プロジェクト管理で残業を減らすには？理由やタスク管理方法を紹介！

プロジェクトで残業が発生してしまう理由

残業が発生する理由を見ていきましょう。

スケジュール管理ができていない

残業が発生する最大の理由はスケジュール管理ができていないことです。プロジェクトを立ち上げたときの計画が適切でも、日々のタスクが予定通りに進まなければ達成できません。

仕事に必要な時間を正確に管理できない状況や、遅れを取り戻す改善策がない事態が原因です。

日々のタスクの進捗を適切に管理し、１つの作業時間も明確にしていきましょう。計画された作業完了時間を把握していないことにより、スケジュールを圧迫しているケースもあります。小さいタスクの遅れが大きなスケジュールの遅延を生み、残業が発生してしまうでしょう。

プロジェクトの計画は詳細まで共有し、メンバー個人のスケジュールにも落とし込んで実行しなければなりません。

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スキルや知識が足りない

タスクに必要なスキルや知識が足りていない状態でスケジュールの見積りを立てると、残業の発生につながります。

現実とかけ離れた根拠や正確性に欠けるスケジュールを立てると、進捗も遅れてしまいます。必要な技術がなければタスクを消化する時間がかかるため、必然的にスケジュールを圧迫してしまうでしょう。

また、何か新しいツールを導入することでスケジュールが狂うケースも少なくありません。新しい取り組みに対して環境が整っていないのに導入するケースが多いです。

十分なスキルや知識が足りなければ技術的な判断に時間がかかり、残業に繋がることもあります。途中で遅れが発生することが多いため、ツールを導入する最低限のリスクを把握しなければなりません。

マネージャーの目線に立てていない

管理者がマネージャーの目線に立てておらず、適切な仕事の割り振りができないと残業が発生します。例えば、開発が好きな人がマネージャーになると、遅れた分の開発を担って取り返そうとするでしょう。

しかし、本来行うべきマネジメント業務がおろそかになり、余計に遅れが拡大するケースも珍しくありません。

マネージャーの主な役割はプロジェクト全体の進捗を管理し、遅れ分を修正することです。自分が現場のタスクを担うのではなくメンバーとコミュニケーションを取り、円滑にプロジェクトを進めなければなりません。

協力も重要ですが、あくまでもマネージャーは管理者の役割を徹底することが大切です。

プロジェクトで残業を減らす方法

プロジェクトで残業を減らす方法を見ていきましょう。

ツールを導入して効率的にスケジュール管理をする

残業を減らすためにはプロジェクト管理ツールを導入すると有効です。プロジェクト管理ツールには進捗管理機能があります。そのため、メンバーのタスクの状況をマイルストーンと比較して一元管理できます。

進捗が芳しくないメンバーも一目で把握できるため、原因の究明や改善策の検討など対応しやすくなるでしょう。マネージャーだけでなくメンバーへ情報を共有しやすいため、個人が責任を持って業務に取り組めます。

また、タスクの予測時間と実績を入力するとこで、タスクごとの必要な時間を算出可能です。このことにより、スケジュールの調整も行いやすくなるでしょう。

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業界の知識を取り入れて素早い決断をする

残業の原因はプロジェクト全体が遅れることによるシワ寄せのため、決断スピードを上げることで改善可能です。プロジェクトの方向性を決める重要な決断を素早く行うためには、業界特有の知識や経験がなければなりません。

マネージャーや現場監督であるリーダーを選出するときは、知識や経験の有無が大きな要素になるでしょう。プロジェクトの管理者は正確に判断できるよう常に業界の知識を取り入れ、決断にかかる時間を削減する必要があります。

プロジェクトの管理方法を学んで効果的に仕事を割り振る

そもそもプロジェクトマネージャーがプロジェクトの適切な管理方法を実施できているかどうかが重要です。もし、プロジェクト管理の有効な方法を実施していないのであれば、管理方法を学んで効率化を図らなければなりません。

体系的なプロジェクトの管理手法を学ぶためには「PMBOK」の内容を把握すると良いでしょう。PMBOKは「Project Management Body Of Knowledge」の略で、プロジェクト管理に必要なノウハウや知識をまとめたものです。

管理者は現場を最適化する役割を担いますが、同時に効果的な方法を模索しなければなりません。

メンバーが何をすべきか明確にする

残業がなくなるようにプロジェクトを管理するためには、メンバーが何をすべきか明確にすることが大切です。小規模のチームであれば複雑なツールや管理手法がなくても、個人のタスクを明確にするだけで有効な管理ができます。

タスク管理をシンプルにすることで運用のハードルを下げ、余計なストレスなく作業に集中できるでしょう。重要なのは次に手を動かす作業だけをタスクとして扱うことです。

規模が大きい組織であれば、ツールの導入で課題を解決できますが、小規模だとコストが割に合わないことが多いでしょう。現状の運用を工夫するだけで適切なプロジェクト管理を実現できます。

ツールで効率化！プロジェクト管理ツール８選（３月20日時点）

具体的にどのようなプロジェクト管理ツールがあるのか見ていきましょう。

タスクワールドは簡単に操作ができるため、管理者だけでなくチームメンバーの負担を減らせるツールです。GoogleやOutlookなどのカレンダー機能と柔軟に連携し、全てのスケジュールを一元管理することができます。

プロジェクト内のタスク状況やメンバーの予定を一目で把握できること、プロジェクトの進捗を適切な管理が可能でしょう。

クラウドERP ZAC

株式会社オロ

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《クラウドERP ZAC》のPOINT

1. プロジェクト着地見込みをタイムリーに把握し利益体質の組織へ
2. 外注費・労務費など全てをプロジェクトに紐づけ原価計算を省力化
3. スケジューラー、ガントチャートと連動した工数管理を実現

ZAC Enterpriseは正確なプロジェクトの実績管理により、現状だけでなく将来の利益を予測できます。実行中のプロジェクトの収支を可視化することで、迅速に現状の把握を行い、課題を浮き彫りにするでしょう。

導入企業の要望に合わせて柔軟に対応できるため、低コスト・短期間でシステムの導入を実現可能です。

Reforma PSA

株式会社オロ

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《Reforma PSA》のPOINT

1. 工数を自動集計！作業時間から案件別工数/労務費を自動集計
2. 利益がすぐ見える！プロジェクト原価をタイムリーに自動計算
3. 導入企業350社以上！初めてのERPに！初期コスト“0” 月額3万円～

Reforma PSAはプロジェクト管理に関する情報を一元管理でき、情報の分散や重複を排除できます。プロジェクトごとに売上や仕入れなどの情報や勤怠情報も紐づけられるため、全体の利益を把握しやすいです。

各情報ごとに実績から予測までレポートの作成が可能なので、明確な基準のもとプロジェクト管理ができます。

Plaza-iは複数のプロジェクトを一度に管理し、原価管理も同時に行うことが可能です。日々の進捗管理だけでなく、プロジェクトの報告書作成や案件ごとの損益を把握するのに適しています。

プロジェクトに関わる取引先との契約や採算管理にも対応しており、コンサルティング会社や会計事務所にもおすすめです。

OBIC7は複雑化するプロジェクトを一元管理し全容を把握できます。各タスクを連携させることで、個別対応が求められるような特有の業務も効率化が可能です。

複数のプロジェクトを抱えている状態でも、企業の会計データと連携してデータ活用・帳票作成・分析をスムーズに行います。プロジェクトや経営状況をリアルタイムに把握することで、プロジェクトを適切な方向へ導けるでしょう。

Sciforma 7.1

サイフォーマ株式会社

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《Sciforma 7.1》のPOINT

1. 簡単・迅速に実装可能、追加開発は不要でライセンスコストも抑制
2. わかりやすいインターフェイス
3. プロジェクト全体の見える化によりリスクを抑制

Sciforma 7.1はプロジェクトのタスク管理や原価管理以外にも、メンバー間のコミュニケーションも支援します。プロジェクトに関する新しいアイデアもシステム上で共有し、素早くメンバーから評価をもらえるため意思決定もスムーズです。

スケジュール管理から各メンバーの工数管理まで行えるため、プロジェクトの最新進捗状況をリアルタイムに把握できるでしょう。

アラジンオフィス

株式会社アイル

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《アラジンオフィス》のPOINT

1. 基本パッケージにカスタマイズ可能なイージーオーダーパッケージ
2. 案件No.をキーにすべての状況が確認可能
3. 案件単位で収支が出せ、会社の事業全体が見渡せる

アラジンオフィスは複数の案件ごとに管理することができるだけでなく、企業全体の売上や原価、利益を管理可能です。見積りから仕入れ、受注、売上データを全て一元管理し、日々の日報なども把握できるため、正確な進捗管理を行えます。

共通のシステムを利用することで、管理が属人化することもなく、適切な収支管理・予実管理もにつながるでしょう。

工事管理テンプレートは工事原価管理の知識をまとめたソリューションであり、プロジェクト管理に必要な機能を搭載し幅広くカバーできます。

複数の案件を抱えていても予算や実績を分析し、現状を正確に把握できるよう見える化することが可能です。完全にWeb型であり、ネット環境があれば場所を問わずに実績入力から状況把握ができるでしょう。

プロジェクトの残業を減らし、生産性向上！

残業はプロジェクト管理が上手くいっていない証拠。スケジュール管理が不十分な事態や、管理者が役割を果たしていないことが大きな原因です。効果的なプロジェクト管理のためには、PMBOK手法などの知識や管理ツールの導入が必要です。

自社に合ったプロジェクト管理ツールを導入し、残業を減らしていきましょう。