社会保険の電子申請が義務化！その対象や注意点をわかりやすく解説

「社会保険・労働保険の電子申請義務化」の対象事業所

2017年の６月、厚生労働省は“特定の法人”について、2020年４月１日より、社会保険・労働保険に関する一部の手続きについて電子申請を義務化すると発表しました。そして、“特定の法人” とは下記のように定義されています。

電子申請義務化の対象となる“特定の法人”

• １．資本金または出資金額が1億円を超える法人
• ２．相互会社（保険業法）
• ３．投資法人（投資信託及び投資法人に関する法律）
• ４．特定目的会社（資産の流動化に関する法律）

ここで、注目なのは１つめの「資本金または出資金額が１億円を超える法人」です。つまり、大企業・中小企業にかかわらず、資本金または出資金額が１億円を超える企業規模の場合は、中小企業であっても「電子申請義務化の対象」となります。

また、自社では申請や手続きを行っておらず、社会保険労務士や社会保険労務士法人に手続きの代行を依頼している場合でも、上記に該当する事業所は対象となるため、注意が必要です。

電子申請が義務化される業務

電子申請が義務化される“一部手続き”とは、以下のものになります。

健康保険・厚生年金保険

• ・被保険者報酬月額算定基礎届
• ・被保険者報酬月額変更届
• ・被保険者賞与支払届

労働保険

• ・年度更新に関する申告書
  • 概算保険料申告書
  • 確定保険料申告書
  • 一般拠出金申告書
• ・増加概算保険料申告書

雇用保険

• ・被保険者資格取得届
• ・被保険者資格喪失届
• ・被保険者転勤届
• ・⾼年齢雇用継続給付支給申請
• ・育児休業給付支給申請

現在、厚生労働省は、告知パンフレットを配布し電子申請の啓蒙を行っています。詳細は下記、パンフレットを確認してください。

参考：2020年４⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。｜厚生労働省

電子申請義務化における２つの手続き方法

今回の「電子申請義務化」において認められている２つの手続き方法をご紹介します。１つは、「e-Gov(イーガブ「電子政府の総合窓口」）電子申請システムを利用する方法。２つめは、外部連携API対応システムを利用する方法です。

以前のように、電子媒体としてのCD-Rなどでの提出は認められていませんので注意してください。それでは、２つの手続方法をそれぞれ紹介しましょう。

e-Gov電子申請システムを利用する方法

e-Gov電子申請システムを利用する場合、それぞれの事業所からダイレクトに申請することができます。そのためシステム導入などの申請コストがかからないことは大きなメリットです。しかし、動作するOSがWindowsに限られている点や、作業効率面では使いづらさがあるとの声も多く聞かれるため、従業員が多い事業所はAPI対応システムの導入をおすすめします。

手続きの方法は、以下からアクセスし、必要な情報を入力し申請をします。初めて申請をされる方は、「e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ」を確認しながら申請をしてみましょう。

参考：e-Gov電子申請｜総務省行政管理局
参考：e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ：はじめに｜総務省行政管理局

外部連携API対応システムを利用する方法

現在では、e-Gov電子申請システムとAPI連携した労務に特化したシステムを利用する方法も認められています。

API（Application Programming Interface) とは、情報システムが提供するデータや機能を外部のソフトウェアから呼び出して利用するための手順やデータ軽視などを定めた規約のことをいいます。

この規約に従い作られたソフトウェアは、e-Gov電子申請システムとデータのやり取りを直接行うことができます。e-Gov電子申請システムのみで申請を行うより、操作性が優れているだけでなく、効率的に申請を行うことができ、事務負担を大幅に軽減することが可能です。

詳細は下記の、外部連携API対応ソフトウェア・サービス一覧をご確認ください。

参考：外部連携API対応ソフトウェア・サービス一覧｜総務省行政管理局

外部連携API対応システムを利用するメリット

• ・既に使っている人事・給与システムのデータを使用できる
• ・申請データの作成、申請、公文書の取得までシステム上で確認ができる
• ・入力する際にかかる事務負担や作業負担を大幅に軽減できる

現在、自社に外部連携API対応システムを導入していない場合は、導入費用が必要になります。システムの内容や、できること、かかるコストを比較した上で、導入されることをおすすめします。不明な点がある場合は、社会保険労務士にお尋ねください。

電子申請を行う前に必要な準備と注意点

電子申請を行う際に予め届出などは必要ありませんが、事前準備は必要です。e-Gpv電子申請システムでの準備、外部連携API対応システムでの準備、共通の準備がありますので、利用するシステムを確認の上、備えをしてください。

共通する準備

まずは、電子申請システム、外部連携API対応システムで共通する準備をご紹介します。

電子証明書を取得

e-Gpv電子申請システムでも、外部連携API対応システムを利用する場合でも、電子申請を行う場合は、どちらも必ず電子証明書の取得が必要です。

電子証明書を発行する認証局は複数あるので、下記を確認の上、取得をしてください。また、申請・届出によっては、利用できない電子証明書もあります。行政機関に問い合わせをした上で電子証明書の発行を行ってください。

参考：申請者の電子証明書を発行する認証局｜総務省行政管理局

パソコンの環境設定、ブラウザ設定など

e-Gpv電子申請システムを利用する場合は、対応するOSがWindoｗsのみのため、注意が必要です。また、専用のe-Gpv電子申請システムアプリケーションをインストールする必要があります。

詳細な対応環境、アプリケーションのインストール方法は、下記を確認してください。

参考：e-Gov電子申請システムの利用準備をする｜総務省行政管理局

外部連携API対応システムを利用する場合は、現在使用している労務系システムがAPI連携をしているかどうかの確認が必要です。

現在、まだ労務系システムの導入をしていない場合は、e-Gov、給与計算システムとAPI連携が可能な労務系システムの導入をおすすめします。

e-Gpv電子申請システムを利用する場合のみ必要な準備

e-Gpv電子申請システムを利用する場合は、「パーソナライズ」を開設する必要があります。「パーソナライズ」を開設するには、e-Gpv電子申請システムのホームページの開設画面より設定をします。詳細は、下記を確認の上、設定をしてください。

参考：パーソナライズ開設｜総務省行政管理局

電子申請の義務化の罰則は？

電子申請の義務化については、今のところ罰則などは決められていないようです。しかし、申請や手続きは正しく行なわれなければなりません。現在は「特定の法人」として一部の事業所のみが対象となっていますが、いずれ、企業の規模にかかわらず、義務付けられる日がやってくるでしょう。

今回、電子申請が義務化された項目は、日頃から業務負担がかかりやすい手続きが対象となっています。そのため、労務管理システムを導入し、うまく活用することができれば、作業効率のUPや人件費の削減、業務の効率化につながり、働き方改革の推進にも貢献できます。

手続きの方法や、導入の仕方がわからない場合は、社会保険労務士に相談をしてください。