人事データとは何か
人事データとは、従業員に関する情報のうち人事業務で扱われるデータ全般を指す言葉です。まずは定義と、混同されやすい人事情報との違いを確認しておきましょう。
人事データの定義
人事データとは、氏名や所属といった基本情報に加え、評価や異動履歴、スキル、勤怠、給与などを含む幅広い情報の集合です。単一の項目を指すのではなく、従業員一人ひとりに関する複数の情報が組み合わさったものと理解すると分かりやすくなります。
例えば採用時に取得する経歴情報も、入社後の評価結果も、いずれも人事データの一部です。時間の経過とともに蓄積される点も特徴で、入社から退職までの一連の情報を継続的に更新していく運用が求められます。紙やシステムのどちらで管理していても、この考え方自体は変わりません。
人事情報との違い
人事情報という言葉も似た意味で使われますが、人事データは数値や項目として扱いやすい形に整理された情報を指す場合が多くあります。一方で人事情報は面談メモのような定性的な内容を含む、より広い概念として使われる場合があります。
厳密な使い分けが定められているわけではなく、企業や文脈によって呼び方が異なります。本記事では便宜上、集計や分析に用いる情報として人事データという言葉を使用します。呼び方の違いよりも、社内でどの情報をどの範囲まで対象とするかを明確にしておくことの方が実務上は重要といえます。
人事データに含まれる主な項目
人事データには複数の種類があり、目的に応じて分類されます。ここでは代表的な項目を、基本情報から評価、勤怠まで区分して紹介します。
基本情報と異動履歴
基本情報とは、氏名や生年月日、入社日、所属部署、役職といった従業員の属性を示すデータです。異動履歴と組み合わせることで、社員がどのような部署や役割を経験してきたかを把握できます。
これらの情報は採用時に登録され、異動や昇進のたびに更新される性質を持ちます。更新が滞ると実態と情報が乖離するため、人事システムを用いて随時反映する運用が有効です。
評価・スキルデータ
評価データとは、人事評価制度をもとに算出された成績や、上長からのフィードバック内容を指します。スキルデータは資格や語学力、保有する専門知識などを整理した情報です。
この2つを組み合わせると、従業員の強みや今後伸ばしたい領域を可視化しやすくなります。育成計画や後継者の検討を進める場面で参照されるケースがあり、部署をまたいだ人材の把握にも役立てられます。定期的に更新しないと現状と情報のずれが生じやすい点にも注意が必要です。
勤怠・給与データ
勤怠データは出退勤時刻や残業時間、有給休暇の取得状況を記録した情報です。給与データは基本給や手当、控除額など支給に関わる数値を含みます。
これらは法令に沿った記録として一定期間の保管が求められる場合があり、勤怠管理システムや給与計算システムから人事データベースへ連携される運用がとられることもあります。連携がうまくいかない場合、システム側の設定や連携先の仕様、入力タイミングのずれなど複数の要因が考えられるため、原因を一つに絞らず確認することが大切です。
人事データを収集・管理する方法
人事データの管理方法には複数の選択肢があります。紙やExcelでの管理から人事システムによる一元管理まで、それぞれの特徴を確認しましょう。
| 管理方法 | 特徴 |
|---|---|
| 紙・Excel管理 | 導入コストが低くすぐに始められる一方、従業員が増えるとファイルが分散し最新情報が分かりにくくなる場合がある |
| 人事システム管理 | 基本情報や評価、スキルを一元管理でき、検索や集計、権限設定によるアクセス制御がしやすい |
紙やExcelでの管理
従業員数が少ない企業では、紙の書類やExcelファイルで人事データを管理している場合があります。導入コストが低く、すぐに始められる点が利点です。
一方で従業員が増えるとファイルが分散しやすく、どのファイルが最新情報か分かりにくくなる場合があります。担当者ごとに管理方法が異なると、入力ミスや更新漏れが発生する可能性もあるため、運用ルールを決めたうえで定期的に確認する工夫が必要です。
人事システムでの一元管理
人事システムとは、基本情報や評価、スキルなどの人事データを一つのデータベースにまとめて管理できるシステムです。部署をまたいだ情報共有がしやすくなります。
検索や集計の機能を備えた製品を使うと、必要な人事データを短時間で抽出できるようになります。権限設定によってアクセスできる範囲を制御できる点も特徴で、閲覧できる情報を役割ごとに分けることで、機微な情報を限られた担当者だけで扱う運用がしやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
人事データを活用する場面
人事データは記録として残すだけでなく、さまざまな業務判断の材料として活用できます。ここでは配置や採用、評価や育成における活用場面を紹介します。
人材配置や採用への活用
人材配置の検討では、異動履歴やスキルデータを参照することで、部署の状況に合った人材を検討しやすくなります。過去の経験や得意分野を踏まえた配置が可能になります。
採用活動においても、既存社員の経歴やスキルの傾向を人事データから確認すると、必要な人材像を具体化する助けになります。募集要項を作成する段階で、活躍している社員の経歴やスキルの共通点を参考にする企業もあり、経験や勘だけに頼らない検討がしやすくなることが期待できます。
人事評価や育成への活用
人事評価では、過去の評価データを蓄積して比較することで、個人の成長度合いや傾向を確認しやすくなります。評価者間のばらつきを見直す材料にもなります。
育成計画の立案でも、スキルデータをもとに不足している知識や経験を洗い出し、研修内容を検討する場面で役立てられます。部署ごとに評価の基準や視点が異なる場合は、複数部署のデータを横断的に比較することで、全社的な傾向を把握しやすくなる場合もあります。
人事データ管理で気をつけたいポイント
人事データには個人情報が多く含まれるため、管理には注意が必要です。セキュリティ対策とデータの正確性という2つの観点に加え、日頃の運用体制の見直しも含めて確認します。
セキュリティ対策の徹底
人事データには給与や評価など機微な情報が含まれるため、アクセス権限を職務に応じて設定し、必要な範囲に限定することが重要です。
情報が外部に流出すると、従業員のプライバシーに関わる問題に発展する可能性があります。人事システム側の権限管理やログ記録に加え、利用者側のパスワード管理、外部委託先との連携ルールなど、複数の観点から対策を組み合わせて講じる必要があります。
データの正確性の維持
人事データは異動や評価のたびに更新されるため、入力のタイミングがずれると実態と異なる情報が残ってしまう場合があります。定期的な棚卸しが有効です。
複数のシステムに同じ情報を入力していると、片方だけ更新されて不整合が生じる可能性もあります。データの入力元を一本化し、どの担当者がどの項目を更新するかという運用ルールをあらかじめ定めておくと、情報の重複や食い違いを防ぎやすくなります。
人事データの一元管理におすすめのシステム
基本情報や評価、スキルデータを一つのデータベースで管理し、検索・集計や権限設定によるアクセス制御を行える製品を紹介します。人事データの分散や更新漏れに課題を感じている場合の参考にしてください。
SmartHR
- 入社手続きや身上変更で、最新の「従業員データ」が自然と蓄積
- 最新データから「名簿」「組織図」を自動作成、組織改善を後押し
- 蓄積データを給与計算に直結。120以上の外部サービスとも連携可
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、従業員の基本情報や異動履歴、スキルなどの人事データを一つのデータベースに集約できる、人と組織のためのバックオフィスシステムです。入社手続きや年末調整といった労務手続きをオンラインで完結でき、従業員自身が情報を入力・更新する仕組みも備えています。蓄積した人事データは検索や条件抽出、帳票出力などに活用でき、部署をまたいだ情報共有や、権限設定による閲覧範囲の制御にも対応しています。
カオナビ
- 従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現
- 身上申請からそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化
- 直感的に使えるUIで人事から現場まで定着
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、顔写真付きの一覧画面で従業員の基本情報や評価、スキル、経歴などの人事データを一元管理できるタレントマネジメントシステムです。人事評価の運用や配置シミュレーション、人材データの分析機能を備え、蓄積したデータをもとに人材配置や育成計画の検討に活用できます。カスタマイズ可能な項目設定により、企業ごとに必要な人事データの管理項目を柔軟に設計できる点も特徴です。
HRBrain
- 人材情報を一元管理、パッと並べてサクサク探せる
- スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく抜擢・配置を実現
- 組織診断サーベイで離職防止やエンゲージメント向上
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人事評価やスキル、目標管理などの人事データをクラウド上で一元管理できるタレントマネジメントシステムです。評価制度の運用をシステム上で完結でき、評価結果や面談記録を蓄積して育成計画や人材配置の検討材料として活用できます。組織図や人材データを可視化する機能も備えており、部署を横断した人材の把握や後継者育成の検討にも役立てられます。
タレントパレット
- 従業員一人ひとりの人材データに基づいた人材管理・活用が可能
- 人事と従業員にとって使いやすいデザインと操作性
- 人事評価や研修管理をはじめ、幅広い領域の「人事DX」を実現
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「タレントパレット」は、基本情報や評価、スキル、勤怠など多岐にわたる人事データを統合的に管理・分析できるタレントマネジメントシステムです。蓄積したデータをもとに人材配置のシミュレーションや離職リスクの分析といった機能を利用でき、採用から配置、育成までの各場面でデータを活用した検討を支援します。他システムとのデータ連携にも対応しています。
SAPSuccessFactorsEmployeeCentral （SAPジャパン株式会社）
- 100以上の国・地域の規制に対応しグローバルでも順守可能。
- 従業員と管理者が場所・時間問わず利用できるモバイルアクセス
- データ整合性確保とAIでエンゲージメント強化。
リシテア 人事給与管理 （株式会社日立ソリューションズ）
- グループ60社30万名規模の就業管理実績
- 組織・異動シミュレーションで戦略的な人財配置を支援
- 画面と帳票のレイアウトを自由に設定可能。
人事データに関するFAQ
人事データについて、担当者から寄せられることが多い疑問をまとめました。定義や管理方法、活用場面の理解を深める際の参考にしてください。
- Q1：人事データとはどこまでの情報を含みますか？
- 基本情報や異動履歴、評価、スキル、勤怠、給与など、人事業務で扱う従業員関連の情報全般を指します。企業によって管理する項目の範囲は異なります。
- Q2：人事データはExcelでも管理できますか？
- 従業員数が少ない場合はExcelでの管理も可能です。ただし従業員数が増えると更新漏れや情報の分散が発生する場合があるため、人事システムの活用も選択肢の一つとして検討できます。
- Q3：人事データを活用するとどのような効果が期待できますか？
- 人材配置や採用、評価、育成といった判断の材料として活用でき、経験や勘だけに頼らない検討がしやすくなることが期待できます。部署を横断した傾向の把握にも役立てられる場合があります。
まとめ
人事データとは、基本情報から評価、スキル、勤怠、給与まで従業員に関する幅広い情報を指す言葉です。適切に収集・管理することで、配置や採用、評価、育成などさまざまな判断材料として活用できます。セキュリティやデータの正確性といった注意点も踏まえたうえで、自社の従業員数や運用体制に合った収集・管理の方法を検討してみてください。
