電子契約システムの「使いやすさ」を2つの視点で考える
電子契約システムの使いやすさは、「自社の担当者が使いやすいか」と「取引先が署名しやすいか」の2つに分けて考えることが重要です。どちらか一方だけが使いやすくても、運用がスムーズに進まないケースがあります。
担当者（送信側）の使いやすさとは何か
担当者にとっての使いやすさとは、契約書の準備・送信・管理の一連の作業を少ない操作数でこなせることです。具体的には、よく使う契約書をテンプレートとして登録しておける機能、署名欄や記入項目をドラッグ＆ドロップで配置できる直感的なエディタ、一括送信や送信予約ができる機能などが挙げられます。また、IT部門に頼らずに自社の担当者だけで初期設定ができるかどうかも、運用コストを左右する重要なポイントです。設定マニュアルが日本語で充実しているか、ガイドチュートリアルが用意されているかも確認しましょう。
取引先（受信側）の署名しやすさとは何か
電子契約が普及する上で最大のハードルのひとつが、取引先の使いやすさです。取引先がアカウントを作成しないと署名できないシステムでは、手間がかかるため拒否されることもあります。「URLをクリックするだけで署名できる」ワンクリック署名方式に対応した製品であれば、取引先がアカウントを持っていなくても即座に署名が可能です。また、スマートフォンからも署名できるか、PDFビューアーが見やすいかどうかも、スムーズな締結スピードを左右します。取引先への負担が少ないシステムほど、導入後の定着率が高まります。
導入・設定のしやすさと日常運用の効率
担当者が使いこなせるシステムかどうかは、初期設定の段階から試せます。設定のしやすさと日常業務での効率化につながる機能を確認しましょう。
ITに詳しくなくても自社で設定できるか
電子契約システムの初期設定には、送信元メールアドレスの設定、承認フローの組み立て、テンプレートの作成などが含まれます。これらをシステム担当者や外部のITベンダーに頼らずに、法務・総務担当者が自社内で完結できるかどうかは、導入コストと導入期間を大きく左右します。設定画面の日本語対応、チャットや電話でのサポート対応、導入時の設定支援サービスの有無などを事前に確認しておきましょう。無料トライアル期間中に実際に設定作業を試し、どこで詰まるかを体験しておくと安心です。
契約書テンプレートと記入項目の設定が直感的か
よく使う秘密保持契約・業務委託契約・発注書などをあらかじめテンプレートとして登録できる機能は、電子契約システムの使いやすさに直結します。テンプレートに署名欄・記入欄・日付欄などをドラッグ＆ドロップで配置できるエディタが使いやすいかどうかも重要です。また、取引先に記入してもらう項目（会社名・担当者名・押印など）を柔軟に設定できるかどうかで、毎回の送信作業の手間が変わります。試用時にはテンプレート作成から送信まで一通りの操作を試し、現場担当者が迷わずに使えるか確認しましょう。
承認ワークフローと締結スピードで選ぶ
電子契約の導入効果を最大化するには、社内の承認フローとの連携と、取引先との締結スピードが重要です。ここでは、承認ワークフローと即日締結に関わる機能を確認します。
社内の承認フローとスムーズに連携できるか
契約書の送付前に上長や法務部門の承認が必要な企業では、社内承認ワークフローとの連携機能が欠かせません。システム内で承認ルートを設定でき、メール通知や管理画面上での承認操作が完結するものが理想です。また、承認者が外出中でもスマートフォンから承認できるモバイル対応が整っているかどうかも確認ポイントです。承認ルートを部署・契約種類・金額によって変えられる柔軟な設定機能があると、複雑な社内フローにも対応できます。既存のワークフローシステムとAPI連携できる製品もあるため、現状の運用に合わせて選ぶとよいでしょう。
同日締結を実現する仕組みと注意点
紙の契約では郵送に数日かかるケースも多いですが、電子契約では送信から数分以内に署名・返送が完了することも珍しくありません。同日締結を実現するためには、取引先がアカウント登録なしで署名できること、スマートフォン対応であること、送信後の署名状況をリアルタイムで確認できることが条件になります。一方で、取引先の署名権限者が不在の場合や、システムの使い方に不慣れな取引先への丁寧なフォローが必要なケースもあります。送信時に操作方法を案内するメッセージを添えられる機能があると、取引先への負担を軽減できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
使いやすさに定評のある電子契約システムを紹介
ここでは、担当者・取引先双方にとって操作しやすいと評価されている電子契約システムをご紹介します。自社の利用シーンや取引先の状況に合わせて、最適な製品を検討してみてください。
FAST SIGN
- 大量の契約でも固定料金で利用可能！
- 派遣・パート・アルバイトの雇用契約・契約更新に！
- 個別内容の書類も一括送信が可能！
取引先がアカウント登録なしでURLクリックだけで署名できる電子契約システムです。シンプルな送信フローで担当者の操作負担が少なく、テンプレート機能を使えば定型契約書を素早く送信できます。署名状況のリアルタイム確認や、締結済み書類のクラウド保管・検索機能も標準で備えています。
Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）
- 世界中で160万社以上の組織・団体と10億人超のユーザーが利用
- 900以上のプレビルド・インテグレーション
- 世界標準のセキュリティとコンプライアンス管理でリスクを軽減
契約書のテンプレート管理と社内承認ワークフローが一体化した電子契約システムです。ドラッグ＆ドロップで署名欄や記入項目を配置できるエディタが直感的で、IT担当者を介さずに自社で設定を完結できます。スマートフォンからの署名・承認にも対応しており、外出先でも業務が止まりません。
DD-CONNECT
- 基幹システムとの連携により現状業務に合わせたシステム導入
- 見積依頼～請求まで取引先との工事契約書類を電子化
- 法令順守（建業法・下請法等）と業務効率化を同時に実現
法務・総務部門の担当者が使いやすいインターフェースを重視した電子契約システムです。送信から締結、保管まで一連の流れを一画面で管理でき、締結済み書類は自動でアーカイブされます。多様な契約書形式に対応し、電子サインの証跡記録も確実に管理できます。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
中小企業から大企業まで幅広く利用されている電子契約システムです。取引先への操作案内メッセージのカスタマイズや、複数人の署名順序を設定する機能が充実しています。日本語サポートが手厚く、導入時のオンボーディング支援も提供されています。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応した電子契約システムです。法令要件を満たした形式での書類保管と、必要に応じた電子署名・タイムスタンプの付与ができます。法務・経理・総務が関わる書類を一元管理でき、コンプライアンス対応の負担を軽減します。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
取引件数が多い企業向けに、大量送信と一括管理機能を重視した電子契約システムです。CSVによる一括送信、契約ステータスの一覧管理、締結期限アラートなど、業務効率化に直結する機能が揃っています。既存の販売管理システムやCRMとのAPI連携にも対応しています。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
セキュリティ要件が厳しい企業や公共機関での導入実績を持つ電子契約システムです。二要素認証・アクセスログの記録・暗号化保管など、情報セキュリティに関する機能が充実しています。監査対応のための証跡管理や、長期保管に対応したタイムスタンプ機能も備えています。
NCB電子契約サービス （株式会社西日本シティ銀行）
- 契約は書類不要、画面操作のみで完結。
- 電子契約は印紙不要でコスト削減が可能。
- 契約書は専用Webページでいつでも閲覧可能。
mabl （mabl株式会社）
- AI活用でテスト自動修復、メンテ時間を大幅削減
- Web/モバイル/API/AIアプリの包括的なテストカバレッジ
- ローコードとAIでチーム全員がテスト作成
ドキュサインの電子署名 （ドキュサイン・ジャパン株式会社）
- クラウドで文書送信と署名完了を一元化
- テンプレートと署名順指定で手続きを標準化。
- 監査証跡・多要素認証で署名プロセスを管理。
LaS （リクサス株式会社）
- 人材紹介会社向けのオールインワンシステム
- 直感的な操作とUI・導線設計で生産性向上
- 無償で安心安全な運用をサポート（アフターケア）
PICKFORM （株式会社PICK）
- 国交大臣より適法回答取得済みの電子取引サービス
- 不動産・建築特化の顧客・物件管理営業支援
- ISO/IEC 27001とプライバシーマーク認定のセキュリティ
MEEQ （ミーク株式会社）
- 月額143円からのIoT特化通信
- 1枚のSIMで国内外約180カ国利用可能
- システム開発不要、AIでデータ自動化
DX-Sign （株式会社バルテックサイン）
- シンプル設計で業界最安値水準
- 顧問弁護士監修でセキュリティ対策万全
- IT技術とDXで生産性向上、DX化推進をサポート
GreatSign （株式会社TREASURY）
- 各種認証制度に対応。
- 電子署名の有効期間10年、LTV対応で長期検証可能
- フリープラン可、相手先登録不要
いえらぶサイン （株式会社いえらぶGROUP）
- 多様な不動産契約形式に柔軟に対応可能
- 募集・更新までいえらぶCLOUDとデータ連携
- クラウドサイン/GMOサイン連携で法的効力と安全性を確保
E-STAMP （株式会社E-STAMP）
- 「認印タイプ」と「実印タイプ」の2種類の電子署名に対応
- 免許証や許可証画像を契約と同時にクラウド保存可能
- 紙の契約書も一元管理できるクラウド保管サービス
自社に合う電子契約システムを選ぶための確認ポイント
電子契約システムは製品によって特徴が大きく異なります。使いやすさの軸を決めたうえで、自社の業務フローや取引先の状況に合った製品を選ぶことが、定着率の高い導入につながります。
無料トライアルで実際の操作感を確認する
多くの電子契約システムでは、無料トライアルが提供されています。トライアルでは管理者権限での設定操作だけでなく、実際の取引先目線で「届いたメールからURLをクリックして署名する」流れも試してみましょう。操作で迷う箇所や、署名欄の設定で困るポイントは、本番運用でも同じ問題が起きます。また、トライアル中にサポートへ問い合わせてみることで、対応の速さや丁寧さも確認できます。主要な担当者と代表的な取引先を巻き込んでトライアルを実施すると、より実態に近い判断ができます。
取引先の規模・業種に合った製品かを確認する
自社の取引先が中小企業中心か大企業中心かによって、選ぶべき電子契約システムが変わることがあります。中小企業の取引先が多い場合は、操作が簡単でアカウント登録不要の製品が合っています。一方、大企業の取引先では、相手側のセキュリティポリシーや電子署名の要件（電子認証局の種類など）に対応できる製品が求められる場合があります。また、建設・不動産・医療など業種ごとに対応が必要な書式・法令がある場合は、その業種での導入実績が豊富な製品を選ぶと安心です。
まとめ
電子契約システムの「使いやすさ」は、担当者の操作効率と取引先の署名のしやすさの両方を満たすことが重要です。アカウント登録不要の署名方式、直感的なテンプレート設定、社内承認ワークフローとの連携、同日締結を可能にする仕組みを確認することで、定着率の高い導入が実現します。無料トライアルを活用して実際の操作感を確かめ、自社の業務フローに合った製品を選びましょう。
