マイナンバー管理システムをオンプレミスで運用する判断と体制

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■提供形態別

• オンプレミス型（個人情報の検出ツール）：すみずみ君
• パッケージソフト型：皆伝！マイナンバー
• クラウド型：freee人事労務、ジョブカン労務HR、マネーフォワード クラウドマイナンバー、マイコレキーパー、奉行Edge マイナンバークラウド

■連携方法別

• CSV出力で給与計算ソフトと連携：マネーフォワード クラウドマイナンバー
• APIで他のシステムと連携：マイコレキーパー、奉行Edge マイナンバークラウド
• 既存の会計・人事システムを変えずに利用：皆伝！マイナンバー

オンプレミス型マイナンバー管理システムが向く場面

オンプレミス型は、自社が用意したサーバーにシステムを導入して運用する形態です。クラウド型が主流になるなかでも、社内事情によってはオンプレミスが選ばれます。ここでは、オンプレミス型を検討する価値がある3つの場面を紹介します。

社内規程で番号の外部保管が認められていない

企業によっては、個人情報を社外のサーバーに置かないことを社内規程で定めていたり、取引先からの要件として求められていたりする場合があります。この場合、クラウド型を使うには規程の見直しや取引先との調整が必要です。

オンプレミス型なら、番号のデータを自社のネットワーク内に保管できるため、既存の規程の枠内で運用を始められます。ただし、社内に置くこと自体が安全を保証するわけではありません。後述する安全管理措置を自社で講じられるかが前提となります。

給与計算や人事のシステムが社内にある

給与計算システムや人事システムを社内のサーバーで運用している企業では、マイナンバー管理システムも同じネットワーク内に置くと連携の経路を短くできます。社外とのデータのやり取りが減るため、通信経路の対策を検討する範囲も絞り込めます。

一方で、既存システムのバージョンやデータベースの種類によっては連携に追加開発が必要になることもあります。連携先のシステム名とバージョンを伝え、標準の連携方法で対応できるかをベンダーに確認しましょう。

閉じたネットワークで運用したい

インターネットから切り離した社内ネットワークで番号を扱いたい場合も、オンプレミス型が候補に挙がります。外部からの不正アクセスの入口を減らせる点が利点です。

ただし、閉じたネットワークではソフトウェアの更新プログラムを手作業で適用するなど、運用の手間が増えます。また、従業員が自宅のスマートフォンから番号を提出するといった使い方は難しくなります。番号の収集方法まで含めて、運用できる形かを検討することが大切です。

オンプレミス型で自社が担う安全管理措置

個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、物理的・技術的な安全管理措置を講じることが求められています。オンプレミス型では、サーバーの設置場所からデータの削除まで、その多くを自社で実施します。

サーバー室の入退室管理と盗難防止

ガイドラインでは、特定個人情報ファイルを扱うサーバーなどを管理する区域を「管理区域」として明確にし、物理的な対策を講じることが求められています。手法の例として、ICカードやナンバーキーによる入退室管理システムの設置、管理区域へ持ち込む機器の制限が挙げられています。

盗難の防止策としては、番号を扱う機器や電子媒体を施錠できるキャビネットに保管することや、機器のみで運用している場合にセキュリティワイヤーで固定することが例示されています。また、番号を扱う事務を行う「取扱区域」では、間仕切りの設置や座席配置の工夫で、のぞき込みを防ぐことも求められています。

アクセス制御と不正アクセス対策

技術的安全管理措置としては、扱える担当者とファイルの範囲を限定するアクセス制御、担当者の識別と認証、外部からの不正アクセスの防止、情報漏えいの防止が求められています。オンプレミス型では、これらの仕組みを自社のネットワーク構成にあわせて整えます。

具体的には、外部ネットワークとの接続箇所へのファイアウォールの設置、ウイルス対策ソフトの導入、自動更新機能を使ったソフトウェアの更新、ログの定期的な分析などが例示されています。製品側の機能とあわせて、社内のネットワーク機器で対応する範囲を整理しておきましょう。

削除・廃棄と記録の保存

番号は、事務に必要がなくなり、法令で定められた保存期間を過ぎたら、できるだけ速やかに削除または廃棄する必要があります。ガイドラインでは、削除や廃棄を行った記録を保存することも求めています。

オンプレミス型では、サーバーを入れ替える際に取り外したディスクも、自社で責任を持って廃棄します。専用のデータ削除ソフトウェアの利用や物理的な破壊といった復元できない方法を選び、外部に委託する場合は証明書で確認します。

マイナンバー管理システムをオンプレミスで運用する体制

オンプレミス型は、導入した後の運用体制によって安全性が左右されます。人事や総務の担当者だけでは対応しきれない作業も出てくるため、情報システム部門との役割分担を導入前に決めておくことが重要です。

事務取扱担当者とシステム管理者の役割分担

番号を扱う事務取扱担当者と、サーバーを管理するシステム管理者は分けて考えます。システム管理者はサーバーの保守に必要な権限を持ちますが、業務上必要がなければ番号を閲覧できない設定にすることが望ましいといえます。

誰がどの作業を担当し、どの範囲の権限を持つかは、取扱規程に明記しておきましょう。担当者が1人しかいない状態は、休暇や異動の際に業務が止まる原因になるため、代わりを務められる担当者も決めておくと安心です。

更新プログラムとバックアップの手順

オンプレミス型では、OSやデータベース、マイナンバー管理システム本体の更新を自社で適用します。更新を後回しにすると、脆弱性（セキュリティ上の弱点）が残ったままになるおそれがあります。

バックアップも自社で設計します。バックアップデータにも番号が含まれるため、保存先の媒体を施錠して保管し、暗号化しておくことが大切です。復元の手順を実際に試しておくと、障害の際に慌てずに済みます。

障害時の対応と引き継ぎ

サーバーが停止した場合に、誰が状況を確認し、どこに連絡するかを決めておきます。ベンダーの保守窓口の受付時間や、オンサイトでの対応の有無は契約によって異なるため、保守契約の内容を確認しておきましょう。

年末調整の時期に障害が起きると、源泉徴収票の作成日程に影響します。対応の手順を文書にまとめ、複数の担当者で共有しておくと、担当者が交代しても同じ品質で運用を続けられます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマイナンバー管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。

クラウド型と比べた費用と運用の手間

オンプレミス型とクラウド型は、費用のかかり方と運用を担う範囲が異なります。初期費用だけで比べると判断を誤りやすいため、数年間の運用にかかる費用と作業をあわせて比べることが大切です。

初期費用と保守費用の内訳

オンプレミス型では、ソフトウェアのライセンス費用に加えて、サーバー機器やOS、データベースの費用、設置作業の費用がかかります。導入後は保守契約の費用と、数年ごとのサーバーの入れ替え費用も見込む必要があります。

クラウド型は利用者数に応じた月額料金が主で、サーバーの費用は通常、月額料金に含まれます。料金体系は製品ごとに違うため、同じ利用人数と期間を条件にして見積もりを取り、合計額で比べましょう。

法改正やシステム更新への対応

マイナンバー制度に関わる法令やガイドラインは改正されることがあります。個人情報保護委員会の事業者向けガイドラインも、2026年10月時点で確認できる最新版は令和7年6月の一部改正です。クラウド型では、こうした改正への対応はベンダーによるシステム更新で行われるのが通常です。

オンプレミス型では、ベンダーが提供する更新プログラムを自社で適用する必要があります。更新プログラムが保守契約の範囲に含まれるか、適用作業を依頼する場合に追加費用がかかるかは、契約前に確認しておきたい点です。

オンプレミスとクラウドを組み合わせる選択肢

オンプレミスかクラウドかの二択で考える必要はありません。番号の保管場所と収集の方法を分けて考えると、自社の規程の範囲内で手間を減らせる場合があります。ここでは2つの考え方を紹介します。

番号の保管は社内、収集は専用の画面で行う

番号の保管は社内のサーバーで行い、従業員からの提出は専用の入力画面で受け付ける構成も考えられます。紙の書類を回収する手間を減らしつつ、保管場所は社内にとどめられます。

ただし、収集の経路がインターネットを通る場合は、通信経路の暗号化などの対策が必要です。オンプレミス型の製品にこうした収集の仕組みがあるか、社外からのアクセスをどう制限するかを、ベンダーの資料で確認しましょう。

将来クラウド型へ移る可能性を見込む

サーバーの入れ替え時期は、運用形態を見直すよい機会です。社内規程が変わった場合に備えて、オンプレミス型とクラウド型の両方を提供している製品を選ぶと、移行の選択肢を残せます。

移行時には、保存期間を過ぎた番号を削除してから新しい環境に移すことで、扱うデータを最小限にできます。データの書き出し形式や移行支援の有無も、導入時に確認しておくと後の判断が楽です。

提供形態で比べるマイナンバー管理システム

オンプレミスで提供される製品は限られるため、パッケージ型とクラウド型もあわせて並べました。保管場所と他システムとの連携方法を比べる際の参考にしてください。

オンプレミスを軸に比べたい製品の紹介

自社環境での運用を検討する企業が、オンプレミス型とクラウド型を見比べられるように、提供形態の異なる製品を紹介します。

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まとめ

マイナンバー管理システムをオンプレミスで運用すると、番号を社内にとどめられる一方、管理区域の対策やアクセス制御、更新プログラムの適用、削除・廃棄の記録まで自社で担います。情報システム部門との役割分担や障害時の手順を決められるかが判断の分かれ目です。クラウド型との費用と手間の違いや、併用の選択肢も含めて比べましょう。気になる製品は資料請求し、保守契約の範囲まで確認してみてください。