ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■設定の管理方法別
- 専用サーバーを用意せずに導入：WISE Alert、SecurityAdd-In、Outlook Okan
- 部署単位・管理者による設定管理：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、Coo Kai メール誤送信防止ツール
- ■ライセンスの契約形態別
- 年間サブスクリプション：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- 無料のオープンソース：Outlook Okan
インストール型メール誤送信対策ソフトの仕組み
インストール型のメール誤送信対策ソフトは、社員が使うパソコンにソフトを入れて動かす形態です。メールサーバーの設定を変えずに始められる点が特徴ですが、管理の方法によって構成が分かれます。導入手順を考える前に、仕組みと向く環境を整理します。
パソコン上で送信前に確認する仕組み
インストール型の製品には、Outlookなどのメールソフトに組み込むアドインとして動作するものがあります。送信ボタンを押すと、宛先や添付ファイルの一覧がパソコンの画面に表示され、利用者が確認してから送信する流れです。
処理はパソコンの中で行われるため、メールサーバーの経路を変更する必要がありません。ただし、ソフトを入れていない端末やメールソフトから送ったメールは確認の対象外です。対象となる端末とメールソフトを最初に決めておく必要があります。
管理サーバーが要らない構成と要る構成
インストール型には、パソコン単体で動き、設定も端末ごとに行う構成と、管理用のサーバーやクラウドの管理画面から設定を配布する構成があります。前者は小規模で手早く始めたい場合、後者は端末の台数が多い場合に検討されます。
管理機能を備えた製品なら、確認ルールを一元管理できる場合があります。ただし、設定変更を各端末へ自動反映できるかは製品によって異なります。将来の台数も見込んで構成を選びましょう。
インストール型を選ぶ企業の条件
インストール型が検討されるのは、メールサーバーの設定変更が難しい企業や、まず一部の部署から試したい企業です。送信ボタンを押した直後に画面で確認できるため、送信前に利用者自身が気づける点を重視する場合にも選ばれます。
一方で、スマートフォンやWebメールからも送信する運用がある場合は、インストール型だけでは確認が働かない経路が残ります。その場合は、送信サーバー側で保留する方式の製品とあわせて検討するとよいでしょう。
インストール前に確認したい動作環境
インストール型のメール誤送信対策ソフトは、パソコンのOSやメールソフトのバージョンに動作が左右されます。導入後に動かない端末が見つかると展開が止まるため、インストール前に次の3点を確認しておきましょう。
対応するOSとメールソフトのバージョン
まず、製品の動作環境の一覧と、社内のパソコンのOSやメールソフトのバージョンを照らしあわせます。Outlookの場合は、クラシック版と新しいOutlookで使えるアドインの形式が異なるため、どちらを使っているかの確認が欠かせません。
社内に古いOSのパソコンが残っていると、そのパソコンだけ対象外になる場合があります。資産管理の台帳や管理ツールで端末の一覧を出し、対応外の端末をどう扱うかを先に決めておくと、展開の途中で慌てずに済みます。
管理者権限とセキュリティソフトの影響
ソフトのインストールには、パソコンの管理者権限が必要な場合があります。社員に管理者権限を渡していない企業では、情報システム部門が配布ツールで入れるか、作業時に担当者が立ち会うかを決めておきましょう。
また、ウイルス対策ソフトや情報漏えい対策ソフトが、新しいアドインの動作を止める場合があります。検証の段階でセキュリティソフトの警告や除外設定の要否を確認し、必要に応じて提供元に設定方法を問い合わせておくと安心です。
既存アドインとの重複
Outlookには、Web会議の予約や名刺管理、ファイル共有など、ほかのアドインが入っていることがあります。複数のアドインが送信時に動作すると、確認画面が重なったり、送信に時間がかかったりする可能性があります。
以前に別の誤送信対策ソフトを使っていた場合は、旧ソフトのアンインストール手順も確認しておきましょう。旧ソフトが残ったままだと、確認画面が二重に表示されることがあります。入れ替えの順番を手順書に書いておくと、作業者による差を減らせます。
メール誤送信対策ソフトを端末に入れる手順
インストール型のメール誤送信対策ソフトは、いきなり全社に配るのではなく、検証用のパソコンで動作を確かめてから段階的に広げる進め方が安全です。ここでは3つの手順に分けて解説します。
手順1：検証用パソコンで動作を確かめる
最初に、社内の標準的な構成のパソコンを1～2台用意し、試用版や評価用ライセンスでインストールします。メールソフトの起動や送信に影響がないか、確認画面が想定どおりに表示されるかを確かめます。
検証では、社内宛てと社外宛て、添付ファイル付きのメールなど、実際の業務に近いパターンで送信してみましょう。インストールにかかった時間や画面の操作をメモしておくと、後で配布の手順書を作る際の材料として使えます。
手順2：確認ルールの設定ファイルを用意する
次に、社内ドメインの一覧や、確認画面を出す条件などのルールを決め、設定ファイルや管理画面に登録します。例えば、社外宛てのメールだけ確認する、添付ファイルがある場合は暗号化するといった条件です。
ルールは、情報システム部門だけで決めるのではなく、取引先とのやり取りが多い部署の意見も取り入れると、現場で使い続けやすい設定にできます。決めたルールは文書にして残し、変更した場合の履歴も管理しましょう。
手順3：配布ツールで端末に展開する
設定が固まったら、Active Directoryのグループポリシーや資産管理ツール、Microsoft Intuneなどの配布の仕組みを使い、対象のパソコンにインストールします。最初は一つの部署に限定し、問題がないことを確認してから範囲を広げます。
配布の仕組みがない企業では、インストール手順を画面付きでまとめ、社員が自分で作業する方法もあります。この場合は、インストールが完了した端末を一覧で把握し、未導入の端末が残らないように管理しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール誤送信対策ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
インストール後の設定確認とテスト送信
インストールが終わっても、確認画面が正しく表示されるか、ルールどおりに動くかを確かめるまでは導入完了とはいえません。インストール後に行う確認と、利用者への案内のポイントを紹介します。
テスト送信で確かめる項目
インストール後は、テスト用のアドレスを使い、社外宛ての確認画面が表示されるか、社内宛てでは表示されないかを確認します。添付ファイルを付けたメールでは、暗号化やダウンロードリンクへの置き換えが設定どおりに行われるかも見ておきましょう。
受信側でも、メールが届いているか、添付ファイルを開けるか、差出人の表示が変わっていないかを確かめます。送信できたことだけで判断せず、受け取った相手が困らない状態になっているかまで確認することが大切です。
利用者への案内と問い合わせ窓口
インストールした端末では、送信時に今までなかった確認画面が表示されます。事前に画面の見方と、どの項目を見て送信するかを社員に説明しておくと、確認を読み飛ばす習慣がつくのを防ぎやすくなります。
あわせて、確認画面が出ない、送信が遅いといった問い合わせの窓口を決めておきましょう。よくある質問と回答を社内の掲示板にまとめておくと、問い合わせへの対応を複数の担当者で分担しやすくなります。
インストール型の運用で続く作業
インストール型のメール誤送信対策ソフトは、導入後も端末ごとの管理が続きます。パソコンの入れ替えやメールソフトの更新があるたびに対応が必要になるため、運用の担当と手順を決めておきましょう。
バージョンアップと端末の入れ替え
メールソフトやOSが更新されると、誤送信対策ソフトも対応したバージョンへの更新が必要になる場合があります。提供元からの更新情報を受け取る担当者を決め、検証用のパソコンで動作を確かめてから全端末に適用しましょう。
新しいパソコンを配る際に、誤送信対策ソフトのインストールが抜けることも起こる可能性があります。端末の初期設定の手順書に誤送信対策ソフトを加えておくと、入れ替え時の漏れを減らせます。
ライセンス数と契約形態の管理
インストール型のライセンスには、買い切りで購入して保守契約を別に結ぶ形態と、年額や月額で利用料を払う形態があります。買い切り型は数年使う場合の総額を、利用料型は人数の増減に応じた費用の変化を見積もっておきましょう。
どちらの形態でも、入社や退職、異動にあわせてライセンスの割り当てを見直す作業が発生します。使っていない端末にライセンスが残っていないかを定期的に確認すると、不要な費用を抑えられます。
不具合時の切り分けと記録
確認画面が表示されない、送信できないといった不具合は、誤送信対策ソフトの設定だけでなく、メールソフトの更新や他のアドイン、セキュリティソフトなど複数の要因で起こる可能性があります。
不具合が起きた端末のOSとメールソフトのバージョン、発生した時刻を記録し、提供元への問い合わせに使えるようにしておきましょう。対応の経緯を社内で共有しておくと、同じ不具合が別の端末で起きたときに早く対処できます。
PCに導入して使う誤送信対策ソフトの比較表
パソコンのメールソフト上で送信前の確認を行う製品を比較します。対応するOutlookの種類や設定の管理方法、ライセンス形態などを確認しましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール) | Windows PCに導入する誤送信防止ソフト。従来のOutlookと新しいOutlookに対応し、部署単位の管理設定や年間サブスクリプションを提供 |
| Coo Kai メール誤送信防止ツール | Outlookのアプリ版・Web版に対応。宛先や添付の送信前チェック、管理者による設定管理、AIを活用した確認機能を搭載 |
| WISE Alert | 専用サーバー不要のOutlookアドイン。送信前のポップアップ確認や、アドインの無効化を監視する機能を搭載 |
| SecurityAdd-In | サーバー不要で導入できるOutlookアドイン。宛先・本文・添付の確認に加え、添付ファイル暗号化や遅延送信に対応 |
| Outlook Okan | 無料で利用できるOSSのOutlookアドイン。送信前の宛先・添付確認を必須化し、ホワイトリストなどのルールを設定可能 |
端末への展開を計画しやすい誤送信対策ソフト
パソコン上で送信前の確認を行う製品を紹介します。対応するメールソフトや設定の管理方法、ライセンス形態を確認し、検証から全社展開までを見据えて比較してみてください。
CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- メール誤送信防止市場18年連続シェアNo.1※ 官公庁等の実績多数！
- 様々なメールソフトに対応し、メール環境を変えずに利用可能
- きめ細やかな管理設定で部署単位などの運用も可能
NTTテクノクロス株式会社が提供する「CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)」は、Windowsのパソコンに導入して使うメール誤送信防止ソフトです。従来のOutlook向けCOMアドインと、新しいOutlook向けWebアドインに対応。クライアントの動作環境はWindows 11 23H2以降、ストレージの空き容量は2GB以上（ログ領域を除く）とされています。部署単位の管理設定が可能で、送信前の確認画面や添付ファイル内の個人情報検出機能も備えています。ライセンスは年間サブスクリプションで、参考価格は100,000円～です。
Coo Kai メール誤送信防止ツール
- 社外だけでなく社内メールにも対応
- Web版だけでなくApp版にも対応
- 【AI機能搭載】ヒューマンエラーを最小限に
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai メール誤送信防止ツール」は、Outlookの送信操作にあわせて確認を促す誤送信防止ツールです。Outlookのアプリ版とWeb版に対応し、宛先間違いや件名の入力漏れ、添付ファイルの確認漏れなどを防止します。ドメイン単位のホワイトリスト設定や宛先件数のチェック、送信ホールド、管理者による設定管理にも対応。AIが宛先・本文・添付ファイルなどをチェックし、誤送信のリスクを検知する機能も搭載しています。対象従業員規模は250名以上です。
SecurityAdd-In （パナソニック株式会社）
- 送信前に確認し、誤送信を能動的に防止。
- サーバー不要、Outlookアドインで導入可能。
- 添付ファイル暗号化、遅延送信など多彩な制御を提供。
Outlook Okan （株式会社のらねこ）
- 送信前の確認で誤送信を防止する機能
- ホワイトリスト等の設定により、柔軟な制御が可能です。
- ソース公開により自由な改変や機能追加、再配布が可能です。
まとめ
インストール型のメール誤送信対策ソフトは、メールサーバーを変えずに始められる反面、端末ごとの動作環境確認と配布の計画が欠かせません。検証用パソコンでの試験、確認ルールの設定、配布ツールでの段階的な展開、テスト送信の順に進めると、導入後のトラブルを減らせます。設定の配布方法やライセンス形態は製品によって異なるため、メール誤送信対策ソフトの資料請求で比較してみてください。
