ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行・導入の進め方別
- 他ツールからの移行機能を利用する：ONES.com
- API連携を活用して移行を検討する：Backlog、Jira
- 導入や運用定着の支援を相談する：プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）、Lychee Redmine、OBPM Neo
- ■重視する管理方法別
- ガントチャートで工程を管理：Backlog、Planisware Enterprise、Lychee Redmine、EnkinGT
- カンバンでタスクを管理：Jira、Backlog、Lychee Redmine、Taskworld
- 工数や予算もあわせて管理：プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）、Planisware Enterprise、Lychee Redmine、OBPM Neo
プロジェクト管理ツールの乗り換えで移すデータ
乗り換えでは、旧ツールのデータをすべて移す必要はありません。今後の業務で参照するデータと、記録として残せば足りるデータを分けると、移行の作業量を抑えられます。
新ツールへ移すデータ
新ツールへ移すのは、乗り換え後も更新が続くデータです。具体的には、進行中プロジェクトのタスクや担当者、期限、ステータスが該当します。テンプレート化している定型プロジェクトの雛形も、移しておくと立ち上げの手間を減らせます。
あわせて、カスタム項目やラベルの一覧も整理しましょう。旧ツールで独自に作った項目が新ツールに同じ形で作れるとは限らないため、項目ごとの対応表を作ってから移すと、取り込み後の修正を減らせます。
記録として残すデータ
完了済みのプロジェクトやコメント履歴、添付ファイルは、新ツールへ移さずに記録として保管する方法もあります。ただし、監査や顧客対応などで過去の経緯を確認する必要がある場合は、必要な情報を後から参照できる形で残すことが重要です。
保管方法には、旧ツールからCSVやPDFでデータを出力し、ファイルサーバなどに保存する方法があります。ただし、コメントの履歴や添付ファイル、タスクとの関連情報まで出力できるかはツールによって異なります。解約前に出力データを確認し、必要な情報がそろっているか検証しましょう。
移す前に整理するデータ
移行の前に、旧ツールに残っている不要なデータを整理しておくと、新ツールを使い始めたときの見通しがよくなります。例えば、担当者が決まっていないタスクや、期限が大きく過ぎたまま放置されたタスクが該当します。
整理する際は、削除してよいかを各プロジェクトの責任者に確認しましょう。あわせて、退職者や異動者が担当者のままになっているタスクは、引き継ぎ先を決めてから移します。担当者の対応がずれると、新ツールで通知が届かない原因にもなります。
乗り換え時に進行中のプロジェクトを移す3つの方法
進行中のプロジェクトをどう移すかで、乗り換えの期間や現場の負担が変わります。代表的な進め方は次の3つです。プロジェクトの数や期間、関わる人数にあわせて選びましょう。
全プロジェクトを一斉に移す
切り替え日を決め、進行中のプロジェクトをまとめて新ツールへ移す方法です。旧ツールと新ツールの二重管理の期間が短く済み、契約の重複も抑えられます。
一方で、切り替え前後にデータの取り込みと確認が集中します。期限が迫るプロジェクトがある時期は避け、取り込んだタスクや担当者、期限に誤りがないかを確認する時間を確保しておきましょう。プロジェクトの数が少なく、メンバーが限られている場合に向く方法です。
新規プロジェクトから順に移す
乗り換え後に始まるプロジェクトだけを新ツールで管理し、進行中のものは旧ツールで完了まで続ける方法です。進行中のデータを移す作業がほとんど発生しないため、移行の負担を抑えられます。
ただし、しばらくは2つのツールを並行して使う期間が続きます。メンバーが両方を確認する手間が増えるため、旧ツールの利用期限を決め、長期のプロジェクトだけは途中で移すなど、併用期間を区切る工夫が必要です。
部門やチームごとに段階的に移す
一部の部門やチームで先に新ツールを使い始め、課題を洗い出してから他部門へ広げる方法です。最初のチームで操作の手順やルールを固めておくと、後から移るチームの立ち上げが進めやすくなります。
注意したいのは、部門をまたぐプロジェクトの扱いです。関係するチームが別々のツールを使う期間ができるため、どちらのツールで管理するかを事前に決めておきましょう。全社で利用する規模が大きい場合に検討したい方法です。
タスクの依存関係や工数データを崩さずに移す
プロジェクト管理ツールの乗り換えでは、タスクを取り込めても、タスク同士のつながりや工数の記録が正しく移らない場合があります。管理方法ごとに確認したい点を整理します。
ガントチャートの依存関係
ガントチャートで工程を管理している場合は、タスクの依存関係が移るかを確認しましょう。依存関係とは「設計が終わったら開発を始める」のように、前後のタスクを結びつける設定です。
CSVでの取り込みでは、タスク名や期限は移せても、依存関係や親子関係が移らないケースがあります。その場合は取り込み後に手作業で設定し直す必要があるため、主要なプロジェクトで試しに取り込み、工程表が旧ツールと同じ形で表示されるかを確かめておくと安心です。
カンバンのステータスと工数の記録
カンバンでタスクを管理している場合は、旧ツールの列とステータスを新ツールでどう再現するか確認しましょう。「確認待ち」など独自の列を使っている場合は、新ツールで同じ管理区分を設定できるか、タスクの状態を正しく引き継げるかを確かめる必要があります。
工数や予算を管理している場合は、過去の実績の扱いも決めておきます。実績の集計を新ツールで続けたいなら移行が必要ですが、項目の単位や集計方法が異なると数値がずれる場合があります。月の途中で切り替えず、締めのタイミングで移すと照合しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でプロジェクト管理ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
社外メンバーと連携サービスの設定を引き継ぐ
プロジェクト管理ツールは、社外の協力会社や他のサービスとつながって使われることがあります。データだけを移すと、乗り換え後に通知が届かない、社外の人が見られないといった問題が起こる可能性があります。
社外メンバーの招待と権限
協力会社や顧客をゲストとして招待している場合は、新ツールで同じ範囲だけを見せられるかを確認しましょう。プロジェクト単位で閲覧を制限できるか、コメントだけを許可できるかなど、権限の設定方法はツールによって異なります。
また、社外メンバーには乗り換えの日程と新しいログイン方法を早めに伝える必要があります。招待メールが迷惑メールに振り分けられる場合もあるため、切り替え日までにログインできたかを確認しておきましょう。
チャットやカレンダーとの連携
チャットツールへの更新通知や、カレンダーへの期限の表示などを使っている場合は、新ツールで同じ連携を設定し直します。連携の設定は乗り換えで自動的に引き継がれるとは限らないため、旧ツールの連携設定を一覧にしておくことが大切です。
連携の設定後は、タスクの作成や期限の変更をして、通知が想定どおりに届くかを試しましょう。通知が届かない場合は、新ツール側の設定と連携先サービスの権限の両方を確認する必要があります。
旧プロジェクト管理ツールの解約前にすること
新ツールでの運用が始まっても、旧ツールをすぐに解約すると、移し忘れたデータを確認できなくなるおそれがあります。解約の前に、記録の保管と契約の確認を済ませておきましょう。
データの最終エクスポート
解約前に、旧ツールのデータを最後にもう一度エクスポートしておきます。移行時に出力したデータには、併用期間中に追加されたタスクやコメントが含まれていない可能性があるためです。
出力したファイルは、保管場所と閲覧できる人を決めておきましょう。担当者の個人フォルダに置くと、異動や退職で所在がわからなくなる場合があります。部門で共有できる場所に置き、保管期間もあわせて決めておくと安心です。
契約期間とアカウントの整理
旧ツールの契約が年単位の場合は、更新日と解約の申し出期限を確認しましょう。更新日を過ぎると次の契約期間の費用が発生する場合があるため、乗り換えのスケジュールは契約の更新日から逆算して組むと無駄が出にくくなります。
あわせて、旧ツールのアカウントを停止する時期も決めます。社外メンバーのアカウントが残ったままだと、共有したファイルを閲覧できる状態が続くおそれがあります。解約までの間も、不要なアカウントから順に削除しておきましょう。
乗り換え先候補のプロジェクト管理ツール一覧
乗り換え先を検討する際に、移行のしやすさや管理方法の違いを見比べられるよう、紹介する製品の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Jira | カンバンやタイムラインなど複数のビューでタスクを追跡できる |
| Backlog | ガントチャートやカンバンを搭載。Backlog APIによる外部システム連携にも対応 |
| プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス） | WBSを標準化して管理。Excelに近い操作で作業実績を記録できる |
| Planisware Enterprise | スケジュール・リソース・コストを連動させ、複数プロジェクトを統合管理できる |
| Lychee Redmine | ガントチャートと工数・予算管理が中心。導入後の運用定着に向けた支援も提供 |
| OBPM Neo | 工数・原価や進捗を統合管理。導入支援サービスを提供 |
| ONES.com | Jira・Confluenceからの移行ツールを標準搭載 |
| Taskworld | カンバンボードでチームのタスク進捗を可視化できる |
| EnkinGT | ガントチャートによる工程・進捗管理に対応するプロジェクト管理ツール |
移行方法と管理方法で選ぶプロジェクト管理ツール
他ツールからの移行機能や導入時の支援、ガントチャート・カンバン・工数管理への対応を基準に、乗り換え先として検討しやすい製品を紹介します。
Jira
- 世界15万社以上が活用するプロジェクト管理のスタンダード
- 組織全体の進捗を可視化し、データに基づく意思決定を支援
- AIアシスタントRovoと連携し、タスク作成や要約・提案を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Jira」は、さまざまなチームのタスクやプロジェクトを一元管理するプロジェクト管理ツールです。リストやタイムライン、カンバンボード、スプリントボードなど、チームの手法にあわせたビューでタスクを追跡できます。カスタムフィールドで詳細な項目を管理でき、SlackやMicrosoft Teamsなどのアプリとも連携できるため、旧ツールの項目や連携設定を引き継ぐ際の比較対象にできます。
Backlog
- 担当者と期限が明確で、確認漏れや遅延を防止
- 直感的な操作と親しみやすいデザインで誰でも使いやすい
- 人数無制限の定額制で、チーム拡大も安心
株式会社ヌーラボが提供する「Backlog」は、プロジェクトと課題を一元管理できるプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやカンバンボード、バーンダウンチャートで進捗を可視化でき、親課題・子課題に分けてタスク同士の関係を整理できます。Backlog APIによる外部システム連携にも対応しており、他ツールからのデータ移行を検討する際にも活用できます。ただし、移行できるデータや必要な開発作業は別途確認が必要です。なお、スタータープランではガントチャートを利用できません。
プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）
- 計画から実行、レポートまで考え抜かれた設計思想
- 現場の定着にこだわった圧倒的に使いやすいExcelライクな操作性
- 円滑なマネジメントサイクルを実現するコンサルティングサポート
フラッグス株式会社が提供する「プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）」は、WBSを標準化して複数のプロジェクトを同じ尺度で管理できるクラウド型ツールです。作業実績の入力と連動して進捗を集計し、プロジェクトの状況を把握できます。Excelに近い操作で計画や実績を入力でき、コンサルティングサポートも用意されているため、Excel管理からの移行を考える企業にも向いています。
Planisware Enterprise
- AI搭載の統合プロジェクト管理システム
- 研究開発、IT、エンジニアリングなど多様なプロジェクトに対応
- 世界中の主要企業がプロジェクトおよびポートフォリオ管理に活用
プラニスウェア・ジャパン株式会社が提供する「Planisware Enterprise」は、研究開発やITなど多様なプロジェクトに対応する統合プロジェクト管理システムです。スケジュールやリソース、コスト、リスクなどの情報を一元管理し、複数のプロジェクトを横断した計画や進捗の把握を支援します。ERPなど外部システムとのデータ連携にも対応しており、プロジェクト単位だけでなく組織全体の管理を見直したい企業の候補です。
Lychee Redmine
- ガントチャートで進捗を見える化
- 工数と予算をリアルタイムに管理
- プロジェクトレポートを自動作成
株式会社アジャイルウェアが提供する「Lychee Redmine」は、ガントチャートと工数管理を中心に、進捗状況と作業負荷を見える化するプロジェクト管理ツールです。Neoカンバンやバックログにも対応し、予算・単価・経費の登録を組み合わせて工数にもとづく収支を確認できます。導入後の運用定着に向けたサポートも用意されており、乗り換え後の現場への定着を進めたい場合の選択肢です。
OBPM Neo （株式会社システムインテグレータ）
- 240社以上の導入実績！PMBOK準拠の質の高い管理が可能！
- 工数・原価管理や進捗管理、要員管理や品質管理を統合できる！
- 短期間で運用できるような導入支援サービスを提供！
ONES.com （ONES JAPAN株式会社）
- AIコパイロットでプロジェクト管理をスマートに自動化
- Jira・Confluenceからの移行ツールを標準搭載
- オンプレミス対応で高セキュリティ
Taskworld （Taskworld Singapore）
- AIタスクサマリーとAIプロジェクトアシスタント機能を搭載
- カンバンボードでチームのタスク進捗を可視化
- チャットやファイル共有でチームの情報共有を一元化
EnkinGT （株式会社ENKINLAB）
- タスク・カレンダー連携の直感的な工数管理
- ガントチャートで全員の予定と工数を可視化
- ユーザ無制限、初期費用なし、月単位利用可能。
まとめ
プロジェクト管理ツールの乗り換えでは、移すデータと記録として残すデータを分け、進行中のプロジェクトの移行方法を決めることが重要です。タスクの依存関係や工数、社外メンバーの権限、外部サービスとの連携は、移行後に正しく再現されているか確認しましょう。資料請求を活用し、各製品のデータ移行機能や導入支援、管理方法を比較してください。
