文書をデータベースで管理するとは
設計を見る前に、何が変わるのかを押さえておきましょう。既存の管理方法との違いを理解すると、必要な準備も見えてきます。
文書管理におけるデータベースの役割
文書管理におけるデータベースとは、文書そのものに加えて、その文書に関する情報をあわせて管理する仕組みを指します。作成した部署、作成日、文書の種類、関係する取引先、保存期間といった項目が該当します。
こうした情報が付いていれば、条件を指定して探せるようになります。特定の部署が昨年度に作成した契約に関する文書、といった絞り込みが可能です。ファイルの中身を開かなくても、一覧の段階で目的の文書に近づける点が、この仕組みの利点です。
共有フォルダでの管理との違い
共有フォルダでは、階層をたどって目的の文書を探します。件数が少ないうちは分かりやすい方法ですが、増えるにつれて階層が深くなり、どこに置いたか分からなくなります。
また、一つの文書は一つの場所にしか置けません。複数の分類に当てはまる文書は、どちらに置くか迷うことになります。同じファイルを複製して両方に置く運用では、更新の際に食い違いが生じます。情報を付けて管理する方式であれば、一つの文書を複数の条件で探せるようになります。
設計の要素
データベースとして構築する際は、いくつかの要素を決める必要があります。三つに分けて確認します。
属性情報の設計
文書に付ける情報の項目を決める作業です。すべての文書に共通する項目と、文書の種類ごとに必要な項目に分けて考えると整理しやすくなります。
項目を増やすほど探しやすくなりますが、登録する側の負担も増えます。入力が面倒になれば、空欄のまま登録される文書が増え、結局探せない状態に戻ります。実際に検索で使う項目に絞り、自動で入る情報は仕組みに任せる設計が現実的です。何で探すことが多いかを、利用者に確認してから決めましょう。
分類と階層の設計
文書をどのような単位で分けるかを決める作業です。組織の部署で分ける、業務の種類で分ける、文書の種類で分けるといった考え方があります。
組織で分ける方法は分かりやすい一方、組織変更のたびに見直しが必要になります。業務や文書の種類で分ける方法は、組織の変更に影響されにくくなります。どちらか一方に決めず、分類は業務の種類で行い、部署は属性情報として付けるといった組み合わせも選べます。
権限とアクセス範囲の設計
誰がどの文書を閲覧、編集、削除できるかを決める作業です。人事や契約に関する文書のように、限られた人だけが扱う文書がある場合は必須の要素になります。
一人ひとりに個別の設定を行うと管理が煩雑になるため、役割ごとに権限を定義し、それを人に割り当てる方式が採られます。異動の際に付け替えるだけで済むため、更新の手間を抑えられます。閲覧はできるが編集はできないといった段階を設けられるかも、確認しておきたい要素です。
運用に必要な仕組み
構築した後に状態を保つには、いくつかの仕組みが必要です。二つに分けて確認します。
版の管理と履歴の記録
文書が更新された際に、どれが最新かを明確にする仕組みです。共有フォルダでファイル名に日付や版数を付ける運用では、似た名前のファイルが並び、判別が難しくなります。
同じ文書として更新を重ね、過去の版を履歴として保持できる構成であれば、最新版が一つに定まります。誰がいつ更新したかの記録が残れば、変更の経緯も確認できます。過去の版をどのくらい保持するかは、業務上の必要性を踏まえて決めましょう。
保存期間と廃棄の管理
文書には、法令や社内規程で保存期間が定められているものがあります。期間を過ぎた文書を残し続けると、保管の負担が増え、検索の妨げにもなります。
保存期間を属性情報として登録しておけば、期限が近づいた文書を抽出できます。廃棄の判断は自動で行わず、担当者が確認したうえで実施する運用が望まれます。保存期間の定めは文書の種類によって異なるため、社内の法務担当や顧問の専門家に確認しながら整理しましょう。
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構築を進める前に確認したい点
仕組みを導入する前に、社内で整理しておきたい事項を二つ挙げます。
既存文書の棚卸しと移行の範囲
共有フォルダに蓄積された文書には、すでに不要になったものや重複したものが含まれています。すべてをそのまま移すと、整理されていない状態を引き継ぐことになります。
移行の前に、どの範囲を対象とするかを決めましょう。現在も使われている文書、保存期間が残っている文書に絞る進め方が現実的です。対象を絞れば、属性情報を登録する作業量も抑えられます。判断に迷う文書は一時的な保管場所へ移し、期限を決めて扱いを決める方法もあります。
規程との整合と社内周知
文書管理に関する規程がすでにある場合は、新しい仕組みと整合させる必要があります。規程に定めた分類や保存期間と、システム上の設定が食い違っていると運用が混乱します。
品質や環境に関する認証を取得している組織では、審査で求められる文書の管理方法との整合も確認が必要です。あわせて、利用者への周知も欠かせません。どこに何を保存するのか、どの項目を入力するのかを手順として示し、質問を受ける窓口も用意しておきましょう。
文書管理システムの選び方
ここまでの内容を踏まえ、システムを選ぶ際の確認事項を整理します。
対象文書と件数の整理
最初に、どの文書を対象にするのかを決めます。契約書などの重要文書に限るのか、業務で扱う資料全般を含めるのかによって、必要な機能と件数が変わります。
あわせて、利用する人数と保存する容量の見込みも整理しましょう。人数や容量に応じた料金体系を採る製品が多く、規模の想定は費用の試算に直結します。今後の増加の見込みも含めて伝えておくと、あうプランの提案を受けやすくなります。
検索の仕組みと連携範囲
属性情報による絞り込みに加えて、文書の中身の文字を対象とした検索ができるかを確認します。読み取った書類を扱う場合は、文字として認識する機能があるかも確認点です。
既存の業務システムやグループウェアとの連携も見ておきましょう。承認の流れと結び付けられるか、日常的に使う画面から開けるかによって、利用の頻度が変わります。連携できない場合、別の画面を開く手間が定着の妨げになることもあります。
費用とサポート範囲の確認
料金は、利用人数に応じた月額制、保存容量によるプラン分け、初期費用と月額の組み合わせなど、製品によって考え方が異なります。既存文書の移行が別料金となる場合もあるため、総額で比べることが必要です。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、分類や属性情報の設計を支援してもらえるのかは製品ごとに差があります。設計が運用の成否を左右するため、この支援の有無は判断材料になります。
データベースとしての構築に対応した文書管理システム
検索性や運用の仕組みにあわせて検討できる、文書管理システムを紹介します。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内文書を蓄積・検索できるクラウド型のシステムです。フォルダ構成と検索機能をあわせて使える構成になっており、共有フォルダでは探しにくかった文書にもたどり着きやすくなります。更新履歴も自動で記録されます。
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、文書管理と業務アプリケーションの構築をあわせて扱えるシステムです。文書ごとに承認フローを設定できる機能を備えており、文書のライフサイクルを含めたデータベース設計を進めやすくなります。大規模組織での利用実績があります。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、ファイル共有と文書管理を扱うクラウドストレージサービスです。アクセス権限を細かく設定できる機能を備えており、部署やプロジェクトごとに公開範囲を分けたデータベース設計に対応しています。
Googleドキュメント （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- リアルタイム共同編集と提案で協働促進。
- 変更履歴から過去版の確認・復元が可能。
- オフライン編集と権限設定で柔軟に運用。
文書管理に関するよくある質問
見直しを検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 共有フォルダから切り替える目安はありますか？
- 一律の基準はありませんが、探すのに時間がかかる、最新版がどれか分からない、権限の管理が階層の設定だけでは追いつかないといった状況が続く場合は検討の時期といえます。現在の探す時間を記録しておくと判断しやすくなります。
- Q2： 属性情報の項目はいくつくらいが適切ですか？
- 一律の目安はありません。入力の負担と検索のしやすさの兼ね合いで決まります。まず検索で実際に使う項目に絞り、運用しながら追加する進め方が現実的です。自動で入る情報は仕組みに任せると負担を抑えられます。
- Q3： すべての文書を移行する必要がありますか？
- 現在も使われている文書と保存期間が残っている文書に絞る進め方が現実的です。すべてを移すと作業量が膨らみ、整理されていない状態を引き継ぐことにもなります。対象の判断基準を先に決めておきましょう。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象文書の範囲や既存文書の整理状況、分類の設計に要する時間によって幅があります。対象を絞って始める場合は短期間で立ち上げられる一方、全社の文書を対象にする場合は棚卸しを含めて数か月以上を要することもあります。段階的な計画を立てましょう。
まとめ
文書管理をデータベースとして構築するとは、文書に属性情報を付けて条件で探せる状態を作ることです。設計では、属性情報の項目、分類と階層、権限の範囲を決める必要があります。運用を続けるには、版の管理と保存期間の管理も欠かせません。既存文書の棚卸しと規程との整合を確認したうえで、対象文書と件数を整理し、検索の仕組みや連携範囲、費用を比べて選びましょう。まずは資料請求から検討を進めてみてください。
