ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■活用目的別
- 支出の傾向を分析したい：マネーフォワード クラウド経費、freee支出管理 経費精算Plus、MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼、iS-Trip
- 差し戻しや承認の滞りを減らしたい：freee支出管理 経費精算Plus、バクラク経費精算、ジョブカン経費精算、WiMS/SaaS 経費精算システム
- 月次決算を早めたい：マネーフォワード クラウド経費、MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼、バクラク経費精算、ジョブカン経費精算、WiMS/SaaS 経費精算システム
- ■分析の方法別
- 標準の集計レポートで分析する：マネーフォワード クラウド経費、freee支出管理 経費精算Plus、MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼
- CSVやExcel形式でデータを出力して分析する：MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼、ジョブカン経費精算、WiMS/SaaS 経費精算システム
経費精算システムの活用は省力化の先にある
経費精算システムを導入すると、領収書の読み取りや承認の電子化で、申請と承認の手間は減ります。ただ、システムに蓄積されるデータは、それ以外の業務にも生かせます。活用を広げる前の考え方を整理しましょう。
申請と承認の効率化で終わらせない
経費精算システムの導入目的として、申請者の入力の手間や、経理担当者のチェック作業を減らすことを挙げるケースがあります。こうした効率化は導入の成果の一つですが、システムには誰がいつ何にいくら使ったかのデータが日々蓄積されています。
このデータを集計すれば、部門ごとの支出の傾向や、規程にあわない申請が多い費目、承認に時間がかかっている経路などが見えてきます。導入から一定期間が過ぎたら、効率化の次はデータを何に生かすかを、経理部門と管理部門で話し合ってみましょう。
活用を広げる前にデータの入り方を整える
経費データを分析に使うには、データの入り方がそろっている必要があります。同じ内容の支出が部署によって異なる費目で申請されていたり、プロジェクト名の入力がばらばらだったりすると、集計しても正しい傾向をつかめません。データの入り方がそろっていないまま分析を始めると、誤った判断につながるおそれもあります。
まずは費目の選び方の基準を見直し、プロジェクトや取引先は自由入力ではなく選択式にするなど、入力のルールを整えましょう。部門やプロジェクトのコードを会計ソフトと共通にしておくと、後で会計データと照合する作業も進めやすくなります。
経費データを集計して支出の傾向をつかむ
経費精算システムに蓄積したデータは、支出の見直しの材料として活用できます。集計の切り口を決め、定期的に確認する習慣をつけることで、予算との差や支出の偏りに早く気づけます。
部門別や費目別の集計
経費精算システムには、申請データを部門や費目、期間で集計するレポート機能を持つ製品があります。月ごとの推移を部門別に並べると、特定の部門で交通費が増えている、消耗品費が予算を超えそうだといった変化に気づけます。
標準のレポートで足りない場合は、データをCSVファイルで書き出し、表計算ソフトやBIツールで分析する方法もあります。BIツールとは、複数のデータを組み合わせてグラフや表で可視化するソフトのことです。出力できる項目や形式は製品によって異なるため、分析したい項目を書き出せるかを事前に確認しておきましょう。
出張費や交際費の傾向の把握
出張費は、行き先や宿泊の有無、移動手段によって金額の差が出やすい費目です。同じ行き先への出張費を社員ごとに比べると、宿泊費の上限額が実際の支出にあっているか、より安い移動手段を選べる余地があるかを検討できます。
交際費は、税務上の扱いに関わる費目のため、参加人数や相手先の記録が欠かせません。経費精算システムで参加者の情報を必須項目にしておくと、集計の精度が上がるだけでなく、決算時の確認作業も減らせます。分析結果は、支出を責めるためではなく、ルールの見直しに使う姿勢が大切です。
経費規程と承認ルートの見直しに活用する
経費精算システムには、差し戻しの履歴や承認にかかった日数も記録されます。これらのデータは、経費規程のわかりにくさや承認ルートの滞りを見つける手がかりとして活用できます。
差し戻しの理由から規程のわかりにくさを探す
差し戻しが多い費目や、同じ理由で差し戻される申請が続いている場合、申請者が経費規程を理解しにくい状態にある可能性があります。差し戻しの理由を分類して集計すると、どこを改善すべきかが見えてきます。
例えば、領収書の添付漏れが多ければ申請画面の案内を、費目の選び間違いが多ければ費目の名称や説明を見直します。規程の上限額を超えたときに警告を出す設定を加えるのも一つの方法です。改善後に差し戻しの件数がどう変わったかも確認しましょう。改善の結果を申請者に知らせると、規程への理解も深まります。
承認にかかる日数から承認ルートを見直す
申請から承認までの日数を承認者ごとや経路ごとに確認すると、特定の承認者のところで申請が止まっている、承認者の数が多すぎるといった課題がわかります。承認が遅れると、払い戻しが遅れ、締め日の作業も集中します。申請者が立て替えた金額を長く負担する状態にもつながるでしょう。
少額の経費は承認の段階を減らす、出張などで不在の承認者には代理承認者を設定するといった見直しが考えられます。承認の段階を減らす場合は、内部統制の観点から、経理部門のチェックや事後の確認で補う仕組みもあわせて整えましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で経費精算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
会計や支払い業務とつないで月次決算を早める
経費精算システムを会計ソフトや支払いの仕組みとつなぐと、経費の締めから記帳、払い戻しまでの作業を短くできます。月次決算を早めたい企業にとって、活用の効果が見えやすい領域です。
会計ソフトへの仕訳連携
承認済みの経費データを会計ソフトに仕訳として連携できれば、経理担当者が精算書を見て仕訳を手入力する作業を減らせます。連携の方法には、APIで自動的に送る方式と、CSVファイルで取り込む方式があります。
連携を活用するには、費目と勘定科目、部門コードの対応を正しく設定しておくことが前提です。連携がエラーで止まった場合に、どの申請が未連携かを確認して再連携できるかも確かめておきましょう。月末にまとめて連携するより、承認のたびに連携するほうが締めの作業を分散できる場合があります。
法人カードや交通系ICカードの明細の取り込み
法人カードの利用明細や、交通系ICカードの乗車履歴を経費精算システムに取り込めると、申請者が金額を手入力する手間が減り、入力ミスも抑えられます。法人カードで支払った経費は立替が発生しないため、払い戻しの作業も不要です。
取り込みに対応しているカードの種類や、明細が反映されるまでの日数は製品によって異なります。カード明細と申請を照合し、申請されていない利用分を一覧で確認できれば、締め日の確認作業も効率化できます。カードの私的利用を防ぐため、利用できる加盟店の種類や上限額を決めておく運用もあわせて検討しましょう。
経費精算システムの活用が進まないときの見直し方
経費精算システムを導入しても、紙の精算と同じ使い方にとどまっている場合があります。活用が進まない原因は一つとは限らないため、機能と運用の両面から見直します。
使われていない機能の洗い出し
契約しているプランに含まれていても、導入時に設定しなかったために使われていない機能がある場合があります。例えば、領収書の読み取り、交通系ICカードの取り込み、規程違反の警告、レポートの自動配信などです。
提供会社の管理画面やマニュアルで、現在のプランで使える機能を一覧にし、自社で使っているかどうかを確認しましょう。設定方法がわからない場合は、提供会社のサポート窓口に相談できるかを確認します。機能を追加するときは、利用者への案内もあわせて行います。一度に多くの機能を増やすと混乱を招く場合があるため、効果の大きいものから順に広げましょう。
利用者アンケートと設定の定期点検
申請者や承認者が不便を感じている点は、経理部門からは見えにくいことがあります。半年や1年に一度など、時期を決めて利用者にアンケートを行い、使いにくい画面や迷いやすい項目を集めましょう。
集めた声と、差し戻しや承認日数のデータをあわせて見ると、改善の優先順位を決めやすくなります。設定の見直しを担当者1人に任せると、異動や退職で止まってしまうおそれがあるため、設定の内容と変更の履歴を記録し、複数人で共有しておくことが大切です。
導入後の経費データ活用に役立つ製品の特徴
集計・分析、承認の滞りへの対策、会計への連携など、導入後の活用に関わる機能に絞って各製品の特徴を整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワード クラウド経費 | 従業員・部門・費目ごとの経費利用額をグラフで可視化し、会計システムとCSV・API連携 |
| freee支出管理 経費精算Plus | 部門やプロジェクト単位で集計するレポート機能と、承認ステータスの一覧を備える |
| MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼 | 予算実績表や経費明細データ出力を備え、自動仕訳で会計データを作成 |
| バクラク経費精算 | 事前稟議との消化率管理や内訳ごとのアラート設定に対応し、会計ソフトとAPI連携 |
| ジョブカン経費精算 | 承認放置アラートで滞りに気づけ、申請データのCSV出力や仕訳データの自動作成に対応 |
| WiMS/SaaS 経費精算システム | 汎用Excelデータ出力や修正履歴の閲覧に対応し、申請データから仕訳を自動生成 |
| iS-Trip | 申請状況をリアルタイムに確認でき、実績を部門・個人単位で分析可能 |
導入後のデータ活用を支える経費精算システム
蓄積した経費データを集計して支出を見直したり、承認の滞りを減らしたりするのに役立つ製品を紹介します。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、従業員や部門、費目ごとに毎月の経費利用額を可視化し、グラフでも確認できる経費精算システムです。部門ごとの支出の推移を追いやすく、予算の見直しの材料にできます。クレジットカードや電子マネー、交通系データなどの明細は自動で取り込まれるため、集計の元になるデータの入力ミスも抑えられます。マネーフォワード クラウド会計や他社の会計システムへのCSV連携・API連携に対応し、総合振込データの作成も可能です。
freee支出管理 経費精算Plus
- 入力作業を極力ゼロに・チェック業務を最小化
- 作業量86%削減！データやマスタの連携で経理担当者の業務効率化
- 毎月の請求は使った分だけ！必要のないIDの購入必要なし
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 経費精算Plus」は、集計表などのレポート機能で、プロジェクトごとや部門ごとに経費データを把握できる経費精算システムです。承認ステータスを一覧で確認できるため承認漏れを防ぎやすく、承認やコメントの通知はメールやSlackで自動的に届きます。カード明細の内容を使った経費科目の自動推測にも対応し、申請者の入力作業を減らせます。人事労務freeeと併用すると、精算額を給与と一緒に振り込み、給与明細に反映することも可能です。
MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼
- 不正経費検知AI連携や領収書・請求書AI･OCR等の機能を提供
- 立替精算だけではなく、請求書支払・振替伝票にも対応
- ワークフローを利用することで、稟議～請求書支払を予算管理
パナソニック デジタル株式会社が提供する「MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼」は、予算実績表やExcel形式の各種帳票、経費明細データ出力を備えた経費精算システムです。稟議から請求書支払までをワークフローで予算管理でき、費用按分や仮払残高管理にも対応しています。入力内容や選択品目にあわせて仕訳データを自動で生成し、基幹システムにあわせたフォーマットで会計データを出力できるため、月次の締め作業を進めやすくなります。重複明細確認や処理予定一覧など、経理担当者の確認作業を支える機能もそろった製品です。
バクラク経費精算
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
株式会社LayerXが提供する「バクラク経費精算」は、事前稟議との消化率管理に対応し、稟議で承認された金額に対して経費がどれだけ使われたかを追える経費精算システムです。勘定科目や税区分にひもづく内訳ごとに必要項目やアラートを設定でき、差し戻しの原因になりやすい入力漏れを申請の時点で防ぎやすくなります。承認通知はSlackに届くため、承認の抜け漏れも減らせます。自動仕訳と会計ソフト連携、会計ソフトとのAPI連携に対応し、給与・振込データの出力も可能です。
ジョブカン経費精算
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、承認が一定期間放置された申請や、承認期日が迫った申請に対してアラートを出せる経費精算システムです。承認の滞りに早く気づけるため、申請から経理処理までの流れが止まりにくくなります。申請データのCSVダウンロードや申請詳細検索に対応しており、表計算ソフトなどでの分析にもデータを活用可能です。申請内容から仕訳データと振込データが自動で作られるので、毎月の仕訳入力や振込の準備にかかる時間も減らせます。
WiMS/SaaS 経費精算システム
- 複雑な社内規程やワークフローに柔軟に対応
- AI-OCRやカード連携により入力・チェックを半自動化
- 社員経費のほか、支払管理、請求入金、振替伝票など拡張性あり
株式会社ソリューション・アンド・テクノロジーが提供する「WiMS/SaaS 経費精算システム」は、汎用Excelデータ出力や会計連携データ出力に対応した経費精算システムです。経費データは一元管理されるため、監査時のデータ抽出や確認作業も進めやすくなります。承認者はPCやスマートフォンから申請一覧を確認でき、未承認案件の見落とし防止に役立つでしょう。規程の自動チェックや注意喚起アラートで差し戻しを減らせるほか、申請データから仕訳が自動で生成されます。
iS-Trip （株式会社IHIエスキューブ）
- 日当・交通費を自動計算し、旅費精算申請手続きをシンプル化。
- 選択式入力で操作に不慣れなスタッフもミス少なく利用可能。
- 申請状況をリアルタイム確認、実績を部門・個人単位で分析可能。
経費精算ソリューションSystemaflow （みずほリサーチ&テクノロジーズ株式会社）
- 複数の業務フローを一元管理し、統合運用可能。
- 複雑な承認ルートを再現し、決裁時間削減を目指す回覧機能。
- テンプレートとデザインツールで短期導入・低コスト構築を支援。
まとめ
経費精算システムの活用は、申請や承認の効率化にとどまりません。蓄積した経費データを部門別や費目別に集計して支出の傾向をつかみ、差し戻しの理由や承認日数から規程と承認ルートを見直し、会計ソフトやカード明細との連携で月次決算を早められます。活用したい目的を整理したうえで、複数の経費精算システムを資料請求し、集計やデータ連携の機能を比べてみてください。
