メール配信でミスした場合の対処法
情報の取り扱いに敏感な企業や個人が増えており、メール配信のミスは会社の信用失墜を招くおそれがあります。メール配信ミスの例として、宛先や添付ファイルの間違い・本文の不備・配信日時の間違いなどがあります。
では、メール配信でミスした場合はどのようにすれば良いのでしょうか。適切な対処法を２つ解説します。
状況を確認して上司に相談する
メールの配信ミスが発覚した場合は相手へ謝罪する前に、まず状況を確認して今後の対応を上司に相談します。上司には発生日時や誤配信の内容など、ミスの経緯を分かりやすく説明しましょう。その経緯を正確に把握できれば、上司も的確な指示を出せます。
メール配信でミスをすると気が動転してしまい、上司の判断を仰がずに相手に謝罪してしまうこともあるでしょう。しかし、状況が悪化してしまう可能性があり、このような行動は避けるべきです。
誤送信した相手にしっかり謝罪する
誤配信した相手には、なるべく早く誠意をもって謝罪し、ミスの「原因」と「今後の対策」をしっかりと伝えます。
謝罪の方法には電話・メールの２つがあります。電話では、メールだと伝えにくい誠意といった感情の機微を相手に伝えられ、おすすめです。個人情報の漏えいに関わるメール配信のミスであれば、電話での謝罪が最適だといえるでしょう。
一方、個人情報の漏えいに関わらないミスなら、メールでの謝罪でも大丈夫です。個別に電話するのは、時間がかかって非効率です。ただし、メールにおいても謝罪文に原因・対策を明記し、誠意を示せるよう努めてください。
メール配信でミスした際のお詫びメールの書き方
メール配信でミスしたときは、お詫びメールを誤配信した相手に送付します。お詫びメールの基本的な流れは以下のとおりです。
- １．挨拶
- 件名に「お詫び 〇〇のミスについて」と明記し、何のために送ったのかを相手に伝える。本文の文頭で相手の名前を記載する。
- ２．ミスの説明と謝罪
- 「URLの記載ミス」「画像の不備」など、どのようなミスなのかを分かりやすく説明し、謝罪。メールの削除など、相手にお願いしたい行動があれば、その旨を伝える。
- ３．原因・対策の説明
- ミスの原因と再発防止策を説明する。URL記載ミスの場合は「配信前の内容チェックを徹底する」など、具体的な再発防止策を提示する。
- ４．結びの挨拶
- 結びの挨拶をして、問い合わせ先情報を提示する。
メール配信ミスのお詫びメールは丁寧さ・迅速さがポイントです。相手が感じている不信感や不安感を払拭しましょう。
メール配信のミスを防ぐための対策
メール配信のミスを防ぐにはどうしたら良いのでしょうか。効果的な３つの対策を紹介します。
チェックリストを作成する
メール配信ミスの防止にチェックリストの作成は有効です。チェックリストの項目をすべて満たさないと配信できないフローを構築すると良いでしょう。メルマガ配信の場合、チェックリストの一般的な項目は以下のとおりです。
- 配信先のチェック
- 配信リスト、セグメント配信は適切か
- 配信設定のチェック
- 配信日時は適切か
- 文言のチェック
- 語尾は統一されているか、内容の誤りはないか
- 表示のチェック
- URLは正確か、レイアウトの不備はないか
- システムのチェック
- クリック・開封率を取得できる設定か、システムに不具合はないか
なお、メール配信担当者以外の社員に内容の最終チェックをしてもらいましょう。誤字脱字といった作成者本人では見つけにくいミスや、文章の違和感に気付くことができます。
メーラーの設定を変更する
ビジネスで多く利用されるGmailやOutlookのようなメーラーで、メール配信している場合は送信設定を変更しましょう。
たとえばGmailでは、「送信取消機能」を「ON」にして保留時間を数～数十秒の間で設定し、時間内であれば送信をキャンセルできるようにします。送付後に表示されるメッセージの横にある「取消」をクリックすることで送信のキャンセルが可能です。
なお、メール送付後に表示されるメッセージは設定時間を過ぎると消えるようになっています。
メール配信システムを利用する
配信先が少なければ、一般的なメーラーの「BCC」でメール配信が可能ですが、間違えて「To」や「CC」で行うと情報漏えいにつながる可能性が高く、深刻な事態に発展しかねません。
メール配信システムを利用すれば大量のメール一斉配信やセグメント配信が行え、誤送信も防止できます。
「作業者」と「権限者」を振り分けることで、メールの誤配信を防止します。作業者は配信設定を行えますが、承認者の「承認」がないとメールを配信できません。また、配信対象や文面、配信日時など、配信前の細かな第三者チェックの実施により、メール配信のミス防止につながります。
しっかりとした対策でメール配信のミスを事前に防ごう！
メール配信でミスした場合は上司に速やかに相談し、誤配信相手に電話やメールでお詫びします。お詫びの電話やメールでは原因・対策を述べ、誠心誠意の謝罪を行いましょう。
メール配信のミス防止に有効な方法は以下のとおりです。
- ■チェックリストを作成する
- ■メーラーの機能を活用する
- ■メール配信システムを利用する
システムを導入して配信フローを構築し、メール配信のミス防止に努めましょう。
