ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■やり取りする相手別
- 国内の取引先・協力会社：クリプト便、オフィス宅ふぁいる便、純国産クラウドストレージ Fileforce
- 海外拠点・海外の取引先：OKURN（オクルン）、DIRECT! EXTREME、活文 Accelerated File Transfer、e・パーセル電子宅配便
- 社内の工場・拠点間：HULFT-WebConnect
- ■送るデータ別
- 大容量のCAD・3Dデータ：EASY FILE EXPRESS、DIRECT! EXTREME、IMAGE WORKS
- 機密性の高い図面・技術資料：クリプト便、オフィス宅ふぁいる便、EASY FILE EXPRESS、純国産クラウドストレージ Fileforce
- 生産データの定期的な自動転送：クリプト便、オフィス宅ふぁいる便、DIRECT! EXTREME
製造業でファイル転送システムが使われる場面
製造業では、設計から調達、生産までの各工程で、社内外とファイルをやり取りする場面があります。ファイル転送システムがどのような場面で使われているかを、相手先とデータの種類に分けて紹介します。
取引先との図面やCADデータの授受
代表的なのは、部品の製造を依頼する協力会社や、設計を委託する会社との図面のやり取りです。CAD（コンピューターで設計図を作るソフトウェア）のデータや3Dモデルは容量が大きくなりやすく、メールの添付容量の上限を超えてしまう場合があります。
ファイル転送システムを使えば、大容量のデータもWebブラウザ経由で送受信できます。見積もり依頼の段階で複数の会社に図面を送る場面や、設計変更のたびに改訂版を送り直す場面でも、送信先と送信日時が記録として残るため、どの版を誰に送ったかを後から確認できます。
海外拠点や工場とのデータ共有
海外に工場や販売拠点を持つ企業では、生産指示書や検査記録、製品マニュアルなどを拠点間で共有する場面があります。距離が離れているため、データでのやり取りが前提になり、送受信の確実さと安全性の両方が求められます。
海外との転送では、回線の状況によって時間がかかる場合があるため、転送が途中で止まった際に再開できるかも確認しておきたい点です。現地の担当者が操作するため、画面の表示言語に対応しているかどうかも、製品を検討する際の材料として確認しておきましょう。
生産設備や基幹システムとのデータ連携
工場では、生産管理システムから生産計画を設備側へ送ったり、設備や検査装置のデータを集計用のサーバーへ集めたりする場面があります。こうした定期的なファイルのやり取りを、担当者の手作業で行っている現場もあります。
ファイル転送システムのなかには、指定した時刻や条件にもとづいてファイルを自動送信する機能や、APIで他のシステムと連携する機能を備えた製品があります。手作業の転送を自動化できれば、送り忘れや送信先の誤りを減らすことにつながります。ただし、転送が失敗した際に通知されるか、再送できるかも確認しておきましょう。
製造業のファイル転送で起こりうるリスク
図面や技術資料は、製造業にとって重要な情報資産です。ファイル転送の方法によっては、意図しない相手に情報が渡るおそれがあります。製造業のファイルのやり取りで想定しておきたいリスクを3つ紹介します。
メール添付やUSBメモリでの受け渡し
メールにファイルを添付して送る方法は手軽ですが、送信後に取り消せず、受け取った相手がファイルをどこへ転送したかを追うことは困難です。容量の制限から、大きなファイルを分割して送る手間もかかります。
USBメモリなどの記憶媒体での受け渡しは、紛失や盗難のおそれがあるうえ、ウイルスが持ち込まれる経路になる場合もあります。社内規程で記憶媒体の利用を制限している企業もあるため、代わりの手段としてファイル転送システムを整備することが、現場の業務を止めないためにも有効です。
宛先の誤りによる誤送信
見積もり依頼や設計変更の連絡で複数の取引先に図面を送る場面では、宛先を取り違えて別の会社に図面を送ってしまうおそれがあります。似た名前の会社や担当者が多い場合は、特に注意が必要です。
誤送信は担当者の注意だけで完全に防ぐことは難しいため、仕組みで抑える工夫が求められます。例えば、送信前の上長承認を必須とする方法や、送信後に取り消してダウンロードを止められるようにする方法があります。万一の誤送信に備えて、報告の手順も決めておきましょう。
取引先側の受け取り環境の制約
自社がファイル転送システムを導入しても、取引先側のネットワークの設定や社内規程によって、外部のサービスにアクセスできない場合があります。小規模な協力会社では、ITの担当者がおらず、新しい操作に戸惑うケースも考えられます。
そのため、導入前には主な取引先へ受け取り方法を確認し、アカウント登録をせずにダウンロードできるかどうかなど、相手の負担を確認しておくことが大切です。操作手順を簡単にまとめた案内を用意しておくと、取引先からの問い合わせを減らせます。
図面や技術情報を守るファイル転送の管理方法
図面や技術情報を守るには、ファイル転送システムの機能を使って、送る前、送った後、問題が起きたときのそれぞれで管理の仕組みを整えることが大切です。代表的な3つの管理方法を紹介します。
送信前の承認と送信先の制限
機密性の高い図面を送る際は、送信前に上長や管理部門が内容と宛先を確認する承認の仕組みを設けると、誤送信や不適切な送信を防ぎやすくなります。承認の対象は、送信先が社外の場合や、特定のフォルダのファイルを送る場合に限定するなど、業務の負担とのバランスを考えて決めましょう。
あわせて、送信できる相手のドメインをあらかじめ登録した取引先に限る設定ができる製品もあります。どの設定ができるかは製品によって異なるため、自社の運用にあわせて確認が必要です。
ダウンロードの期限と回数の制限
送ったファイルがいつまでも取引先のダウンロード画面に残っていると、意図しない人が入手する機会が増えます。ダウンロードできる期限や回数を設定し、期限を過ぎたファイルは自動で削除されるようにしておきましょう。
また、ダウンロードにパスワードを求める場合は、パスワードをファイルの案内と同じメールで送らないことが大切です。取引先のアカウントでログインしてダウンロードする方式にするなど、相手が本人であることを確認できる方法を選ぶと安心です。
送受信の記録の保存と確認
誰が、いつ、どのファイルを、誰に送り、相手がいつダウンロードしたかという記録は、情報管理の基本となります。万一情報が外部に出た疑いがある場合も、記録があれば経路を確認できます。
図面などの技術情報を営業秘密として法的に保護するには、秘密として管理されていることが要件の1つとされています。送受信の記録やアクセス権限の設定は、その管理の取り組みを示す材料の1つにもなりえます。記録の保存期間と、定期的に確認する担当を決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でファイル転送の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
海外へ技術データを送る際の輸出管理
製造業で海外の拠点や取引先に図面や技術資料を送る場合は、情報管理に加えて輸出管理の観点も欠かせません。データの送信も規制の対象になる場合があるため、送信前の確認体制を整えておく必要があります。
データの送信も含まれる技術提供の規制
外為法（外国為替及び外国貿易法）では、武器や軍事転用のおそれがある貨物の輸出だけでなく、特定技術の提供も規制しています。技術の提供には、図面や設計データを電子メールやファイル転送で外国へ送ることも含まれ、該当する場合は経済産業大臣の許可が必要です。
海外の自社拠点へ送る場合でも、規制の対象から外れるとは限りません。どの技術が規制に該当するかは専門的な判断が必要なため、社内の輸出管理部門や、経済産業省の安全保障貿易管理に関する公式情報で確認しましょう。
送信前の該非判定と確認体制
規制に該当するかどうかを判断することを、該非判定と呼びます。海外へ技術データを送る前に該非判定を済ませ、その結果を記録しておく運用が求められます。
ファイル転送システムの承認の仕組みを使えば、海外の宛先へ送る際は輸出管理担当者の確認を必須とする運用も考えられます。ただし、システムは確認の手順を支える道具であり、判定自体は社内規程と担当部門の判断にもとづいて行う必要があります。判定の手順を文書にまとめ、担当者が替わっても同じ確認ができる体制を整えておきましょう。
取引先と決めたいファイル転送の運用ルール
ファイル転送システムは、自社だけでなく取引先にも使ってもらうことで効果を発揮します。導入後に混乱しないよう、取引先と共有しておきたい運用ルールを3つ紹介します。
受け取り方法と問い合わせ先の案内
導入にあたっては、取引先に対して、ファイル転送システムに切り替える理由、受け取り方法、操作で困ったときの問い合わせ先を案内しましょう。取引先が初めて受け取る際には、通知メールを不審なメールと誤解されないよう、事前に送信元のアドレスを伝えておくと安心です。
取引先から自社へファイルを送ってもらう場合の方法も、あわせて案内しておきます。受け取り用の専用画面を用意できる製品であれば、取引先のアカウント登録なしでアップロードしてもらえる場合があります。
ファイル名と版の管理ルール
設計変更が多い製造業では、同じ図面の改訂版が何度もやり取りされます。ファイル名の付け方や版数の書き方を取引先と統一しておかないと、古い図面で加工が進んでしまうおそれがあります。
例えば、図面番号、版数、日付をファイル名に含める決まりを設け、送信時のメッセージ欄に変更点を記載するルールが考えられます。受け取った側が最新版を確認したことを返信するよう決めておくと、行き違いを防ぎやすくなります。
社内規程と取引先との契約への反映
ファイル転送システムの使い方は、社内の情報管理規程に反映し、どの情報をどの方法で送るかを明確にしておきましょう。現場の担当者が迷わないよう、送ってよい情報の区分と承認の要否を一覧にしておくと便利です。
取引先と秘密保持契約を結んでいる場合は、受け取ったファイルの保管方法や、取引終了後の削除について契約内容と運用がずれていないかも確認します。運用ルールは定期的に見直し、取引先や担当者の変更にあわせて更新していきましょう。
図面や拠点間のやり取りで比べる製品一覧
取引先との図面のやり取りや海外拠点とのデータ共有、定期的な自動転送など、製造業でよくある使い方に注目してファイル転送システムを一覧にしました。相手先と送るデータにあわせて比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クリプト便 | 日本語・英語・中国語に対応。承認機能や業務システムと連動した自動送受信をオプションで用意 |
| OKURN（オクルン） | ID課金で超過料金が発生しない転送特化型。海外拠点との送受信経路の最適化はオプション |
| オフィス宅ふぁいる便 | 送信前確認や送信許可ドメイン管理など誤送信対策を搭載。最大10GBまで送付できる |
| EASY FILE EXPRESS | CAD/CAMなど数GBクラスのファイルを1度に5ファイルまで送受信。上長承認に対応 |
| DIRECT! EXTREME | 中国・ASEAN地区への大容量転送に対応。1ファイル2TBまで送れ、送受信の自動化も可能 |
| 純国産クラウドストレージ Fileforce | 取引先や協力会社とプロジェクトフォルダで継続共有。共有リンクの期限や回数を制限できる |
| 活文 Accelerated File Transfer | 海外へのファイル送信を高速に行えるサービス。日本語・英語・中国語（簡体字）に対応 |
| IMAGE WORKS | 1ファイル最大60GBに対応し、映像やCADなど大容量データを送受信できる |
| e・パーセル電子宅配便 | 海外のISPと連携した配送網を持つ。送信データは開封される前ならキャンセルできる |
| HULFT-WebConnect | 多拠点・多取引先とのファイル連携をインターネット経由で行うクラウド型の転送基盤 |
図面や技術データを管理しながら送れる製品
取引先や海外拠点と図面・CADデータをやり取りする場面で、承認や記録の管理、大容量・長距離の転送に対応しやすい製品を紹介します。自社の取引先の受け取り環境も想定しながら比較してみてください。
クリプト便
- 脱PPAP等、取引先と安全にファイルのやり取りを行いたい企業
- USB運用を廃止、大容量ファイルの受け渡しをサービス上で実現
- Webブラウザとインターネット環境だけでファイル送受信が可能
NRIセキュアテクノロジーズ株式会社が提供する「クリプト便」は、通信経路とファイルの暗号化を利用者が意識せずに行えるファイル転送サービスです。多国語対応として日本語・英語・中国語に対応しています。オプションの承認機能では、事前の上長確認と事後確認を選べるため、図面や技術資料の送付ルールにあわせた運用が可能です。業務システムが出力したファイルを自動で送受信するオートパイロットも用意されており、生産データなどの定期的な受け渡しを手作業から切り替えたい企業の選択肢です。
OKURN（オクルン）
- ファイル転送に最適な機能のみを標準搭載
- 利便性とセキュリティを両立
- 想定外の超過料金発生なし
日本ワムネット株式会社が提供する「OKURN（オクルン）」は、ファイル転送でよく使う機能だけを標準搭載した転送特化型のサービスです。ID課金のため定額で運用でき、通数課金のように想定外の超過料金が発生することはありません。URL無効化や送信済みファイルの自動削除、履歴ログ管理を標準で備え、宛先制限や承認ワークフローはオプションで追加できます。海外拠点・取引先とのファイル送受信経路を最適化するオプションも用意されているため、国内外の拠点と手軽にやり取りを始めたい企業に向く製品です。
オフィス宅ふぁいる便
- メール添付の代替手段！豊富な機能で情報漏洩対策が可能
- ブラウザを利用せず、Outlookアドインでのファイル送信ができる
- APIでシステムと連携し、ファイル送信の自動化が実現
株式会社オージス総研が提供する「オフィス宅ふぁいる便」は、取引先や仕入先、関連企業への図面データなどの送付を管理できる法人向けのファイル転送サービスです。送信前確認、送信許可ドメイン管理、ワークフロー、送信内容の取り消しといった誤送信対策を備えています。管理画面の利用ログから社外秘ファイルの送信や不審な宛先への送付を確認でき、アップロードURLで取引先からファイルを受け取ることも可能です。複数の協力会社と見積もり用の図面をやり取りする企業の候補です。
EASY FILE EXPRESS
- 数GBクラスの大容量ファイルを1度に5ファイルまで送受信できる
- 誰でも使いやすい操作性で導入後の社内教育やマニュアルは不要
- Outlookアドインによるファイル転送を実現
トーテックアメニティ株式会社が提供する「EASY FILE EXPRESS」は、CAD/CAMデータなど数GBクラスのファイルを1度に最大5ファイルまで送受信できるサービスです。上長承認や送信先制限、ワンタイムパスワード発行、送信キャンセルの機能を備えています。操作ログは期間無制限で保存され、CSVで出力して監査に活用できます。英語対応の機能もあるため、図面の送付先に海外の担当者が含まれる場合にも検討しやすいでしょう。
DIRECT! EXTREME
- 大容量ファイルの超高速転送を実現
- 1ファイル2TBまでの大容量ファイル転送が可能
- ファイル送受信の自動化に対応
日本ワムネット株式会社が提供する「DIRECT! EXTREME」は、中国・ASEAN地区への大容量データ転送に対応するファイル転送サービスです。1ファイル2TBまでの転送が可能で、3次元スキャンデータやCADデータのように、従来はハードディスクで運んでいたデータの送付に使えます。独自UDPプロトコルによる高速モードを選べ、転送データの同一性を確かめるチェックサム機能やアクションログの取得にも対応しています。自動化ツールで受け取ったデータを別サーバーの所定の場所へ格納できるため、海外工場との定期的なデータのやり取りにも向く製品です。
純国産クラウドストレージ Fileforce
- 大容量ファイルを簡単にセキュアに送受信
- 有効期限・回数制限・操作履歴・リンク無効化で共有を統制
- 開発・運用・データ保管・サポートのすべてを国内で提供
ファイルフォース株式会社が提供する「純国産クラウドストレージ Fileforce」は、取引先や協力会社と図面などの大容量ファイルを継続的にやり取りできるサービスです。共有リンクで単発の送付ができるほか、プロジェクトフォルダに社内外のメンバーを招待し、閲覧のみ・ダウンロード不可といった権限を細かく設定できます。共有リンクには有効期限やパスワード、ダウンロード回数を設定でき、承認機能による送信前の確認や、プレビュー・ダウンロード状況の把握にも対応しています。協力会社との図面共有を管理したい企業に向く製品です。
活文 Accelerated File Transfer （株式会社日立ソリューションズ）
- 数百Mbyte～数十Gbyteの大容量に対応！
- 既存のHTTP通信と比較し数倍～十数倍もの高速通信！
- セキュリティ機能も多数！
IMAGE WORKS （富士フイルムイメージングシステムズ株式会社）
- １ファイルで最大60GBまで対応可能
- 導入実績 2,000サイト以上
- 自動タグ付けなどAIによる効率化が可能
e・パーセル電子宅配便 （イーパーセル株式会社）
- ファイル転送専門ベンダーとして1996年創業以来の膨大な実績
- クライアント認証や暗号化などセキュリティが充実
- 多様な局面におけるリプレイス経験も豊富
HULFT-WebConnect （株式会社セゾンテクノロジー）
- ディスク不使用やTLS常時適用など高度なセキュリティ基盤。
- 多様な手段で連携可能。
- クラウドサービスで専用機器不要、スピーディに導入可能。
まとめ
製造業でファイル転送システムを使うと、取引先との図面やCADデータの授受、海外拠点や工場とのデータ共有を、記録を残しながら行えます。導入時は、送信前の承認、ダウンロード期限の設定、送受信の記録の保存といった管理の仕組みを整えましょう。海外へ技術データを送る場合は、外為法にもとづく輸出管理の確認も欠かせません。自社の取引先や扱うデータにあうファイル転送の製品を選ぶために、複数の製品の資料請求をして比較してみてください。
