紙の契約書と電子契約を一元管理できる電子契約サービスとは
電子契約サービスのなかには、新たに締結する電子契約だけでなく、過去に紙で締結した契約書をPDF化して取り込み、同じシステム上で管理できるものがあります。ここでは、一元管理が求められる理由と一般的な仕組みを解説します。
紙と電子を別々に管理する課題
電子契約を導入したからといって、それまでの紙契約がなくなるわけではありません。取引先の都合で書面契約が残るケースもあり、電子契約への移行後も紙と電子が混在する企業は少なくありません。
紙契約をキャビネット、電子契約をクラウド上で管理すると、契約書を確認するたびに保管場所を判断する必要があります。また、部署ごとに管理方法が異なる場合、契約書の所在や更新期限を把握しづらくなるでしょう。紙の契約書を電子化して電子契約サービスへ集約すれば、契約形態を問わず同じ場所から検索・確認しやすくなります。
紙の契約書はスキャンして電子契約とまとめて管理する
一般的には、紙で締結した契約書をスキャナなどでPDF化し、電子契約サービスへアップロードします。サービスによっては、契約先や締結日、契約期間などの情報を登録し、電子契約と同じように検索・分類できます。
また、契約終了日や更新日を設定してアラートを受け取れる製品もあります。単純にPDFをファイルサーバーへ保存するより、契約書を探す時間や更新管理の負担を減らしやすいでしょう。
紙原本まで管理できるかはサービスによって異なる
紙契約書をPDF化してシステムに登録できても、紙原本そのものの保管方法まで提供するとは限りません。スキャン作業だけを代行するサービスもあれば、紙原本の預かり・保管まで依頼できるサービスもあります。大量の紙契約を保有している場合は、電子契約機能だけでなく、電子化代行や原本保管の有無まで確認しましょう。
電子契約サービスの基本や導入メリットも確認したい方は、以下の記事を参考にしてください。導入率やシェア、選び方の基礎まで詳しく解説しています。
紙の契約書も管理できる電子契約サービスの選び方
書面契約との一元管理を目的に電子契約サービスを選ぶ場合、電子署名や料金だけで比較するのは十分ではありません。現在保有している紙契約をどのように取り込み、導入後にどう管理するかまで確認する必要があります。
- ●紙契約書をどのように取り込めるか
- ●電子化代行や紙原本の保管が必要か
- ●契約書を探しやすい検索機能があるか
- ●契約更新や期限管理に対応しているか
- ●他社の電子契約サービスで締結した書類も取り込めるか
- ●閲覧権限やフォルダ管理が自社の運用に合うか
- ●紙契約の管理機能が基本料金に含まれるか
紙契約書をどのように取り込めるか
最初に確認したいのは、既存の紙契約書をシステムへ取り込む方法です。スキャンしたPDFを１件ずつアップロードする方法だけでなく、複数ファイルの一括登録に対応する製品もあります。
保管している契約書が数十件程度なら手作業でも対応できますが、数千件規模になるとスキャンやアップロード、契約情報の入力に多くの工数がかかります。その場合は、一括登録やAI-OCRによる情報抽出、スキャン代行などを利用できるサービスが適しています。
電子化代行や紙原本の保管が必要か
大量の書面契約がある企業では、社内でのスキャン作業そのものが導入の負担になりかねません。紙契約書のPDF化や契約情報の入力を代行してもらえるか確認しましょう。
また、PDF化しただけで紙原本を廃棄できるとは限りません。契約書の種類や自社の保存ルールなどを踏まえ、原本を残す必要がある場合は保管場所も検討します。オフィスのキャビネットを減らしたい企業なら、紙原本の外部保管まで依頼できるサービスが便利です。
契約書を探しやすい検索機能があるか
紙契約を電子化する目的は、保存スペースを削減するだけではありません。必要な契約書をすぐに見つけられる状態をつくることも重要です。
契約書名や取引先名、締結日、契約終了日などで検索できるかを確認しましょう。契約件数が多い企業では、フォルダやタグによる分類、契約書本文を対象とした全文検索、AI-OCRによる項目抽出などがあると管理しやすくなります。
契約更新や期限管理に対応しているか
紙と電子の契約書を１か所へ集約しても、更新期限を別のExcelなどで管理していては二重管理が残ります。契約終了日や自動更新日を登録し、期限が近づいた際に通知できる機能があると便利です。
特に、取引基本契約や業務委託契約、賃貸借契約など継続的に更新が発生する契約を多く扱う企業は、アラート機能の設定方法や通知先まで確認してください。
他社の電子契約サービスで締結した書類も取り込めるか
取引先が指定する電子契約サービスを利用するなど、社内に複数サービスの契約書が混在するケースもあります。自社が導入する電子契約サービスで締結した書類だけでなく、他社サービスから受領した電子契約書も保存できれば、契約書の保管場所をさらに集約できます。
今後サービスを乗り換える可能性がある場合も、外部のPDFファイルを取り込めるか、既存データを移行しやすいか確認しておきましょう。
閲覧権限やフォルダ管理が自社の運用に合うか
契約書には、取引条件や個人情報など重要な情報が含まれます。全社の契約書を一元管理するほど、誰がどの契約書を閲覧できるのかを適切に制御する必要があります。
部署・役職・ユーザー単位で閲覧権限を設定できるか、フォルダごとにアクセス範囲を分けられるかを確認しましょう。複数部署で利用する場合は、管理者権限や操作履歴、承認フローなども比較ポイントです。
紙契約の管理機能が基本料金に含まれるか
紙契約書のスキャン保存や文書管理機能は、電子契約の基本プランではなく、上位プランや有料オプションとして提供される場合があります。
月額料金だけを比較すると、導入後に想定以上の費用がかかる可能性があります。紙契約を管理するために必要なプラン、保存件数による料金、タイムスタンプ費用、スキャン代行費などを含めて比較しましょう。
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紙契約の電子化・原本管理におすすめの電子契約サービス
大量の紙契約書があり、自社でのスキャン作業を減らしたい企業には、電子化代行や紙原本の保管に対応するサービスが適しています。電子契約の導入とあわせて、既存の書面契約を整理・集約したい場合におすすめです。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、電子契約の締結から契約書の保管・管理までを支援するサービスです。紙の契約書をスキャンしてPDF化し、電子契約と一緒に保管・検索・管理できます。他社の電子契約サービスで締結したPDFの取り込みにも対応。さらに、紙文書のスキャンから文書情報の入力、データのインポートまで依頼できるPDF化代行サービスも用意されています。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、契約書の送信から電子署名、保管・管理までオンラインで行える電子契約サービスです。過去に紙で締結した契約書をPDF化して取り込み、クラウドサインで締結した電子契約と一元管理できます。取り込んだ書類は検索や更新期限のアラート管理にも対応。紙契約書のスキャンや書類情報の入力、インポートまでを代行する「クラウドサイン SCAN」も利用できます。
PDF化した紙契約の保管・検索におすすめの電子契約サービス
紙契約書を自社でPDF化できる場合は、アップロードした書面契約と電子契約を同じ環境で保管・検索できるサービスが選択肢になります。契約書の検索性や期限管理まで改善したい企業にもおすすめです。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、契約書の作成から締結、保管・管理までを支援する電子契約サービスです。紙で締結した契約書をスキャンしてアップロードし、freeeサインで締結した電子契約とまとめて管理できます。AI-OCRによる検索項目の自動抽出にも対応しており、紙と電子が混在する契約書を横断的に検索・管理したい企業に適しています。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成や申請・承認、締結、保管・管理までを一元化できる電子契約サービスです。紙で締結した契約書や他社の電子契約サービスで締結した書類も取り込み、まとめて管理できます。AI-OCRによる契約情報の自動入力や、他社サービスからの電子契約の自動取り込み、契約期間のアラート通知にも対応しています。
イースタンプ （株式会社サポリス）
- 2種類の電子署名方法を顧客や書類によって自由に切り替え！
- 電子契約に必要な機能をすべてワンパッケージで提供！
- 徹底したサポート体制で安心した運用が可能！
クラウドコントラクト （クラウドコントラクト株式会社）
- 法的効力のある電子署名とタイムスタンプ機能を搭載！
- SMS認証（２要素認証）で本人確認もできる！
- 2022年1月改正の電子帳簿保存法にも対応！
他社契約や周辺書類の一元管理におすすめの電子契約サービス
自社で締結した電子契約だけでなく、他社サービスで締結した契約書や請求書などの関連書類もまとめて管理したい場合は、幅広い文書を取り込めるサービスが適しています。契約書と周辺書類の保管先を集約し、文書管理を効率化したい企業にもおすすめです。
サインタイム （サインタイム株式会社）
- 誰でもカンタンに使えるやさしい操作性
- お客さまが使いやすさを実現した充実の機能
- 「無料送信件数」がついたおトクな料金
契約大臣 （株式会社TeraDox）
- ３ステップで契約書を作成できるため、シンプルで簡単！
- 各法律に準拠したシステムを提供！
- 永年無料で電子契約書を自動的に保管ができる！
紙の契約書もまとめて管理できる電子契約サービスを比較したい方は、各製品の資料を確認してみましょう。ITトレンドなら、約60秒の入力で複数の電子契約サービスをまとめて資料請求できます。紙契約の取り込み方法や検索・期限管理などを比較し、自社に合う製品選びにお役立てください。
紙の契約書と電子契約を一元管理するときの注意点
電子契約サービスへ契約書を集約する際は、紙をPDF化してアップロードするだけでなく、導入後の管理方法まで決めておく必要があります。特に紙原本の扱いと登録ルールは事前に整理しましょう。
紙原本を廃棄できるとは限らない
紙で締結した契約書をスキャンしてシステムへ取り込んでも、PDFがそのまま契約原本になるわけではありません。紙で締結した契約では紙が原本となるケースがあるため、安易に処分しないよう注意が必要です。
自社の文書管理規程や契約書の種類、関連法令を確認したうえで保存方法を決めましょう。紙原本の保管を減らしたい場合は、外部保管サービスの利用も選択肢です。
登録ルールをあらかじめ統一する
契約書を一元管理しても、部署ごとにファイル名や入力項目が異なると検索性が低下します。導入前に契約書名、取引先名、契約開始日・終了日、担当部署など、登録する項目を決めておきましょう。
フォルダやタグの付け方も統一すると、担当者が変わった場合でも必要な契約書を探しやすくなります。
既存契約を一度にすべて移行する必要はない
紙契約書が大量にある場合、すべてを一度に電子化しようとすると作業負担が大きくなります。まずは現在有効な契約や更新頻度の高い契約から登録し、過去の契約は必要に応じて順次電子化する方法もあります。
電子化代行やオンデマンドでのスキャンに対応するサービスもあるため、契約書の量と閲覧頻度を踏まえて移行方法を決めるとよいでしょう。
紙の契約書と電子契約の一元管理に関するFAQ
紙契約と電子契約の一元管理を検討する際によくある疑問をまとめました。サービスを比較する際の参考にしてください。
- Q１：紙の契約書と電子契約を同じシステムで管理できますか？
- 対応する電子契約サービスであれば可能です。一般的には、紙契約書をスキャンしてPDF化し、電子契約サービスへアップロードします。検索やフォルダ分類、期限管理などの対象にできるサービスもあります。
- Q２：紙契約書を自分でスキャンする必要がありますか？
- サービスによって異なります。自社でPDF化してアップロードするタイプのほか、紙契約書のスキャンやシステムへの登録を代行するサービスもあります。紙契約書が大量にある企業は、電子化代行の有無を確認するとよいでしょう。
- Q３：他社の電子契約サービスで締結した契約書も管理できますか？
- 外部で締結したPDFファイルの取り込みに対応するサービスがあります。複数の電子契約サービスを利用している場合や、サービスの乗り換えを検討している場合は、外部文書のインポート可否を確認してください。
- Q４：紙契約書をPDF化すれば原本は捨てられますか？
- 紙で締結した契約書では、紙そのものが原本となる場合があります。PDF化したからといって一律に廃棄できるわけではありません。自社の文書管理規程や関連法令などを確認し、必要に応じて専門家へ相談してください。
まとめ
電子契約を導入する際は、新しく締結する契約だけでなく、既存の紙契約をどう管理するかも重要です。紙契約書をPDF化して電子契約と同じシステムへ集約すれば、契約書を探す手間を減らし、期限や更新状況も把握しやすくなります。
ただし、紙契約の取り込み方法や電子化代行、原本保管、検索・アラート、他社サービスの文書取り込みなど、対応範囲は製品ごとに異なります。保有する紙契約書の量や運用方法を整理したうえで、自社に必要な機能を備えた電子契約サービスを比較しましょう。
