中小企業で人事管理システムが注目される背景
中小企業では、限られた人員で採用、労務、評価、配置管理を担うケースが多くあります。紙や表計算ソフトでの管理に限界を感じた段階で、人事管理システムの導入を検討する企業が増えています。
人事情報の分散を防ぎやすい
人事管理システムとは、従業員の基本情報や雇用契約、所属、評価、スキル情報などをまとめて管理するためのシステムです。中小企業では、担当者ごとにファイル管理している場合も多く、最新版がわからなくなることがあります。
システム上で情報を一元管理すると、必要な情報を探す時間を減らせます。入社、異動、退職に伴う更新漏れの防止にも役立つでしょう。
人材不足への対応が必要
中小企業庁の「2025年版 中小企業白書」では、2024年の中小企業における人材不足感は高止まりしていると示されています。特に従業員数30名超の事業者では、人材不足感が強くなる傾向があります。
人材不足のなかでは、採用だけでなく、既存社員の定着や配置、育成も重要です。人事管理システムで情報を可視化すれば、経験やスキルに応じた配置検討を進めやすくなります。
参考：2025年版 中小企業白書 第4節 人材戦略｜中小企業庁
中小企業の範囲を確認する
中小企業の定義は業種によって異なります。中小企業庁では、製造業その他は資本金３億円以下または従業員300人以下、小売業は資本金5,000万円以下または従業員50人以下などと整理しています。
ただし、制度や補助金によって対象範囲が異なる場合があります。人事管理システムを導入する際は、自社の従業員規模だけでなく、今後の増員予定も踏まえて検討しましょう。
中小企業が人事管理システムを導入するメリット
人事管理システムのメリットは、担当者の作業負担を減らしながら、人事情報を活用しやすくなる点です。ここでは、中小企業が特に実感しやすい効果を整理します。
人事労務の入力作業を減らせる
メリットは、従業員情報の入力や更新にかかる手間を減らせる点です。入社時の基本情報や住所変更、扶養情報などを紙で回収していると、転記作業や確認作業が発生します。
従業員がシステム上で情報を入力できる製品を選べば、人事担当者の作業を抑えられます。入力内容の確認や承認も画面上で進められるため、書類の回収状況も把握しやすくなります。
評価や配置の判断材料が増える
人事評価や配置検討では、過去の評価や保有資格、経験部署、研修履歴などの情報が必要です。情報が分散していると、候補者を探すだけでも時間がかかります。
人事管理システムに社員情報を集約すれば、条件に合う人材を抽出しやすくなります。感覚だけに頼らず、情報にもとづく人材配置を検討しやすい点は大きな利点です。
法令対応や書類管理を進めやすい
入退社や社会保険、雇用契約に関する業務では、必要書類の管理が欠かせません。紙やメールで管理していると、提出漏れや保管場所の不明確さが課題になります。
労務管理機能を備えた人事管理システムなら、書類回収や手続き状況を管理しやすくなります。社労士や給与計算担当者との情報共有にも活用できるでしょう。
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中小企業向け人事管理システムの選び方
中小企業向けの人事管理システムは、必要機能と運用負担のバランスで選ぶことが大切です。すべての機能を一度に使うのではなく、優先課題から導入範囲を決めましょう。
解決したい人事課題を整理する
まず確認したいのは、どの業務を効率化したいかです。人事情報管理や労務手続き、人事評価、タレントマネジメントでは、必要な機能が異なります。
例えば、入退社手続きや従業員情報の更新が課題なら、労務管理に強い製品が候補です。評価や配置を見直したい場合は、評価シートやスキル管理に対応する製品を比較しましょう。
| 課題 | 確認したい機能 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| 従業員情報が分散している | 従業員データベース、履歴管理、権限設定 | 紙や表計算ソフトで社員情報を管理している企業 |
| 入退社手続きが煩雑 | 電子申請、書類回収、進捗管理 | 人事労務担当者が少ない企業 |
| 評価業務に時間がかかる | 評価シート、目標管理、承認フロー | 評価制度を整備したい企業 |
| 人材配置を見直したい | スキル管理、組織図、検索機能 | 社員の経験や能力を可視化したい企業 |
既存システムと連携できるか
給与計算システムや勤怠管理システムをすでに利用している場合は、連携可否を確認しましょう。人事情報を別々に入力すると、更新漏れや二重入力が発生する恐れがあります。
社員番号や所属情報、雇用区分などを連携できれば、給与計算や勤怠集計の確認も進めやすくなります。将来的なシステム拡張も見据えて比較することが重要です。
従業員が迷わず使えるか
人事管理システムは、人事担当者だけでなく、従業員や上長が使う場面もあります。画面が複雑だと、申請漏れや問い合わせが増える可能性があります。
デモ画面や無料トライアルを確認し、スマートフォンでの入力や承認操作も試しましょう。マニュアルを読まなくても基本操作を進めやすい製品は、定着しやすい傾向です。
費用と運用工数が見合うか
費用は、初期費用や月額費用、利用人数、追加機能、サポート費用で変わります。中小企業では、導入後の管理にかかる工数も含めて判断する必要があります。
安価なプランでも、必要な機能が別料金になる場合があります。契約前に、現在の従業員数と１年後の増員予定をもとに、総額を比較しましょう。
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中小企業が人事管理システムを導入する際の注意点
人事管理システムは便利な一方で、導入前の準備が不足すると活用が進みにくくなります。ここでは、中小企業が失敗を避けるために確認したい注意点を解説します。
人事情報を事前に整理する
導入前には、社員情報の項目や管理ルールを整理しましょう。部署名や役職名、雇用区分の表記がバラバラだと、システム移行後も検索や集計がしにくくなります。
まずは、現在の管理ファイルを確認し、不要な項目や重複データを減らすことが大切です。移行対象を絞ると、導入時の負担も抑えられます。
権限設定を慎重に決める
人事情報には、住所や家族情報、評価、給与に関わる情報が含まれる場合があります。閲覧権限を広く設定しすぎると、情報管理上のリスクが高まります。
人事担当者、部門長、一般従業員ごとに、閲覧や編集できる範囲を分けましょう。退職者や異動者の権限を見直す運用も必要です。
導入目的を社内に共有する
従業員にとって、人事管理システムは新しい入力作業に見える場合があります。目的が伝わらないまま導入すると、利用が進まない可能性があります。
「書類提出を減らす」「評価の進捗を見える化する」など、従業員側の利点も伝えましょう。運用開始前に簡単な説明会を実施すると、問い合わせを減らしやすくなります。
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中小企業が人事管理システムを活用するポイント
導入後に成果を出すには、システムを入れて終わりにしないことが重要です。運用ルールを整え、段階的に利用範囲を広げることで、現場にも定着しやすくなります。
最初は利用範囲を絞る
導入直後からすべての機能を使おうとすると、設定や教育の負担が大きくなります。まずは従業員情報管理や入退社手続きなど、効果が見えやすい業務から始めましょう。
運用に慣れた後で、人事評価やスキル管理へ広げると、現場の混乱を抑えられます。段階導入に対応する製品かも確認しておくと安心です。
入力ルールを統一する
システムに登録する項目や更新タイミングを決めておくと、情報の品質を保ちやすくなります。部署名や役職、雇用形態の表記がそろうと、検索や集計の精度も高まります。
誰が、いつ、どの情報を更新するのかを明確にしましょう。担当者が変わっても運用が続くよう、簡単なルール表を作成することも有効です。
定期的に活用状況を確認する
人事管理システムは、登録しているだけでは十分に活用できません。利用者数や申請件数、評価入力率、更新漏れの有無などを定期的に確認しましょう。
使われていない機能がある場合は、操作が難しいのか、業務に合っていないのかを見直します。改善を繰り返すことで、システムの定着につながります。
▶労務手続きを効率化したい中小企業向け人事管理システム
ここからは、ITトレンドに掲載されている人事管理システムを紹介します。入社手続きや従業員情報の更新、社会保険関連の書類管理を効率化したい企業は、労務管理機能を重視しましょう。人事担当者が少ない中小企業では、従業員自身が情報を入力できる仕組みも比較ポイントです。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、従業員情報の管理や労務手続きを支援する人事管理システムです。入退社手続きや従業員情報の変更申請を効率化したい企業に適しています。人事労務担当者の人数が限られる中小企業でも、手続き状況を画面上で確認しながら運用を進めやすいでしょう。
SmartHR
- 入社手続きや身上変更で、最新の「従業員データ」が自然と蓄積
- 最新データから「名簿」「組織図」を自動作成、組織改善を後押し
- 蓄積データを給与計算に直結。120以上の外部サービスとも連携可
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、従業員情報の収集や管理、労務手続きの効率化を支援する人事管理システムです。入社時の情報回収や従業員データベースの整備を進めたい中小企業に向いています。従業員情報を起点に、労務や人材活用へ利用範囲を広げたい場合にも検討しやすい製品です。
人事労務freee
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 人事も経営層も使いやすいUI。会議中の共有もスピーディーに
- 定型業務を軽くして人事設計にリソースを使える環境へ
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、従業員情報の管理や労務関連業務をクラウド上で進められる人事管理システムです。紙や表計算ソフトからの移行を検討する中小企業や、給与計算周辺の業務も整理したい企業に向いています。人事労務の基本情報をまとめて管理したい場合に候補となります。
▶人材情報の活用を進めたい中小企業向け人事管理システム
社員のスキル、評価、配置情報を活用したい場合は、人材データベースやタレントマネジメント機能に注目しましょう。人事情報を集約することで、育成計画や配置検討の材料を増やせます。
マネーフォワード クラウド人事管理
- 従業員情報の収集・変更をオンライン化！
- 従業員情報を利用する各種ソフトと連携し自動で反映
- 人事異動情報の事前登録可能！異動・組織変更時の対応スムーズ
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド人事管理」は、従業員情報の管理をクラウド上で行える人事管理システムです。人事情報を整理し、関連業務との連携を見据えて管理基盤を整えたい中小企業に向いています。バックオフィス業務全体の効率化を検討する企業にも適した選択肢です。
サイレコ
- 人事業務の効率化と、従業員情報の一元管理を実現
- 従業員のスキルや経験を可視化し、適切な人員配置や育成を支援
- 評価制度構築や教育研修、給与代行などの人事課題解決もサポート
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、人事情報を蓄積し、組織や人材の可視化を支援する人事管理システムです。社員情報を表計算ソフトで管理しており、検索や集計に時間がかかっている企業に向いています。人事データを整備し、評価や配置検討にも活用したい場合に検討できます。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、人事労務情報の管理を支援する人事管理システムです。勤怠管理との連携を見据えながら、従業員情報を整備したい企業に向いています。勤怠、人事、労務の情報を分散させず、日常業務で使いやすい管理体制を整えたい場合に候補となります。
中小企業の人事管理システムに関するFAQ
中小企業が人事管理システムを検討する際は、費用や導入期間、既存システムとの違いに迷いやすいです。よくある疑問を整理し、比較前の不安を解消しましょう。
- Q１：中小企業でも人事管理システムは必要ですか？
- 従業員数が少ないうちは表計算ソフトでも管理できますが、入退社や異動、評価が増えると更新作業が煩雑になります。社員情報の確認に時間がかかっている場合や、労務手続きのミスを減らしたい場合は、導入を検討する価値があります。
- Q２：人事管理システムと労務管理システムの違いは？
- 人事管理システムは、従業員情報や評価、配置、スキルなどの管理を広く扱います。一方、労務管理システムは、入退社手続きや社会保険、年末調整、雇用契約などの手続き管理に重点があります。製品によって機能範囲が重なるため、目的にあわせて確認しましょう。
- Q３：クラウド型とオンプレミス型のどちらが向いていますか？
- 中小企業では、初期費用を抑えやすく、短期間で始めやすいクラウド型が候補になりやすいです。オンプレミス型は自社サーバで運用するため、独自要件やセキュリティ方針にあわせやすい一方、管理負担が大きくなる場合があります。
- Q４：導入前に準備すべきことは何ですか？
- 従業員情報の項目、権限設定、既存ファイルの整理が必要です。部署名や役職名の表記を統一し、移行対象のデータを決めておくとスムーズです。あわせて、誰が情報を更新するかも決めておきましょう。
- Q５：無料プランや低価格製品でも十分ですか？
- 従業員情報の管理や基本的な申請だけなら、無料プランや低価格製品で始められる場合があります。ただし、評価管理や権限設定、外部連携、サポート体制は制限されることがあります。将来的な利用範囲を踏まえて比較しましょう。
まとめ
中小企業が人事管理システムを選ぶ際は、従業員情報の一元管理、労務手続き、人事評価、人材配置のうち、優先課題を明確にすることが重要です。導入前にはデータ整理や権限設定も確認しましょう。自社にあう製品を効率よく比較したい方は、ITトレンドの一括資料請求を活用してください。
