データベースのメリットとデメリットを知り、自社の悩みを一掃しよう！

データベース活用のメリット

データベース活用のメリットはデータの関連付け、同時アクセスでのデータ共有、不正データのブロック・バックアップの３つです。それでは詳しくみていきましょう。

メリット１ 自動で関連づけ・分析できる

店舗の「顧客名簿」を例にあげてみましょう。

データベースを導入すると、会員カードとPOSレジスターさえあれば「来店日」や「お買い上げ内容」を自動で関連付けることが可能です。そして会員情報や購入履歴から、どの「商品」がどの「顧客セグメント」に好まれているのかも分析できます。

これらをもとに、今後の戦略を立てることや、CRMの材料にすることが可能となります。

メリット２ 同時アクセスしてもデータを壊さず共有可能

データベースでは個々のデータへのアクセスが可能です。そして、個々の作業をするための権限や修正するために、データを開く処理を細かく管理できます。それによって複数の人が同時に利用してもコンフリクトが生じないように管理できます。

また、データの表示形式を自由に設計できることもデータベースのメリットです。顧客1人の詳細な情報を1枚にまとめて印刷するようなことも可能です。データベースを導入することで、同時にアクセスした場合のコンフリクトなどを防ぐことができるのです。

メリット３ 不正なデータをブロック・バックアップできる

不正なデータをブロックすることで、入力ミスを防ぐことが出来ます。たとえば、項目を「数字」と設定しておけば、その他のデータが入力されたとき、自動でブロックすることができるのです。さらに、データの定期的な保存、壊れてしまったときに復旧できるなどバックアップ機能も兼ね備えています。

せっかく集めた大切なデータなので、正確かつ安全に活用したいですよね。データベース導入は、リスク回避という観点でもメリットがあるのです。

データベース活用のデメリット

データベースを作ることが目的になってしまい、多大なコストをかけたのにも関わらず、業務を増やすだけに終わってしまうという事例が多いのがデータベースの課題と言えます。

データベースはあくまでデータ収集と分析

たとえば、会員カードとPOSシステムがあれば、会員カードスキャン後にレジを打つことで、購入履歴と顧客情報を結びつけることができます。本来であれば、多くの情報を入力しなければならないのですが、会員カードをスキャンするだけなのでデータはどんどん集まります。コンビニでは、店員がお客様の見た目で「年齢」と「性別」を入力しています。

データの活用はシステム利用者にゆだねられる

情報を集め、それを分析するところまではデータベースが行います。しかし、最も大切なのは、「業務に活かす」ということです。この部分は、企業の社員レベルが如実に表れる部分であるため、さすがにオートメーション化はできません。

また以下の記事ではデータベースの導入における課題について解説しています。導入にあたってどのような課題と対策があるのかを詳しく知りたい方は参考にしてください。

▼データベースの導入課題を詳しく知ろう！
参考記事：データベースシステム導入でよくある6つの課題と対策とは

データベースを最大限活用しビジネスに役立てよう！

「小さく産んで、大きく育てる」ということがデータベースにも言えることかもしれません。表計算ソフトや住所録ソフトも便利で手軽に使えますが、目的に合わせて情報の持ち方を変更したり、複数の人間が共同で作業したり、ビジネスで利用する多量の情報を扱ったりするようにはできていません。

データを正確にかつ安全に管理するためには、やはりデータベースが向いています。データは分析し、戦略に活かしてこそ効果があります。今までの情報管理に限界や物足りなさを感じたら、データベース導入を検討することをおすすめします。