ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■扱う図面の形式別
- 2次元CADの図面が中心：Hi-PerBT Advanced 図面管理、AI類似図面検索
- 紙図面の電子化もあわせて進める：スマートF、ジーエン図面、ゲンバト図面管理、楽々Document Plus
- ■利用規模別
- 小さく始めて段階的に広げる：スマートF、Hi-PerBT Advanced 図面管理
- 複数の拠点や部門で利用：NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）、DrawFinder、楽々Document Plus
EDM（図面管理）の導入で起こりやすい失敗
EDMの導入でつまずく場面は、大きく3つに分けられます。いずれも「システムは動いているのに業務で使われない」という状態につながる点が共通しています。自社で起こりそうな場面がないか、導入前に確認しておきましょう。
図面が登録されず使われない
導入後に新しい図面だけが登録され、過去の図面は共有フォルダに残ったままというケースがあります。探したい図面がEDMにないと、利用者は結局共有フォルダを開くため、EDMを使う理由がなくなってしまいます。
設計者にとって登録作業が負担に感じられることも、登録が進まない要因の一つです。登録の手順が多い、属性の入力項目が多すぎる、CADとの行き来が面倒といった不満がないか、導入初期に利用者の声を集めておくことが大切です。
検索しても図面が見つからない
図面は登録されているのに、検索しても目当ての図面が出てこないという失敗もあります。原因は1つとは限らず、属性の入力漏れや表記ゆれ、検索条件の使い方がわからないことなどが重なって起こる場合があります。
例えば、同じ顧客名が「株式会社」の有無や略称で入力されていると、1つの表記で検索しても一部の図面しか見つかりません。見つからない経験が続くと、利用者はEDMを信頼しなくなります。検索結果の不満は、入力ルールや属性の設計を見直す合図と捉えましょう。
承認や出図の流れが現場とあわない
EDMに承認ワークフローや出図の機能を設定したにもかかわらず、実際の業務の流れと合致せず、現場で使われないケースもあります。例えば、急ぎの設計変更で承認を待てず、紙の図面に手書きで修正して現場に渡してしまうといった状況です。
また、承認ルートの条件設定や権限グループの設定に漏れがあると、本来の承認者を経ずに図面が公開されるおそれもあります。システムの流れを決める前に、現在の承認と出図の手順を書き出し、例外的な対応も含めて把握しておく必要があります。
EDMの失敗の背景にある準備不足
前の章で紹介した失敗の多くは、導入前の準備にさかのぼると原因が見えてきます。製品を選ぶ前に済ませておきたい準備を3つ取り上げます。いずれも製品の機能では補いにくく、社内で進める必要がある作業です。
既存図面の棚卸しを省いた
社内にどれだけの図面が、どの形式で、どこに保管されているかを把握しないまま導入を進めると、移行の作業量を見誤ります。紙図面の量が想定より多く、電子化が終わらないまま運用を始めてしまうケースもあります。
棚卸しでは、CADデータと紙図面の件数、保管場所、現在も使われている図面かどうかを調べます。廃番になった製品の図面まで同じ優先度で移行すると時間がかかるため、利用頻度にもとづいて移行の順番を決めておくと計画が立てやすくなります。
属性項目と採番のルールを決めなかった
図番の付け方や属性項目のルールが部門や担当者によって異なる状態のまま登録を始めると、後から統一するのに大きな手間がかかります。導入前に、図番の採番ルール、必須とする属性項目、表記のルールを決めておく必要があります。
ルールは細かすぎても守られにくくなります。図番、品名、版数、顧客名など、検索に欠かせない項目に絞って必須にし、それ以外は任意にするといった調整が現実的です。決めたルールは文書にして、登録画面の近くで参照できるようにしておきましょう。
関係部門を巻き込まなかった
設計部門だけで要件を決めると、製造や品質、営業といった図面を使う側の要望が反映されず、導入後に「使いにくい」という声が上がりやすくなります。図面を探す側がどの項目で検索するかは、登録する側の想定と異なることがあるためです。
導入の検討段階から、各部門の代表者に参加してもらい、図面をどう使っているかを聞き取りましょう。部門ごとの要望を一覧にし、優先順位を付けて対応を決めると、全社で使われるEDMに近づきます。
運用開始後のEDMで失敗しないための仕組み
導入時の準備が整っていても、運用が続くなかで使われなくなるケースがあります。図面管理（EDM）を長く使い続けるには、古い管理方法を残さない工夫に加え、利用状況を確認する仕組みが必要です。
共有フォルダとの二重管理をやめる
EDMと共有フォルダの両方に図面がある状態が続くと、どちらが最新版かわからなくなり、誤った版で製造してしまうおそれがあります。移行期間を区切り、期間後は共有フォルダを読み取り専用にするなど、古い保管場所を使えない状態にしていきます。
いきなり共有フォルダを廃止すると業務が止まる場合もあるため、部門ごとに切り替え日を決めて段階的に進めると混乱を抑えられます。切り替えの判断は現場任せにせず、責任者が日程を示すことが大切です。切り替え後に共有フォルダへ図面が保存されていないかを、しばらく確認し続けると逆戻りを防げます。
利用状況を定期的に確かめる
EDMの利用状況を定期的に確認すると、使われていない部門や機能が見えてきます。例えば、部門ごとのログイン数や図面の登録件数、検索の回数を月ごとに確認する方法があります。
利用が少ない部門があれば、操作がわからないのか、必要な図面が登録されていないのかを聞き取り、原因に応じて教育や設定の見直しを行います。数字だけで判断せず、現場の声とあわせて確認することがポイントです。確認の結果は関係部門と共有し、改善の進み具合を全員で把握できるようにしておきます。
担当者の交代に備えて手順を残す
EDMの設定や運用を1人の担当者に任せていると、異動や退職の際に設定の意図がわからなくなり、運用が滞るおそれがあります。権限の設定内容や属性のルール、トラブル時の対応手順を文書にまとめておきましょう。
設定の変更は複数人で確認し、変更履歴を残す運用にすると、引き継ぎもスムーズに進みます。ベンダーへの問い合わせ窓口や保守契約の内容も、複数の担当者が把握しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で図面管理（EDM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
EDM製品選びで避けたいミスマッチ
準備や運用に問題がなくても、自社の図面環境にあわない製品を選ぶと失敗につながります。製品を比較する段階で確認しておきたい3つの項目を紹介します。資料請求やデモの際に質問するとよいでしょう。
自社のCADや図面形式への対応
EDMによって、登録や表示に対応しているCADのファイル形式は異なります。自社で使っているCADの形式に対応していないと、閲覧のたびにCADソフトを開く必要が生じ、CADを持たない部門では図面を確認できません。
2次元CADだけでなく3次元CADのデータも扱う場合や、紙図面をスキャンした画像が多い場合は、それぞれの形式を表示できるかを確認しましょう。実際の自社の図面ファイルを使って、試用版やデモで表示を確かめておくと導入後のずれを防げます。
日本語のファイル名や属性の扱い
製品によっては、日本語のファイル名やフォルダ名、属性を扱う際に文字化けが起こる場合があります。日本語での検索や並び替えが想定どおりに動くかも確認が必要です。
旧字体や機種依存文字を含む顧客名などで、表示や検索に問題が起こるケースも考えられます。自社で実際に使っている図面名や顧客名をいくつか登録し、表示と検索の結果を確認しておきましょう。
将来の利用人数や拠点への対応
最初は設計部門だけで使い始めても、後から製造や営業、別の拠点へ利用を広げる場合があります。導入時の人数だけで製品を選ぶと、利用者を増やす際に費用が大きく増えたり、拠点間の接続に追加の対応が必要になったりすることがあります。
ライセンスの数え方や、閲覧だけの利用者向けの料金があるか、拠点が増えた場合の構成を事前に確認しておきましょう。3年後や5年後の利用範囲を想定して比較することが、ミスマッチを防ぐポイントです。
失敗を避けるための図面管理システム比較表
扱う図面の形式や利用規模とのミスマッチを避けられるよう、この記事で紹介する製品の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| スマートF | PDFをアップロードするとAI-OCRで読み取り登録。機能を絞り低コストで始められる |
| ジーエン図面 | 紙・PDF・CADをまとめて管理し、手書きや書式のばらつきにもAI OCRで対応 |
| ゲンバト図面管理 | 紙図面とPCの図面を関連書類と紐づけて一元管理。AI OCRはオプション |
| 楽々Document Plus | AI-OCRで手書きの古い紙図面もテキスト化し、全文検索で探せる |
| Hi-PerBT Advanced 図面管理 | 2次元CADとの連携機能を持ち、小規模から始められる設計図面の管理パッケージ |
| AI類似図面検索 | 2D図面の形状からAIが類似図面を検索。dxfやPDF、スキャン画像に対応 |
| DrawFinder | サイトライセンスのため、同一組織内で利用者が増えても追加ライセンス費用が不要 |
| NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム） | ユーザー数無制限のサーバーライセンス。画面・マニュアル・サポートは日本語で提供 |
図面形式と利用規模で選べる図面管理システム
紙図面の電子化を助ける製品、少人数から始めやすい製品、利用者が増えても費用が変わりにくい製品など、導入後のつまずきを減らす視点で選んだ製品を紹介します。
スマートF
- AIが図面データを自動で読み取り、簡単にデータ化・検索が可能
- 必要最低限の機能に絞り、低コストでシンプルな図面管理を実現
- 図面管理を起点に、見積・販売・生産・進捗・原価管理へ拡張可能
株式会社ネクスタが提供する「スマートF」は、紙図面の管理からデータ管理への切り替えを小さく始めたい製造業に向く図面管理システムです。必要最低限の機能に絞った構成で、低コストでのスモールスタートを想定しています。図面のPDFをアップロードするとAI-OCRが情報を自動で読み取るため、登録作業の負担から利用が止まる事態を防ぎやすくなります。サポートは電話・チャット・メールで受けられます。参考価格は10,000円～です。
ジーエン図面
- 【AI図面解析】手書きやフォーマットのばらつきにも高精度AI
- 【超類似検索】”形状”・”特徴”から最適な図面を見つける
- 【AIスマート整理】全ての書類を自動で整理整頓・紐付け
営業製作所株式会社が提供する「ジーエン図面」は、紙・PDF・CADが混在する図面をまとめて整理したい製造業向けのクラウドサービスです。手書きやフォーマットのばらつきがある図面もAI OCRでデータ化し、図面や書類を自動で整理・紐付けします。図面の形状や寸法、材質をもとに類似図面を探せる超類似図面検索では、類似率が%で表示されます。PCとスマートフォンに対応し、部門・役割単位のアクセス権限も設定できます。
ゲンバト図面管理
- 散在している図面を一元管理し、関連データ・書類を紐づけ可能
- 図面に関する〔メモ書き〕を共有し、個人のノウハウを資産化
- 自動で図面の印刷された文字や手書きをテキストデータに変換
株式会社山善が提供する「ゲンバト図面管理」は、図面の登録作業が進まない事態を避けたい企業に向くクラウド型の図面管理ツールです。オプションの図面一括登録では、一度に大量の図面をアップロードでき、AIがファイルから情報を抽出して登録します。重複チェック機能も備えているため、同じ図面の二重登録を防げます。図面には見積書や仕様書、CADデータなどの関連書類を紐づけられ、タブレットやパソコンから閲覧・検索が可能です。図面に関するメモを共有して、個人のノウハウを残すこともできます。
楽々Document Plus
- AI-OCRで図面から属性情報を自動抽出、古い手書き図面も全文検索
- 図面の厳格な版管理(先祖返り防止)と承認ワークフローを標準搭載
- 図面に紐づく仕様書や見積書など(電帳法対応)も一元管理
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、古い紙図面の検索性を高めたい企業に適した文書管理システムです。AI-OCRにより手書きの紙図面やスキャンデータもテキスト化され、ファイル名だけでなく図面の中身まで全文検索できます。全文検索は表記揺れの吸収や自然文検索に対応しているため、入力ルールが統一されていない過去の図面も探しやすくなります。図面の属性もAI-OCRで自動入力でき、登録の負担を軽くできる点も特徴です。提供形態はオンプレミスとクラウドから選べます。
Hi-PerBT Advanced 図面管理
- 設計業務の図面管理に必要な機能がすべて揃っている
- プリンタやスキャナ等、どのメーカーの周辺機器でも利用可能
- 直観的なUIデザイン＆操作性！画面操作がカンタンで使いやすい
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT Advanced 図面管理」は、2次元CADの設計図面を中心に管理したい企業に向く図面管理パッケージです。完成図書や設計資料（CADデータ）、添付資料を一元管理でき、図面属性による検索結果をサムネイルで確認しながら絞り込めます。オプションのCAD連携を使えば、CADアプリケーションから直接図面を登録できます。複数図面の一括登録にも対応しているため、既存図面の取り込みも進めやすくなります。設計図面の管理機能をスモールスタートで導入できる点も特徴です。
AI類似図面検索
- たった、３ステップでＡＩが過去実績から類似した図面を検索
- お客策様から頂いた図面は社内で管理！アプリは常に最新版に更新
- 検索結果を評価して追加学習でき、貴社にマッチしたAIに成長
株式会社テクノアが提供する「AI類似図面検索」は、2D図面を形状から探したい企業に向くクラウドサービスです。AIの画像認識技術で部品の局所的な形状と全体的な形状を捉え、過去の図面から類似したものを検索・抽出します。dxfやpdf、png、tiffなどに対応しており、紙をスキャンしたファイルも検索対象にできます。お客様ごとにAIをチューニングして提供し、検索結果の評価をもとに追加学習させることも可能です。見積や流用設計での図面探しの効率化に役立ちます。
DrawFinder
- データ移行を含めたリプレースを全面支援
- 誤った図面への変更を無くす
- 探していた図面に、すぐたどり着ける検索性
株式会社ハイエレコンが提供する「DrawFinder」は、将来の利用人数の増加を見込んで図面管理を始めたい企業に適したソフトウェアパッケージです。サイトライセンスのため、同一組織内で利用者が増えても追加のライセンス費用はかかりません（WindowsのCALは別途必要）。最初はスモールスタートで導入し、機能を広げる際は上位版の「イージーオーダー型図面管理システム」へデータを移行できます。オプションのCAD連携では、AutoCADやiCAD SXなどで入力した図枠情報を自動で取得できます。
NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- 7つの基本機能＋アドオンで業務に合わせて柔軟に拡張可能
- ユーザ数無制限のサーバーライセンスで人数が増えてもコスト一定
- 製造業を熟知する専任チームが導入から運用定着までを伴走支援
新明和ソフトテクノロジ株式会社が提供する「NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）」は、複数の部門で図面を共有する前提で製品を選びたい企業に向く図面管理システムです。ユーザー数無制限のサーバーライセンスのため、利用部門を広げても費用は一定です。画面やマニュアル、サポートはすべて日本語で提供されており、日本語での運用を前提にできます。7つの基本機能にアドオンを加えて業務にあわせて拡張でき、導入前の運用設計から導入後の保守まで、専任チームが支援します。
まとめ
EDM（図面管理システム）の導入で起こりやすい失敗は、図面が登録されない、検索で見つからない、承認や出図の流れが現場とあわないといった場面です。背景には、図面の棚卸しやルールづくり、関係部門の巻き込みといった準備不足があります。運用開始後は二重管理をやめ、利用状況を確認し続けることが大切です。自社の図面形式や利用範囲にあう図面管理（EDM）を選ぶために、資料請求で複数の製品を比較してみてください。
