
契約書管理システムでは、PDFやWord、画像データなど形式の異なるファイルを扱う場面があります。取り込み時に形式を自動判別し、検索対象となるテキストデータに変換する機能があると、後工程の検索精度に影響します。
保管期間の設定機能を備えた製品では、法令や社内規程に応じた保存年限をあらかじめ登録し、期限が近づいた契約書を一覧で確認できます。保管ルールが担当者ごとに異なっていた場合の統一にも役立ちます。
アクセス権限の設定
契約書には取引条件や金額など機密性の高い情報が含まれるため、閲覧や編集の権限を部署や役職単位で設定できる機能が重要です。権限設定が不十分な場合、想定していない担当者が契約情報を閲覧できる状態になる可能性があります。
操作ログを記録する機能を備えた製品では、誰がいつ契約書を閲覧、編集したかを確認できます。内部統制の観点から、権限設定とログ管理をあわせて確認しておくと安心です。
契約書を高精度に検索できる機能
契約書管理システムを導入する目的の一つに、必要な契約書を短時間で探し出したいという要望があります。ここでは検索精度を左右する機能を紹介します。
キーワード検索と条件検索
契約書を高精度に検索できるシステムでは、契約先名や契約種別、金額範囲、契約期間などの項目を組み合わせて絞り込む条件検索が搭載されている場合があります。フリーワード検索だけでなく、複数条件を掛け合わせられる機能があると、対象の契約書を探しやすくなります。
タグ付け機能を使って契約書に部署名やプロジェクト名などのラベルを付与できる製品もあります。分類の軸を増やしておくことで、後から関連する契約書をまとめて確認したい場合にも対応しやすくなります。
OCRによる全文テキスト化
紙の契約書やスキャンした画像データは、そのままでは検索対象になりません。OCR機能で文字情報を読み取り、契約書の本文までテキスト化して検索できるようにする機能が、検索精度を高める要素の一つです。
ただしOCRの読み取り精度は、原本の印字状態やスキャン画質によって差が出る場合があります。手書きの注記や押印箇所の文字は認識しにくいことがあるため、重要な条項は目視での確認もあわせて行うと安心です。
更新期限をアラート通知する機能
契約更新の期限管理は、契約書管理システムを導入する主な目的の一つです。更新漏れや解約通知の遅れを防ぐための通知機能について解説します。
更新期限の自動通知
契約書管理システムには、契約満了日や自動更新の解約通知期限を登録しておくと、設定した日数前にメールやシステム上の画面で通知する機能があります。担当者が個別にスケジュール管理を行う場合と比べて、確認漏れが発生する可能性を抑えやすくなります。
通知先を契約担当者だけでなく、上長や法務部門にも設定できる製品では、担当者の異動や退職があった場合でも通知が届かなくなる事態を避けやすくなります。通知先の複数登録が可能かどうかは確認しておきたい点です。
通知タイミングのカスタマイズ
契約の種類によって、更新判断に必要な検討期間は異なります。90日前、60日前、30日前のように複数回にわたって段階的に通知を設定できる機能があると、契約内容の見直しにかける時間を確保しやすくなります。
通知タイミングを契約カテゴリごとに個別設定できる製品もあります。重要度の高い契約とそれ以外の契約で通知回数を分けることで、担当者の確認負担を調整しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
電子署名サービスとの連携機能
電子契約の利用が広がる中で、契約書管理システムには電子署名サービスとの連携機能や、契約書の変更履歴を管理するバージョン管理機能が求められる場面が増えています。この章では両者について解説します。
電子署名サービスとの連携
電子署名と連携できる契約書管理システムでは、外部の電子契約サービスで締結した契約書を、締結完了と同時にシステム内へ自動で取り込む機能があります。API連携やCSV連携など連携方式は製品によって異なり、対応する電子契約サービスの範囲も差があります。
連携を検討する際は、自社で利用している、または利用を予定している電子契約サービスに対応しているかを事前に確認しておく必要があります。連携がうまくいかない場合、システム側の設定不備だけでなく、連携先サービスの仕様変更や利用者側の操作手順が原因となることもあります。
バージョン管理と変更履歴
契約書は交渉過程で条項の修正が繰り返される場合があります。バージョン管理機能があると、旧版と最新版の差分を確認しながら、どの時点でどの条項が変更されたかを追跡できます。
変更履歴を自動で記録する機能を備えた製品では、修正者や修正日時も合わせて残ります。締結後に条項の解釈で認識の相違が生じた際、経緯を確認する材料として役立つ場合があります。
承認ワークフローとAIレビュー機能
契約書の締結までには社内での確認や承認のプロセスが必要です。近年ではAIを活用した契約書レビュー支援機能を備える製品も出てきています。ここでは両者の役割を解説します。
承認ワークフローの設定
承認ワークフロー機能がある契約書管理システムでは、契約金額や契約種別に応じて承認ルートを自動で分岐させる設定が可能です。決裁者が不在の場合の代理承認や、承認状況をリアルタイムで確認できる機能を備えた製品もあります。
紙の稟議で発生しがちな承認経路の停滞を防ぐ効果が期待できます。ただし承認ルートの設計が実務と合っていない場合、かえって確認の往復が増えることもあるため、導入前に自社の決裁フローを整理しておくと運用しやすくなります。
AIによる契約書レビュー支援
AIで契約書をレビューできる契約書管理システムでは、条項の抜け漏れや一般的でない表現をAIが検出し、確認すべき箇所を提示する機能があります。過去の契約書との条項比較や、リスクの高い文言への注意喚起を行う製品もあります。
AIレビューはあくまで確認作業を補助する位置づけであり、最終的な法的判断は法務担当者や専門家が行う必要があります。AIの検出結果を鵜呑みにせず、契約の背景や取引先との交渉経緯を踏まえて確認する姿勢が重要です。
検索・アラート・AIレビューに強みを持つ製品
ここまで解説した検索、更新期限アラート、電子署名連携、承認ワークフロー、AIレビューといった機能の観点から、具体的な製品を紹介します。契約情報の管理から締結後の運用までを幅広くカバーする製品を中心に取り上げていますので、機能面の比較にお役立てください。
Docusign CLM
- 手作業で行っていた契約業務を自動化し、ボトルネックを解消
- ニーズに合わせて柔軟にワークフローを構築
- 世界中で利用される電子署名サービスとネイティブ連携
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign CLM」は、契約書の作成から締結後の管理までを一つのシステムでカバーする契約ライフサイクル管理サービスです。契約書のテンプレート化や条項ライブラリの活用により、作成時のばらつきを抑えられます。承認ワークフロー機能では、契約金額や種別に応じたルート設定が可能で、締結済みの契約書は検索可能な状態でシステム内に蓄積されます。電子署名機能との連携により、締結から保管までの一連の流れを一つの画面で確認できる点も特徴です。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、紙と電子の契約書を一元管理できるクラウド型の契約書管理システムです。紙の契約書はスキャンして取り込み、AI-OCRによってテキストデータ化されるため、原本を探す手間を減らしながら検索性を高められます。契約満了日や更新期限が近づくとアラート通知を受け取れる機能もあり、更新漏れの防止に役立ちます。契約先名や契約金額などの項目で絞り込み検索ができ、担当者間での契約状況の共有もしやすくなります。
LIRIS CLM
- 契約書の作成から承認、締結、管理まで一括して管理
- 抜群の操作性で、とにかく使いやすい！
- 業務フローに合わせて画面や権限を柔軟にカスタマイズ
LIRIS株式会社が提供する「LIRIS CLM」は、契約書の作成、審査、締結、保管までの一連のプロセスを支援する契約ライフサイクル管理システムです。社内での契約審査にAIを活用したレビュー支援機能を備えており、条項の抜け漏れや修正が必要な箇所を確認する際の参考情報を提示します。承認フローの設定や締結後の契約書の検索、更新期限の管理まで対応しており、契約業務に関わる複数の部門が同じ情報を参照しながら進められる点が特徴です。
Contract One
- 契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
Sansan株式会社が提供する「Contract One」は、契約書のデータ化と一元管理を軸とした契約書管理システムです。紙の契約書をスキャンして取り込む際にOCRで契約先名や契約金額、契約期間などの情報を自動で読み取り、検索しやすい形でデータベースに登録します。契約満了日が近づいた契約書はアラートで通知され、更新判断のタイミングを逃しにくくなります。電子契約サービスで締結した契約書も取り込みに対応しており、紙と電子が混在する契約管理業務の整理に活用できます。
OPTiM Contract
- AIが契約書管理台帳を自動作成・契約期限を自動で通知！
- AI読取のカスタマイズ、AI要約、AI契約紐づけなど豊富なAI機能！
- Docuworks文書の保管やスキャンデータの全文検索にも対応！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、AIを活用した契約書レビュー支援機能を備えた契約書管理システムです。契約書の条項を読み取り、一般的でない表現や抜け漏れが疑われる箇所を検出して確認を促す機能があり、法務担当者のレビュー作業を補助します。締結済み契約書の検索や更新期限のアラート通知、承認ワークフローの設定にも対応しており、レビューから保管後の管理までを一つのシステムでつなげたい場合に検討しやすい製品です。
Contract Eyes （株式会社ASU）
- 契約管理システム刷新で法務業務を高度化
- 契約管理システムを刷新
- 大企業が導入している。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
NEXTDarwin （ネクストソリューション株式会社）
- 文書の部品化で作成・修正を効率化
- 自動組版で工数削減と品質安定化
- ウェブ完結で作成・承認、グループワークを支援。
Legaledge （株式会社コスモルート）
- 契約書を条文単位で自動解析・即時検索
- 契約雛形コンポーネント化とナレッジ活用促進
- Wordで契約書レビューを効率化する機能。
契約書管理システムに関するFAQ
契約書管理システムの導入を検討する際によく挙がる疑問について、確認しておきたい観点をまとめました。
- Q1：契約書管理システムの導入にはどのくらいの費用がかかりますか？
- 費用は管理する契約書の件数や利用するユーザー数、搭載機能の範囲によって異なります。初期費用が発生する製品と発生しない製品があるため、複数製品の資料を比較しながら自社の契約件数に見合った料金体系かを確認することが有効です。
- Q2：既存の電子契約サービスとの連携はどこまで対応していますか？
- 対応範囲は製品ごとに異なり、特定の電子契約サービスに限定して連携できる製品や、API経由で幅広いサービスと接続できる製品があります。自社で利用中のサービスとの連携実績を事前に確認しておくと安心です。
- Q3：契約書の情報が外部に漏えいしないか心配です。どのような対策がありますか？
- アクセス権限の細かな設定や操作ログの記録、通信の暗号化などが対策として挙げられます。導入前にセキュリティ機能の詳細や第三者認証の取得状況を確認し、社内の情報管理ルールと照らし合わせて検討することが有効です。
- Q4：現場の担当者にとって使いやすいシステムかどうかは、どう判断すればよいですか？
- 操作画面のわかりやすさや検索のしやすさは製品によって差があります。無料トライアルやデモを利用し、実際の契約書を登録する操作感を試したうえで、現場担当者の意見も踏まえて判断することをおすすめします。
まとめ
契約書管理システムには、契約情報の一元管理を基盤として、検索、更新期限アラート、電子署名連携、承認ワークフロー、AIレビューなどの機能があります。自社の契約業務における課題を整理したうえで、優先すべき機能を見極めることが選定の第一歩です。複数製品を比較しながら、実際の運用に合った機能を備えたシステムを検討してください。
