プロジェクト管理が失敗する主な原因
プロジェクト管理が失敗する主な原因を見ていきましょう。
要件、計画が明確に立案されていない
要件や計画が明確化していないと、プロジェクトの失敗につながります。要件が不透明なまま作業を進めると顧客の求める成果物の作成は難しく、苦情が寄せられる可能性も。プロジェクト成功には、顧客の協力が不可欠です。
また、要件が曖昧なままでは作業の「抜け」や「漏れ」が生じる可能性があります。それが原因でプロジェクトの遅延につながりかねません。さらに納期の遅れをカバーするため、品質の低下につながるおそれもあるでしょう。
プロジェクトに必要な作業量が分かっていない
プロジェクト管理が失敗する原因に、必要な作業量が把握できないことが挙げられます。
複数のタスクで構成されるプロジェクト。始動前にタスクの作業量を把握することは困難です。そして、実作業の工程数が想定を上回ることはよくあります。
これらの繰り返しにより、スケジュールの遅延が発生。プロジェクトの失敗につながってしまうのです。
進捗・スケジュール管理が適切でない
進捗・スケジュール管理が適切でないとプロジェクト管理の失敗につながります。プロジェクトを円滑にすすめるため、日々の進捗・スケジュール管理は重要です。
これらはプロジェクトの成功には不可欠。そのため、進捗状況を適切に管理できないと、作業の遅延に気付けず迅速な対応は難しいでしょう。
また、スケジュールの変更はプロジェクトに影響を与える可能性が高いです。さらに、メンバーが勝手にスケジュールの変更をすると現場の混乱を招いてしまいます。
顧客、プロジェクトメンバー間との連携がうまくいっていない
顧客やメンバーとの連携がとれていないと、プロジェクト管理の失敗につながりやすいでしょう。顧客への状況報告が不十分だと適切な調整が行えず、トラブルに発展してしまうおそれがあります。
また、メンバーとのコミュニケーションが不足していると情報共有や意思疎通が図れません。メンバーの相互理解ができない環境では、必要な情報が適切なタイミングで上がってこないでしょう。
そのような環境ではプロジェクトを円滑に進めることは困難です。
プロジェクト管理の失敗を回避する方法
プロジェクト管理の失敗を回避する方法を解説します。
最初に要件定義、計画書の作成を行う
プロジェクト管理を失敗しないため、要件定義・計画書の作成を行いましょう。
- 「どんな仕様にするのか」
- 「どんな機能が現場には必要なのか」
上記の要件が曖昧なままでは、何を作ればいいのかわからず目的が定まらず、プロジェクト運営に支障をきたしてしまいます。そのため、プロジェクト始動前には要件の明確化が大切です。実作業に入る前に綿密な要件の定義を行い、プロジェクト計画書を作成します。
正確・詳細なプロジェクト計画書を作り、スムーズなプロジェクト運営につなげましょう。
計画に基づいてリソース配分を行う
プロジェクト管理を失敗させないため、計画に基づいた適切なリソース配分を行いましょう。プロジェクトには予算・期間・人員などのリソース確保が重要です。これらのリソースを十分に確保し、効率的に活かすことがPMに求められます。
また、適切なリソース配分もプロジェクト管理では大切。
プロジェクト始動前に計画書を作成し、内容をメンバーと共有しましょう。メンバー間でプロジェクト開始時点での決定事項や未決定事項を共有。そしてプロジェクト始動後、メンバーと共に計画書を作り上げることで円滑なプロジェクト管理をサポートします。
また、各メンバーの能力把握も大切なポイント。得手不得手な分野をチームで共有し、お互いにカバーし合う関係の構築を図りましょう。
進捗・スケジュール管理を細かく定期的に行う
進捗・スケジュール管理を細かく行うことで、プロジェクトの失敗を回避できるでしょう。進捗管理では、作業工程を細分化して管理しましょう。このとき、タスクを「完了」「未完了」に分けると管理しやすくなります。
また、メンバー全員の進捗会議への参加も大切なポイントです。
進捗会議では、進捗状況を把握しやすくするため作業工程表を活用します。さらに情報の更新などを報告すると、お互いの意思疎通が図りやすくなるでしょう。そして、進捗の報告はルールに基づき行います。メンバーの報告を鵜呑みにせず、詳細な報告を受けることが大切。
また、顧客には適切なタイミングで状況報告をしましょう。
プロジェクトの途中で不明点・想定外な事象が発生することはよくあります。このとき顧客へ確認を取らないと「勝手に決めた」と思われ、トラブルにつながりかねません。顧客とのトラブル回避のため、定期的に進捗報告を行い、些細な疑問点も相談しましょう。
コミュニケーションを円滑に行う
メンバーとの円滑なコミュニケーションは、プロジェクト管理に欠かせません。情報共有が適切であれば進捗状況の把握がしやすく、些細な問題も迅速に対応できます。コミュニケーション活性化のため、会議以外にも顔を合わせる機会を定期的に設けましょう。
オフに近い環境でプロジェクトの悩みや愚痴を聞くことが大切です。積極的にコミュニケーションの機会を設けると、良好な関係の構築に役立ちます。また、プロジェクト関係者の性格や適性の判断につながり、効果的なマネジメントができるでしょう。
さらに、コミュニケーションの基盤の強化も大切。ファイルの共有・アップデートがしやすい環境の構築や、外出先でもWeb会議が開けるツールの導入も１つの方法です。
プロジェクト管理を円滑に行う手段
プロジェクト管理を円滑に行う手段を解説します。
アナログな手法
アナログな方法は、状況次第で円滑なプロジェクト管理をサポートします。デジタルな方法は、すべての工程や状況の可視化には便利です。しかし、把握したい内容によってはアナログの方が便利な場合もあります。
たとえば、手帳などを活用して自分のタスクにのみ焦点を絞る管理方法。より詳細にタスクの内容を書き出すことで作業の効率化を図ります。手帳をメンバーに見せればコピーの手間いらずで情報共有が実現します。
また、壁に紙を貼る方法やホワイトボードの活用も有効です。人は面倒で都合の悪い情報から目をそらす習性があります。そこで、情報共有すべきグラフや達成率を紙に書き、会社の壁に貼りましょう。情報確認に消極的な場合でも、一目で把握可能です。
デジタルな手法
プロジェクト管理の円滑化はデジタルな方法で実現できるでしょう。デジタルな方法としてプロジェクト管理ツールがあります。プロジェクト管理ツールのメリットは以下のとおり。
- ■さまざまな管理項目を一元管理
- ■入力しやすい
- ■登録内容を瞬時に反映し、リアルタイムで進捗状況の把握が可能
- ■作業状況の可視化で問題のある作業を判断しやすく、優先順位をつけた作業が可能
プロジェクト管理ツールは「抜け」や「漏れ」を防げるため、作業の効率化が期待できるでしょう。
プロジェクト管理の方法を見直して失敗を回避しましょう
プロジェクト管理が失敗する原因は以下のとおりです。
- ■目的や計画が不明瞭
- ■作業量の把握が不適切
- ■進捗・スケジュールが不適切
- ■顧客・メンバーと連携ができていない
これらの原因を解決するため、要件を明確化しプロジェクト計画書を作成しましょう。そしてリソースを適切に配分し、適切な進捗管理を行うことが大切。メンバーとの信頼関係の構築も重要です。以上の点を踏まえ、自社の管理方法を見直しましょう。
