メール配信の正しい運用方法とは？手順に沿ってわかりやすく解説！

メール配信の運用方法

メール配信はどのように運用すればよいのでしょうか。ここでは具体的な手順を紹介します。

１．運用計画を立てる

まずはいつまでにどのようなメールを何の目的で配信するのか決め、年間単位で運用計画書を作成します。毎月検証と改善を繰り返すと目標達成が近づくのでおすすめです。メールを配信する日時だけでなく、いつから準備を始めるかまで決めましょう。余裕のあるスケジュールを組み、しっかりと準備することが大切です。

２．準備・メールの制作を行う

つづいては、メール配信に必要なものを準備しましょう。具体的には、下記が該当します。

• ■イベントの参加方法に関する情報
• ■メールから誘導するWebサイトやSNS
• ■メール内で使う動画像
• ■テストに必要なブラウザやメールソフト

実際の運用シーンで困らないように、チェックシートを作成するのがおすすめです。メールごとに達成したい目標を決め、他の部署との連携体制も構築しましょう。メールの文面は、企業やサービスのイメージに合致するようにします。

３．メールの内容をチェックする

ひととおり作成したら、メールの内容を確認しましょう。メール内容のチェックは複数人体制で行うと、抜け・漏れを防げます。参考となるチェックポイントは以下の通りです。

• ■目的に沿った内容か
• ■テキストの誤字脱字はないか
• ■論理構成は適切か
• ■内容が分かりやすいか
• ■リンク先は適切か
• ■制作ルールは徹底されているか
• ■イベントの日時や曜日、商品の金額に間違いはないか
• ■トーンや口調は一貫しているか
• ■ネガティブ表現、誹謗中傷はないか
• ■プライバシー情報を記載していないか
• ■メール内の構成は適切か
• ■配信解除の方法を明記しているか

本文の内容と全体の構成（レイアウト）ごとにチェックリストを作ると網羅的に確認できるのでおすすめです。また、他部署や総責任者へのチェックなど、必要な承認フローをあらかじめ決めておくと効率化できます。

４．テスト後に配信する

配信予定のブラウザやメールソフトなどを用意し、メール配信を想定通りに行えるかチェックします。目的に合わせてチェックリストを作成し、必要な機能を漏れなく確認することが大切です。手順書を作ると、配信リストのインポートや配信作業がやりやすくなります。

テストでは見落としがでないように、２～３人でチェックしてください。特にメールは環境によって表示内容が異なるため、複数のデバイスで確認しましょう。

５．効果測定をして改善する

メール配信によるユーザーの反応を分析し、効果測定を行います。レポートのテンプレートを作成しておくと、業務を効率化できるのでおすすめです。どの部署と測定結果を共有するかも決めましょう。

測定後は問題点を分析し、改善策を立てます。たとえばメールの開封率がよくない場合は、件名や配信のタイミングを見直します。複数の改善案がでた場合は、すべてのテストプランを試し、それぞれ効果を測定しましょう。そこからPDCAを回し、メールを最適化していきます。

メール配信の運用を効率化させるコツ

メール配信はどのようにしたら効率よく運用できるのでしょうか。

A／Bテストを実施する

A／Bテストを実施すると、改善前後の効果がよく分かり、PDCAを回しやすくなります。開封率・クリック率・コンバージョン率の順番で改善するのがおすすめです。

A／Bテストではまず、現状の問題を解決する方法を複数個立案し、配信リストを２つに分けます。そのあと、従来のメールと改善後のメールを配信し、反応率のよい方を残しましょう。最終的に、ユーザーからの反応率がよいメールだけが残る仕組みです。配信リストはそのまま分割しても構いませんが、大規模なテストを行う際は対象を絞りましょう。

メール配信システムを活用する

メール配信システムを利用すれば、大量のメール配信をスムーズに行えます。普通のメールソフトを使用すると迷惑メールだと判断される可能性があります。しかしメール配信ソフトには迷惑メールを回避する機能があるため、到達率を改善することも可能です。さらにエラーアドレスを徹底管理する仕組みもあります。

開封率やクリック率をリアルタイムで把握できるため、効果測定の効率化も可能です。また、テンプレートが用意されており、簡単にHTMLメールを作成できます。HTMLメールではテキストだけでなく画像も使えるため、訴求力を上げたい場合に効果的です。

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メール配信システムを利用して効率的に運用しよう！

メール配信の運用は、以下の手順に沿って進められます。

1. １．運用計画を立てる
2. ２．準備・メールの制作を行う
3. ３．メールの内容をチェックする
4. ４．テスト後に配信する
5. ５．効果測定をして改善する

運用計画と準備の段階で、PDCAまで想定したスケジュールを組みましょう。配信後は、A/Bテストを行って、メールを最適化します。メール配信システムを利用して、効率的に運用しましょう。

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