ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 検索性を改善したい：DrawFinder、ジーエン図面、スマートF、ズメーン、図面バンク
- 版管理や承認の運用を整えたい：楽々Document Plus、PDMics、D-QUICK Cloud
- データ移行を含めてリプレースしたい：DrawFinder
- 導入から定着まで支援を受けたい：NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- ■移行先のタイプ別
図面管理システムの乗り換えが必要になる場面
図面管理システムを長く使っていると、図面の量や利用者の増加、働き方の変化によって、現行のシステムでは対応しにくい課題が出てくる場合があります。乗り換えを検討するきっかけとなる代表的な場面を紹介します。
図面の検索や閲覧に時間がかかる
登録している図面が増えるにつれて、検索結果が表示されるまでに時間がかかったり、目的の図面を見つけにくくなったりする場合があります。原因は、システムの処理能力だけでなく、属性情報の登録ルールが統一されていないことなど、複数の要因が考えられます。
設定の見直しで改善できる場合もあるため、まずは提供会社に相談しましょう。そのうえで改善が難しい場合は、検索機能が自社の使い方にあうシステムへの乗り換えを検討するとよいでしょう。
版管理や承認の運用が追いつかない
図面の改訂が頻繁な企業では、どれが最新版か分からなくなったり、承認前の図面が現場で使われたりするリスクがあります。現行システムに版管理や承認の機能が不足していると、運用ルールだけで防ぐのは難しい場合があります。
改訂の履歴を自動で残せる機能や、承認の状況を画面で確認できる機能があれば、手作業による確認の負担を減らせる可能性があります。現在の運用で起きている問題を具体的に書き出し、必要な機能を整理しておきましょう。
保守終了やOSの更新に対応できない
オンプレミス型の図面管理システムでは、提供会社の保守サポートが終了したり、サーバやパソコンのOSを更新した際に動作しなくなったりする場合があります。
保守が終了したシステムを使い続けると、不具合やセキュリティ上の問題が起きた際に対応が難しくなるおそれがあります。保守終了の時期が分かった段階で、余裕を持って乗り換えの計画を立てることが大切です。クラウド型への移行を検討する機会にもなります。
乗り換え前に整理すべき図面データ
図面管理（EDM）の乗り換えでは、現在のデータをそのまま移すと、旧システムで抱えていた問題も一緒に持ち込むおそれがあります。移行の前に、データの状態を把握して整理しておくことが重要です。
保存場所と形式の棚卸し
まず、図面がどこに、どのような形式で保存されているかを洗い出します。現行の図面管理システムだけでなく、ファイルサーバや個人のパソコン、紙の保管庫に図面が分散している場合もあります。
あわせて、CADのネイティブ形式やPDF、スキャン画像など、ファイル形式ごとの件数と容量を把握しましょう。移行先のシステムで扱える形式かどうか、ビューアーで表示できるかを確認する際の基礎資料となります。
属性情報と命名ルールの見直し
図面番号や品番、顧客名などの属性情報は、検索のしやすさを左右します。現行システムで入力ルールが部署や担当者によって異なっている場合は、乗り換えを機に統一しておきましょう。
ファイル名の付け方やフォルダの分け方も同様です。新しいルールを決めてから移行すると、移行後に検索できない図面が出るのを防ぎやすくなります。ルールは文書にまとめ、移行作業の担当者全員で共有しておくことが大切です。
重複図面と不要データの整理
長年の運用で、同じ図面が複数の場所に保存されていたり、すでに使われていない図面が残っていたりする場合があります。これらをそのまま移行すると、データ量が増えて移行の時間や費用がかさむうえ、検索結果も見づらくなります。
ただし、古い図面でも保管が必要なものはあるため、削除の判断は関係部署と相談して進めましょう。移行対象外とした図面の扱いや保管先も、あわせて決めておく必要があります。
図面管理（EDM）を乗り換える手順
データの整理ができたら、移行先の選定から本番切り替えまでを段階的に進めます。いきなり全データを移すのではなく、検証の工程を挟むことで、問題を早い段階で見つけて対応できます。
要件を整理して移行先を選ぶ
現行システムの課題と、乗り換えで実現したいことをもとに、移行先に求める要件を整理します。検索方法や版管理、アクセス権限、CADや基幹システムとの連携など、必須の要件と優先度の低い要件を分けておきましょう。
候補の提供会社には、旧システムからのデータ移行に対応できるか、移行作業の支援がどこまで含まれるかを確認します。移行支援の範囲は製品によって異なるため、見積もりの段階で具体的に確認しておくことが大切です。
一部のデータでテスト移行する
移行先が決まったら、一部の図面データを使ってテスト移行を行います。ファイルが正しく表示されるか、属性情報が正しい項目に入っているか、版の履歴が保たれているかを確認しましょう。
テスト移行で文字化けや項目のずれ、一部ファイルの欠落などが見つかった場合は、原因を特定して移行の手順を修正します。複数の部署の図面でテストすると、部署ごとの運用の違いによる問題にも気づきやすくなります。
並行稼働を経て本番を切り替える
本番移行の後、一定期間は旧システムと新システムを並行して使える状態にしておくと、問題が起きた際に業務を止めずに対応できます。並行期間中は、どちらのシステムで図面を更新するかのルールを決めておきましょう。
両方で更新が行われると、どちらが最新か分からなくなるおそれがあるためです。新システムでの運用に問題がないことを確認できたら、旧システムを閲覧専用に切り替え、最終的に停止する時期を決めます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で図面管理（EDM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え時のデータ移行で注意すべきポイント
図面管理（EDM）の乗り換えで特に注意したいのが、図面ファイル以外に付随する情報を引き継ぐことです。版数や関連付け、権限の情報が失われると、移行後の業務に支障が出る場合があります。
版数と改訂履歴の引き継ぎ
図面の版数や改訂の履歴は、どの版が最新か、いつ誰が変更したかを確認するために欠かせない情報です。旧システムからのデータの書き出し方によっては、最新版だけが移行され、過去の版や履歴が失われる場合があります。
過去の版をすべて移行するのか、最新版と一定期間の履歴だけを移行するのかを、業務上の必要性をふまえて決めておきましょう。移行できない履歴がある場合は、旧データの保管方法も検討が必要です。
関連ファイルとのひも付け
図面には、部品表や仕様書、組立図と部品図の親子関係など、関連するファイルや情報がひも付いている場合があります。図面ファイルだけを移行すると、こうした関係が失われるおそれがあります。
移行先でひも付けを再現できるか、提供会社の移行ツールが関係情報の取り込みに対応しているかを確認しましょう。CADの参照ファイルが正しく読み込めるかも、テスト移行の段階で確かめておきたい点です。
アクセス権限の再設定
旧システムで設定していた部署ごとの閲覧権限や編集権限は、移行先で設定し直す必要がある場合があります。権限の考え方がシステムによって異なるため、そのまま再現できないこともあります。
権限の設定に漏れがあると、見るべきでない人が図面を閲覧できてしまうおそれがあります。移行前に現在の権限を一覧にし、移行後に設定どおりになっているかを部署ごとに確認しましょう。
乗り換え後の定着に向けた取り組み
新しい図面管理システムに切り替えても、利用者が使い方に慣れなければ、旧来の保存方法に戻ってしまう場合があります。乗り換えの効果を得るために、定着に向けた取り組みも計画に含めておきましょう。
運用ルールの文書化と共有
図面の登録方法や命名ルール、承認の手順、改訂時の操作などを文書にまとめ、利用者全員が確認できる場所で共有します。担当者ごとに異なるやり方で登録されると、検索しにくい状態に戻るおそれがあるためです。
運用を始めた後も、現場から寄せられた意見をもとにルールを見直していくと、現場の業務にあった運用を続けやすくなります。改訂の履歴を残しておくと、引き継ぎの際にも役立ちます。
利用者への説明と問い合わせ窓口
切り替え前後には、設計や製造、営業など部署ごとに操作の説明会を開くと、使い方の違いによる戸惑いを減らせます。部署によって使う機能が異なるため、説明の内容も分けておくと効果的です。
あわせて、操作に関する社内の問い合わせ窓口を決め、よくある質問をまとめて共有しておきましょう。特定の担当者に問い合わせが集中しない体制をつくることが大切です。
乗り換え先候補の図面管理システム一覧
この記事で紹介する図面管理システムを、移行先のタイプと乗り換えの目的に関わる特徴で一覧にしました。要件を整理して移行先を絞り込む際の比較材料として活用してください。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| DrawFinder | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト | 既存の図面管理からの入れ替えを想定し、データ移行を含めたリプレースを全面的に支援する図面管理パッケージ |
| 楽々Document Plus | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト／SaaS／サービス | 図面の厳格な版管理（先祖返り防止）と承認ワークフローを標準搭載。AI-OCRで古い手書き図面も全文検索できる |
| ジーエン図面 | クラウド | AIが図面の形状や特徴から類似図面を検索し、書類を自動で整理・紐付けする製造業向けクラウド |
| スマートF | クラウド／パッケージソフト | AIが図面データを読み取ってデータ化し、検索できるようにする図面管理。必要最低限の機能に絞ったプランがある |
| ズメーン | クラウド | 図面とさまざまなデータを紐付けて一元管理し、必要な図面やデータをすぐに検索できる |
| NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム） | オンプレミス／パッケージソフト | 製造業を熟知する専任チームが導入から運用定着までを伴走支援。基本機能にアドオンを加えて拡張できる |
| 図面バンク | クラウド | 図面と関連書類を一元管理し、AIの類似形状検索で該当図面を探せる製造業向けクラウド図面管理 |
| PDMics | クラウド | 図面や技術文書を一元管理し、承認業務の効率化やリビジョン管理、CADアドイン連携に対応 |
| D-QUICK Cloud | クラウド | 図面や文書を一元管理するクラウド型文書管理。更新時に自動で版管理を行い、ダウンロード不要で閲覧できる |
移行の目的にあわせて選べる図面管理システム
検索性の改善、版管理や承認の見直し、データ移行への不安など、乗り換えで解決したい課題は企業によって異なります。目的ごとに検討しやすい図面管理システムを紹介します。
DrawFinder
- データ移行を含めたリプレースを全面支援
- 誤った図面への変更を無くす
- 探していた図面に、すぐたどり着ける検索性
株式会社ハイエレコンが提供する「DrawFinder」は、ものづくりに必要な図面と情報を効率的に管理・活用・共有できる機能を集約したソフトウェアパッケージです。既存の図面管理からの入れ替えに悩む企業を想定し、データ移行を含めたリプレースに全面対応しています。誤った図面への変更を防ぐ仕組みや、探している図面にすぐたどり着ける検索性も特徴です。既存データの移行作業を提供会社と相談しながら進めたい企業に向いています。
楽々Document Plus
- AI-OCRで図面から属性情報を自動抽出、古い手書き図面も全文検索
- 図面の厳格な版管理(先祖返り防止)と承認ワークフローを標準搭載
- 図面に紐づく仕様書や見積書など(電帳法対応)も一元管理
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、図面・技術資料の管理から全社レベルのペーパーレス化まで対応する文書管理システムです。図面の厳格な版管理で先祖返りを防ぎ、承認ワークフローも標準で搭載しています。AI-OCRで図面から属性情報を自動抽出し、古い手書き図面も全文検索できるため、移行時の属性登録の負担軽減にも役立つでしょう。図面に紐づく仕様書や見積書も一元管理できます。
ジーエン図面
- 【AI図面解析】手書きやフォーマットのばらつきにも高精度AI
- 【超類似検索】”形状”・”特徴”から最適な図面を見つける
- 【AIスマート整理】全ての書類を自動で整理整頓・紐付け
営業製作所株式会社が提供する「ジーエン図面」は、図面・書類を自動整理し、AIが形状や特徴から図面を検索できる製造業向けのクラウドサービスです。紙・PDF・CADをまとめて管理でき、類似検索や差分確認によって図面を探す時間の削減を図れます。手書きやフォーマットにばらつきのある図面にもAIで対応するため、紙図面や形式の異なる図面が混在する状態からの乗り換えでも、検索性の改善を目指しやすいサービスといえます。
スマートF
- AIが図面データを自動で読み取り、簡単にデータ化・検索が可能
- 必要最低限の機能に絞り、低コストでシンプルな図面管理を実現
- 図面管理を起点に、見積・販売・生産・進捗・原価管理へ拡張可能
株式会社ネクスタが提供する「スマートF」は、製造業向けのAI図面管理システムです。PDFをアップロードするだけでAIが図面を読み取って登録でき、図面に紐づく情報もクラウドで一元管理して検索性を高めます。必要最低限の機能に絞ったプランがあるため、ファイルサーバでの管理から小さく乗り換えを始めたい企業も検討しやすい製品です。図面管理を起点に、見積・販売・生産・進捗・原価管理へ拡張できます。
ズメーン
- 図面管理により、図面やデータをすぐに検索！探す手間を削減
- 図面に紐付く情報を記録・共有！トラブル防止とQCD改善に貢献
- 見積依頼から納品までの流れを見える化！業務をスムーズに
株式会社FactBaseが提供する「ズメーン」は、図面管理に特化したクラウドサービスです。図面とさまざまなデータを紐付けて一元管理でき、必要な図面やデータをすぐに検索できます。図面に紐付く情報を記録・共有する機能や、見積依頼から納品までの流れを見える化する機能も備えています。誰でも使いやすい操作性を重視しているため、乗り換え後の定着を図りたい現場にも適しています。
NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- 7つの基本機能＋アドオンで業務に合わせて柔軟に拡張可能
- ユーザ数無制限のサーバーライセンスで人数が増えてもコスト一定
- 製造業を熟知する専任チームが導入から運用定着までを伴走支援
新明和ソフトテクノロジ株式会社が提供する「NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）」は、大手製造業のIT子会社が現場の声をもとに開発した図面管理システムです。7つの基本機能とアドオンで業務にあわせて拡張でき、製造業を熟知する専任チームが導入から運用定着までを伴走支援します。運用設計から構築・設定作業までを支援するプランも用意されており、乗り換え後の運用ルールづくりまで相談したい企業の選択肢となります。
図面バンク （株式会社New Innovations）
- ブラウザ利用可能、ソフト不要のクラウド基盤。
- AI検索で類似図面を5秒で発見できる高速レスポンス。
- 関連ファイルを一括管理し、資料の探し直しを防ぐ。
PDMics （株式会社アイ・シー・エス）
- 図面や技術文書を一元管理し、検索性を向上。
- CADアドイン連携で設計業務の効率化を支援
- Webシステムにより社外からの利用にも対応。
D-QUICK Cloud （株式会社アイサイト）
- ダウンロード不要で、そのままファイル閲覧が可能
- 遠隔地間でも安全に情報を共有できる。
- 更新時に自動で版管理を行い、管理の手間を軽減。
まとめ
図面管理システムの乗り換えは、課題を明確にしたうえで、図面データの棚卸しと整理、テスト移行、並行稼働を経て本番を切り替える流れで進めることが大切です。版数や改訂履歴、関連ファイルとのひも付け、アクセス権限の引き継ぎは特に注意が必要です。移行支援の範囲は製品によって異なるため、まずは資料請求をして、自社の課題にあう図面管理（EDM）を比べてみてください。
