ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■使う業務別
- 産業医面談の予約・記録：Carely（ケアリィ）健康管理クラウド、HM-neo、mediment、Growbase
- ストレスチェックの実施・集計：Carely（ケアリィ）健康管理クラウド、健康管理システム「HealthCore」、mediment、newbie
- 健診結果の取り込み・判定：健康管理システム『Be Health』、健康管理システム「HealthCore」、mediment、Growbase
- 受診勧奨・通知の送付：HM-neo、健康管理システム「HealthCore」、mediment、newbie
健康管理システムを使い始める前の初期設定
運用を始める前に、従業員の情報や権限、判定の基準を設定します。ここでの設定が、後の健診結果の取り込みや通知の動作に影響するため、最初に時間をかけて整えておきましょう。
従業員情報の登録と更新
最初に、氏名、所属、社員番号、生年月日といった従業員の基本情報を登録します。ファイルの一括取り込みで登録できる製品が多く、人事システムと連携できる製品もあります。毎月の入退社の更新も、同じ方法で行えるかを確認しておきましょう。
社員番号は、健診結果と本人を結びつける重要な項目です。表記の揺れや重複があると取り込みの不具合につながるため、登録前に確認しておきましょう。
担当者のアカウントと権限の設定
システムを使う人事担当者、産業医、保健師ごとにアカウントを作り、見られる範囲を設定します。健康情報は取り扱いに配慮が必要なため、必要な人にだけ権限を与えるのが基本です。
設定を間違えると、見せたくない情報が見える状態です。設定後に、各アカウントでログインし、実際の見え方を確認しておきましょう。
健診項目と判定基準の設定
血圧や血糖値といった検査項目ごとに、要再検査や要精密検査と判定する基準を設定します。標準の基準があらかじめ用意されている製品もあります。
基準を自社の運用にあわせて変更できるかは、製品によって異なります。産業医の意見を聞いたうえで、判定の基準を決めておくと運用が安定します。基準の変更履歴が残るかも、あわせて見ておきましょう。
健康管理システムへの健診結果の取り込み
毎年の健診で作業が多くなりやすいのが、健康管理システムへの結果の取り込みです。取り込みの方法と、取り込み後の確認の手順を押さえておきましょう。
データの取り込みの方法
健診機関から受け取ったデータを、CSVなどのファイルで取り込む方法があります。紙の結果しかない場合は、画面から手入力するか、読み取り機能を使う製品もあります。
健診機関によってデータの形式が違うため、あらかじめ取り込める形式かを確認しておくと安心です。初回は少人数で試すと、問題を早く見つけられます。本番の取り込みの前に、手順を書き出しておくと安心です。
取り込みエラーの確認と修正
取り込みの際には、社員番号の不一致や、項目の欠け、数値の形式の誤りなどでエラーが出ることがあります。エラーの一覧が画面に表示され、該当の行を直せる製品が便利です。
エラーが出た人の結果が、システムに反映されていないことがあります。取り込んだ人数と、健診機関から受け取った人数を照らし合わせて確認しましょう。
判定の結果と経年変化の確認
取り込みが終わったら、判定の結果が基準どおりに表示されているかを、数人分で確かめます。前年までの結果と並べて表示すれば、数値の変化にも気づきやすくなります。
数値の変化が大きい従業員は、面談の候補として印をつけておきます。印をつけた理由を備考に残すと、あとから経緯を確認できます。経年のグラフで確認できる製品なら、産業医への説明にも使えます。
要再検査者への受診勧奨の進め方
健診で再検査や精密検査が必要と判定された人には、受診を促す連絡が必要です。システムの機能を使うと、対象者の抽出から連絡までの流れを整えられます。
対象者の抽出と優先順位
判定の結果から、要再検査や要精密検査の人を一覧に絞り込みます。数値の程度や、前年の受診状況をもとに、連絡する順番を決めることもできます。
抽出の条件を保存できる製品なら、毎年同じ手順で抽出できます。条件の見直しは、産業医と相談して行いましょう。
通知の作成と送付
対象者への案内文を、テンプレートから作成して、メールやシステム内の通知で送る機能があります。本人ごとに文面を変えられる製品もあります。
送る内容に、健康情報の詳細を書きすぎないよう注意します。詳細は本人が自分の画面で確認する形にすると、誤送信の影響を小さくできます。
受診状況の記録と再度の勧奨
勧奨を行ったあとは、受診したか、いつ受診したかを記録します。結果の提出を受けて、状況を更新していきます。
受診していない人には、一定の期間をおいて再度連絡します。連絡の履歴が残る製品なら、誰に何回連絡したかをすぐ確認できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
健康管理システムでの面談予約と記録
面談の予約から記録までを健康管理システムでつなげると、面談の抜けや記録の散らばりを減らせます。画面から行える操作を順に確認しましょう。
面談の予約と案内
面談の対象者に、候補日を示して予約してもらう機能があります。産業医の予定とあわせて調整できれば、日程調整にかかる時間を減らせます。
予約の通知が、従業員の使うメールやアプリに届くかを確認しておきましょう。キャンセルや変更の連絡が、記録に残るかも見ておきます。
面談内容の入力と保存
面談の内容や産業医の意見を、システムに入力して保存します。入力の項目があらかじめ決まっていると、記録の書き方がそろいます。
面談記録は、閲覧できる人を厳しく制限する必要があります。記録を入力した人と日時が残るかも、あわせて確認しておきましょう。
就業上の措置の記録と共有
産業医の意見をもとに、残業の制限や配置の見直しといった就業上の措置を決める場合があります。措置の内容と期間を記録しておけば、見直しの時期を忘れにくくなります。
人事や上司へ共有する情報は、必要な範囲に絞ります。共有してよい項目だけを別の画面で見せる機能があるかを、確認しましょう。
ストレスチェックの実施と集計の使い方
ストレスチェックは、常時50人以上の労働者を使用する事業場で、実施が義務づけられています。システムを使うと、案内から集計までの流れを効率化できます。
受検の案内と回答の回収
従業員へ受検の案内を送り、パソコンやスマートフォンから回答してもらいます。未回答の人を一覧で確認し、期限前にリマインドを送れる製品もあります。
回答の内容は、実施者や実施事務従事者以外が見られない設定が必要です。人事担当者に結果が見えない設定になっているかを確認しましょう。
結果の通知と高ストレス者への対応
結果は本人へ通知し、高ストレスと判定された人には、医師による面接指導の案内を行います。本人が希望した場合に、面談の予約へつなげる流れをシステムで管理できます。
本人の同意なく、結果を事業者に提供してはいけません。同意の記録を残せる機能があるかも、確認しておきましょう。
職場ごとの集団分析
個人が特定されない形で、部署や拠点ごとの結果を集計することを、集団分析といいます。職場環境の改善に使えます。
集計の単位が少人数だと、個人が推測される場合があります。集計できる最小の人数を設定できるかも、確認しておきましょう。
使い始めてからつまずきやすい点
基本の操作を覚えたあとも、実際の運用では迷う場面が出てきます。よくあるつまずきと、対処の考え方を紹介します。
帳票の出力と報告書の作成
定期健康診断結果報告書など、労働基準監督署へ提出する書類を、システムから出力できる製品があります。出力する前に、集計の対象者や期間が正しいかを確認しましょう。
報告書の様式は、制度の見直しで変わることがあります。システムが最新の様式に更新されているかも、見ておきましょう。
検索と絞り込みの活用
従業員の数が多くなると、必要な人を探すだけで時間がかかります。部署や判定の結果、面談の状況などで絞り込めると、作業が早くなります。
よく使う絞り込みの条件を保存できる製品もあります。毎月の確認作業に使うと、手順を統一できます。
操作に迷ったときの問い合わせ先
操作がわからないときは、提供会社のマニュアルやよくある質問を見る方法があります。問い合わせの窓口や、対応の時間帯は、製品ごとに異なります。
社内でも、操作に詳しい担当者を2人以上育てておくと、不在時にも対応できます。迷いやすい操作は、社内の手順書に残しておきましょう。
操作の流れ別に見る健康管理システム一覧
健診結果の取り込みから面談記録、ストレスチェックまでの操作を、各製品の機能にそって比べられるようにまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Carely（ケアリィ）健康管理クラウド | 就業判定や再検査勧奨、面談候補者の自動抽出に対応 |
| 健康管理システム『Be Health』 | 多様な形式の健診データを統一して取り込み、判定基準も統一できる |
| HM-neo | 健診の進捗確認、未受診者への一括メール、個人カルテを備える |
| 健康管理システム「HealthCore」 | 有所見者の自動判定から受診勧奨メール、労基署報告書の作成まで対応 |
| mediment | 健診結果のアップロード、就業判定区分の管理、勧奨メールに対応 |
| newbie | 128の健診項目に対応。再検査勧奨や報告書の自動転記が可能 |
| Growbase | 結果の一括登録、就業判定、面談勧奨、労基報告書の作成に対応 |
操作の流れで選ぶ健康管理システム比較
最初に使う取り込みと判定の画面から、勧奨、面談記録、ストレスチェックまで、各製品の操作の特徴を紹介します。
Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 健康労務管理の工数75％削減
- 健康情報のデータ化・可視化 により健康リスクを予防
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
株式会社iCAREが提供する「Carely（ケアリィ）健康管理クラウド」は、健診結果を統一した基準値で管理し、就業判定と再検査勧奨を一連で行えるクラウド型のシステムです。ストレスチェックは57問、80問、追加設問の実施に対応しています。産業医・保健師面談では、面談候補者の自動抽出と、閲覧権限を分けた記録ができます。
健康管理システム『Be Health』
- 事務作業時間大幅削減！本来やりたい産業保健業務に時間が取れる
- 導入時も導入後も圧倒的な低価格！
- 健診結果のデータ化から統一まで強力サポート
株式会社エヌ・エイ・シー・ケアが提供する健康管理システム『Be Health』は、健診機関ごとに項目名や並び順が異なる健診データを、統一して取り込めるシステムです。人間ドック学会の基準で判定を統一でき、健診結果票の原本PDFを紐づけて保管できます。受診勧奨値を上回る対象者を抽出して、事後措置につなげる流れも画面上で進められます。
HM-neo
- 【健康管理業務はこれひとつ】健康管理に必要なメニューが充実！
- 【健康管理のDX化】紙から電子へ、スムーズに探せる・見える
- 【健康経営を推進】健康情報のクロス分析で組織の早期改善を支援
NTTテクノクロス株式会社が提供する「HM-neo」は、健診の計画から進捗確認、結果管理、保健指導までの流れにあわせて、業務ごとにメニューが分かれた健康管理システムです。未受診者には一括メールで受診勧奨ができ、面談コースにあわせて面談メモや指導結果の入力画面を設定できます。従業員向けWeb機能のオプションでは、健診・面談の予約と結果の参照に対応します。
健康管理システム「HealthCore」
- タスクや実施状況を一目で把握でき法定業務の抜け漏れをなくせる
- 多重リスク管理機能でリスク予備軍をいち早くフォローアップ
- 充実したストレスチェック、エンゲージメントサーベイを標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する健康管理システム「HealthCore」は、クラウド型の健康管理システムです。健診結果から有所見者を自動判定し、就業判定から面談や二次健診の受診勧奨メールの送信、労基署報告書の作成までを一つの流れで進められます。ダッシュボードで各業務のタスクと実施状況を確認できるため、次に行う操作を把握しやすい構成です。
mediment
- 点在する多様な健康データをまとめて管理し、工数を大幅に削減
- 誰でも簡単に多彩な分析が可能！個人・組織の健康状態を可視化
- 健康リスクの早期把握＆幅広い支援で従業員フォローの均一化
メディフォン株式会社が提供する「mediment」は、健診結果のアップロードから就業判定区分の管理、勧奨メールの送信、産業保健職との面談記録、ストレスチェックの受検状況の管理までを、一つのシステム内で扱える健康管理システムです。健康診断、勤怠、ストレスチェックなどの健康データを一元化しています。e-Govでの電子申請にも対応しています。
newbie （株式会社マイクロウェーブ）
- 豊富な分析機能で企業の健康課題を多角的に判断可能！
- 健康診断関連業務の完全ペーパーレス化で業務負担軽減！
- 代行サービスやスポット医師面接指導などのサービスも用意！
Growbase （ウェルネス･コミュニケーションズ株式会社）
- 健康管理もペーパーレス
- 使いやすいUIと自由度の高い機能性
- 充実の機能
まとめ
健康管理システムの使い方は、初期設定、健診結果の取り込み、受診勧奨、面談の記録、ストレスチェックの順に覚えると整理できます。取り込みのエラーや権限の設定など、つまずきやすい点は事前に確認しておきましょう。画面の操作しやすさは製品で異なるため、資料請求やデモで比較してみてください。
