プロジェクトで残業が発生してしまう理由
残業が発生する理由を見ていきましょう。
スケジュール管理ができていない
残業が発生する最大の理由はスケジュール管理ができていないことです。プロジェクトを立ち上げたときの計画が適切でも、日々のタスクが予定通りに進まなければ達成できません。
仕事に必要な時間を正確に管理できない状況や、遅れを取り戻す改善策がない事態が原因です。
日々のタスクの進捗を適切に管理し、１つの作業時間も明確にしていきましょう。計画された作業完了時間を把握していないことにより、スケジュールを圧迫しているケースもあります。小さいタスクの遅れが大きなスケジュールの遅延を生み、残業が発生してしまうでしょう。
プロジェクトの計画は詳細まで共有し、メンバー個人のスケジュールにも落とし込んで実行しなければなりません。
スキルや知識が足りない
タスクに必要なスキルや知識が足りていない状態でスケジュールの見積りを立てると、残業の発生につながります。
現実とかけ離れた根拠や正確性に欠けるスケジュールを立てると、進捗も遅れてしまいます。必要な技術がなければタスクを消化する時間がかかるため、必然的にスケジュールを圧迫してしまうでしょう。
また、何か新しいツールを導入することでスケジュールが狂うケースも少なくありません。新しい取り組みに対して環境が整っていないのに導入するケースが多いです。
十分なスキルや知識が足りなければ技術的な判断に時間がかかり、残業に繋がることもあります。途中で遅れが発生することが多いため、ツールを導入する最低限のリスクを把握しなければなりません。
マネージャーの目線に立てていない
管理者がマネージャーの目線に立てておらず、適切な仕事の割り振りができないと残業が発生します。例えば、開発が好きな人がマネージャーになると、遅れた分の開発を担って取り返そうとするでしょう。
しかし、本来行うべきマネジメント業務がおろそかになり、余計に遅れが拡大するケースも珍しくありません。
マネージャーの主な役割はプロジェクト全体の進捗を管理し、遅れ分を修正することです。自分が現場のタスクを担うのではなくメンバーとコミュニケーションを取り、円滑にプロジェクトを進めなければなりません。
協力も重要ですが、あくまでもマネージャーは管理者の役割を徹底することが大切です。
プロジェクトで残業を減らす方法
プロジェクトで残業を減らす方法を見ていきましょう。
ツールを導入して効率的にスケジュール管理をする
残業を減らすためにはプロジェクト管理ツールを導入すると有効です。プロジェクト管理ツールには進捗管理機能があります。そのため、メンバーのタスクの状況をマイルストーンと比較して一元管理できます。
進捗が芳しくないメンバーも一目で把握できるため、原因の究明や改善策の検討など対応しやすくなるでしょう。マネージャーだけでなくメンバーへ情報を共有しやすいため、個人が責任を持って業務に取り組めます。
また、タスクの予測時間と実績を入力するとこで、タスクごとの必要な時間を算出可能です。このことにより、スケジュールの調整も行いやすくなるでしょう。
業界の知識を取り入れて素早い決断をする
残業の原因はプロジェクト全体が遅れることによるシワ寄せのため、決断スピードを上げることで改善可能です。プロジェクトの方向性を決める重要な決断を素早く行うためには、業界特有の知識や経験がなければなりません。
マネージャーや現場監督であるリーダーを選出するときは、知識や経験の有無が大きな要素になるでしょう。プロジェクトの管理者は正確に判断できるよう常に業界の知識を取り入れ、決断にかかる時間を削減する必要があります。
プロジェクトの管理方法を学んで効果的に仕事を割り振る
そもそもプロジェクトマネージャーがプロジェクトの適切な管理方法を実施できているかどうかが重要です。もし、プロジェクト管理の有効な方法を実施していないのであれば、管理方法を学んで効率化を図らなければなりません。
体系的なプロジェクトの管理手法を学ぶためには「PMBOK」の内容を把握すると良いでしょう。PMBOKは「Project Management Body Of Knowledge」の略で、プロジェクト管理に必要なノウハウや知識をまとめたものです。
管理者は現場を最適化する役割を担いますが、同時に効果的な方法を模索しなければなりません。
メンバーが何をすべきか明確にする
残業がなくなるようにプロジェクトを管理するためには、メンバーが何をすべきか明確にすることが大切です。小規模のチームであれば複雑なツールや管理手法がなくても、個人のタスクを明確にするだけで有効な管理ができます。
タスク管理をシンプルにすることで運用のハードルを下げ、余計なストレスなく作業に集中できるでしょう。重要なのは次に手を動かす作業だけをタスクとして扱うことです。
規模が大きい組織であれば、ツールの導入で課題を解決できますが、小規模だとコストが割に合わないことが多いでしょう。現状の運用を工夫するだけで適切なプロジェクト管理を実現できます。
おすすめ製品の比較表
この記事で紹介している一部製品の比較表を紹介します。各製品の詳細情報については、後ほど紹介していますので、気になる製品をチェックしてみてください。また、ITトレンドは無料で資料資料請求する事が可能であり、資料請求した製品の比較表をダウンロードする事が可能です。社内検討する際に活用してみてください。
| 製品名 | 提供形態 | 参考価格 | 無料トライアル | レビュー評価 |
|---|
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ツールで効率化！プロジェクト管理ツール紹介
具体的にどのようなプロジェクト管理ツールがあるのか見ていきましょう。
タスクワールドは簡単に操作ができるため、管理者だけでなくチームメンバーの負担を減らせるツールです。GoogleやOutlookなどのカレンダー機能と柔軟に連携し、全てのスケジュールを一元管理することができます。
プロジェクト内のタスク状況やメンバーの予定を一目で把握できること、プロジェクトの進捗を適切な管理が可能でしょう。
ZAC Enterpriseは正確なプロジェクトの実績管理により、現状だけでなく将来の利益を予測できます。実行中のプロジェクトの収支を可視化することで、迅速に現状の把握を行い、課題を浮き彫りにするでしょう。
導入企業の要望に合わせて柔軟に対応できるため、低コスト・短期間でシステムの導入を実現可能です。
Reforma PSAはプロジェクト管理に関する情報を一元管理でき、情報の分散や重複を排除できます。プロジェクトごとに売上や仕入れなどの情報や勤怠情報も紐づけられるため、全体の利益を把握しやすいです。
各情報ごとに実績から予測までレポートの作成が可能なので、明確な基準のもとプロジェクト管理ができます。
Sciforma 7.1はプロジェクトのタスク管理や原価管理以外にも、メンバー間のコミュニケーションも支援します。プロジェクトに関する新しいアイデアもシステム上で共有し、素早くメンバーから評価をもらえるため意思決定もスムーズです。
スケジュール管理から各メンバーの工数管理まで行えるため、プロジェクトの最新進捗状況をリアルタイムに把握できるでしょう。
アラジンオフィスは複数の案件ごとに管理することができるだけでなく、企業全体の売上や原価、利益を管理可能です。見積りから仕入れ、受注、売上データを全て一元管理し、日々の日報なども把握できるため、正確な進捗管理を行えます。
共通のシステムを利用することで、管理が属人化することもなく、適切な収支管理・予実管理もにつながるでしょう。
プロジェクトの残業を減らし、生産性向上！
残業はプロジェクト管理が上手くいっていない証拠。スケジュール管理が不十分な事態や、管理者が役割を果たしていないことが大きな原因です。効果的なプロジェクト管理のためには、PMBOK手法などの知識や管理ツールの導入が必要です。
自社に合ったプロジェクト管理ツールを導入し、残業を減らしていきましょう。
