Word文書にパスワードを設定する方法
Word文書をパスワードで保護するには、「ファイル」＞「情報」＞「文書の保護」＞「パスワードを使用して暗号化」の順に選択します。設定すると、正しいパスワードを入力しなければ文書を開けなくなるため、機密情報や個人情報を含むファイルの保護に役立ちます。
- １．「ファイル」タブをクリックする
- ２．「情報」を選択する
- ３．「文書の保護」をクリックする
- ４．「パスワードを使用して暗号化」を選択する
- ５．任意のパスワードを入力して「OK」をクリックする
- ６．確認のため同じパスワードを再度入力する
- ７．ファイルを保存する
設定後にファイルを開き直し、パスワードの入力画面が表示されることを確認しましょう。パスワードは大文字と小文字が区別されるため、入力間違いにも注意が必要です。
なお、Wordには「名前を付けて保存」画面の「ツール」＞「全般オプション」から、文書を開くためのパスワードや書き込みパスワードを設定する方法もあります。利用しているWordのバージョンや目的に応じて使い分けましょう。
Excelファイルにもパスワードを設定できます。設定・変更・解除方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
文書の編集を制限する方法
「内容は閲覧させたいが、勝手に書き換えられたくない」という場合は、ファイルを開くためのパスワードとは別に、編集を制限する設定を行いましょう。
書き込みパスワードの設定手順
「書き込みパスワード」を設定すると、閲覧者はファイルを開くことはできますが、パスワードを知らない限り「読み取り専用」としてしか開けなくなります。
Windowsの場合は、前述の「全般オプション」画面で設定します。
- １：「名前を付けて保存」＞「ツール」＞「全般オプション」を開きます。
- ２：「書き込みパスワード」の欄に任意のパスワードを入力して「OK」をクリックします。
- ３：確認のため再度パスワードを入力し、ファイルを保存します。
これにより、パスワードを知っている人だけが編集・保存ができ、知らない人は閲覧のみが可能となります。
「編集の制限」機能について
Wordには、文書全体ではなく特定の部分のみ編集を許可したり、変更履歴を強制的に残したりする「編集の制限」機能もあります。
「校閲」タブ＞「編集の制限」から設定でき、フォームの入力のみを許可する場合や、契約書の条文を変更させたくない場合などに有効です。用途に合わせて使い分けましょう。
パスワードが設定されたWord文書を開く方法
ここでは、パスワード付きWord文書の正しい開き方や注意点について解説します。
パスワードの入力
ファイルをクリックして、送信者から通知されたパスワードを入力し「OK」をクリック
※書き込みパスワードの設定がある場合
パスワードを入力し「OK」をクリック（編集をせず閲覧のみなら、「読み取り専用」をクリック）
パスワードを忘れないよう、組織で定められた方法で安全に管理しましょう。また、パスワード設定者は、データを閲覧・編集する人に正しくパスワードを伝達しましょう。
文書ファイルの受け渡しなど業務を遂行するうえで、セキュリティ対策は企業にとって重要な課題といえるでしょう。以下のページでは、中小企業におけるセキュリティ対策の現状について解説しています。
設定したWord文書のパスワードを変更・解除する方法
パスワードの変更や解除も、設定時と同じ画面で行えます。手順は以下のとおりです。
設定したWord文書のパスワードを変更する方法
設定したパスワードを変更する際の手順を解説します。
- １．「ファイル」タブをクリック、「名前を付けて保存」を選択
- ２．画面表示後、「保存」ボタンの左隣にある「ツール」をクリック
- ３．メニューから「全般オプション」を選択
- ４．「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」に変更後のパスワードをそれぞれ上書き→「OK」後、「保存」をクリック
設定したWord文書のパスワードを解除する方法
設定したパスワードを解除する際の手順を解説します。
- １～３までは同手順
- ４．「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」のそれぞれを削除→「OK」後、「保存」をクリック
各パスワードを空白の状態で保存すれば、設定したパスワードを解除できます。パスワードを削除することで、設定した閲覧・編集制限を解除できます。
Wordのパスワードを忘れた場合の対処法
Word文書を開くためのパスワードを忘れた場合、Wordの標準機能ではパスワードを確認・復元できません。そのため、パスワードを設定した本人や文書の管理者に確認することが基本的な対処法です。
業務で作成されたファイルの場合は、情報システム部門やMicrosoft 365の管理者にも相談しましょう。組織でパスワード回復の仕組みを事前に導入している場合には、管理者が対応できる可能性があります。
また、ファイルの旧バージョンやバックアップ、パスワード設定前のコピーが残っていないかも確認してください。
インターネット上にはパスワード解析ツールやファイルをアップロードして解析するサービスもありますが、企業の機密情報を外部サービスへ送信すると情報漏えいにつながるおそれがあります。業務文書では安易に利用せず、社内のセキュリティポリシーに従いましょう。
Wordにパスワードを設定するときの注意点
Wordのパスワードは手軽に利用できる一方、適切に管理しなければ業務に支障が出たり、十分な情報漏えい対策にならなかったりする場合があります。以下のポイントを押さえて運用しましょう。
パスワードを安全に管理する
パスワードを忘れると、Wordの標準機能では復元できません。推測されにくいパスワードを設定するとともに、組織で認められたパスワード管理方法に従って安全に保管しましょう。
パスワードの使い回しを避ける
複数の文書やサービスで同じパスワードを使い回すと、一つのパスワードが漏えいした場合に被害が広がるおそれがあります。重要度の高いファイルでは、他の用途とは異なるパスワードを使用しましょう。
Wordのパスワードだけに依存しない
Wordファイルにパスワードを設定しても、標的型攻撃やマルウェア感染、不正アクセスなど、すべてのセキュリティリスクを防げるわけではありません。
特に企業では、アクセス制御や端末管理、マルウェア対策、データ暗号化などを組み合わせ、組織全体で情報を保護することが重要です。
Wordのパスワード運用における課題
Wordファイルごとのパスワード管理は、手軽な反面、「パスワードを忘れると復旧が困難」「メールでパスワードを別送する手間（PPAP）がかかる」といった課題があります。
さらに、個別ファイル単位の対策だけでは、標的型攻撃やマルウェア感染などの高度なサイバー攻撃を十分に防ぐことはできません。重要情報を守るためには、組織全体での包括的なセキュリティ対策が求められます。
企業のセキュリティ強化には、サイバー攻撃対策製品の検討をおすすめします。「自社に合う製品がわからない」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
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Wordにパスワード設定をして情報漏えいを防ごう
Word文書のパスワード設定は、初歩的な情報セキュリティ対策の一つです。設定方法や変更、解除方法を理解して業務に活用しましょう。また、昨今ではサイバー攻撃が巧妙化しているため、企業側は脅威に備えた危機管理が強く求められています。
さらに以下のページでは、ITトレンドがおすすめする「サイバー攻撃対策ツール」を紹介しています。効率的なセキュリティ対策としてご検討ください。
