プロジェクト管理におけるコミュニケーション管理とは？手順を紹介！

コミュニケーション管理とは

まずは、コミュニケーション管理がどのようなものか見ていきましょう。

円滑なコミュニケーションを図るためのプロセス

コミュニケーション管理とは、円滑なコミュニケーションを図るために必要不可欠なプロセスです。プロジェクトメンバーの進捗状況や課題を正確に把握するだけでなく、成功するように調整しなければなりません。

コミュニケーションを行う相手はプロジェクトメンバーだけでなく、顧客や社内の経営陣なども含まれます。重要なのはプロジェクトの情報を相手に理解できるように確認することです。

プロジェクトの失敗を防ぐことが目的

コミュニケーション管理の最大の目的は、プロジェクトの失敗を防ぎ成功へ導くことです。実際に、コミュニケーション不足が原因でプロジェクトが失敗することもあります。

コミュニケーションが不足していると、抱えている課題や不安材料を正確に把握できません。例えばプロジェクトの進捗率が良くても、時間がかかるタスクが残っていれば期限に間に合わないでしょう。

コミュニケーション管理ができていれば、早い段階で失敗の原因を摘むことができ、プロジェクトの成功率を高めます。プロジェクト管理では「利用者と開発者間」「開発者同士」「自社と協力会社間」のコミュニケーションが重要です。

プロジェクト管理におけるコミュニケーション管理の手順

適切にプロジェクト管理するためにも、ステークホルダーとのコミュニケーション管理の手順を見ていきましょう。

１：情報共有を確実に行うための「コミュニケーション計画」

コミュニケーション管理を行うためには、まず５W１Hが盛り込まれたコミュニケーション計画を立てます。メンバー間の情報共有を確実に行えるように計画を立てれば、コミュニケーション不足などのミスを防げるでしょう。

この計画を立てるためには、ステークホルダーが求めるプロジェクトの情報を明確にするところから始めます。ステークホルダーとは、プロジェクトの意思決定に大きな影響を与える利害関係者のことであり、発注者や自社の経営陣などが該当するでしょう。

そこから、情報収集の方法やチーム間の情報共有の方法（定例会議など）について決めていきましょう。

２：プロジェクトの情報提供を行う「情報配布」

情報配布とは必要とされる情報を適切にステークホルダーへ提供することです。基本的にはプロジェクトの内容をまとめた連絡文書や、定例会議の議事録などのプロジェクト記録を提供します。

コミュニケーション管理を行う担当者は、この情報配布の方法にも注意しなければなりません。プロジェクトメンバー間の情報共有に専用ツールを利用している場合は、ステークホルダーが対応できるかも考慮しましょう。

実際に情報リテラシーが低いステークホルダーや、高齢なステークホルダーも存在します。場合によっては専門用語の解説書などが望まれるケースもあります。

３：進捗状況を報告する「実績報告」

実績報告とは、プロジェクトの進捗状況を適切なタイミングで報告することです。ステークホルダーに行う実績報告では、進捗率だけでなく目標達成に向けた活動も報告しなければなりません。

プロジェクトに利用している資源や変更した内容など、関係者が知っておくべき情報を精査し報告することが求められます。

４：プロジェクト終了時に行う「完了手続き」

プロジェクトが終了すれば完了手続きに移ります。通常では、プロジェクトの全工程が完了したタイミングで手続きを行います。しかし、場合によっては各フェーズごとに完了手続きを踏むこともあるでしょう。

基本的にはプロジェクトのフェーズにおける、完了・中断・終了に伴う作業を行います。

コミュニケーション管理のポイント

では、適切にコミュニケーション管理を行うポイントを見ていきましょう。

記録に残すこと

まず重要なのは、事実があった旨を記録に残すことです。実際にプロジェクトを進めていると、メンバー間でも「言った、言わない」とトラブルになるケースが多々あります。コミュニケーション管理の目的は記録を残すことではないため、時間がかかり過ぎる点に注意しなければなりません。

議事録を作るときは、１日以内に簡潔さと明瞭さを意識することが重要でしょう。重要な書類にもなり得るため、システム化し効果的にプロジェクトの議事録や報告書などを残すことが必要です。

有効なツールの利用

コミュニケーション管理を徹底するためにはアナログな方法ではなく、有効なツールの利用がおすすめです。紙のドキュメントに残して情報を共有すると時間がかかるケースも多いでしょう。

チャットが使えるコミュニケーションツールを利用すれば、プロジェクトメンバー間の会話を瞬時に共有し、過去のやり取りも参照できます。

また、有効なコミュニケーションツールであれば、会話だけでなくファイルなどのやり取りも同じツール内で行えます。そのため、メンバーのタスク管理も同時にできるでしょう。

円滑なコミュニケーションを行い、プロジェクト管理を効率化！

プロジェクト管理を適切に行うためにはコミュニケーションの管理が必要です。

正確にコミュニケーション管理ができていなければ、プロジェクトが失敗しやすくなります。計画を立て実行し、実績を報告するといった適切な手順で行わなけれなりません。メンバー間だけでなくステークホルダーも含めたやり取りを考えることも大切です。

自社に合った円滑なコミュニケーションの方法を採用し、プロジェクト管理を効率化しましょう。