電子契約とEDIの違いや使い方、関係性は？初心者でも５分でわかる解説

電子契約とは？

まずは、EDIの話の前に電子契約とはどのようなものか見ていきましょう。

インターネット上で締結する契約のこと

基本的に企業間の取り決めは契約書によって行われます。取り扱われる金額が大きくなることが多いため、証拠書類を残しておいてトラブルを避ける役割があります。

従来は紙の契約書がメインで使用されていました。しかし、紙の契約書だと保管する際に場所を取る上、印刷・製本・郵送する手間とコストが発生してしまいます。

近年では、インターネット技術の向上や、関連法律の整備により、契約書の電子化が広く使われるようになりました。このようにインターネットを使って契約を締結することを「電子契約」と呼びます。

電子契約を行うことで契約にかかっていた手間を省くだけでなく、従来必要だったコストの削減も可能です。

法律で規格や手順が定められている

しかし、電子契約を適切に行うためには法律や規格を守られなければなりません。電子契約に関わる法律は大きく分けて「電子帳簿保存法」と「電子署名法」の２つです。

電子帳簿保存法（1998年７月１日施行）とは、国税関係書類の電子保存を認める法律です。この法律では、電子保存できる書類の種類や、保存するための一定の要件を決めています。

電子署名法（2001年４月１日施行）とは、電子署名が紙の契約書の押印や署名と同じ効力があることを定めた法律です。この法律によると、契約を交わす個人の電子署名と電子証明書、タイムスタンプを求めています。

電子証明書とは、国が法人や個人が存在することを証明する書類のことです。タイムスタンプとは、契約書が作成された時間の改ざんを防ぐための仕組みのことです。

このような法律を守ることで、安全に電子契約を実施できます。

EDIとは？

つづいて、EDIとはどのようなものなのか見ていきましょう。

企業間の取引を円滑に行うシステムのこと

EDIとは「Electronic Data Interchange」の略であり、企業間の取引などを電子データで行うシステムのことです。

企業間では見積書や請求書などのさまざまな書類をやり取りするため、電子化することで効率化を図れます。契約書と同様に、このような帳票類の発行・郵送には作成の時間と郵送などの費用がかかります。

電子化すれば紙の帳票が不要になり、業務効率化とコスト削減を実現できるでしょう。

３種類の方式がある

EDIは大きく分けて「個別EDI」「標準EDI」「VAN型EDI」の３種類です。また、近年ではWeb-EDIも普及してきています。

Web-EDIはインターネットの回線を利用し、ブラウザ上でデータのやり取りをします。専用ソフトをインストールする必要がなく、低コストで高速な通信が可能です。しかし、Web-EDIはまだ標準化されていないため、取引先が対応していない可能性を考慮しなければなりません。

１．細かい条件で設定できる「個別EDI」

個別EDIとは、各取引先ごとに通信形式や識別コードを決める方式のことです。それぞれの取引先に応じて細かい条件を設定できるため、どのような企業でも対応しやすいのがメリットです。しかし、取引先が多くなると、その分だけ個別EDIを用意しなければなりません。

２．同一規格でやり取りできる「標準EDI」

標準EDIとは、企業間のやり取りを統一するための標準化した規格のことです。前述のとおり、企業間で電子取引を行うためには共通した形式と規格が必要です。そのため、標準化した規格を利用することで、多くの企業とスムーズに取引できるようになります。

３．特定の業界のみで使える「VAN型EDI」

VAN型EDIは、標準EDIよりも対応する取引先は減りますが、特定の業界に特化しています。「業界VAN」というサービスを活用する方式です。その業界で共通して利用している商品コードなどが事前に登録されているため、便利に利用可能です。

電子契約とEDIの違い・関係性は？

電子契約とEDIはいずれも、紙でやり取りしていた書類を電子化することが共通しています。実際にいずれもペーパーレスを実現する方法であり、業務効率化やコスト削減に貢献します。

しかし、電子契約とEDIは、通信規格や形式が大きく異なります。また、電子契約は企業と個人間で利用できますが、EDIは企業間だけに限定されます。

このように電子契約とEDIの違いを押さえて使い分けてください。

電子契約システムは必要？

EDIをすでに導入している企業でも、EDIに対応していない異業種との取引・契約を行うケースは少なくありません。また、同様にEDIが必要ない企業でも紙の契約書を使って取引を行うことは多いです。

このように現在、紙を使った契約書のやり取りを行っているのであれば、扱いやすい電子契約システムを導入するのがおすすめです。今後は業務効率を高めるためにペーパーレスの需要が高まっているため、電子契約に対応できる環境を整えることが求められます。

電子契約とEDIの違いを理解し、自社に合った製品を導入！

従来は、紙で契約書や見積書、請求書のやり取りを行っていました。

今ではその書類のほとんどが電子化できるものとなっています。そのため、EDIや電子契約を活用して業務の効率化とコスト削減を図りましょう。しかし、電子契約とEDIは対応している相手や通信規格などが異なるため注意してください。

自社に合った電子契約システム・EDIを導入にして対応しましょう。