ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■確認できるセキュリティ対策別
- 通信の暗号化と不正アクセス対策：ODIN リアルタイム配送システム
- ID・パスワードによるデータ管理：TUMIX配車計画
- 提供会社のISMS認証取得：ASSORT
- ■情報を共有する相手別
- 協力会社のドライバー・傭車：TUMIX配車計画、ハコベル配車管理
- API連携する荷主のシステム：ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド、TCloud for SCM、ODIN リアルタイム配送システム
配送管理システムで守るべき3種類の情報
配送管理システムには、配送先の個人情報から車両の動き、取引条件まで、性質の異なる情報が集まります。情報の種類ごとに漏えいしたときの影響が違うため、まずは何を守るのかを整理しておきましょう。
荷受人の氏名や住所、電話番号
最も慎重に扱いたいのが、荷物を受け取る人の氏名や住所、電話番号です。個人宅への配送を扱う場合、これらは個人情報保護法の対象となる個人データにあたります。
配送管理システムでは、こうした情報が配送伝票の取り込みや配車計画の作成のたびに蓄積されていきます。不在時の再配達の希望や、置き配の場所といった生活に関わる情報が含まれることもあります。どの業務に、どの項目まで必要なのかを見直し、不要な項目は取り込まない運用も検討しましょう。
車両の位置情報と走行履歴
動態管理の機能で集まる車両の現在地や走行履歴も、守るべき情報の1つです。どの時間にどこを走っているかがわかると、高額な荷物を運ぶ車両の動きや、取引先の所在地が推測されるおそれがあります。
また、位置情報はドライバー個人の勤務中の行動を示すデータでもあります。誰が、どの目的で位置情報を見られるのかを社内で決め、ドライバーにも利用目的を説明しておくことが大切です。業務時間外に位置情報を取得しない設定ができるかも確認したい点です。
荷主との取引条件や運賃の情報
3つ目は、荷主ごとの運賃や契約条件、取扱量といった取引に関わる情報です。個人情報ではありませんが、外部に知られると価格交渉や取引関係に影響する可能性があります。
運賃計算や請求の機能を備えた配送管理システムでは、こうした情報が配車データと同じ場所に保存されます。ドライバーや協力会社の利用者には運賃の画面を見せないなど、担当業務に応じて閲覧できる範囲を分けておく必要があります。
ドライバー端末と現場で起こりうるリスク
配送管理システムは、事務所のパソコンだけでなく、車内のスマートフォンやタブレットからも使われます。持ち歩く端末と、多くの人が出入りする現場ならではのリスクを確認しておきましょう。
スマートフォンやタブレットの紛失
ドライバーが使う端末は、車内への置き忘れや配送先での紛失が起こる可能性があります。端末に配送先の一覧が保存されていると、第三者に情報を見られるおそれがあります。
対策としては、端末の画面ロックを必須にすることに加え、端末内にデータを残さない仕組みかどうかを確認します。端末を遠隔でロックしたり、データを消去したりできるMDM（端末をまとめて管理する仕組み）とあわせて運用する方法もあります。紛失時に誰へ連絡し、何をするかを手順として決めておきましょう。
IDの共用と退職者アカウントの残存
現場では、1つのIDを複数のドライバーで使い回す運用が見られることがあります。IDを共用すると、誰がどの操作をしたのかを記録から特定できず、誤操作や不正の原因を追えません。
また、退職したドライバーや契約が終わった協力会社のアカウントが残ったままだと、外部からログインできる状態が続きます。1人1つのIDを発行し、入退社や契約終了の連絡を受けたらアカウントを止める流れを決めておくことが大切です。定期的にアカウントの一覧を点検する担当も複数人で決めておくと、確認漏れを減らせます。
画面や配送伝票の写真の扱い
配達完了の証拠として写真を撮る運用では、表札や伝票の宛名が写り込む場合があります。撮影した写真が端末のアルバムに残ると、私的なアプリから意図せず外部へ共有されるおそれもあります。
写真はシステムのアプリ内で撮影し、端末本体に保存しない設定にできるかを確認しましょう。あわせて、配送伝票や配車表の画面を私物のスマートフォンで撮らないといったルールを決め、研修で周知しておくと安心です。
配送管理システムに求めたいセキュリティ機能
運用ルールだけでは防ぎきれないリスクは、システムの機能で補います。配送管理システムを選ぶ際に確認しておきたい代表的なセキュリティ機能を、3つに分けて紹介します。
権限設定と閲覧範囲の制限
権限設定は、利用者ごとに見られる情報やできる操作を分ける機能です。例えば、ドライバーには自分が担当する当日の配送先だけを表示し、配車担当者には全車両の計画、管理者には運賃や請求の情報まで表示するといった使い分けが考えられます。
確認したいのは、権限を役職や拠点、協力会社の単位でどこまで細かく分けられるかです。データ出力やマスタ変更を特定の人だけに許可できるかも、情報の持ち出しや誤った変更を防ぐうえで重要な観点です。
通信と保存データの暗号化
暗号化は、データを第三者が読めない形に変えて守る仕組みです。ドライバー端末とサーバーの間の通信が暗号化されていれば、公衆Wi-Fiなどを経由しても盗み見されるリスクを抑えられます。
あわせて、サーバーに保存されたデータやバックアップが暗号化されているかも確認しましょう。クラウド型の場合は、データセンターの所在地や、第三者認証の取得状況を公開している提供会社もあります。公開情報で確認できない点は、資料請求や商談の際に質問しておくと比較しやすくなります。
操作ログとアクセス履歴の記録
操作ログは、誰が、いつ、どのデータに対して何をしたかを記録する機能です。万一情報が漏えいした場合に、どの範囲のデータが誰に見られたのかを調べる手がかりとなります。
確認したいのは、ログイン履歴だけでなく、データの閲覧や出力、削除まで記録されるかどうかです。ログの保存期間や、管理者が画面から検索できるかも製品によって異なります。不審なログインがあったときに管理者へ通知されるかもあわせて確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で配送管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
協力会社や荷主と情報を共有するときの注意
配送業務では、協力会社の車両や荷主のシステムとデータをやり取りする場面が少なくありません。社外と情報を共有するときは、渡す範囲と責任の所在をあらかじめ決めておくことが重要です。
協力会社ドライバーへのアカウント付与
繁忙期や遠方の配送を協力会社に任せる場合、協力会社のドライバーにも配送管理システムのアカウントを発行することがあります。このとき、自社のドライバーと同じ権限を与えると、担当外の配送先まで見られる状態になりかねません。
協力会社ごとに利用者のグループを分け、担当する便の情報だけを表示する設定ができるかを確認しましょう。利用期間を決めてアカウントを発行し、期間が終わったら自動で無効にできる仕組みがあると、停止の手間と漏れを減らせます。
荷主システムとのAPI連携
荷主の受注システムから配送データを受け取ったり、配達完了の情報を返したりするために、API（システム同士をつなぐ窓口）で連携する場合もあります。連携が自動になる分、認証情報の管理が不十分だと、意図しない相手にデータが渡るおそれがあります。
APIの認証に使う鍵を誰が管理し、どの頻度で更新するかを、荷主と自社の双方で決めておきましょう。連携が止まったときにどちらのシステムを確認するのか、問い合わせ先と対応手順を事前に共有しておくと、原因の切り分けが進めやすくなります。
個人データの取り扱いを委託される立場
荷主から届け先の情報を預かって配送する場合、運送会社は個人データの取り扱いを委託される立場にあたることがあります。個人情報保護法では、委託元は委託先を監督する必要があるとされています。
そのため、荷主から情報管理の体制について質問を受けたり、チェックシートの提出を求められたりする場合があります。配送管理システムの提供会社が公開しているセキュリティの資料を手元に用意しておくと、こうした確認に回答しやすくなります。
情報漏えいやシステム停止への備え
対策を重ねても、事故やシステムの停止が起こる可能性はゼロにはできません。起きたときに慌てないよう、報告の手順と、配送業務を止めないための代わりの手段を準備しておきましょう。
個人情報保護委員会への報告と本人への通知
個人データの漏えいが起きた場合、一定の条件にあたると、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が義務となっています。この義務は、2022年4月に全面施行された改正個人情報保護法で設けられました。
個人情報保護委員会の案内では、不正アクセスなど不正の目的によるおそれがある漏えいや、1,000人を超える漏えいなどが報告の対象とされています。発覚から速報、確報までの期限も定められているため、社内の連絡体制と担当者を決めておきましょう。詳しい条件は委員会の公式情報で確認してください。
システム停止時の代わりの手段
サイバー攻撃や通信障害で配送管理システムが使えなくなると、配車計画や配送先の確認ができず、出発が遅れる場合があります。システムに頼りきらず、止まったときに配送を続ける手段を決めておくことが大切です。
例えば、前日の配車計画を印刷して保管しておく、配送先の一覧を出力できるようにしておくといった方法があります。ただし、紙やファイルにも個人情報が含まれるため、保管場所と廃棄の方法まで決めておきましょう。提供会社が障害の発生をどう知らせるのかも確認しておくと安心です。
セキュリティと共有範囲で比べる配送管理製品
通信やアクセス管理、外部システムとの連携といった情報の守り方に着目し、この記事で紹介する配送管理システムを一覧にしました。自社で重視する観点にあう製品を絞り込む際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ODIN リアルタイム配送システム | SSL/TLS通信とファイアウォールによる保護を提供 |
| TUMIX配車計画 | 個人別のIDとパスワードでデータを管理できる |
| ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド | 配車計画と動態管理に対応。必要な機能のみAPI提供も可能 |
| TCloud for SCM | スマホで動態管理でき、外部連携用のAPIを標準提供 |
| ASSORT | ISMSとISMSクラウドセキュリティ認証を取得 |
| ハコベル配車管理 | 協力会社への配車依頼や車番回収をデジタル化できる |
情報を守りながら共有できる配送管理製品
荷受人の情報や車両の位置情報を扱う配送業務では、守り方と共有のしかたが製品選びの要点です。確認できる対策や連携方法が異なる製品を紹介するので、資料請求時の質問にも役立ててください。
ODIN リアルタイム配送システム
- 効率の良い配送ルートで無駄を省き、売上アップ！
- 配送の進捗がリアルタイムでわかる運行管理システム
- 最大年間530万円のコスト削減、配送品質向上の為の機能が豊富
株式会社オンラインコンサルタントが提供する「ODIN リアルタイム配送システム」は、ドライバーのスマートフォンの位置情報をクラウド上で管理する配送システムです。通信にはSSL/TLS証明書を使い、ウェブアプリケーションファイアウォールや仮想ファイアウォールを備え、不正な通信や攻撃から保護する環境です。API連携は有償プランで相談できます。位置情報や配送先の情報を扱う際に、通信と環境面の対策を資料で確認したい企業の候補です。
TUMIX配車計画
- 貨物受注、配車、請求、支払、経営分析を手間なく一元管理！
- 毎月20万円以上の利益改善！90時間もの残業削減実績あり！
- 操作はカンタンで、PCが苦手な方でもすぐに効果を実感！
株式会社TUMIX（鈴与グループ）が提供する「TUMIX配車計画」は、中小の運送会社向けに受注から配車、運行指示、請求、支払までを扱うクラウド型の業務支援システムです。登録した情報は自社専用のデータベースに蓄積され、個人別のIDとパスワードでデータを管理できます。データの保全にはAmazon社開発のクラウド環境を利用し、傭車の登録にも対応しています。担当者ごとにログインを分けて運用したい運送会社の候補です。
ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド
- 経路検索技術を活かした、効率的な配送計画をかんたんに作成
- 今の車両位置だけでなく、正確な到着予想時刻もわかる動態管理
- 大型車の車格を考慮した高性能なカーナビ
株式会社ナビタイムジャパンが提供する「ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド」は、利用中の倉庫管理や受注管理、基幹システムとの連携を相談できるクラウド型の配送管理システムです。配車計画や動態管理、荷待ち・荷役の実績管理に対応し、必要な機能のみのAPI提供にも対応しています。荷主のシステムとつなぐ範囲を決めたうえで、連携方法を検討したい企業の選択肢です。
TCloud for SCM
- 専用の車載端末など機器不要でスマホとネット環境のみで利用可能
- 長年の経験で培ったノウハウを詰め込んだ配送業務システム
- リアルタイムに位置・作業情報を送信し、配送状況を可視化
都築電気株式会社が提供する「TCloud for SCM」は、スマートフォンとインターネット環境だけで使えるクラウド型の動態管理システムです。車両位置や走行軌跡、ドライバーの作業状況を管理画面で確認でき、運転日報も自動で作成できます。外部システムと連携するためのAPIを標準サービスで提供しており、専用の車載端末も不要です。ドライバーの端末と荷主側システムとの接続方法をあわせて検討したい企業の候補です。
ASSORT （株式会社セイノー情報サービス）
- ベテラン配車担当者のノウハウを凝縮し誰でも簡単に配車
- 配車結果を積載率や収支で評価
- 手動・自動配車による最適なルート組みと業務効率の向上
ハコベル配車管理 （ハコベル株式会社）
- 2025年4月法改正に対応した運送申込書/引受書交付等に対応
- 協力会社への配車依頼・車番回収をデジタル化
- 配車状況リアルタイム共有で属人化を解消
まとめ
配送管理システムのセキュリティでは、荷受人の個人情報や車両の位置情報、取引条件といった情報を、ドライバー端末や協力会社を含めた利用範囲のなかで守る工夫が求められます。権限設定や暗号化、操作ログといった機能に加え、ID管理や紛失時の手順などの運用ルールもあわせて整えましょう。自社の運用にあうセキュリティ機能を比べたい方は、配送管理システムの資料請求を活用してください。
