QCDの基本
プロジェクト管理に欠かせないQCDの基本について解説します。
品質マネジメントを行う「Quality」
QCDの「Q」は「Quality」の頭文字で、品質マネジメントのことです。
プロジェクトの達成には成果物の品質マネジメントが欠かせません。しかし、プロジェクトの規模によっては緻密な品質マネジメントが必要ない場合もあります。小規模プロジェクトの場合、プロジェクト完了時点で品質チェックをするだけで十分でしょう。
プロジェクト管理では以下の品質マネジメントの管理手法を押さえることをおすすめします。
- 品質計画
- プロジェクト遂行において品質を保証・改善していくための責任やプロセス、経営資源などの項目を定義化したもの。定義化した項目は品質マネジメント計画書に記載します。
- 品質保証
- 品質マネジメント計画書に基づき、成果物やプロジェクトのプロセスが適切かどうか監査します。
- 品質管理
- 品質マネジメント計画書に基づき、成果物の品質を検査し、問題点の洗い出し・改善を実行します。
コスト管理を行う「Cost」
QCDの「C」は「Cost」の頭文字で、コストマネジメントを行います。プロジェクトの規模が大きくなるとコストも増大するため、適切なコストマネジメントが重要です。コストマネジメントは以下の流れで行います。
- 管理計画
- コスト管理の基準となるコストマネジメント計画書を作成します。
- 見積り・予算設定
- プロジェクトにかかる概算を算出。さらに見積りを積算し、適切なコスト管理が行われているかを判断するコストベースラインを作成します。
- コントロール
- コストの実績とコストベースラインとの差異を分析。必要な場合、見直しを実施します。
納期の管理を行う「Delivery」
QCDの「D」は「Delivery」の頭文字で、納期の管理を行います。プロジェクト始動から成果物の納品までの工程を適切に管理すると、納期の達成が可能です。納期管理の基本的な管理手法は以下のとおりです。
- 納期管理計画
- 適切な納期管理を行うための基準とアクティビティ・ルールを定めたスケジュールマネジメント計画書を作成します。
- アクティビティ定義と順序の設定
- タスクの洗い出し、プロセスに応じたタスクの順序を取り決めを行います。また、各タスクに必要なメンバーや資源、作業工数を見積もります。
- スケジュール作成
- タスク実行のためのスケジュールを作成。
- スケジュールコントロール
- スケジュールマネジメント計画書に基づいてプロジェクトの進捗状況を把握し、監視します。
納期管理は納期の短縮を図るものではありません。当初に設定した納期どおりに工程を終了させることが重要です。
QCDを達成するために重要な管理
QCDの達成には、プロジェクト管理を体系化した「PMBOK」に基づくプロセス管理が重要です。そこで、各プロセス管理を解説していきます。
成果物とタスクを管理する「スコープ管理」
スコープ管理は、プロジェクトの成果物や目標、作業範囲を定義して管理することです。以下の２種類があります。
- 成果物スコープ
- プロジェクトで作成する成果物の明確化
- プロジェクトスコープ
- 作業範囲の明確化
スコープ管理によりタスク量が明確になるため、適切に成果物やタスクのスコープを確定できます。
チームを組織して管理する「要員管理」
要員管理は、プロジェクト完遂のために必要な人員を集め、チームを組織して管理します。各メンバーのスキルや適性を判断し、適切なタスクの割り振りを行います。また、プロジェクトの目標に向かい、チーム全体のパフォーマンス向上を図ることも大切です。
チーム間のコミュニケーション不足は、メンバー同士の摩擦やチームワークの低下を招いてしまいます。そのため、プロジェクトマネージャー（PM）はチーム力向上のためリーダーシップを問われるでしょう。
また、プロジェクトの規模により要員管理のポイントは異なります。大規模プロジェクトの場合、適切なプロジェクトの管理が大切。一方、小規模プロジェクトの場合はメンバー全員のモチベーションアップを図ることが重視されます。
情報の把握と伝達を担う「コミュニケーション管理」
コミュニケーション管理は、プロジェクトに係る情報の把握・伝達を担います。
ステークホルダーと呼ばれる利害関係者の位置関係を認識しながら、適切に情報を伝えなければいけません。誤った情報は重大なトラブルへと発展する可能性があるため、相手に情報が正確に伝わったのか確認しましょう。
会議の在り方や議事録の配布方法など、プロジェクト内のコミュニケーションインフラの整備もコミュニケーション管理では重要です。しかし、円滑にプロジェクトを運営するためには、それ以上にコミュニケーションスキルが欠かせません。
リスクをコントロールする「リスク管理」
リスク管理は、リスクをコントロールしながら継続的に管理することです。また、想定されるリスクを合理的に管理しながら、最大限の利益を図ることもリスク管理では重要。
リスクの種類によって、組織やプロジェクトに与える影響や頻度が異なります。そのため、プロジェクトのプロセスごとにリスク管理を行うことが大切です。
また、プロジェクト遂行中に想定外のリスクが発生していないかどうか継続的に監視する必要があります。想定外のリスクに対応できずに失敗するプロジェクトも少なくありません。
そのような事態を避けるため、PMやメンバー間で情報共有を徹底して適切なリスク管理を行いましょう。
契約のマネジメントプロセスを行う「調達管理」
調達管理は、プロジェクトに必要な資源やサービスを外部から調達し、契約が完了するまでのすべてのプロセスを管理します。
プロジェクト管理では、スコープ定義の段階で調達管理は行われるべきです。そのため、調達手段・時期・数量・資源の明確化がスコープ定義で大切となります。
また、契約が完了しても終わりではなく、その後の納品物の進捗管理や検収も重要な管理項目です。
プロジェクトにおいてQCDを管理するコツ
プロジェクトでQCDを管理するコツを解説します。
プロジェクト管理ツールの利用
プロジェクト管理ツールを利用するとQCDを効率的に管理できるでしょう。QCDの最適化を図り、管理することはプロジェクト成功には不可欠です。プロジェクト管理ツールには主に以下の機能が搭載されています。
- ガントチャート機能
- プロジェクト全体の流れを可視化し、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できます。また、効率的なタスクの割り振りが行えるため、納期管理の面においても効果的です。
- フォーラム機能
- タスクごとやメンバー全体で意見交換を行えます。
プロジェクト管理ツールは、進捗状況の可視化やコミュニケーションの利便性を高めることが可能です。また、プロジェクト管理の効率化をサポートする機能を搭載したツールも数多くあります。また、プロジェクト管理ツールを利用すれば人的ミスの削減が期待できるでしょう。
チームや外部関係者との信頼関係を構築
プロジェクトでQCDを達成するには、チームメンバーやプロジェクトの外部関係者との信頼関係を構築することが大切です。
新たにプロジェクトに招集されたメンバー同士では、円滑なコミュニケーションを図ることは難しいでしょう。しかし、コミュニケーションはプロジェクト運営には必要不可欠。メンバーで活発なコミュニケーションを図り、信頼関係の構築に努めましょう。
また、プロジェクトはチーム全体の牽引力が大切。メンバー１人１人が担当分野に責任意識をもち、プロジェクトの達成を目指しましょう。
さらにメンバーだけではなく、外部関係者との信頼関係の構築も大切です。外部関係者と良好な関係を構築できれば、協力を得られるかもしれません。さらに、プロジェクト運営をスムーズに進める環境を整えることにもつながるでしょう。
プロジェクト管理において基本の「QCD」を達成しましょう
QCDは「品質・コスト・納期」を適切に管理することで、円滑なプロジェクト運営には欠かせません。また、QCDの達成には「PMBOK」に基づくプロセスの適切な管理が大切。そして各プロセスの効率的な管理には、プロジェクト管理ツールが有効です。
しかしプロジェクト管理ではツールだけでなく、プロジェクトに関わるあらゆるメンバーとの信頼関係の構築が大切。以上の点を踏まえ、QCDの達成を図りましょう。
