契約書管理システムで使いやすさが重視される理由
契約書管理システムは、法務担当者だけでなく営業や総務など複数の部門が関わる場合があります。専門知識がない従業員でも扱えるかどうかが、システム定着の分かれ目になります。
紙の契約書管理が抱える課題
紙の契約書は保管場所の確保や検索の手間がかかり、必要な書類をすぐに取り出せない状況が発生する場合があります。更新期限の見落としにつながることもあり、担当者の負担が大きくなりがちです。
こうした課題は、契約件数が増えるほど顕著になります。例えば、複数の拠点で契約書を保管している企業では、担当者間の情報共有に時間がかかり、確認作業が滞る場合があります。原本の紛失や劣化といったリスクも、紙での管理では避けにくい課題の一つです。
使いやすさが定着を左右する背景
高機能なシステムを導入しても、操作方法が分かりにくいと現場で使われなくなる可能性があります。特定の担当者しか操作できない状態は、業務の属人化につながりやすい点にも注意が必要です。
そのため、直感的に操作できる画面や、迷わず進められる入力フローを備えているかどうかは、製品選定における重要な確認事項といえます。
使いやすい契約書管理システムに共通する特徴
操作性の高いシステムには、いくつか共通する特徴があります。ここでは画面構成と検索機能の観点から、使いやすさを左右するポイントを整理します。
シンプルな画面構成
使いやすいシステムは、メニューの階層が浅く、目的の機能にすぐたどり着ける画面構成になっています。専門用語を避け、一般的な言葉で項目名が表示されている点も特徴です。
また、契約書の登録から承認、保管までの流れが画面上で分かりやすく示されていると、初めて操作する従業員でも迷いにくくなります。案内表示が充実しているかどうかも確認すると良いでしょう。
検索や進捗管理のしやすさ
契約先や契約種別、更新日などの条件で素早く絞り込める検索機能は、日々の業務効率に直結します。目的の契約書をすぐに見つけられる仕組みは、使いやすさを判断するうえで欠かせない要素です。
加えて、承認状況や更新期限が一覧で把握できる進捗管理の画面があると、確認漏れの防止にも役立つ場合があります。担当者の負担軽減につながる機能といえます。
| 確認ポイント | 内容 |
|---|---|
| 画面構成 | メニューの階層が浅く、専門用語を避けた表示になっているか |
| 検索機能 | 契約先や更新日など複数条件で絞り込めるか |
| 進捗管理 | 承認状況や更新期限が一覧で把握できるか |
初心者でも操作に迷わない画面設計のポイント
初めてシステムを使う従業員でも、マニュアルを読み込まずに操作できるかどうかは、導入後の運用を左右します。ここでは操作性の面から確認すべきポイントを紹介します。
直感的な操作を支える設計
ボタンの配置や色分けが統一され、次に何をすればよいか画面上で判断しやすい設計は、初心者にとって扱いやすいといえます。入力項目が多い場合も、順を追って入力できる形式であれば負担を抑えられます。
ドラッグアンドドロップで契約書ファイルを取り込める機能や、入力補助のヒント表示なども、操作に不慣れな担当者を支える工夫の一つです。画面遷移の回数が少ない設計であれば、目的の操作にたどり着くまでの手間も抑えられます。
マニュアルに頼らず使える工夫
操作画面上にガイドやツールチップが表示される仕組みがあると、都度マニュアルを確認する手間を減らせます。よくある操作をテンプレート化している製品もあり、入力の効率化に役立ちます。
無料トライアルやデモ環境が用意されている場合は、実際の画面操作を事前に確認できるため、導入前の比較材料として活用しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力(約60秒)で契約書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
初期設定や導入をスムーズに進める方法
使いやすさは操作画面だけでなく、導入時の設定のしやすさにも表れます。初期設定に時間がかかると、運用開始が遅れる要因にもなりかねません。
初期設定にかかる時間と手間
契約書の分類や承認フローの設定は、システムによって手間の差が出やすい部分です。設定項目があらかじめテンプレート化されている製品であれば、専門知識がなくても短時間で環境を整えやすくなります。
一方で、細かなカスタマイズが必要な製品の場合、設定に時間がかかることがあります。自社の運用に合わせて、どこまで柔軟に調整できるかを事前に確認しておくと安心です。
- ■確認しておきたい初期設定の項目
- 契約書の分類方法、承認フローの階層数、通知先の設定範囲は、導入前に整理しておくとスムーズです。
既存契約書データの移行方法
紙やエクセルで管理していた契約情報を新システムへ移す作業は、導入時の負担になりやすい工程です。CSVでの一括取り込みに対応している製品であれば、移行作業の手間を軽減できる場合があります。
一部の製品では、AI-OCRで紙の契約書を読み取り、契約先や契約期間などの項目を自動で抽出する機能も提供されています。データ入力の手間を減らす手段として検討する価値があります。移行対象の契約書が多い企業ほど、こうした自動化機能の有無が導入後の負担に影響します。
サポート体制から見る使いやすさ
操作性だけでなく、困ったときに相談できるサポート体制が整っているかどうかも、使いやすさを左右する要素です。導入前後で受けられる支援の内容を確認しておきましょう。
導入時に受けられる支援
初期設定やデータ移行を支援してくれるサポートがあると、専任の担当者がいない企業でもスムーズに運用を始めやすくなります。導入時のオンボーディングが充実している製品は、初心者にとって心強い選択肢です。
操作説明会やマニュアルの提供など、支援の形式は製品によって異なります。自社の体制に合った支援内容かどうかを比較することが大切です。導入担当者が複数の候補製品を検討する際は、支援を受けられる期間や回数もあわせて確認しておくと判断がしやすくなります。
運用開始後の問い合わせ対応
運用が始まった後も、電話やチャットで問い合わせできる窓口があると、トラブル発生時に安心です。対応時間や問い合わせ手段は製品ごとに異なるため、事前の確認が欠かせません。
問い合わせへの対応が遅れると、契約手続きの進行に影響が出る場合もあります。サポートの応答速度や対応範囲も、比較検討の材料にすると良いでしょう。専任の担当者が社内にいない企業ほど、サポート体制の充実度が運用の安定につながりやすい要素です。
操作性に配慮した契約書管理システムの例
ここまで解説した画面構成や検索機能、初期設定のしやすさ、サポート体制といった観点をふまえ、操作性やデータ移行のしやすさに特徴のある契約書管理システムを紹介します。導入前の比較検討にお役立てください。
TOKIUM契約管理
- 製本済みの契約書を非破壊でスキャン代行
- あらゆる電子契約サービスから自動取り込み
- AIが契約書の管理台帳を自動作成
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」は、契約書の保管や検索、更新期限の管理を行える契約書管理システムです。紙の契約書をスキャンして取り込む機能や、AI-OCRによる契約情報の自動読み取りに対応しており、既存の紙契約書をデータ化する際の入力負担を軽減できます。契約種別や契約先などの条件で検索できる機能も備えており、必要な契約書を素早く探し出せます。承認フローの設定にも対応しており、複数部門が関わる契約書管理の運用をサポートします。
クラウド型電子契約サービス クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超!※弁護士が監修した電子契約サービス
- 官公庁からスタートアップまで幅広い層の導入実績
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウド型電子契約サービス クラウドサイン」は、契約書の締結から保管までをオンラインで完結できるクラウド型の電子契約サービスです。シンプルな画面構成で、契約書の送付や締結状況の確認をスムーズに行える点が特徴です。締結済みの契約書は自動でクラウド上に保管され、契約先名や日付などの条件で検索できます。他社のシステムとの連携にも対応しており、既存の業務フローに組み込みやすい設計になっています。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※ 導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限など文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、契約書の作成から締結、保管までを一貫して行える電子契約サービスです。契約書のテンプレート機能を備えており、よく使う書式を登録しておくことで入力の手間を減らせます。締結済みの契約書は検索機能を使って契約先や締結日などの条件で絞り込めるため、必要な書類をすぐに確認できます。承認フローの設定にも対応し、社内の複数部門が関わる契約手続きを支援します。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から締結、管理までをクラウド上で行えるサービスです。契約書の一覧画面では、契約先や契約期間、更新日などの条件で検索や絞り込みができ、更新期限が近い契約書を確認しやすい設計になっています。同社が提供する会計システムなどのクラウドサービスと連携できる点も特徴で、契約情報を他業務のデータと合わせて管理しやすくなっています。
Contract Eyes （株式会社ASU）
- 契約管理システム刷新で法務業務を高度化
- 契約管理システムを刷新
- 大企業が導入している。
ConPass （株式会社日本パープル）
- AIが契約管理項目を自動抽出し、入力の手間を削減。
- ワークフローで進捗を可視化。
- 検索、関連リンク、権限設定で安全かつ容易に探せる。
リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect （株式会社リコー）
- 紙文書の電子化と日々の文書スキャン。
- 電子化データをクラウドへ一括登録し共有。
- 耐震・耐火倉庫で原本保管と集配送に対応。
Legaledge （株式会社コスモルート）
- 契約書を条文単位で自動解析・即時検索
- 契約雛形コンポーネント化とナレッジ活用促進
- Wordで契約書レビューを効率化する機能。
契約書管理システムに関するFAQ
ここでは、契約書管理システムの使いやすさに関して寄せられることが多い質問をまとめました。導入検討時の参考にしてください。
- Q1：とにかくシンプルな契約書管理システムはありますか。
- 機能を契約書の登録・検索・保管といった基本機能に絞った製品があります。多機能な製品と比べて画面構成がシンプルな傾向にあるため、初めて導入する企業に向いている場合があります。オプション機能が少ない分、料金体系が分かりやすい製品もあります。まずは無料トライアルで操作感を確認することをおすすめします。
- Q2：初期設定にはどのくらいの時間がかかりますか。
- 製品や契約書の件数、承認フローの複雑さによって異なります。テンプレートが用意されている製品であれば短時間で設定できる場合がありますが、細かな要件がある場合は準備期間を確保しておくと安心です。
- Q3：導入費用はどのくらいかかりますか。
- 月額料金制の製品が多く、契約書の登録件数や利用人数によって費用が変動する場合があります。初期費用の有無も製品によって異なるため、複数の資料を取り寄せて比較することをおすすめします。
- Q4：他のシステムとの連携は可能ですか。
- 電子契約サービスや会計システムと連携できる製品があります。連携範囲は製品によって異なるため、自社で利用中のシステムと組み合わせられるかどうかを事前に確認しておくと良いでしょう。
- Q5：セキュリティ面で気をつけることはありますか。
- アクセス権限の設定やデータの暗号化など、セキュリティ対策の内容は製品によって差があります。情報の取り扱いに不安がある場合は、権限管理の細かさや操作履歴を確認できる監査ログの有無を、契約前に念入りに確認しておくと安心です。
まとめ
契約書管理システムの使いやすさは、画面構成や検索機能、初期設定のしやすさ、サポート体制など複数の観点から見極める必要があります。自社の運用体制に合った製品を選ぶことで、導入後の定着もしやすくなります。まずは資料を比較し、実際の操作画面を確認することから始めてみてください。
