ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■解決したい運用課題別
- 棚卸差異を減らしたい：zaico、タナヨミ、Convi.BASE（コンビベース）、moni-stock、IritoDe
- 欠品と過剰在庫を減らしたい：Convi.BASE（コンビベース）、zaico、キントーン、アラジンオフィス、みえぞう
- 複数拠点の在庫をそろえたい：zaico、BRAIN AEGIS、StockManager、みえぞう、WelThings
- ■運用体制別
- 利用者ごとの権限を細かく設定したい：BRAIN AEGIS、zaico
- 運用定着まで支援を受けたい：Convi.BASE（コンビベース）、zaico、タナヨミ、BRAIN AEGIS、アラジンオフィス
在庫管理システムの運用でつまずく原因
在庫管理システムの運用がうまくいかない場合、システムの機能よりも、入力の仕方や担当者間の取り決めに原因があるケースも少なくありません。代表的な3つの原因を見ていきます。
入力の後回しで在庫数がずれる
代表的なのは、入出庫の入力を後回しにすることで生じるずれです。忙しい時間帯に出荷を優先し、入力を夕方にまとめると、その間はシステム上の在庫数と現物が一致しません。
この状態で別の担当者が在庫を確認すると、実際にはない在庫で受注したり、ある在庫を欠品と判断したりするおそれがあります。ずれた在庫数が何度か続くと、現場がシステムの数字を信用しなくなり、手書きのメモやExcelに戻ってしまうこともあります。
担当者ごとに処理方法が異なる
同じ取引でも、担当者によって入力の仕方が違うと在庫数がそろいません。例えば、返品を「入庫」で処理する人と「出庫の取り消し」で処理する人がいると、集計や履歴の見え方が変わってしまいます。
こうした違いは、導入時の操作説明が一部の担当者にとどまり、口頭で引き継がれるうちに生まれる場合があります。処理方法の違いは本人も気づきにくいため、手順を文書にして共有しておくことが欠かせません。
例外取引の扱いが決まっていない
通常の入出庫は手順どおりに入力できても、例外的な取引で処理が止まるケースがあります。サンプル品の持ち出し、破損品の廃棄、拠点間の移動、納品数の過不足などが代表例です。
扱いが決まっていないと、入力されないまま放置されたり、担当者の判断で別の区分に入力されたりします。結果として、棚卸で原因のわからない差異として表れます。例外取引こそ、あらかじめ処理方法を決めておくべき対象です。
在庫管理の運用ルールで決めておく項目
在庫管理の運用ルールは、細かく作り込むより、現場が迷う場面を優先して決めるほうが定着しやすくなります。少なくとも次の3つの項目は、導入時に文書にして共有しましょう。
入力のタイミングと担当範囲
まず、在庫が動いてから何分以内、あるいはどの作業の直後に入力するかを決めます。例えば「出荷の検品が終わったらその場で出庫を確定する」「入荷はその日のうちに入庫登録する」のように、作業と入力を結びつけると守られやすくなります。
あわせて、入庫、出庫、在庫修正をそれぞれ誰が担当するかを明確にします。在庫数を直接修正できる人を限定しておくと、意図しない修正を減らせます。
例外取引の処理方法
前の章で挙げた例外取引について、どの区分で入力し、どの書類を残すかを一覧にします。区分の例は次のとおりです。
| 取引 | 処理の例 |
|---|---|
| 顧客からの返品 | 返品入庫として登録し、良品と不良品を分けて保管場所を指定する |
| 拠点間・棚の間の移動 | 在庫移動として登録し、移動元と移動先の両方の数量を変える |
| 破損・期限切れ | 廃棄出庫として登録し、理由と承認者を記録する |
表にない取引が発生した場合は、管理者に確認してから入力する決まりにし、確認した結果を一覧に追記していきます。
マスタ変更の承認手順
品目マスタや保管場所マスタの変更は、在庫数そのものに影響するため、承認の手順を決めておきます。例えば、入数を変えると換算後の在庫数が変わり、品目コードを統合すると履歴の追跡が難しくなります。
変更の申請者と承認者を分け、変更した日と理由を記録するルールにすると、後から原因を調べやすくなります。新商品の登録も同じ手順で行い、登録漏れによる入力保留を防ぎましょう。
棚卸差異を原因別に減らす運用
棚卸差異とは、システム上の在庫数と実際に数えた数の差です。差異をその場で修正して終えるのではなく、原因を記録して手順を見直すことで、次の棚卸での差異を減らせます。
循環棚卸で差異を早く見つける
年に1～2回の一斉棚卸だけでは、差異が見つかったときに原因をたどるのが難しくなります。そこで、品目や棚を区切って毎日あるいは毎週少しずつ数える循環棚卸を取り入れる方法があります。
循環棚卸なら、差異が生じてから見つかるまでの期間が短いため、受払履歴をさかのぼって原因を特定しやすくなります。動きの速い品目や単価の高い品目を優先して数える頻度を高めると、限られた人手でも効果を得やすくなります。
差異の原因を記録して分類する
差異が見つかったら、修正する前に原因を調べて記録します。原因は「入力漏れ」「数量の誤入力」「品目の取り違え」「保管場所の誤り」「破損や紛失」のように分類しておくと、集計しやすくなります。
在庫数の修正時に理由を選んで入力できる製品であれば、この分類をそのまま使えます。原因がわからない差異も「不明」として残し、件数の推移を追うことが大切です。
原因別に再発防止策を決める
分類した原因ごとに、手順や設備で防ぐ方法を決めます。品目の取り違えが目立つならバーコードでの読み取り入力に切り替える、入力漏れが目立つなら作業と入力のタイミングを見直す、といった具合です。
対策を決めたら、運用ルールの文書にも反映します。次回の棚卸で同じ原因の差異が減ったかを確かめ、減っていなければ別の対策を検討します。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で在庫管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
在庫管理システムの運用状況を測る指標
運用が定着しているかは、感覚ではなく数字で確かめると改善点が見えます。在庫管理システムに蓄積されたデータから算出できる、代表的な指標を紹介します。目標値は業種や商品で異なるため、自社の推移を見ることが基本です。
在庫回転日数と在庫回転率
在庫回転率は、一定期間に在庫が何回入れ替わったかを示す指標です。売上原価を平均在庫高で割って求める方法があり、値が大きいほど在庫が早く動いていることを表します。
在庫回転日数は、在庫が出荷されるまでにかかる日数の目安です。期間の日数を在庫回転率で割って求めます。品目別に見ると、動きの遅い品目や発注量が多すぎる品目を見つける手がかりになり、発注点の見直しにも使えます。
棚卸差異率と欠品率
棚卸差異率は、棚卸で差異が出た品目の件数や金額が、棚卸対象全体に占める割合です。運用ルールの見直しや再発防止策が効いているかを確かめる指標として使えます。
欠品率は、注文を受けたときに在庫がなく出荷できなかった割合です。差異率と欠品率をあわせて見ると、「システム上はあるのに実物がない」という在庫のずれによる欠品なのか、発注不足による欠品なのかを切り分けやすくなります。
滞留在庫と不動在庫の比率
滞留在庫とは、一定期間出荷されていない在庫のことで、長く動かない在庫を不動在庫と呼ぶこともあります。何か月動きがなければ滞留とみなすかを社内で決め、在庫全体に占める金額の割合を定期的に確認します。
受払履歴が残る在庫管理システムなら、最終出荷日から滞留品目を抽出できる場合があります。抽出した品目は、値下げ販売や発注停止、廃棄の判断材料として扱い、判断の結果も記録しておきましょう。
在庫管理システムを運用する体制づくり
運用を長く続けるには、特定の担当者に頼らず、複数人で状況を把握できる体制が必要です。役割の分け方と、見直しの仕組み、ベンダーとの関わり方を整理します。
複数人で回せる役割分担
在庫管理システムの管理を1人の担当者に任せきりにすると、その人が不在のときに処理が止まり、操作方法も引き継がれにくくなります。マスタ管理、入出庫の入力、棚卸の確認といった役割ごとに、主担当と副担当を置くとよいでしょう。
あわせて、操作手順書や例外処理の一覧を共有フォルダなどにまとめ、誰でも参照できるようにします。複数拠点がある場合は、拠点ごとの担当者と全体の管理者を決め、運用ルールを統一します。
定例の見直しと手順書の更新
月に1回など定期的に、棚卸差異や欠品、滞留在庫の指標を確認する場を設けます。現場の担当者も参加し、入力しにくい画面や迷った処理を共有してもらうと、ルールの改善点が見つかります。
決めた改善内容は手順書に反映し、更新した日と内容を記録します。新しく加わった担当者には、手順書をもとに操作説明を行うと、担当者による処理の違いを防げます。
操作ログと権限の点検
操作ログとは、誰が、いつ、どの操作をしたかの記録です。在庫数の修正やマスタ変更の履歴を定期的に確認すると、ルールどおりに運用されているかを点検できます。
異動や退職があった際は、利用者の権限を速やかに見直します。設定方法がわからない場合や運用の改善を相談したい場合は、ベンダーのサポート窓口を利用できます。サポートの範囲は製品や契約で異なるため、導入時に確認しておきましょう。
運用面で比べる在庫管理システムの一覧
棚卸差異や欠品への対策、複数拠点での管理、導入後の支援といった運用面の観点で、この記事で紹介する在庫管理システムを一覧にまとめました。自社で解決したい運用課題に近い製品を探す際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Convi.BASE（コンビベース） | 発注点割れや使用期限超過をメールで通知。業務フロー策定などのコンサルティングも用意 |
| zaico | 棚卸専用画面で実在庫との差異を確認でき、拠点ごとの権限設定で複数拠点を一元管理 |
| BRAIN AEGIS | ユーザーごとに操作・閲覧権限を設定可能。引当履歴や倉庫間移動も管理できるWMS |
| タナヨミ | バーコード検品と自動引当で人的ミスを抑制。運用開始後もスタッフがサポート |
| キントーン | 在庫データや入出庫履歴をkintone AIが要約・分析し、在庫状況の把握を支援 |
| アラジンオフィス | 販売・在庫管理を一体で行うパッケージ。リアルタイムの在庫把握で不良在庫の削減を支援 |
| StockManager | 複数拠点・複数倉庫の在庫を一元管理。ロット・シリアル番号管理にも対応 |
| みえぞう | 複数拠点の在庫をネットで一元管理。自動算出機能で適正在庫の維持を支援 |
| WelThings | バーコード等で入出庫・棚卸を記録し、複数拠点・部署で在庫データを共有できる |
| moni-stock | RFIDの一括スキャンで入出庫や棚卸を効率化し、クラウド上の在庫を即時更新 |
| IritoDe | RFIDやバーコードで入出荷・在庫を可視化。非接触の一括読み取りで棚卸を効率化 |
棚卸・欠品対策や運用効率化に役立つ在庫管理システム
ここでは、棚卸差異の確認や欠品を防ぐアラート、入出庫管理の効率化、権限設定、導入後のサポートなどに注目して製品を紹介します。自社の運用課題にあう機能が備わっているか、現場で無理なく活用できるかを確認しながら比較しましょう。
Convi.BASE（コンビベース）
- スマートフォンを利用して入出庫・棚卸しの効率化を実現
- メールアラート機能で発注漏れ・期限切れを防止
- 管理項目は完全自由！柔軟な台帳機能で様々なモノの管理に対応
株式会社コンビベースが提供する「Convi.BASE（コンビベース）」は、物品管理業務の見直しから導入、運用までを支援するクラウド型の物品管理サービスです。管理ラベルをスマートフォンやハンディターミナルで読み取って入出庫・棚卸しを記録でき（数量管理・棚卸し管理はオプション）、購入・移動・棚卸し・廃棄などの履歴も残せます。使用期限の超過や発注点割れは、アラートメールで担当者へ知らせる仕組みです。業務フロー策定や運用マニュアル作成のコンサルティング、棚卸し作業の代行サービスも用意されています。
zaico
- PCで在庫データを一元管理、現場はスマホでスキャンするだけ
- QR・バーコードとAI読取で、手入力と記入ミスの両方を削減
- クラウド共有で拠点をまたいで最新在庫を確認、属人化を解消
株式会社ZAICOが提供する「zaico」は、在庫数・保管場所・入出庫履歴をPC上で一元管理し、複数人・複数拠点で同じ在庫データを共有できるクラウド型の在庫管理システムです。棚卸専用画面で実在庫と帳簿の数を照合し、差異をその場で確認できます。発注点を下回ると自動でアラートを出すため、欠品や余分な発注の防止に役立ちます。ユーザーごとに閲覧のみ、棚卸のみといった権限を設定でき、6か月間のオンボーディング支援もオプションで利用できます。
BRAIN AEGIS
- 50万件のデータも瞬間検索。事業成長による”システム重延ゼロ”
- 物流現場のプロが設計。教育コストを最小化する”直感UI”
- 年間1位「トーマス」の会社が開発。プロの知見でミスゼロを実現
関通ホールディングス株式会社が提供する「BRAIN AEGIS」は、物流現場のノウハウをもとに開発された中小規模向けのSaaS型WMSです。ユーザーごとに操作権限・閲覧権限を設定でき、スタッフは入荷データの入力のみ、管理者は全データを参照といった役割分担に沿って運用できます。入出庫や引当履歴、在庫調整、倉庫間移動、棚卸し管理を一元化し、ダッシュボードや通知・アラート設定も備えています。利用中のトラブルや不明点には専門スタッフが対応し、物流改善の提案まで相談できます。
タナヨミ
- 【棚管理、バーコード管理を行うことで人的ミスの削減！】
- 【在庫データをリアルタイムに共有】
- 【各企業様の運用に合わせてカスタマイズが可能】
株式会社ロジ・グレスが提供する「タナヨミ」は、倉庫業のノウハウを取り入れた倉庫・在庫管理システムで、在庫データをリアルタイムに共有できます。担当者しか把握していなかったモノの場所や数を誰でも確認できるようになり、業務の標準化につながります。バーコード管理で検品作業をハンディターミナルなどに任せられるほか、自動引当機能により入荷の古いものから出荷する先入先出をシステム側で行えます。運用開始後もスタッフのサポートを受けられ、運用にあわせたカスタマイズも可能です。
キントーン
- AIとノーコードで自社にフィットする在庫管理がつくれる
- 在庫管理以外も様々な業務課題を解決できる
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、蓄積した在庫データをAIで要約・分析しながら、運用ルールにあわせて在庫管理の仕組みを見直せる業務改善プラットフォームです。入出庫履歴を製品マスタとひも付けて記録し、在庫数をグラフや集計表で確認できます。kintone AIでは在庫データや入出庫履歴の要約・分析により、在庫が少ない商品や動きの多い商品を把握しやすくなります。kintone AIは、お試し中またはスタンダードコース以上の契約で利用できます。運用ルールの変化にあわせて項目や画面を見直せる点も特徴です。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- さまざまな業種・業態に対応！5000社を超える導入実績
- 販売・在庫管理だけでなく、豊富なオプション機能をご用意
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、販売管理と在庫管理を中心に、受注・発注・仕入などの業務を幅広くカバーするパッケージシステムです。リアルタイムで在庫数を把握することで不良在庫の削減を支援し、必要な機能はカスタマイズで追加できます。提供形態はオンプレミスとクラウドから選べ、ハンディターミナル連携や会計連携などのオプションも用意されています。導入後は現地サポートや電話サポートを行うサポートセンターが運用を支えます。対象地域は関東・関西・東海です。
StockManager （GMOインターネットグループ株式会社）
- 複数拠点・複数倉庫の在庫を一元管理
- ロット・シリアル番号管理に対応
- バーコード・QRコードで入出荷検品
みえぞう （株式会社ビッツ）
- 複数拠点の在庫を一元管理
- 入力ミス防止と業務の簡略化
- 自動算出機能で適正在庫を維持し、欠品や過剰在庫を防ぐ。
WelThings （ウェルコムデザイン株式会社）
- バーコード等対応で、在庫データ入力を効率化。
- 在庫情報をリアルタイムに反映し、見える化。
- 複数拠点・部署でのデータ共有と業務一元管理。
moni-stock （株式会社NTTデータIMジェイエスピー）
- RFID一括スキャンで在庫確認を効率化
- クラウドに入出庫を記録し在庫を即時更新
- 工事不要で導入でき、小規模倉庫でも利用可能
IritoDe （株式会社サトー）
- RFIDやバーコードで入出荷・在庫を可視化。
- 非接触の一括読み取りで棚卸し作業を効率化
- 現場運用に合わせたラベル発行やカスタマイズが可能
まとめ
在庫管理システムの運用を定着させるには、入力のタイミングや例外取引の処理方法をルールにし、棚卸差異の原因を記録して再発防止につなげることが大切です。在庫回転日数や棚卸差異率などの指標で効果を確かめ、複数人で回せる体制と手順書の更新を続けましょう。棚卸差異の記録や循環棚卸、操作ログの機能は製品ごとに異なるため、資料請求で自社の運用課題にあう在庫管理システムを比較してみてください。
