すべての契約を電子にできるわけではない
まず押さえておきたいのは、対象にできる契約の範囲です。法律で書面が求められるものは、電子で完結できない場合があります。
書面が求められる契約が残る
契約の種類によっては、法律で書面の交付が定められているものがあります。相手の承諾があれば電子で行えるとされているものもありますが、その条件は契約ごとに異なります。すべてを一律に電子へ移せると考えないほうが安全です。
自社が扱う契約を種類ごとに書き出し、電子で行えるかを確かめましょう。法改正によって扱いが変わることもあります。判断に迷うものは、顧問の弁護士や法務の担当者に確認する流れを決めておくことが重要です。
紙と電子の両方を運用することになる
電子にできない契約が残ると、紙の管理も並行して続きます。契約書がどちらにあるのかわからなくなると、探す手間はかえって増えます。どの契約をどちらで扱うかの基準を、社内で決めておく必要があります。
紙で締結したものを画像として取り込み、一覧で管理できる製品もあります。原本は紙のまま保管しつつ、所在を一か所で把握する方法です。ただし、取り込む作業の担当と手順を決めておかないと、登録もれが生じます。どちらの方法で結んだ契約かがわかるよう、区分を付けて管理しましょう。
対象にする契約を先に洗い出す
負担を抑えるには、電子にできる契約を先に整理することが近道です。年間の締結件数が多いもの、金額の小さいもの、同じ様式を繰り返し使うものから始めると、効果を実感しやすくなります。業務委託や秘密保持の契約は、その候補になりやすい種類です。
一方で、不動産や金融に関わる契約など、扱いに注意が必要なものもあります。件数と難しさの両面から並べ、取り組む順番を決めましょう。すべてを一度に置き換えようとすると、確認の作業だけで時間が過ぎてしまいます。
取引先の事情に左右される
契約は相手があってのものです。自社の準備が整っても、相手の状況によって進まないことがあります。
相手が紙での契約を求める場合がある
取引先の社内規程で、電子での契約が認められていないことがあります。押印の手続きが定着している会社では、変更に時間がかかる場合もあります。相手が応じなければ、その契約は紙で行うことになります。
切り替えを進める際は、案内の資料を用意しておきましょう。どんな仕組みで本人だと確かめているのか、後から内容を確認できるのかを説明できると、検討してもらいやすくなります。相手に費用がかからない形かどうかも、聞かれることの多い点です。取引の開始時にあわせて案内すると、切り替えを受け入れてもらいやすくなります。
相手側の操作の負担が生じる
受け取る側は、メールのリンクから画面を開いて署名します。操作に慣れていない担当者だと、そこで手が止まることがあります。問い合わせを受けたときに、自社が説明できるようにしておく必要があります。
相手にアカウントの登録を求める製品もあります。その場合、相手の社内で承認が必要になり、時間がかかることも考えられます。登録なしで署名できる形かどうかを、製品を比べる段階で確認しておきましょう。
保存と証拠に関する要件を満たす必要がある
電子で締結した契約書は、電子のまま保存することになります。その際に満たすべき要件があります。
電子帳簿保存法の要件に沿う運用が求められる
電子で受け取った取引の書類は、決められた要件に沿って保存する必要があります。日付や取引先、金額で検索できる状態にしておくことや、内容が後から書き換えられない仕組みが求められます。
製品側で要件に対応していても、社内の運用が伴わなければ意味がありません。誰がどこに保存するのか、社内の手続きをどう定めるかを整理しましょう。自社の運用が要件を満たすかは、顧問の税理士や経理の責任者に確認することが重要です。
証拠として示せる形かを確かめる必要がある
後から争いが生じたとき、その契約が確かに相手によって締結されたことを示せる必要があります。誰がいつ署名したか、その後内容が変わっていないかを確かめられる形になっているかを確認しましょう。
本人確認の方法には、メールで確認する形と、第三者の機関が発行する証明書を使う形があります。求められる確かさは契約の内容によって変わります。金額の大きい契約でどこまで必要かは、法務の担当者や専門家に相談して決めましょう。
乗り換えるときの持ち出し方を考えておく
契約書は、長い期間にわたって保存するものです。使っているサービスを将来変える場合や、提供が終了した場合に、保存した契約書を取り出せるかを確かめておく必要があります。まとめて取り出せる形式と、その手順を契約前に確認しましょう。
取り出したデータで、締結の記録まで確かめられるかも重要です。契約書の画像だけが残り、誰がいつ署名したかの情報が失われると、証拠としての価値が下がります。長く使う前提で、この点を確かめておくことが重要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
社内の準備にかかる負担
導入の作業は、システムの設定だけではありません。社内の決まりと業務の流れを見直す必要があります。
社内規程と承認の流れを見直す
押印の手順が規程に書かれている場合、電子で進められるように書き換える必要があります。誰が締結の権限を持つのか、どの金額までは部門長の判断でよいのかも整理し直します。紙の流れをそのまま置き換えられるとは限りません。
この作業には時間がかかりますが、あいまいだった決まりを整理する機会にもなります。導入の日程を決めるときは、規程の改定にかかる期間も予定に入れましょう。決裁の手続きが必要な場合、その時間も見込んでおきます。改定した内容は、社員が見られる場所に置いておきましょう。
費用と対象範囲を見積もる
料金は、月ごとの基本料に加えて、送信した件数に応じてかかる形が多くあります。使う人数で変わる形もあります。第三者の証明書を使う場合は、その費用も別に必要です。
紙で残る契約の分は削減できないため、今の契約件数のうちどれだけを電子にできるかを見積もりましょう。印刷や郵送、収入印紙にかかっている費用を書き出し、削減できる見込みと比べることが重要です。
利用する社員への説明を用意する
契約を扱うのは法務の担当者だけではありません。営業や購買の担当者、承認する上長も操作します。使い方の資料を用意し、どの契約をどちらの方法で進めるのかを明確に伝えましょう。判断に迷ったときの相談先も決めておきます。
導入の直後は、問い合わせが集まりやすい時期です。対応する担当を1人に固定せず、複数人が手順を把握しておくと負担が偏りません。よくある質問をまとめて共有すれば、同じ説明を繰り返す手間も減らせます。
電子契約に対応したシステム
取引先の事情や保存要件を踏まえて比較したい場合に候補となる、電子契約システムを紹介します。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、契約書の締結から保管までをオンラインで進められる電子契約システムです。相手先がアカウントを持たない場合でも、案内されたリンクから確認と締結の操作を行える構成になっています。締結後の書類は検索できる状態で保管でき、確認が必要になった際に参照しやすくなります。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、電子署名と電子印鑑の両方の方式に対応した契約システムです。取引先の状況にあわせて締結の方式を選べる構成になっており、相手先の準備状況に左右されにくい点が特徴です。契約の種類や社内の承認フローにあわせた設定にも対応します。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から締結、管理までを扱うシステムです。会計や経費精算といった同社の他のサービスと連携させる構成に対応しており、契約に関わる業務を一連の流れでまとめられます。締結した契約書の検索や管理も画面上で行えます。
LaS （リクサス株式会社）
- 人材紹介会社向けのオールインワンシステム
- 直感的な操作とUI・導線設計で生産性向上
- 無償で安心安全な運用をサポート（アフターケア）
PICKFORM （株式会社PICK）
- 国交大臣より適法回答取得済みの電子取引サービス
- 不動産・建築特化の顧客・物件管理営業支援
- ISO/IEC 27001とプライバシーマーク認定のセキュリティ
電子契約のデメリットに関するよくある質問
導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 電子契約は法的に問題ありませんか？
- 電子署名法では、一定の要件を満たす電子署名がされた電子文書は、本人によって作成されたものと推定される旨が定められています。ただし書面が求められる契約もあります。自社が扱う契約について、専門家に確認しましょう。
- Q2： 取引先が応じない場合はどうすればよいですか？
- 相手の社内規程による場合は、無理に求めず紙で対応する判断が必要です。当面は両方に対応できる体制を残しましょう。案内の資料を渡し、次回以降の検討を依頼する進め方もあります。
- Q3： 過去の紙の契約書はどうすればよいですか？
- 紙で締結したものは、原本を保管する形が基本です。画像として取り込み、所在を一覧で管理する方法もあります。取り込んだ後に原本を処分してよいかは、書類の種類によって扱いが異なるため確認が必要です。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 規程の見直しや、対象とする契約の整理を含めると、数か月を見込む例があります。まず社内の申請書から始めて、慣れてから取引先との契約に広げる進め方もあります。取引先への説明の時間も見込みましょう。
まとめ
電子契約には、書面が求められる契約が残ること、取引先の事情に左右されることといった課題があります。加えて、保存の要件を満たす運用が必要なこと、社内規程の見直しに手間がかかることも押さえておきたい点です。いずれも事前に把握しておけば対処できる内容です。まずは自社の契約を種類ごとに分け、電子にできる範囲を確かめましょう。製品を比べたい方は、資料請求を活用してみてください。
