ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIのチェック対象別
- 送信頻度の低い宛先や宛先の組み合わせの検知：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- 宛先・本文・添付ファイルの内容チェック：Coo Kai メール誤送信防止ツール
- 宛先ドメインの確認・誤送信防止：PlayBackMail Online
- ■導入形態別
- メールソフトのアドイン型：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、WISE Alert、SecurityAdd-In
- メールサーバ・ゲートウェイ型：＠Securemail Plus Filter、活文 メールゲートウェイ
- クラウドメール連携型：Active! gate SS、GUARDIANWALL Mailセキュリティ、PlayBackMail Online、SPC Mailエスティー、365 Alert、CloudMail SECURITYSUITE
ルール判定とAI判定で異なる誤送信チェック
メール誤送信対策ソフトのチェックには、管理者が決めた条件で判定するルール型と、送信履歴などから傾向を学習して判定するAI型があります。両者は得意な場面が異なるため、AIの役割を理解するには違いを押さえておくことが大切です。
ルール型チェックは条件が明確な誤りに向く
ルール型のチェックは、社外ドメインが含まれる、添付ファイルがある、宛先の数が一定以上といった条件に当てはまるメールに警告や保留をかける方法です。条件が明確なため、どのメールが止まるかを管理者が把握でき、社内ルールとして説明しやすい点が利点です。
一方で、取引先のドメインを登録済みでも、同じ取引先の別の担当者に送ってしまうような誤りは条件に当てはまらず、見逃す場合があります。
AIは「いつもと違う送信」に気づく
AIを使ったチェックは、送信者ごとの過去のやり取りや、組織全体の送信傾向をもとに、普段と異なる送信を見つけるのが特徴です。例えば、これまで送ったことのない宛先や、ある案件のメールに無関係な宛先が含まれているといった状況を警告します。
ルールでは表現しにくい誤りに気づくきっかけになるため、AIはルール型の代わりではなく、補う役割として使われています。
導入形態でAIが参照できる範囲が変わる
メール誤送信対策ソフトには、メールソフトに組み込むアドイン型、メールサーバやゲートウェイで処理する型、クラウドメールと連携する型があります。導入形態によって、AIが参照できる送信履歴の範囲や警告の表示方法が異なります。
アドイン型は送信前に画面上で確認を促せますが、スマートフォンなど別の端末から送ったメールが対象外になる場合があります。自社の利用環境で、どの経路のメールがチェックされるかを確認しましょう。
メール誤送信対策のAIが宛先の誤りを見つける仕組み
誤送信の原因の一つに、宛先の選び間違いがあります。アドレス帳の入力補完で似た名前を選んでしまう、CCに不要な人を入れてしまうといった誤りです。AIが宛先の誤りをどう検知するのかを見ていきます。
初めての宛先や送信頻度の少ない宛先の警告
宛先チェックの代表的な方法が、送信履歴との照合です。送信ボタンを押した時点で、その宛先へ過去に何回送ったかを判定し、初めての宛先や送信頻度の少ない宛先が含まれていれば警告を表示します。
送信者本人の履歴だけでなく、組織内の送信実績も参照する製品もあります。ただし、新しい取引先とのやり取りが始まった直後は警告が続くため、確認済みの宛先を登録できるかもあわせて確認しておくとよいでしょう。
似たアドレスや案件に無関係な宛先の検知
同姓の担当者や、一文字違いのドメインなど、見た目が似た宛先の取り違えも誤送信の原因の一つです。AIを活用した製品のなかには、宛先アドレスどうしの組み合わせや、宛先ドメインと本文の宛名の組み合わせから、普段とは異なる宛先が混ざっていることを検知するものがあります。
例えば、A社向けのメールにB社の担当者が含まれている場合に注意を促す使い方です。どのような根拠で警告したのかが表示されると、送信者が判断しやすくなります。
本文や添付ファイルのリスクをAIで確かめる
誤送信の影響は、宛先だけでなく本文や添付ファイルの内容によっても大きく変わります。個人情報や社外秘の資料が含まれていれば、情報漏えいにつながるおそれがあります。本文と添付ファイルに関するAIの使い方を解説します。
本文の表現や記載内容のリスク評価
メールの送信時に本文などの内容をAIがチェックし、リスクがあると判断した場合に警告する製品があります。誤解を招く表現や不適切な言い回し、機密情報と思われる記載に注意を促し、修正の方向性を示すものもあります。
リスクの基準を社内で調整できるか、判定理由が表示されるかは製品によって異なります。誤った判定が出ることもあるため、最終的な判断は送信者が行う前提で運用しましょう。
添付ファイルと宛先の組み合わせの確認
添付ファイルの誤りには、別の取引先向けの資料を添付してしまう、古い版のファイルを送ってしまうといったケースがあります。ファイル名に含まれる社名と宛先のドメインが一致しない場合に警告する機能は、こうした誤りに気づくきっかけとして有効です。
添付ファイルの中身までAIが確認するかどうかは製品によって異なるため、チェックの対象がファイル名だけか、ファイル内のテキストも含むかを導入前に確かめましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール誤送信対策の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
送信保留やPPAP代替とAI警告を組み合わせる
AIの警告は、送信前に気づくための仕組みです。気づけなかった場合に備えるには、送信保留や添付ファイルの送り方の見直しといった別の対策とあわせて使うことが有効です。組み合わせ方と運用上の注意点を紹介します。
一定時間の送信保留と上長の承認
送信保留は、送信ボタンを押したあと一定時間メールをサーバ側で止めておき、その間に誤りに気づけば取り消せる機能です。社外宛てのメールや添付ファイル付きのメールを上長が承認してから送る設定ができる製品もあります。
AIが警告したメールだけを保留や承認の対象にすると、すべてのメールを止める場合に比べて業務への影響を抑えられます。ただし、承認者が内容を確かめずに承認すると効果が薄れるため、承認時に見る項目を決めておきましょう。
PPAPに代わる添付ファイルの送り方
PPAPとは、パスワード付きのZIPファイルを送り、別のメールでパスワードを送る方法です。同じ経路でパスワードを送るため安全性に課題があるとされ、見直す動きが広がっています。
代わりの方法として、添付ファイルを自動でクラウド上に保管し、ダウンロード用のリンクを送る機能があります。誤送信に気づいた後にリンクを無効にしたり、ダウンロードの有無を確認したりできるかは、被害の範囲を判断する材料として役立ちます。
警告が多すぎて確認が形だけになる問題
警告の表示が多すぎると、送信者が内容を読まずに警告を閉じる習慣がつき、本当に注意が必要な場面で見落とすおそれがあります。AIを導入する際は、警告の数を抑えることも重要な設計ポイントです。
確認済みの宛先を除外する、リスクの高いメールだけに警告を絞るといった調整ができるかを確認しましょう。導入後は警告の件数や取り消しの件数を定期的に見直し、設定を改善していく体制を整えると効果を維持しやすくなります。
メール誤送信対策でAIに頼れない場面と発生後の対応
メール誤送信対策ソフトのAIを導入しても、誤送信を完全になくせるわけではありません。限界を理解したうえで、起きたときの対応を決めておくことが、情報漏えいの影響を抑えることにつながります。
AIでも見逃す可能性がある誤送信
AIは過去の傾向にもとづいて判定するため、頻繁にやり取りしている宛先への誤送信は警告の対象になりにくい場合があります。例えば、いつも送っている取引先に、別の取引先向けの資料を添付してしまうようなケースです。
また、警告が出ても送信者が確認を誤れば、メールは送られます。AIはあくまで確認を促す補助であり、送信前の見直しや、ダブルチェックが必要な業務の洗い出しといった社内ルールとあわせて運用することが大切です。
発生時の初動とログの活用
誤送信が起きた場合は、送信先への連絡と削除の依頼、上長や情報システム部門への報告を速やかに行うことが基本です。個人データの漏えい等が発生した場合や、そのおそれがある場合も注意が必要です。要配慮個人情報を含むなど一定の要件に該当するときは、個人情報保護委員会への報告と、原則として本人への通知が個人情報保護法で義務付けられています。
こうした判断には、誰がいつ、どの宛先に何を送ったかの記録が必要です。送信ログや警告への対応履歴を保存し、管理者が検索できるかを確認しておきましょう。対応手順は文書にまとめ、担当者以外も対応できるよう共有しておくと安心です。
AIチェックと導入形態で見るメール誤送信対策ソフト
この記事で紹介するメール誤送信対策ソフトを、AIを使ったチェックの有無や導入の形がわかるように一覧にしました。自社のメール環境にあう製品を絞り込む際に活用してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール) | 送信前に宛先や添付ファイルを再確認でき、AI+機能オプションで低頻度の宛先や宛名の組み合わせを検知する |
| Active! gate SS | Microsoft 365やGoogle Workspaceなどに対応するクラウド型。一時保留や上司承認を備える |
| GUARDIANWALL Mailセキュリティ | 送信メールの一時保留や第三者によるダブルチェックなどをクラウドとオンプレミスで提供する |
| PlayBackMail Online | クラウド型の誤送信対策サービス。送信保留による取り消しや、ドッペルゲンガードメインの検知・強制保留に対応する |
| 活文 メールゲートウェイ | メールの配送経路に中継として追加する方式で、外部宛メールの一時保留や上長承認、PPAP対策を導入できる |
| Coo Kai メール誤送信防止ツール | Outlook上のポップアップで送信前の確認を促し、宛先・本文・添付ファイルなどの内容をAIがチェックする |
| SPC Mailエスティー | クラウドメールやオンプレミスのメールシステムにアドオンでき、送信保留や暗号化、上長承認などを選んで導入できる |
| ＠Securemail Plus Filter | ゲートウェイ型のクラウドサービスで、一時保留や第三者チェック、送信ブロックを組み合わせられる |
| WISE Alert | 送信前のポップアップ警告で確認を促すOutlookアドインで、ZIP自動暗号化にも対応する |
| 365 Alert | Microsoft 365向けのサービスで、サーバー側の送信保留やアドインによる送信前チェックに対応する |
| SecurityAdd-In | Outlookアドインとして送信操作に組み込まれ、宛先・添付ファイル・本文を送信前に確認させる |
| CloudMail SECURITYSUITE | Microsoft 365やGoogle Workspaceに対応し、誤送信対策や脱PPAP、アーカイブを提供する |
宛先チェックや送信保留を備えたメール誤送信対策ソフト
AIで「いつもと違う送信」に気づかせる製品に加え、送信保留や上長承認、PPAP対策といったルール型の機能を備える製品を紹介します。AI機能はオプションとして提供される場合もあるため、導入形態とあわせて確認しましょう。
CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- メール誤送信防止市場18年連続シェアNo.1※ 官公庁等の実績多数！
- 様々なメールソフトに対応し、メール環境を変えずに利用可能
- きめ細やかな管理設定で部署単位などの運用も可能
NTTテクノクロス株式会社が提供する「CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)」は、送信前に宛先や添付ファイルなどを再確認し、うっかりミスによる誤送信を防ぐメール誤送信防止ソフトウェアです。送信時に確認画面をポップアップで表示し、送信先・本文・添付ファイルを確かめられます。AI+機能オプションでは、AIが低頻度の宛先や、宛先アドレスどうし、宛先ドメインと本文の宛名の組み合わせを検知して強く注意を促します。Outlookのアドインとしても動作し、添付ファイル内の個人情報検出機能も備えています。
Active! gate SS
- ビジネスの利用シーンに合った最適な機能を選択可能！
- クラウド型なので豊富な機能を高品質・低コストで実現！
- PPAP問題を根本的に解決する新機能「TLS確認機能」を搭載！
株式会社クオリティアが提供する「Active! gate SS」は、サーバーやメールソフトなどの環境に依存しないクラウド型のメール誤送信防止サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspace、LINE WORKSに対応しています。送信メールの一時保留や添付ファイルのWebダウンロード、条件を設定したフィルタリング、Bccへの強制変換、上司承認後の送信など、7つの機能で誤送信や情報漏えいを防ぎます。受信側のメールサーバーが暗号化通信に対応しているかを確認したうえで、添付ファイルをパスワードなしで送れるTLS確認機能も搭載しました。
GUARDIANWALL Mailセキュリティ
- クラウド時代のセキュリティへ最適解！安心・安全を提供します
- 高度なフィルタリング機能！どんなセキュリティーポリシーも実現
- 国内自社開発・サポートで脱PPAPなど市場ニーズに即応します
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「GUARDIANWALL Mailセキュリティ」は、メールからの情報漏えい対策を総合的に支援するサービスです。クラウドとオンプレミスの両方で提供されています。送信メールの一時保留やメールの再確認、上長など第三者によるダブルチェックで誤送信を防ぐ機能を備えています。添付ファイルをダウンロードリンクに置き換えるPPAPの代替策や、メールの保存・検索・監査の機能も組み合わせて利用可能です。クラウド版はMicrosoft 365とGoogle Workspaceのユーザー向けに用意されています。
PlayBackMail Online
- <うっかりミス>の誤送信を少ない負担で防止するメール環境を実現
- 充実したサービスを1ユーザー180円／月～の低価格でご提供
- ドッペルゲンガードメインをチェックし、警告＆メールを強制保留
SCSK Minoriソリューションズ株式会社が提供する「PlayBackMail Online」は、宛先間違いや添付ファイル間違いによる情報漏えいを防ぐクラウド型のメール誤送信対策サービスです。Microsoft 365とGoogle Workspaceに対応しています。送信保留によって、送信後に誤りに気づいた場合でも、実際に配送される前なら取り消せます。宛先がドッペルゲンガードメインかどうかを自動で識別し、該当するメールを強制的に保留する機能も特徴です。送信前の宛先確認を支援するOutlook向けオプションも用意されています。
活文 メールゲートウェイ
- 日立グループで活用されているメールセキュリティ強化基盤
- オンプレミス・クラウド両対応、誤送信による情報漏えい防止
- 既存のメール運用を変えずに、誤送信対策をスムーズに導入
株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 メールゲートウェイ」は、送信と受信の両面からメールセキュリティを強化するサービスです。利用中のメールセキュリティサーバとMicrosoft 365などのメールサービスとの配送経路に、中継として追加する形で導入します。外部宛ての送信メールを一定時間保留する機能や時間差送信、上長承認、宛先のBCC変換などで誤送信を防ぎます。添付ファイルをメールから分離してWebダウンロードに切り替えるPPAP対策にも対応しており、メールの利用方法を変えずに導入できる点が特徴です。
Coo Kai メール誤送信防止ツール
- 社外だけでなく社内メールにも対応
- Web版だけでなくApp版にも対応
- 【AI機能搭載】ヒューマンエラーを最小限に
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai メール誤送信防止ツール」は、宛先間違いや件名の入力漏れ、添付ファイルの確認漏れなどによる誤送信を防ぐOutlook向けのアプリケーションです。送信前にポップアップを表示して確認を促し、ドメイン単位のホワイトリスト設定や宛先件数のチェック、送信ホールドにも対応しています。AI診断機能では、メール送信時に宛先・本文・添付ファイルなどの内容をAIがチェックし、人の目では気づきにくいリスクをアラートで知らせます。社外宛てだけでなく社内宛てのメールも対象にできます。
SPC Mailエスティー
- Microsoft 365、Google Workspace、オンプレミスに簡単アドオン
- 誤送信防止の確認画面はシンプルで、直感的に操作可能
- 必要な機能を選んで1アカウント月額130円～
株式会社ソースポッドが提供する「SPC Mailエスティー」は、クラウド型の誤送信対策・PPAP対策サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspace、リレー送信が可能なオンプレミスのメールシステムにアドオンして使えます。送信後の確認画面での再チェックや一時保留、添付ファイルの自動暗号化、複数の社外アドレスへの個別配送、上長承認などの機能から、運用方針にあわせて選んで導入できます。添付ファイルを自動で分離するWebダウンロード方式のオプションでは、送信者側でダウンロードを無効にすることも可能です。
＠Securemail Plus Filter （株式会社ケイティケイソリューションズ）
- 現在利用中のメール環境のまま利用可能
- メールの送信ミス自動で防止
- 不正なメール利用による情報漏えいを未然に防ぐ
365 Alert
- Microsoft 365 ユーザーのための誤送信対策ツール
- 手軽さと統制を両立した誤送信対策・PPAP対策
- スマートフォンなど利用シーンを問わない全方位対策
SecurityAdd-In （パナソニック株式会社）
- 送信前に確認し、誤送信を能動的に防止。
- サーバー不要、Outlookアドインで導入可能。
- 添付ファイル暗号化、遅延送信など多彩な制御を提供。
CloudMail SECURITYSUITE （サイバーソリューションズ株式会社）
- 受信・送信対策とアーカイブを一体提供。
- 脱PPAPを自動化、添付送信ルールに対応。
- メールを10年保存し、監査・検索に対応。
まとめ
メール誤送信対策ソフトのAIは、送信履歴との照合や本文のリスク評価によって、ルール設定だけでは気づきにくい宛先の取り違えや記載内容の問題に気づくきっかけをつくります。一方で、見逃しや誤った判定もあるため、送信保留やPPAPに代わる添付ファイルの送り方、誤送信後の対応手順とあわせて運用することが大切です。導入形態やチェックの対象を比べながら、自社にあうメール誤送信対策の製品を資料請求して検討してみてください。
