ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■利用するメールアプリ別
- 従来のOutlook（Windows）：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、Coo Kai メール誤送信防止ツール
- 新しいOutlook・Outlook on the web：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、PlayBackMail Online、Coo Kai メール誤送信防止ツール、365 Alert
- Gmail（Google Workspace）：Active! gate SS、PlayBackMail Online、SPC Mailエスティー
- スマートフォンからの送信：Active! gate SS、GUARDIANWALL Mailセキュリティ、PlayBackMail Online、活文 メールゲートウェイ、IIJセキュアMXサービス
- ■チェックを行う場所別
- メールアプリ上で送信前に確認：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、Coo Kai メール誤送信防止ツール、WISE Alert、SecurityAdd-In、Outlook Okan
- サーバー側で送信を保留・制御：Active! gate SS、Microsoft365 with IIJ、GUARDIANWALL Mailセキュリティ、PlayBackMail Online、活文 メールゲートウェイ、IIJセキュアMXサービス、SPC Mailエスティー
- Microsoft 365環境での誤送信対策：Microsoft365 with IIJ、365 Alert
メール誤送信対策ソフトがアプリと連携する3つの方式
メール誤送信対策ソフトは、メールアプリとの関わり方によって大きく3つの方式に分かれます。どの方式かによって、対応するアプリや確認画面が表示される場面が変わるため、最初に仕組みの違いを押さえておきましょう。
メールアプリに組み込むアドイン方式
アドイン方式とは、Outlookなどのメールアプリに追加プログラムを組み込み、送信ボタンを押した時点で宛先や添付ファイルを確認する方式です。確認画面がメールアプリの中に表示されるため、利用者は送信の直前に内容を見直せます。
一方で、チェックが働くのは対応しているメールアプリの中だけです。同じ利用者が別のアプリやスマートフォンから送信した場合は、確認画面が表示されない場合があります。対応アプリの一覧は製品ごとに確認しましょう。
送信サーバー側で確認するゲートウェイ方式
ゲートウェイ方式とは、メールが社外へ出ていく途中の中継サーバーで、送信メールをいったん保留したり、条件に応じて確認を求めたりする方式です。メールアプリに手を加えないため、どのアプリから送ったメールにも同じルールを適用できます。
ただし、送信後にサーバー側で処理するため、確認の操作はメールアプリではなく、通知メールや管理画面で行う形があります。送信の直前に気づけるアドイン方式とは、利用者の操作の流れが異なる点を理解しておきましょう。
Webブラウザの拡張機能で動く方式
GmailなどのWebメールでは、Webブラウザに拡張機能を追加し、メール作成画面で送信前の確認を行う方式もあります。パソコンにメールソフトを入れずに、ブラウザだけでメールを使っている企業で検討される方式です。
拡張機能は、対応しているブラウザでしか動作しません。社内で複数のブラウザを使っている場合や、私物の端末からWebメールにログインできる場合は、確認が働かない経路が残る可能性があります。ブラウザの利用ルールとあわせて検討しましょう。
Outlookで使うメール誤送信対策アプリの違い
Outlookには、従来のWindows版と新しいOutlook、Webブラウザで使うOutlook on the webがあります。見た目は似ていても、メール誤送信対策のアドインが動く仕組みは異なります。利用中のOutlookの種類から確認しておきましょう。
従来のOutlook（クラシック版）のアドイン
従来のWindows版Outlookは、クラシック版とも呼ばれます。このOutlookでは、パソコンにインストールして動かすCOMアドインと呼ばれる形式の誤送信対策ソフトが使われてきました。送信時の確認画面や添付ファイルの自動暗号化などを、パソコン上で処理する仕組みです。
COMアドインは、クラシック版のOutlookでは引き続き利用できます。ただし、パソコンごとにインストールと更新が必要なため、利用者が多い企業では配布の手順や管理の方法をあわせて検討しておく必要があります。
新しいOutlookとOutlook on the webのアドイン
新しいOutlook for Windowsでは、従来のCOMアドインが動作しません。代わりに、Webアドインと呼ばれる形式に対応しています。Webアドインは、Outlook on the webなど複数の環境で共通して動く仕組みです。
そのため、新しいOutlookで誤送信対策を行うには、製品がWebアドインを提供しているか、または送信サーバー側で確認する方式を使う必要があります。同じ製品名でも、COMアドイン版とWebアドイン版で確認できる項目が異なる場合があるため、機能の差を資料で確認しましょう。
Outlookの切り替え時期に確認したいこと
Microsoftは新しいOutlookへの移行を進めています。社内でクラシック版を使い続けるのか、新しいOutlookに切り替えるのかによって、選ぶべき誤送信対策ソフトの形式が変わります。
移行の途中では、クラシック版と新しいOutlookが社内に混在する期間が生じる可能性があります。両方の形式に対応した製品を選ぶか、サーバー側の方式とあわせて使うかを、情報システム部門と相談して決めておくと、確認が抜ける端末を減らせます。
Gmailやスマートフォンのアプリでの誤送信対策
GmailなどのWebメールや、スマートフォンのメールアプリから送信する場合、パソコン向けのアドインでは確認が働かないことがあります。社外から送信する機会がある企業は、どの経路をどの方式で守るかを整理しておきましょう。
GmailなどWebメールの場合
Google Workspaceのように、Webブラウザで使うメールサービスでは、ブラウザの拡張機能を使う方式と、送信メールを中継サービスに経由させる方式が主な選択肢です。中継サービスを経由させる場合は、メールサービスの管理画面で送信経路を設定します。
送信経路の設定はメールの配信全体に関わるため、設定を誤るとメールが届かなくなるおそれがあります。設定は管理者が担当し、提供元の手順書に沿って検証用のアカウントで動作を確かめてから全社に適用しましょう。
スマートフォンのメールアプリの場合
スマートフォンのメールアプリでは、パソコン向けのアドインが動作しない場合があります。営業担当者が外出先からスマートフォンで返信する運用がある企業では、この経路の確認が抜けやすい点に注意が必要です。
対策としては、送信サーバー側で保留や確認を行う方式を使うと、端末の種類に左右されにくくなります。製品によってはスマートフォン向けの確認画面を用意している場合もあるため、利用中のメールアプリが対応しているかを資料請求の際に確認しましょう。
端末を問わずに使える送信保留
送信保留とは、送信したメールを一定時間サーバーにとどめ、その間であれば取り消せるようにする仕組みです。送信サーバー側で処理するため、対象の送信経路を利用していれば、パソコンやスマートフォンから送ったメールも保留できます。ただし、取り消し操作の方法は製品によって異なります。
保留時間を長くすると取り消せる時間は増えますが、急ぎのメールの到着が遅れる可能性があります。部署や宛先に応じて保留時間を変えられるか、保留中のメールを利用者自身が確認できるかを確かめておくと、運用の負担を抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール誤送信対策ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
メールアプリの画面で行う誤送信チェックの中身
アドイン方式のメール誤送信対策ソフトは、メールアプリの画面上で送信前のチェックを行います。何を確認し、どのような画面を出すかは製品や設定によって異なるため、代表的な確認内容と画面の出し方を紹介します。
宛先と社外ドメインの確認
代表的なチェックは、宛先の確認です。送信ボタンを押すと宛先の一覧が表示され、社外のアドレスにはチェックを入れないと送信できないようにする設定があります。初めて送る相手やフリーメールのアドレスを目立たせる設定を用意している製品もあります。
宛先の自動補完で、名前の似た別の相手を選んでしまう誤りは起こる可能性があります。社外ドメインごとに色分けするなど、利用者が違いに気づきやすい表示になっているかも、画面の見本で確認しておきましょう。
添付ファイルと本文の確認
添付ファイルの名前や本文の宛名が、宛先と食い違っていないかを確認する仕組みもあります。例えば、A社宛てのメールにB社名のファイルが付いている場合に注意を促すといった使い方です。
あわせて、添付ファイルを自動で暗号化したり、ダウンロード用のリンクに置き換えたりする機能を持つ製品もあります。パスワード付きファイルの送り方は取引先のルールにも関わるため、相手先の受け取り方法もふまえて設定を決めましょう。
確認画面を出す条件の調整
すべてのメールで確認画面を出すと、利用者が内容を見ずに確認ボタンを押す習慣がつくおそれがあります。社内宛ては確認を省き、社外宛てや添付ファイル付きのメールだけ確認するなど、条件を絞る設定が有効です。
条件を細かく設定できるかは製品によって異なります。部署や役職ごとにルールを変えたい場合は、管理者が設定を一括で変更できるか、利用者が独自に設定を変えられないようにできるかも確認しておきましょう。
メール誤送信対策アプリを全社に展開する準備
メール誤送信対策ソフトを全社に広げる際は、社員が実際に使っているメールアプリを把握し、配布と設定を統一することが大切です。導入後に確認が働かない端末を残さないための準備を整理します。
利用中のメールアプリの棚卸し
最初に、社員がどのメールアプリからメールを送っているかを洗い出します。クラシック版Outlook、新しいOutlook、Webブラウザ、スマートフォンのアプリが混在している場合、それぞれに対応する方式が必要です。
利用状況は、メールサービスの管理画面にある接続履歴や、社員へのアンケートで把握できます。把握した結果をもとに、アドイン方式だけで足りるのか、サーバー側の方式も組み合わせるのかを判断すると、製品の候補を絞り込みやすくなります。
管理者による配布と設定の統一
アドインを社員一人ひとりに追加してもらう方法では、設定のばらつきや追加の漏れが起こる可能性があります。Microsoft 365の管理センターなど、管理者がアドインを一括で配布できる仕組みを使うと、全社で同じ設定をそろえやすくなります。
配布後は、テスト用のアカウントで社外宛てのメールを送り、確認画面が表示されるかを確かめましょう。設定の手順と担当者を記録して複数人で共有しておくと、人事異動やOutlookの更新があっても運用を引き継げます。
確認画面の形骸化を防ぐ運用
確認画面は、表示されるだけでは誤送信を減らせません。導入時に確認画面の見方を説明し、どの項目を見て送信するかを社員に共有しておくことが大切です。
あわせて、誤送信が起きた場合の報告先と対応手順を決めておきましょう。送信ログを確認できる製品であれば、誤送信の傾向を振り返り、確認の条件を見直す材料に使えます。運用を見直す時期を決めておくと、ルールが古いまま残る状態を避けられます。
メールアプリ別に見る誤送信対策ソフトの対応一覧
この記事で紹介するメール誤送信対策ソフトを、対応するメール環境とチェック方式の観点で一覧にまとめました。利用中のメールアプリでどのような確認が働くか、比較する際に活用してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール) | 従来のOutlook向けCOMアドインと、新しいOutlookやOutlook on the web向けWebアドインを用意。送信前に宛先や添付を確認できる |
| Active! gate SS | Microsoft 365、Google Workspace、LINE WORKSに対応するクラウド型。メールソフトに依存せず、一時保留や上司承認などを行える |
| Microsoft365 with IIJ | Microsoft 365向けのメールセキュリティサービス。送信メールを一定時間保留し、通知によって宛先の再確認や送信取り消しを促す |
| GUARDIANWALL Mailセキュリティ | クラウド・オンプレミスに対応。メール送信の遅延、自己査閲、第三者承認などをサーバー側で制御できる |
| PlayBackMail Online | Microsoft 365やGoogle Workspaceで利用できるクラウド型。送信保留に加え、新しいOutlook対応のアドインをオプションで提供 |
| 活文 メールゲートウェイ | メールの送信経路に追加するゲートウェイ型。既存のメールソフトを変更せず、一時保留や上長承認、Bcc変換などに対応する |
| Coo Kai メール誤送信防止ツール | Outlookのアプリ版とWeb版に対応。宛先・件名・添付の送信前チェックや、AIによる誤送信リスクの検知を行える |
| IIJセキュアMXサービス | サーバー側で送信メールを検査するクラウド型。宛先や添付などの条件に応じて送信停止や上長承認を設定できる |
| SPC Mailエスティー | Microsoft 365やGoogle Workspace、オンプレミスのメール環境に対応。送信後の再確認や一時保留、上長承認などを選択できる |
| WISE Alert | Outlookの送信前にポップアップを表示するアドイン方式。専用サーバーを用意せずに送信前チェックを導入できる |
| 365 Alert | Microsoft 365向け。Outlook on the webや新しいOutlookに対応し、メール送信時の確認やMicrosoft Teamsへの通知を行える |
| SecurityAdd-In | Outlookの送信操作に組み込み、宛先・添付・本文を送信前に確認するアドイン。添付ファイルの暗号化や遅延送信にも対応 |
| Outlook Okan | Outlook向けの無料OSSアドイン。送信前の宛先・添付確認を必須にし、確認ルールのカスタマイズも可能 |
利用中のメールアプリで選ぶ誤送信対策ソフト
Outlookのアドインで送信前に確認する製品と、送信サーバー側で保留・制御する製品を紹介します。従来のOutlookや新しいOutlook、Google Workspace、スマートフォンなど、自社の利用環境にあわせて比較してみてください。
CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- メール誤送信防止市場18年連続シェアNo.1※ 官公庁等の実績多数！
- 様々なメールソフトに対応し、メール環境を変えずに利用可能
- きめ細やかな管理設定で部署単位などの運用も可能
NTTテクノクロス株式会社が提供する「CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)」は、Outlookの種類にあわせてアドインの形式を選べるメール誤送信防止ソフトです。従来のデスクトップ版OutlookではCOMアドインとして、新しいOutlook for WindowsやOutlook on the webではWebアドインとして利用できます。Webアドインは、製品をインストールしたWindows環境で使う形です。送信前に確認画面を表示し、送信先・本文・添付ファイルを見直せるほか、同報メールを宛先ごとに分割して送る宛先漏えい防止機能も備えています。クラシック版と新しいOutlookが混在する移行期の企業でも検討しやすい製品です。
Active! gate SS
- ビジネスの利用シーンに合った最適な機能を選択可能！
- クラウド型なので豊富な機能を高品質・低コストで実現！
- PPAP問題を根本的に解決する新機能「TLS確認機能」を搭載！
株式会社クオリティアが提供する「Active! gate SS」は、メールソフトの種類に依存しないクラウド型のメール誤送信防止サービスです。Microsoft 365、Google Workspace、LINE WORKSに対応しています。送信メールの一時保留やフィルタリング、添付ファイルの暗号化、Bccへの強制変換、上司承認など7つの機能を搭載。メールの送信経路で処理するため、複数のメールアプリを利用する環境でも共通のルールを適用できます。OutlookやGmail、スマートフォンなど、送信する端末やアプリが混在する企業に向いています。
Microsoft365 with IIJ
- Microsoft 365とIIJの二重防御でスパム対策
- 宛先間違いメール送信を防ぐ誤送信対策機能を装備
- Microsoft 365 障害発生時もメール送受信を継続
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「Microsoft365 with IIJ」は、Microsoft 365にIIJのメールセキュリティ機能を加えたサービスです。誤送信対策として、メールの送信を一定時間保留し、送信者に宛先情報の再確認を促す保留通知を送ります。送信者は確認後に即時送信や送信の取り消しを選べます。管理者は保留時間や保留の対象外にするアドレス・ドメイン、添付ファイルの有無やメールサイズによる条件などを設定できます。Microsoft 365を利用する中小企業が、送信サーバー側の確認を取り入れたい場合の候補です。
GUARDIANWALL Mailセキュリティ
- クラウド時代のセキュリティへ最適解！安心・安全を提供します
- 高度なフィルタリング機能！どんなセキュリティーポリシーも実現
- 国内自社開発・サポートで脱PPAPなど市場ニーズに即応します
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「GUARDIANWALL Mailセキュリティ」は、メールの誤送信対策や情報漏えい対策を支援するセキュリティ製品です。クラウドとオンプレミスの両方に対応し、送信メールのフィルタリングや一時保留、自己査閲、第三者による承認などを行えます。添付ファイルのダウンロードリンク化やメールのアーカイブにも対応。メールの送信経路でチェックするため、個々のメールアプリへのアドイン導入に頼らず、組織共通のルールを適用できます。複数のメール環境を利用する企業や、承認を伴う送信管理を行いたい企業に適しています。
PlayBackMail Online
- <うっかりミス>の誤送信を少ない負担で防止するメール環境を実現
- 充実したサービスを1ユーザー180円／月～の低価格でご提供
- ドッペルゲンガードメインをチェックし、警告＆メールを強制保留
SCSK Minoriソリューションズ株式会社が提供する「PlayBackMail Online」は、クラウド型のメール誤送信対策サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspaceで利用できます。送信したメールを一定時間保留するPlayBack機能により、送信直後に誤りに気づいた場合でも取り消せます。Web画面はスマートフォンのブラウザ表示にも対応しています。オプションの「ホッとLookPlus」は新しいOutlookに対応したアドインで、送信前に社外ドメインの強調表示や添付ファイルの有無を確認できます。アドインとサーバー側の保留を組み合わせたい企業の選択肢です。
活文 メールゲートウェイ
- 日立グループで活用されているメールセキュリティ強化基盤
- オンプレミス・クラウド両対応、誤送信による情報漏えい防止
- 既存のメール運用を変えずに、誤送信対策をスムーズに導入
株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 メールゲートウェイ」は、既存のメール環境に中継サーバーを追加して利用するメールセキュリティ製品です。Microsoft 365などのメールサービスと連携し、普段使っているメールソフトを変更せずに誤送信対策を導入できます。外部宛てメールの一時保留や送信取り消し、上長承認、宛先のBcc変換などに対応。オンプレミスとクラウドの両方で提供され、添付ファイルを用いたPPAP対策にも活用できます。利用中のメールアプリを維持しながら、送信経路で共通のチェックを行いたい企業に向いています。
Coo Kai メール誤送信防止ツール
- 社外だけでなく社内メールにも対応
- Web版だけでなくApp版にも対応
- 【AI機能搭載】ヒューマンエラーを最小限に
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai メール誤送信防止ツール」は、Outlookで利用できるメール誤送信防止ツールです。Outlookのアプリ版とWeb版に対応し、宛先間違いや件名の入力漏れ、添付ファイルの確認漏れを防ぐため、送信前にポップアップで確認を促します。ドメイン単位のホワイトリスト設定や宛先件数のチェック、送信ホールド、管理者による設定管理にも対応。さらに、宛先・本文・添付ファイルの内容をAIがチェックし、リスクを検知するとアラートを表示します。社外宛てだけでなく社内メールの誤送信対策にも活用できます。
IIJセキュアMXサービス
- 宛先ミスのメールも一定時間なら取り消し可能
- 様々なフィルタで送信メールの条件を制御
- 誤送信対策と脅威対策をまとめて実現
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアMXサービス」は、メールの送受信に伴うセキュリティリスクを軽減するクラウド型サービスです。送信メールに対して、宛先や添付ファイル、本文のキーワードなどを条件に検査ルールを設定できます。ルールに応じた送信停止や上長承認に対応するほか、送信メールを一定時間保留し、誤りに気づいた場合に取り消す運用も可能です。メールアプリ自体に確認プログラムを追加するのではなく、メールの配送経路で検査・制御を行いたい企業に適したサービスです。
SPC Mailエスティー
- Microsoft 365、Google Workspace、オンプレミスに簡単アドオン
- 誤送信防止の確認画面はシンプルで、直感的に操作可能
- 必要な機能を選んで1アカウント月額130円～
株式会社ソースポッドが提供する「SPC Mailエスティー」は、クラウド型の誤送信対策・PPAP対策サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspace、リレー送信が可能なオンプレミスのメールシステムに追加して使います。送信後の再確認や一時保留、添付ファイルの暗号化、上長承認などの機能から、必要なものを選んで契約できます。送信経路の途中で処理するため、メールアプリを変更せずに共通のルールを適用しやすい点が特徴です。Outlookなどで送信前にポップアップを表示するオプションも用意されています。
365 Alert
- Microsoft 365 ユーザーのための誤送信対策ツール
- 手軽さと統制を両立した誤送信対策・PPAP対策
- スマートフォンなど利用シーンを問わない全方位対策
SecurityAdd-In （パナソニック株式会社）
- 送信前に確認し、誤送信を能動的に防止。
- サーバー不要、Outlookアドインで導入可能。
- 添付ファイル暗号化、遅延送信など多彩な制御を提供。
Outlook Okan （株式会社のらねこ）
- 送信前の確認で誤送信を防止する機能
- ホワイトリスト等の設定により、柔軟な制御が可能です。
- ソース公開により自由な改変や機能追加、再配布が可能です。
まとめ
メール誤送信対策ソフトが動くアプリは、アドイン方式かサーバー側の方式かによって変わります。クラシック版Outlookと新しいOutlookでは対応するアドインの形式が異なり、GmailやスマートフォンではサーバーやWebブラウザ側の対策が必要になる場合があります。まずは社内で使われているメールアプリを洗い出し、利用中の送信経路で確認が働く構成を検討しましょう。対応アプリを比べたい方は、メール誤送信対策ソフトの資料請求を活用してください。
