人事管理システムとは
人事管理システムとは、社員の氏名や所属、資格、評価履歴、給与といった人事情報をデータベース上で一元管理するためのシステムです。まずは基本的な仕組みと、従来の紙やExcelによる管理との違いを整理します。
人事情報を一元管理する仕組み
人事管理システムは、社員一人ひとりの基本情報や異動履歴、評価結果、資格情報などを一つのデータベースに集約する仕組みを持ちます。部署ごとに個別のファイルで管理していた情報を統合できるため、必要なデータを探す手間を減らせます。
例えば人事異動の際には、対象社員の経歴やスキル情報をシステム上ですぐに確認できます。検索機能や絞り込み機能を備えた製品も多く、条件に合う人材を抽出する用途にも活用できます。
従来の管理方法との違い
紙の台帳やExcelファイルによる人事管理では、更新のたびに複数のファイルを手作業で修正する必要があり、情報の食い違いが発生する場合があります。人事管理システムでは情報を一元化するため、こうした更新漏れのリスクを抑えやすくなります。
また、Excelでは担当者ごとにファイルの管理方法が異なり、属人化しやすい傾向があります。システム化によって入力ルールや権限設定を統一できるため、組織としての情報管理の標準化につながります。
人事管理システムで管理できる主な機能
人事管理システムには、社員情報の管理や評価、給与・労務との連携など複数の機能が搭載されています。ここでは代表的な機能を3つの観点から紹介します。
人材情報の管理機能
社員の氏名や生年月日、所属部署、役職、保有資格、異動履歴などの基本情報を登録し、一覧で確認できる機能です。組織図と連動して表示できる製品もあり、組織全体の人員構成を把握しやすくなります。
入社や異動、退職などのライフイベントに応じて情報を更新できるため、常に最新の状態を保ちやすい点が特徴です。過去の異動履歴を参照できる機能を備えた製品もあり、配置検討の材料として活用できます。
人事評価・タレントマネジメント機能
目標設定や評価シートの作成、評価結果の集計を行う機能です。評価履歴を蓄積することで、社員のスキルや適性を可視化し、育成計画や配置検討に役立てられます。
一部の製品には、スキルや経験をもとに次のポジションを検討するタレントマネジメント機能が搭載されています。評価データと配置情報を組み合わせることで、後継者育成の検討材料としても利用できます。
給与・労務システムとの連携機能
人事管理システムの中には、給与計算システムや勤怠管理システムとデータを連携できる機能を備えた製品があります。人事異動や等級変更の情報を自動的に反映できる場合、給与担当者の入力作業を減らせます。
ただし、連携できる範囲は製品によって異なります。API連携に対応しているか、既存の給与システムとの互換性があるかは、導入前に個別に確認しておく必要があります。
人事管理システムを導入する目的とメリット
人事管理システムを導入する目的は、業務効率化だけでなく、人材データの活用による意思決定支援にもあります。ここでは代表的な導入目的とメリットを2つの観点から見ていきます。
事務作業の効率化という目的
人事管理システムを導入する主な目的の一つが、人事関連の事務作業にかかる時間の削減です。社員情報の登録や更新、各種証明書の発行申請などをシステム上で処理できるため、紙の書類による手続きを減らせます。
従業員自身が住所変更や扶養情報の更新を入力できるセルフサービス機能を備えた製品もあります。人事担当者が代行入力する手間を省ける場合があり、業務負荷の軽減が期待できます。
データ活用による意思決定支援というメリット
人事情報を一元管理することで、人員構成や離職率、評価分布といったデータを集計しやすくなります。経営層や人事部門が組織課題を把握する際の判断材料として活用できる点がメリットです。
例えば部署ごとの平均勤続年数や評価スコアの分布をレポートで確認できれば、人員配置や育成施策の検討に役立てられます。データに基づいた人事施策の立案がしやすくなる点も特徴です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力(約60秒)で人事システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
人事管理システムの主な種類と提供形態
人事管理システムには提供形態や対象規模による違いがあります。自社に適した製品を検討するために、代表的な分類を確認しておきましょう。
クラウド型とオンプレミス型の違い
人事管理システムの提供形態には、インターネット経由で利用するクラウド型と、自社サーバーに構築するオンプレミス型があります。クラウド型は初期費用を抑えやすく、短期間で利用を開始しやすい傾向があります。
一方でオンプレミス型は、自社の業務フローに合わせてカスタマイズしやすい特徴があります。ただし、サーバーの保守や運用を自社で担う必要があるため、運用体制を事前に検討しておく必要があります。
中小企業向けと大企業向けの違い
人事管理システムには、社員数の規模を想定して設計された製品があります。中小企業向けの製品は基本機能を中心にシンプルな構成で、比較的低コストで導入できるものが多くあります。
大企業向けの製品は、複数拠点の管理やグループ会社間でのデータ連携、複雑な組織階層への対応など、大規模組織特有の要件に対応できる機能を備えている場合があります。自社の社員数や組織構造に合わせて検討することが重要です。
人事管理システムの導入時に確認しておきたい選定ポイント
人事管理システムを選定する際は、機能の豊富さだけでなく、自社の課題との適合性や既存システムとの連携性を確認することが重要です。ここでは代表的な選定ポイントを3つ紹介します。
自社の課題との適合性
まず整理すべきは、自社が人事管理システムの導入によって解決したい課題です。社員情報の分散が課題なのか、評価業務の効率化が課題なのかによって、優先すべき機能は異なります。
課題を明確にせずに製品を選ぶと、必要な機能が不足していたり、逆に使わない機能ばかりで操作が複雑になったりする可能性があります。導入目的を整理したうえで、比較検討を進めることが重要です。
既存システムとの連携性
既に給与計算システムや勤怠管理システムを利用している場合、新たに導入する人事管理システムとデータ連携ができるかを確認する必要があります。連携ができないと、情報を二重に入力する手間が発生する場合があります。
API連携やCSV出力に対応しているかは製品によって異なります。導入前に自社が利用している他システムとの連携実績や連携方法について、提供会社に確認しておくと安心です。
サポート体制と料金体系
導入後の運用を見据えて、サポート体制や料金体系を確認することも欠かせません。操作方法の問い合わせに対応する窓口の有無や、対応時間、サポート方法は製品によって異なります。
料金体系についても、社員数に応じた従量課金制か、固定料金制かで費用感が変わります。無料トライアルを提供している製品もあるため、実際の操作性を確認したうえで比較検討することをおすすめします。
人事情報を一元管理できる代表的な人事管理システム
人事管理システムには、社員情報の一元管理を中心に、評価や労務、給与連携まで幅広く対応する製品があります。ここでは基本機能の網羅性や連携範囲を基準に、代表的な製品を紹介します。
SmartHR
- 入社手続きや身上変更で、最新の「従業員データ」が自然と蓄積
- 最新データから「名簿」「組織図」を自動作成、組織改善を後押し
- 蓄積データを給与計算に直結。120以上の外部サービスとも連携可
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人と組織のためのバックオフィスシステムで、社員情報の一元管理をはじめ、人事・労務に関する幅広い業務を支援します。入社手続きや年末調整といった労務手続きの電子化にも対応しています。社員が自身で情報を入力できるセルフサービス機能を備え、氏名や住所、扶養情報などの更新作業を効率化できます。人事評価などのタレントマネジメント機能とも連携でき、蓄積した人事データを組織分析や意思決定支援に活用できる点が特徴です。他システムとのAPI連携にも対応しています。
カオナビ
- 従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現
- 身上申請からそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化
- 直感的に使えるUIで人事から現場まで定着
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、社員の顔写真とともに人材情報を一覧管理できるクラウド型のタレントマネジメントシステムです。スキルや経験、評価履歴などの人事データを蓄積できます。検索や絞り込み機能を通じて、配置検討や人材の可視化に活用できる点も特徴です。評価シートの作成や集計機能も備えており、目標管理や人事評価のプロセスをシステム上で完結できます。組織図と連動した表示にも対応し、人員構成の把握を支援します。
HRBrain
- 人材情報を一元管理、パッと並べてサクサク探せる
- スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく抜擢・配置を実現
- 組織診断サーベイで離職防止やエンゲージメント向上
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人材情報の一元管理と人事評価、タレントマネジメントを一体的に行えるクラウド型システムです。評価シートの作成や進捗管理、評価結果の集計を効率化できます。社員のスキルや経験を可視化し、配置検討や後継者育成の検討材料として活用できる点も特徴です。組織図やレポート機能を通じて人員構成やデータ分析を行うことも可能で、人事施策の立案を支援します。
マネーフォワード クラウド人事管理
- 従業員情報の収集・変更をオンライン化！
- 従業員情報を利用する各種ソフトと連携し自動で反映
- 人事異動情報の事前登録可能！異動・組織変更時の対応スムーズ
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド人事管理」は、社員情報の一元管理を中心としたクラウド型システムです。入社時の情報収集や年末調整などの手続きも電子化できます。従業員自身が情報を入力できるセルフサービス機能を備え、人事担当者による代行入力の手間を軽減できます。給与計算や勤怠管理など同社が提供する他のクラウドサービスとの連携にも対応しており、人事関連業務を一連の流れで効率化できる点が特徴です。
リシテア 人事給与管理 （株式会社日立ソリューションズ）
- グループ60社30万名規模の就業管理実績
- 組織・異動シミュレーションで戦略的な人財配置を支援
- 画面と帳票のレイアウトを自由に設定可能。
PCAクラウド人事管理 （ピー・シー・エー株式会社）
- 柔軟に項目設定可能なユーザー定義マスターで自社にフィット。
- API連携による他システムとのシームレスなデータ交換対応。
- 通知機能・年譜表示・クラウド基盤による安心運用。
人事管理システムに関するFAQ
人事管理システムの導入を検討する際によく挙がる質問をまとめました。
- Q1：人事管理システムと勤怠管理システムは何が違いますか?
- 人事管理システムは社員の基本情報や評価、異動履歴などを管理するのに対し、勤怠管理システムは出退勤時刻や休暇取得状況を管理します。両者を連携できる製品もあり、目的に応じて使い分けたり組み合わせたりします。
- Q2：人事管理システムの導入にはどのくらいの期間がかかりますか?
- 導入期間は製品の種類や自社の既存データの整備状況によって異なります。クラウド型は比較的短期間で利用を開始できる場合がありますが、オンプレミス型やカスタマイズを伴う場合は準備期間が長くなる傾向があります。
- Q3：小規模な企業でも人事管理システムは必要ですか?
- 社員数が少ない段階では紙やExcelでの管理でも対応できる場合がありますが、組織の成長に伴い情報量が増えると管理が煩雑になる可能性があります。将来的な拡張性を見据えて早めに検討する企業もあります。
まとめ
人事管理システムとは、社員の基本情報や評価、給与などの人事データを一元管理し、業務効率化とデータ活用を支援する仕組みです。提供形態や対象規模によって特徴が異なるため、自社の課題や既存システムとの連携性を踏まえて比較検討することが重要です。本記事で紹介した選定ポイントを参考に、自社に合う製品を見極めてください。
