ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■給与データの連携方式別
- 給与計算ソフトのデータを取り込んで配信：web給与明細サービス、i-Compass WEB給与明細、集いクラウド給与明細、e-navi給与明細WEB
- 給与ソフトとの連携に対応：Payslippro Web給与明細、BeSpice Payslip、FocusU給与明細
- 給与計算と明細配信が一体：ジョブカン 給与計算、マネーフォワード クラウド給与、レコル
- ■移行後の運用別
- 退職後も明細を閲覧できる：web給与明細サービス
- 専任スタッフの導入・運用支援を受けたい：ポケット給与
Web給与明細システムを乗り換える前に確認すること
乗り換え作業に入る前に、現行システムの契約内容とデータの状況を把握しておきましょう。特に、解約の条件と過去明細の書き出し方法は、乗り換えのスケジュールを左右します。あわせて、乗り換えの目的も整理しておくことが大切です。
現行システムの契約と解約条件
最初に、現行の給与明細電子化システムの契約期間と解約の通知期限を確認します。年間契約の場合、期間の途中で解約しても残りの期間の料金がかかることがあります。
解約の通知期限が「契約満了の数か月前まで」と定められているケースもあります。契約書や利用規約を確認し、新システムの稼働日と旧システムの解約日を決めておくと、費用が二重にかかる期間を最小限にできます。
過去明細の保存期間と書き出し方法
次に、現行システムに保存されている過去の明細が、何年分あるかを確認します。あわせて、明細をCSVやPDFでまとめて書き出せるか、書き出しに追加費用がかかるかも調べておきましょう。
解約後は、管理者も従業員もログインできなくなる場合があります。解約後のデータ保持期間や、データ削除のタイミングもベンダーに確認しておくと、必要なデータを取り出し損ねる事態を防げます。
乗り換えの目的と必要な機能
乗り換えの目的を整理しておくと、乗り換え先を選ぶ基準がはっきりします。例えば「給与計算ソフトを変えたため連携できなくなった」「スマートフォンで見られるようにしたい」「料金を抑えたい」といった目的です。
目的とあわせて、現行システムで使っている機能を書き出しておきましょう。賞与明細や源泉徴収票の配信、閲覧状況の確認といった機能が乗り換え先にないと、運用を変える必要が生じます。
乗り換え先の給与明細電子化システムの選び方
乗り換え先を選ぶときは、給与データの取り込み方法と、従業員の閲覧環境、移行作業の支援の3点を重点的に確認します。現行システムで不便に感じていた点が解消されるかも、あわせて比較しましょう。
給与計算ソフトとの連携方式
給与明細電子化システムは、給与計算ソフトのデータを取り込んで明細を作成します。連携方式は、CSVファイルを取り込む方法と、システム同士が自動でデータをやり取りするAPI連携、給与計算と明細配信が一体になった方式に分けられます。
CSV取り込みはさまざまな給与計算ソフトと組み合わせやすい一方、毎月の取り込み作業が発生します。API連携や一体型は作業を減らせますが、対応する給与計算ソフトが限られる場合があります。自社の給与計算ソフトにあう方式を選びましょう。
従業員が使う閲覧環境
従業員がどの端末で明細を見るかも、乗り換え先を選ぶ重要な基準です。パソコンを使わない従業員が在籍している企業では、スマートフォンで見やすい画面か、専用アプリがあるかを確認しましょう。
ログインの方法も比較したい点です。メールアドレスを持たない従業員がいる場合は、社員番号でログインできるかが重要です。パスワードを忘れたときに従業員が自分で再設定できると、担当者の問い合わせ対応も減らせます。
移行支援の有無と範囲
乗り換え先のベンダーが、データ移行や初期設定をどこまで支援するかも確認しましょう。支援の内容は、手順の案内やマニュアルの提供にとどまる場合から、過去明細の取り込み作業の代行まで製品によって異なります。
移行支援が別料金のオプションとして提供されている場合もあります。見積もりの段階で、支援の範囲と費用、作業にかかる期間を確認しておくと、スケジュールを立てやすくなります。
Web給与明細システムを乗り換える手順
乗り換えは、新システムの準備、従業員への切り替え、旧システムの解約の3段階で進めます。給与明細は毎月必ず配信が必要なため、切り替え月の配信が止まらないよう、余裕を持った日程を組むことが大切です。
1. 新システムの設定とテスト配信
新システムの契約後、会社情報や従業員情報を登録し、明細のレイアウトを設定します。給与計算ソフトから実際のデータを取り込み、支給額や控除額が正しく表示されるかを確認しましょう。
確認は、人事や総務の担当者など少人数でテスト配信を行う方法がおすすめです。表示項目の抜けや、CSVファイルの文字コードの違いによる文字化けといった不具合がないかを確かめてから、全従業員への配信に進みます。
2. 従業員アカウントの切り替え
テストで問題がなければ、従業員のアカウントを発行し、ログイン方法を案内します。初回のログイン期限を設けて、ログインできていない従業員には個別に声をかけると、切り替え月の配信で混乱が起きにくくなります。
切り替えのタイミングは、給与支給日の切れ目にあわせるのが基本です。例えば「10月支給分から新システムで配信する」と決め、旧システムでの最後の配信月を明確にしておきましょう。
3. 並行期間を経て旧システムを解約
新システムでの配信を始めた後も、すぐに旧システムを解約せず、一定期間は並行して利用できる状態にしておくと安心です。この間に、従業員が新システムで問題なく明細を見られているかを確認します。
あわせて、旧システムから過去の明細を書き出し、移行や保管の作業を終えておきます。必要なデータがそろったことを確認してから旧システムを解約し、従業員には旧システムが使えなくなる日を事前に伝えておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与明細電子化の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え後も過去の給与明細を確認できるようにする
過去の給与明細は、従業員がローンの申し込みや確定申告などで必要とする場合があります。乗り換え後も確認できる状態を保つ方法は、大きく2つです。退職者の明細の扱いもあわせて決めておきましょう。
新システムへ取り込む方法
過去の明細を新システムに取り込むと、従業員は同じ画面で新旧の明細を確認できます。問い合わせへの対応も新システムだけで済むため、担当者の負担を抑えられる方法です。
ただし、旧システムの書き出し形式と新システムの取り込み形式が異なると、データの加工が必要です。項目の並び順や名称が違う場合もあるため、少量のデータで試験的に取り込み、表示を確認してからまとめて移行しましょう。
PDFで書き出して保管する方法
取り込みが難しい場合は、過去の明細を従業員ごとにPDFで書き出して保管する方法があります。従業員から依頼があった際に、担当者がPDFを渡す運用です。
この方法は移行の手間を抑えられる一方、依頼のたびに担当者の対応が発生します。PDFには個人情報が含まれるため、保管場所へのアクセス権限を限定し、誰がいつ閲覧したかを管理できる環境で保管しましょう。
退職者の明細への対応
見落としやすいのが、退職者の明細です。旧システムで退職者にも閲覧を許可していた場合、乗り換えによって退職者が明細を見られなくなる可能性があります。
退職者からの再発行依頼にどう対応するかを決めておきましょう。新システムで退職者用のアカウントを発行できるか、PDFで提供するかによって手間が変わります。退職者の連絡先を把握していない場合は、問い合わせ窓口を自社のWebサイトで案内する方法もあります。
乗り換え時に従業員へ伝えたいこと
給与明細電子化システムの乗り換えは、従業員にとって明細の見方が変わる出来事です。案内が不十分だと、明細が見られないという問い合わせが集中するおそれがあります。伝えるべき内容と、電子交付の承諾の扱いを確認しておきましょう。
切り替え日と新しい閲覧方法の周知
従業員には、新システムで配信を始める月と、旧システムが使えなくなる日を明確に伝えます。あわせて、ログイン画面のURLや初回ログインの手順、パスワードを忘れた場合の対処方法を案内しましょう。
案内は、メールだけでなく給与明細と一緒に配信したり、社内掲示板に掲載したりして、複数の手段で伝えると届きやすくなります。画面の画像を使った簡単な手順書を用意すると、パソコンやスマートフォンに不慣れな従業員も迷わずに済みます。
電子交付の承諾の扱い
給与明細を電子で交付するには、所得税法にもとづき、あらかじめ従業員の承諾を得る必要があります。すでに承諾を得ている場合でも、明細の受け取り方が大きく変わるときは、改めて承諾を得るべきかを検討しましょう。
例えば、メールでの送付からWebでの閲覧に変わる場合などです。判断に迷う場合は、社会保険労務士や税理士に相談すると安心です。承諾しない従業員には、書面での交付を続ける必要があります。
乗り換え先の給与明細電子化システム比較表
乗り換え先を選ぶ際に確認したい給与データの取り込み方法や、移行に関わる特徴を製品ごとにまとめました。現行の給与計算ソフトとの相性を比べる参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ポケット給与 | 最大12種類の受け取り方法から選べる配信システムで、専任スタッフが導入から運用までを支援する |
| ジョブカン 給与計算 | 給与計算からWeb給与明細の発行までを行え、給与・賞与明細を従業員マイページで配布できる |
| マネーフォワード クラウド給与 | 給与計算とWeb給与明細を標準で利用でき、給与計算は別ソフトのままWeb明細だけを使うこともできる |
| i-Compass WEB給与明細 | 給与システムのデータを数クリックでアップロードでき、給与明細と源泉徴収票をスマホやパソコンで確認できる |
| レコル | 勤務管理・給与計算・Web給与明細・年末調整を一つで完結でき、源泉徴収票もWebで発行できる |
| web給与明細サービス | 給与計算ソフトから出力したデータを取り込んでWeb明細を発行でき、退職後も給与明細を閲覧できる |
| 集いクラウド給与明細 | CSVの取り込みで給与明細を短時間で一括公開でき、PCやスマホでの閲覧に対応する |
| e-navi給与明細WEB | 給与計算後にCSVを取り込んで即時に配信・公開でき、配信予約や同報メールの送信にも対応する |
| Payslippro Web給与明細 | 弥生給与や給与奉行など主要な給与ソフトと連携でき、全機能を60日間無料で試せるトライアルを提供する |
| BeSpice Payslip | 他社の給与ソフトと連携でき、PDF出力や明細発行時のメール通知、スマホからの閲覧に対応する |
| FocusU給与明細 | 給与ソフトからのデータ連携が可能で、毎月定額で利用できる。明細以外の通知・資料配布にも使える |
移行のしやすさで選ぶWeb給与明細システム
給与データの取り込み方や過去明細への対応、移行時の支援体制など、乗り換えの手順を進めるうえで確認しておきたい製品を紹介します。
ポケット給与
- 給与明細をスマホ・PC・タブレットで、いつでもどこでも閲覧可能
- 年末調整・マイナンバー収集・オリジナル帳票など幅広く電子化！
- 充実した機能と分かりやすい操作性で業務をサポート
株式会社ICSソリューションズが提供する「ポケット給与」は、最大12種類の受け取り方法から選択できる給与明細配信システムです。スマホ・PC・タブレットでいつでも閲覧でき、年末調整やマイナンバー収集、オリジナル帳票の電子化にも対応しています。すべての顧客に個別対応し、専任スタッフが導入から運用までを支援。相談しながら進めたい企業に向いています。
ジョブカン 給与計算
- ジョブカン勤怠管理とAPI連携！勤怠データを1クリックで取得！
- 給与・賞与明細をWeb上の従業員マイページで配布できる！
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン 給与計算」は、給与計算からWeb給与明細の発行までを一つのシステムで行えるクラウドサービスです。給与・賞与明細は従業員マイページで配布でき、ジョブカン勤怠管理とAPI連携すれば勤怠データを取得して計算に使えます。明細配信と給与計算を別々のツールで運用していて、データの受け渡しに手間がかかっている企業が、一体型への乗り換えを考える際の候補になるでしょう。
マネーフォワード クラウド給与
- 給与計算、Web明細の利用が可能！
- 給与計算は別のソフトを利用しWeb明細だけでお使いいただけます
- Web明細で印刷・配布のコスト削減。配布ミスも防止
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド給与」は、給与・賞与計算とWeb給与明細を標準機能として利用できるクラウドサービスです。給与計算は別のソフトを使い、Web明細だけを利用する方法も案内されています。そのため、まず明細配信だけを乗り換え、給与計算の移行は後から検討するといった段階的な進め方も選べます。従業員は専用ページでいつでも明細を確認できます。
i-Compass WEB給与明細
- 給与システムデータをわずか数クリックで明細のアップロード完了
- 安否確認、年末調整、WEB雇用契約など豊富なラインナップ
- 入社手続きもWEB上で完結！
DAIKO XTECH株式会社が提供する「i-Compass WEB給与明細」は、給与明細をスマホやパソコンから確認できるようにするクラウドサービスです。給与システムのデータは数クリックでアップロードでき、毎月の配信作業を短時間で終えられます。給与明細と源泉徴収票に加え、年末調整やWEB雇用契約などの機能も選べます。乗り換えを機に明細配信の手順を簡素にし、周辺の手続きも電子化したい企業が検討できる製品です。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- 月額ひとり300円とリーズナブル！すべての機能を利用可能
- 給与明細や源泉徴収票をWeb発行
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤務管理・給与計算・Web給与明細・年末調整までを完結できるクラウドシステムです。給与明細や源泉徴収票をWebで発行でき、社労士の監修のもと給与担当者の負担を減らす機能がそろっています。従業員情報の二重更新や更新漏れなどのミスを減らしたい企業や、複数のツールを整理したい企業に適しています。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- 月額ひとり300円とリーズナブル！すべての機能を利用可能
- 給与明細や源泉徴収票をWeb発行
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤務管理・給与計算・Web給与明細・年末調整までを完結できるクラウドシステムです。給与明細や源泉徴収票をWebで発行でき、社労士の監修のもと給与担当者の負担を減らす機能がそろっています。従業員情報の二重更新や更新漏れなどのミスを減らしたい企業や、複数のツールを整理したい企業に適しています。
集いクラウド給与明細 （株式会社エッサム）
- CSV取り込みで給与明細を短時間で一括公開。
- PC・スマホなどマルチデバイスでの閲覧に対応。
- 印刷や郵送の不要化によりコスト削減を実現。
e-navi給与明細WEB （株式会社イー･クリエーション）
- 給与計算後、CSV取込で即時配信・公開。
- 配信予約とスタッフへの同報メール送信機能。
- 源泉徴収票やファイルのWeb公開が可能（オプション）
Payslippro Web給与明細 （株式会社シスプロ）
- 全機能を60日間無料トライアル
- 弥生給与、給与奉行など主要給与ソフトと連携
- 給与明細の表示項目を独自設定可能
BeSpice Payslip （カコムス株式会社）
- マルチデバイス対応でスマホからも簡単に閲覧
- ID／パスワード認証や暗号化などセキュリティも万全
- 他社給与ソフトとの連携も可能
FocusU給与明細 （キャップクラウド株式会社）
- 給与ソフトからのデータ連携が可能で、導入負荷が低い。
- ブラウザ対応で明細をどこでも確認し紙作業を削減
- 給与明細以外に通知・資料配布にも活用可能。
まとめ
Web給与明細システムの乗り換えは、現行システムの解約条件と過去明細の書き出し方法を確認したうえで、給与支給日の切れ目で切り替えるのが基本です。乗り換え先は、給与計算ソフトとの連携方式や従業員の閲覧環境、移行支援の範囲で比較しましょう。過去明細や退職者の明細の扱いと、従業員への案内も事前に決めておくことが大切です。資料請求で乗り換え先の給与明細電子化システムを比較してみてください。
