データベースのメリットとデメリットを知り、自社の悩みを一掃しよう！

データベース活用のメリット

データベース活用のメリットはデータの関連付け、同時アクセスでのデータ共有、不正データのブロック・バックアップの３つです。それでは詳しくみていきましょう。

メリット１ 自動で関連づけ・分析できる

店舗の「顧客名簿」を例にあげてみましょう。

データベースを導入すると、会員カードとPOSレジスターさえあれば「来店日」や「お買い上げ内容」を自動で関連付けることが可能です。また会員情報や購入履歴から、どの「商品」がどの「顧客セグメント」に好まれているのかも分析できます。

これらをもとに、今後の戦略を立てることやCRMの材料にすることが可能です。

メリット２ 同時アクセスしてもデータを壊さず共有可能

データベースを利用することで個々のデータへのアクセスが可能です。また個々の作業や修正にあわせて開くデータの処理を細かく管理できます。この管理によって同時に複数人で利用してもコンフリクトが生じないようにできます。

また、データの表示形式を自由に設計できることもデータベースのメリットです。顧客ごとの詳細な情報を1枚にまとめて印刷するようなことも可能です。このようにデータベースの導入で、同時にアクセスした場合のコンフリクトを防ぐことができます。

メリット３ 不正なデータをブロック・バックアップできる

不正なデータをブロックすることで入力ミスを防ぐことが出来ます。たとえば、項目を「数字」と設定すると、その他のデータが入力されたとき、自動でブロックできます。さらにデータの定期的な保存、壊れてしまったときに復旧できるなどバックアップ機能も兼ね備えています。

データベース活用のデメリット

実はデータベースの活用方法がそもそもわからないといった課題もあります。具体的にはデータベース作成が目的となり、多大なコストをかけたのにも関わらず業務を増やすだけに終止してしまう例です。

データベースはあくまでデータ収集と分析

たとえば、会員カードとPOSシステムがあれば、会員カードスキャン後にレジを打つことで、購入履歴と顧客情報を結びつけることができます。

本来であれば、多くの情報を入力しなければならないのですが、会員カードをスキャンするだけなのでデータはどんどん集まります。コンビニでは、店員がお客様の見た目で「年齢」と「性別」を入力しています。この情報収集まではデータベースの役割です。

データの活用はシステム利用者にゆだねられる

しかし、その活用はデータベースではなく人にしかできません。最も大切な「業務に活かす」部分は、企業の社員レベルが如実に表れる部分であるため、さすがにオートメーション化はできません。なのでデータベースで集めた情報を活用するにはデータ分析を行う人に依存してしまうといっても過言ではありません。

また以下の記事ではデータベースの導入における課題について解説しています。導入にあたってどのような課題と対策があるのかを詳しく知りたい方は参考にしてください。

▼データベースの導入課題を詳しく知ろう！
参考記事：データベースシステム導入でよくある6つの課題と対策とは

データベースを最大限活用しビジネスに役立てよう！

「小さく産んで、大きく育てる」ということがデータベースにも言えることかもしれません。表計算ソフトや住所録ソフトも便利で手軽に使えますが、目的に合わせて情報の持ち方を変更したり、複数の人間が共同で作業したり、ビジネスで利用する多量の情報を扱ったりするようにはできていません。

データを正確にかつ安全に管理するためには、やはりデータベースが向いています。データは分析し、戦略に活かしてこそ効果があります。今までの情報管理に限界や物足りなさを感じたら、データベース導入を検討することをおすすめします。